财务数字化转型对技工院校管理与规范化发展的促进作用研究

2024-03-30杨福恒

天津经济 2024年2期

◎文/杨福恒

一、引言

当前，数字化发展浪潮正加速展开，数字化技术、理念和模式等向经济社会发展各个领域全面渗透。技工院校担负着为社会培训大量实用型技能人才的重任，在日常运营中，如何更高效、准确地进行财务管理，对提升技工院校整体运营质量、提高教育教学质量以及更好地承担社会责任发挥着重要作用。然而，面对当前财务管理的挑战，如何利用先进的数字化工具与技术，提高技工院校的管理效率与规范化，成为学术界关注的重要课题。因此，本文将对财务数字化转型的核心要素进行探讨，并研究其如何促进技工院校的管理与规范化发展，为技工院校在财务管理领域的持续创新与发展提供理论与实践参考。

二、财务数字化转型的核心要素

（一）云计算与大数据

财务数字化转型的第一要素是云计算与大数据。通过云计算，技工院校可以将财务数据储存在云端，实现随时随地的访问和处理，增强数据的可用性。大数据技术能够分析和处理庞大的财务数据，为决策者提供有价值的洞见。

（二）自动化与智能化

随着机器学习和人工智能的发展，财务流程的自动化和智能化也逐渐成为可能。例如通过算法，技工院校可以自动完成财务报告的生成，节省大量的人工成本。

（三）数据分析与决策支持

数据不仅仅是为了记录和报告，更重要的是能够提供对未来趋势的预测，为决策者提供依据。数字化转型中，数据分析工具和决策支持系统成为必不可少的部分。

（四）安全性与合规性

任何关于数据的转型都需要高度关注数据的安全性和合规性，特别是在财务领域，数据的保密性和完整性至关重要，同时还需要遵守各种法规和标准。

（五）API 集成

通过API 集成，技工院校可以将不同的财务系统和工具无缝连接，实现数据的流动性和系统互操作性。

三、财务数字化转型对技工院校管理与规范化发展的促进作用

（一）优化资源配置

技工院校作为国家技能人才培养的重要机构，往往面临资金有限但需求繁多的挑战。在这种背景下，如何有效地分配有限的资源显得尤为重要，财务数字化转型正是解决此问题的关键手段。首先，技工院校可以通过财务数字化工具进行实时的资金流动监控。传统的财务管理方式往往需要长时间的人工审核和汇报，这种滞后性导致技工院校在面对突发事件时反应迟缓，无法迅速调配资金。而数字化工具的应用，如实时的财务仪表板，可以让管理层随时了解技工院校的资金状况，根据需求及时调整预算，从而优化资源配置。其次，数字化转型还可以帮助技工院校进行更为精细的预算编制。通过对历史数据的深入分析，技工院校可以预测未来的资金需求，制定更为合理的预算方案。例如利用大数据分析，技工院校可以根据过去的学生数量、设备采购和运营费用等数据，预测下一学期的开销，从而制定更加科学的预算。最后，财务数字化转型还可以帮助技工院校更有效地管理供应链。传统的供应链管理往往依赖于人工沟通和纸质文件，不仅效率低下，还容易导致信息丢失或错误。通过数字化工具，技工院校可以实时监控供应链状况，确保每一分钱都能发挥最大效益。

（二）增强财务透明度

财务透明度对于任何机构都是至关重要的，尤其对于技工院校这种公共教育机构。透明的财务管理不仅可以增强技工院校的公信力，还可以为技工院校的长远发展提供坚实的基础。实施财务数字化转型，使技工院校能够以更加直观和高效的方式公布财务报告，不仅可以为外部利益相关者，如政府、赞助者和社会公众提供清晰的财务状况展示，还可以为技工院校内部的教师和学生提供参考，帮助他们更好地了解学校的经营状况。此外，数字化转型还可以提高财务数据的准确性。传统的财务管理方式往往依赖于人工录入，容易导致数据错误。而通过自动化的数字化工具，技工院校可以大大减少数据错误，确保财务数据的真实性和可靠性。再者，技工院校的经费主要来自于政府补助、企业捐赠和学费收入，在这种情况下，公众对技工院校的财务状况有着高度的关注。通过财务数字化转型，技工院校可以满足公众的信息需求，增强与各方的互信，为技工院校的长远发展创造良好的外部环境。

（三）提高风险控制与管理水平

财务数字化转型在风险控制与管理方面展现出了强大的潜能。首先，技工院校的财务活动涉及多种资金流动，例如学费、赞助、项目经费等，财务数字化转型确保技工院校实时监测所有资金流动，迅速识别出不正常的资金动向或者异常交易，从而有效防止潜在的贪腐、欺诈或其他不当行为。其次，通过数字化工具，技工院校可以进行更为精确的财务预测。利用过去的财务数据，技工院校可以更加准确地评估未来的资金需求、潜在的财务风险以及预期的投资回报。这样，技工院校可以在风险出现前就做好准备，避免突发事件对学校造成重大损失。最后，财务数字化转型还使技工院校能够构建一个完整的风险管理框架，不仅包括风险的识别和评估，还包括风险的控制、监控和报告。通过这一框架，技工院校可以确保每一项财务决策都基于充分的风险评估，从而确保学校的长远稳定发展。

（四）提高决策效率与准确性

决策是技工院校管理的核心环节，许多重要的决策都与财务状况紧密相关，如投资决策、预算分配、项目选择等，财务数字化转型在提高决策效率与准确性方面发挥了至关重要的作用。技工院校面临的财务数据量巨大，涉及各种复杂的账目，在传统的财务管理体系下，决策者往往需要花费大量的时间收集、整理和分析数据。财务数字化转型为决策者提供了一系列自动化工具，如数据仪表板、报告生成工具和数据分析软件，使他们能够迅速获取所需的信息，大大提高了决策的效率。更为重要的是，财务数字化转型还提高了决策的准确性。基于先进的数据分析技术，技工院校可以对复杂的财务数据进行深入的挖掘，提取出有价值的信息，为决策提供坚实的依据。例如，技工院校可以利用数据分析工具评估不同项目的投资回报率，从而做出更为合理的投资决策。

四、技工院校依托财务数字化转型促进管理与规范化发展的策略

（一）强化人员培训与技能提升

人才是技工院校进行财务数字化转型的关键支撑，强化人员培训与技能提升是培养人才的重要策略。一是定期开展技能培训。技工院校可以每半年或每年为财务团队和相关部门组织专业的数字化技能培训，确保他们掌握最新的数字化工具和软件。二是进行实战模拟。在培训结束后，技工院校可以进行模拟练习或实际操作，使员工在实际工作中更熟练地应用所学的知识和技能。三是创建学习社群。技工院校可以建立一个内部学习社群或者讨论组，让员工可以互相学习、分享经验、讨论问题。四是鼓励自我学习。技工院校可以提供一些学习资源，如在线课程、教材或工作坊，鼓励员工在业余时间进行自我学习和提升。五是开展评估与反馈。技工院校应定期评估员工的技能水平和培训效果，根据反馈进行调整，确保培训内容与实际工作需求相匹配。六是为表现优异者提供奖励。技工院校可以为在培训和实际工作中表现优异的员工提供物质或精神奖励，鼓励他们持续学习和进步。

（二）确保数据安全与隐私保护

数字化时代，数据泄露和隐私侵犯的风险正在不断上升，因此，技工院校必须确保其数据的安全性和完整性。技工院校要引入端到端的加密技术，确保数据在传输过程中的安全性，从源头到终点，数据都处于加密状态，从而大大降低被窃取或被篡改的风险。与此同时，技工院校应使用多因素身份验证，要求用户提供两种或更多类型的证据来证明其身份，例如密码和手机验证码，确保只有被授权的用户才能访问敏感的财务数据。技工院校还可以考虑使用防火墙和入侵检测系统来增加数据中心的安全性，实时监控网络流量，及时检测并阻止任何可疑的活动，从而防止未经授权的访问。除此之外，为了确保数据的完整性，技工院校应定期备份其数据，并将备份数据存储在一个与主数据中心物理隔离的地方，在出现任何数据损坏或丢失的情况下，可以实现快速恢复数据。

（三）与业界标准保持同步

为技工院校财务数字化转型找到一个合理的路径，与业界标准保持同步是关键措施，不仅可以确保技术的先进性，还可以让技工院校在整个行业中占有一席之地。为此，技工院校应考虑以下方法：首先，定期举办和参加财务数字化研讨会以及与此相关的专业课程，及时了解最新的财务技术和流程，并与行业内专家进行面对面交流。在此过程中，技工院校相关人员可以获得第一手信息，进一步提高自己的知识和技能。其次，与数字化财务解决方案的供应商建立紧密的合作关系。这些供应商通常具有大量的行业知识和经验，可以为技工院校提供有关最佳实践的建议，帮助技工院校避免常见的错误和陷阱。最后，技工院校可以考虑引入外部顾问进行定期评估，确保学校的财务数字化策略与当前的业界标准保持一致。外部顾问可以为技工院校提供有关如何改进现有流程和技术的建议，使其更加先进和有效。

（四）鼓励创新与技术研发

技工院校财务数字化转型不能仅是一个被动的过程，为了确保长期的成功和可持续性，技工院校必须鼓励内部创新和技术研发，需要从多个方面进行努力。第一，技工院校可以考虑建立一个内部技术创新中心，任务是不断地研究和开发新的财务数字化工具和技术，为学校提供技术上的支持。第二，技工院校应当鼓励其员工参加各种财务技术培训和课程，以提高他们的知识和技能，不仅可以提高员工的工作效率，还可以激发他们的创新意识和能力。第三，技工院校还可以考虑与外部研究机构和企业建立合作关系，为学校提供更多的资源和知识，帮助学校在财务数字化转型的过程中取得更大的成功。第四，技工院校应为员工提供一定的激励措施，包括资金上的奖励，也可以提供职业发展机会，鼓励他们进行技术创新。