KA 连锁商超应收账款管理的问题研究与对策

李梅花

［华润雪花啤酒（中国）有限公司江苏销售分公司，泰州 225300］

引 言

快消品企业销售模式一般分为两种，即经销商模式、直营模式。直营模式主要针对大型KA 连锁商超。KA 系统在整个社会零售份额中举足轻重，是消费品生产厂商无法忽略，也无法放弃的市场。KA 系统在运作上，对全国性品牌厂商采取总部负责、门店配合的策略。厂商与其合作基本采取赊销模式。赊销所确定的收入并未真正使企业现金流入增加，反而使企业不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和费用，加速了企业的现金流出。当企业应收账款占比过高时，就会给企业资金周转增加负担。如何提升应收账款的周转率，对于企业的发展尤为重要。目前，有很多企业与KA 系统合作存在问题，在应收账款方面存在账款核对不清、账款回收期长、扣款费用不明确、超期无法回收形成坏账等问题。基于此，本文以KA 连锁系统应收账款为研究对象，分析其特点与存在问题，结合工作经验提出了相应的优化对策，以期为相关企业提供参考。

一、KA 系统应收账款管理概述

企业一般与KA 商超签订年度合同，约定双方的权利及义务，约定账款结账期限、扣费项目、退货条款、不到货罚款违约责任等。在合同执行期间，财务人员要特别关注结款账期，合同一般约定30 ～60 天结款，但其结款期间从KA 商超收到厂商发票入账开始计算，开票前的验收入库等环节均不算账期。因此，财务人员要弄清每一家商超的账单出账日期、开票要求、收票入账日期等。如果入账日期是15 号，发票开迟了，商超在20 号收到，那么付款期限就要往后延期1 个月。所以，开票不及时、发票没有跟踪送达等，均会影响应收账款的回收效率，甚至导致应收账款无法回收形成坏账的风险。因此，企业要关注合同条款、订单、费用、发票入账的每一环节管理要求，以此加快应收账款的周转速度，最大限度减少坏账损失，为企业的发展保驾护航。

二、KA 连锁商超应收账款管理存在的问题

企业与KA 系统往来一般以赊销为主，按合同约定的账期结算款项。在应收账款管理中主要出现的问题如下：第一，货物数量的差异，包括厂家发货数量与商超验收数量存在差异；商超退货已处理，厂家未收到退货未处理。第二，对账环节存在问题，包括促销扣费项目不清晰，扣费项目与合同条款不匹配，影响厂家核销入账；账目核对不清，未及时开票影响应收账款回收，应收账款账龄远远超过合同账期；厂家与商超对账没有具体的管理工作，导致未达账项不清晰。第三，款项结算的风险，包括厂家与商超往来发票邮寄产生风险，使款项无法按时结算；商超应收账款未按期结清，厂商继续供货，产生坏账风险。以上问题均会体现在企业与商超往来的应收账款上，若相关问题管理不善，会影响企业资金周转，降低企业实际效益，甚至可能引发资金链断裂的危机。

三、KA 系统应收账款管理原则

KA 系统均为连锁商超，有内部管理体系，企业与商超往来需要遵守国家法律法规及企业规章制度，及时确认收入与应收账款，做到合法合规。同时，企业在应收账款管理中需注重以下原则：第一，及时性原则。商超结算各环节均有账期约定，即业务票据的传递、对账结算等事项需确保及时完成[1]。第二，可追溯性原则。企业与商超各环节的结算依据需充分且可追溯；业务的操作必须有相关表单、票据作为凭据，并按要求存档备案，以确保有据可查。第三，准确性原则。凡是涉及业务事项的原始单据、发票等必须进行稽核和对账，以确保数据准确。第四，真实性原则。企业收入及应收账款要符合相关确认原则，业务的发生必须真实、有效，严禁编制虚假业务单据，确保核算内容真实。

四、KA 系统应收账款管理的关键控制点

（一）合同管理

合同作为产品购销环节对买卖双方当事人的权利和义务进行约束的凭据，一般会约定购销的具体事项及双方的权利、义务等事项。KA 系统的合同一般由商超总部统谈，以框架合同为主，供货方一般以对方框架协议签约，企业要重点关注谈判费用、合同条款、结算账期。例如，要重点关注无条件返利、有条件返利、海报费、陈列费、推广折扣费、新品费、新店开张费、信息费、退货条款、不到货罚款的违约条款等。

（二）赊销额度控制

企业与KA 系统业务往来一般均以赊销为准。为了有效控制赊销业务风险，企业需要依据终端的资信状况，在合同销售期限内给予终端最高可使用的信用额度，如果超过信用额度或超期未回款，财务需要提出预警，在赊销管理环节规避应收账款管理风险。赊销额度的控制很关键，如何合理设定主要包括赊销金额的控制及账龄的控制。企业可以依据商超的规模、预计淡旺季销售额、合同期账（商超收到企业开具的发票入账后开始计算）、开票账期（企业已发货至开出发票的日期）、账扣发票（商超扣费开给企业的费用发票）回收入账期等合理估算各商超授信额度。

（三）订单跟踪管理

KA 系统订单下达涉及两部分：一部分为总仓下单，配送至总仓，此部分订单一般起订量大，配送地址单一，有利于企业配送；另一部分为商超门店下单，直接配送至门店，此部分订单一般起订量小，配送地址多，增加企业配送成本。订单跟踪管理也包括两部分：一部分为送货订单的验收跟踪，此环节一般由企业营运部门跟踪，跟踪企业订单对方是否已签收，并取得验收回单；另一部分为退货订单的跟踪处理，此环节一般由业务部门跟踪，若发生平台退货，及时予以办理。在这一过程中，订单接收、发运、跟踪验收是非常重要的环节，商超一般通过B2B 平台在网上下单，企业需及时下载订单，按时配送，以免产生不到货罚款。配送后需跟踪B2B 平台的验收情况、平台退货情况，以免影响后期的开票结算。

（四）对账管理

商超按合同约定时间在B2B 平台上出具对账单，企业需依据商超出具的结算单据、验收单、促销政策等进行逐一核对。对账内容主要包括数量、价格、费用等，体现在财务核算中的开票明细对账、未开票明细对账、费用对账、应收账款余额对账等。对账管理具体方法如下：第一，开票明细对账。开票明细对账是依据订单跟踪管理环节与B2B 平台对账，核对公司订单明细与平台明细的差异，包括数量及金额差异，以此核对未达账项。如果企业已送货，对方未收货，则需要反馈至营运部门处理；如果商超已退货，公司未收货，则反馈业务部门处理。第二，未开票明细对账。未开票明细是指企业已送货，B2B 平台未出具结算单通知企业开票，具体的对账方法与开票明细对账一样。第三，费用对账。费用对账分为两部分：一部分为合同费用，即依据购销合同约定发生的费用，如合同扣点、装卸搬运费、仓储费、信息服务费、配送费、违约金、水电费等；另一部分为阶段性促销费用，包括业务提报后在商超发生的临时促销政策费用，如当期特价促销补差、陈列费、促销服务费、新品费、海报费等；如果存在扣费项目不明确的，需要业务部门与商超核对。第四，应收账款余额总对账。分析应收账款余额总体构成，并与B2B 平台数据进行对账，编制未达账项，分析原因。第五，对账后的开票管理。企业开具增值税专用发票后，需由专人负责跟进、传递，以邮寄或现场送达的方式向商超发出。通过邮寄方式传递的，需保留邮寄相关单据，并与商超确认是否收到发票；现场送达的，由终端出具签收单据。发票传递信息需进行台账管理。

（五）应收账款分析

KA 系统应收账款的分析评价与传统应收账款管理有所不同，传统应收账款一般通过账龄管理。KA 系统应收账款除了通过账龄管理外，还需要进一步细化，需要分合同账期内管理、账期外管理，应收账款由已开票未回款、账扣发票未报账冲应收、未开票订单构成，财务部门每月需要出具商超应收账款分析报告，具体分析评价维度如下。

第一，超账期未回款分析。财务需要与业务部负责人汇报超账期未回款的商超明细，由业务部确认未回款的原因，必要时及时发送催款函或开展诉讼流程[2]。第二，未核销账扣费用分析。商超系统平台已扣费，实际业务部门还没取得发票至公司核销，财务需分析这部分发票账期，一般商超发票开具、邮寄至企业核销上账需要一定的时间，60 天以内可视同正常，超过60 天未核销的发票明细需反馈至业务部，由业务部确认发票是否在途或与商超确认发票是否开具。第三，未开票分析。未开票的明细除了正常订单，还有一些异常订单要重点分析，需要反馈给业务部门跟踪解决，如已送货未验收的订单、对方已退货但企业未入账的订单、商超的订单验收与企业销售订单的价格差、开票时已扣费而业务部门未及时核销的费用。第四，不合作商超的需要做好清账跟进。如存在已不合作的商超，财务部门需重点跟踪分析并催款，防止坏账发生。

五、KA 系统应收账款管理的方法

KA 系统应收账款管理需要有系统的方法，除了关键控制点，还需要形成完善的体系予以管控，确保应收账款的管理能够形成可操作、可执行的管理机制。本文结合实践经验，论述了在实际工作中KA 系统应收账款管理的方法。

第一，KA 直营商超结算信息的梳理。财务人员需要提前掌握具体商超的结算信息，如果对方要求每月20 日前收票入账，而财务人员不清楚这些信息，在21 日开出发票，那么将影响超期一个月的回款时间。因此，财务人员首先要梳理结算信息，具体可以参照以下维度梳理（见表1）。

表1 直营商超结算信息表

第二，形成应收账款对账总表，并于每月清晰编制企业应收账款与商超数据的差异，针对差异详细分析成因并予以处理（见表2）。

第三，分项目明细进行跟踪，以永辉为例，截止日期为2022 年6 月30 日。

首先，对已票发票未回款予以跟踪（见表3）。

表3 发票未回款跟踪表

其次，对商超已扣费、未核销费用予以跟踪（见表4）。

表4 已扣费未核销费用表

再次，对已送货未开票订单予以跟踪。对于已验收超过30 天未开票的，要查找原因，分析是由于商超平台已验收对账未体现，还是已送货未验收等，针对原因重点关注（见表5）。

表5 已送货未开票信息表

最后，要详细对其他差异进行跟踪，如价格差异、退货差异等。

六、KA 系统应收账款考核管理

企业为及时收回应收账款，要形成可行的应收账款考核政策，以制度的形式明确考核工作要求，形成将应收账款回款情况和业务人员绩效相挂钩的机制。在具体实施考核的环节中，要重视以下要求：第一，确保考核工作具有可操作性。企业在设置考核方式时，要充分考虑应收账款管理工作的实际特点，让考核的相关指标可设计、可实现，避免考核脱离企业业务实际。第二，形成量化、细致的考核指标。企业在设计考核指标时，要结合不同客户付款情况，明确相关责任人的考核标准，并形成相应的量化奖惩机制。对业务部门人员进行考核的环节，既包括考核收入指标，又包括考核回款率指标，用将业务人员的业绩和应付账款回款率相挂钩的方式建立相应奖惩措施，以确保应收账款管理工作的要求得到严格执行[3]。通过建立完善的考核模式，避免拓展业务环节中业务人员不重视应收账款回款的问题，有利于促使企业实现长期发展。第三，落实追责标准。企业在应收账款管理环节，要根据考核的要求建立相应问责措施，对应收账款管理形成相应的追责机制，建立权责对等的考核方法。对于人员在工作中失职的行为，严肃追究人员的相应责任，避免出现人员不重视应收账款管理的问题。

结 语

应收账款沉淀了企业大量资金，会使资金沉淀，甚至使企业难以正常运营。若企业在与KA 连锁商超合作过程中的应收账款管理存在问题，将可能导致企业的运营陷入困境，甚至严重影响企业的发展。因此，企业在与KA 连锁商超合作的过程中，要加强对应收账款的管理，以此盘活企业的现金流。本文结合KA连锁商超应收账款管理特点，探讨了在应收账款管理工作中的实际措施，旨在借鉴本人工作实践作为典型，为同行业企业类似的问题提供启发。同时，随着我国经济的发展及企业管理体系的日益完善，在KA 连锁商超应收账款管理环节还要进一步形成科学的措施及管理体系，提高应收账款管理工作规范性，为企业有序发展奠定基础。