教育财务智能化与未来财务管理模式的研究

徐如箭 严诗琴 衢州学院

引言

财政部和教育部于2022 年6 月30 日印发了《高等学校财务制度》的通知（以下简称制度），该制度明确了高等学校财务管理的主要任务之一是：建立健全内部控制体系，加强对学校经济活动财务控制和监督，防范财务风险。高校业务的多元化和复杂性，必然要求建立健全适应于自身特点的内控体系，以使得教育资金投入有效利用。而其中的关键在于，发挥财务智能化和面向复杂财务情况的可迭代升级的未来财务管理模式，对于教育管理的支撑作用。本文以高校教育财务为研究对象，通过对财务智能化和构建未来财务管理模式探索，从而为教育财务提供更高效、更专业、更具应用价值的建议。

一、当前高校教育财务智能化存在的问题

（一）高校业务内容多元复杂

现如今，高校的业务内容呈现多元化和复杂化趋势，这就给财务智能化带来不小的挑战。从多元化角度来说，高校的业务包括教学活动和科研活动，高校辅助业务包括后勤采购、基建、资产管理等。如何提高教学管理水平、完善科研经费的监管、提升经费的使用效率，是高校首先要考虑的问题。高校业务的多元化的特点，导致其内控更加广泛，与之匹配的财务智能化的建设范围广、难度大。高校业务活动的特殊性要求更是需要建立一套符合自身的内控体系。同时，高校资金来源内容复杂性，财政拨款、学生缴费、银行专项债、培训收入和社会捐赠等等。资金内容多元增加了资金监管的难度和会计核算体系的复杂，对高校的内控和财务智能化提出了新的挑战。

（二）风险内控受到主观影响

教育财务产生的风险是需要内部控制的，而内部控制受到内部人员各个部门自主主观影响。其自主主观表现在各部门对自身的业务的理解，往往不符合财务 于业务类型的判断，依赖于经办人员的主观判断，容易产生错配。另外，业务工作的外包，也会导致相关风险没有及时被发现，相关控制措施不能及时管控。这就亟待建立一个可落地的业务质量标准，既要符合外部政策，通过严格与外部政策逐项对比得到，又要符合单位的实际，经过岗位研究讨论并得到确认。

（三）各个部门职责不清隔阂大

教育财务工作在校内的各个部门中都会发生，但由于各个部门的工作职责不清晰，互相独立，缺乏全局观念，造成各部门之间数据壁垒。高校设置不少专门的校（院）会议、财经领导小组、基建委员会等，普遍存在的集体议事机制不健全、事项职责有重叠。部分重要岗位职责不够明晰，事项执行指出责任不够匹配，资产管理不相容岗位职责分离不够充分；部分岗位尚未建立轮岗机制等。建设好单位的内控是教育财务智能化构建的基础和前提，否则会加剧风险管理难度。

（四）业财融合数据口径不一

高校层级多，“碎片化”管理的情况较为普遍，所有上级和领导想得到的数据，在单位内部无法直接获取，需要通过一个部门向其他部门以人为的方式督办推动，信息滞后性情况较为普遍，获取数据的时效性不强，又因为跨部门的协调沟通强度大，表现的就是不同系统之间无法联通，造成数据割裂，极其容易形成信息化“孤岛”。教育业财融合数据口径不一，让全校内的财务数据无法有效流通，各软件系统“立烟囱”，只能各个部门的单独申报工作，往往数据缺乏关联性、针对性和科学性。高校组织架构层级丰富，带来的弊端是依托传统沟通方式，业务沟通的路径长，具体表现为两个科室之间的协同困难，同一个分管领导下的两个处室之间的沟通也较为困难，不同分管领导下，业务的沟通的路径会更长。把一项工作的内容梳理清楚，从另一个维度对单位的活动进行流程化地解剖，对于高校来说更重要的是业务协同，效率提高，界定职责。组织的数字化和内部控制的流程，可以解决这一难题。

二、教育财务智能化建设的实现路径

（一）梳理核心业务流程

梳理校内的财务核心业务流程，以区别非财务流程。计财处应当梳理近几年相关的业务流程，针对其中包括领导签字审批、报销业务、科研预算与结题、采购流程审批、资产入账、工资发放、来款认领、开票、收费审批、收费、奖助学金发放等项目进行优化。对于科研项目事前审批事项，要做好“科研安”系统后台数据与财务系统的对接，通过财务数据转化，实现科研事项的管控和业财融合。对于报销系统，智能嵌入签字审批流程，支持与OA 系统审批流程对接，通过对预约单中项目号、项目大类、支付方式和金额，动态生成审批人员流程。通过OCR 技术内置智能识别引擎，以实现各类票据（包括增值税发票、差旅出行火车票和飞机票、定额发票等）自动识别填列，让数据多跑路，师生少跑路，最终实现“零次跑”。对于采购流程审批，搭建与财务系统相连接的前端，使得前端流程自动传递至财务系统，实现全自动购买到支付安全。健全教育财务核算系统，需要构建财务核心业务流程。财务核算系统对接内外部大数据，实现全流程全自动智能化建设。

（二）识别财务缺陷风险

识别财务缺陷和风险，是为了应对校内各个部门工作人员主观上来经办财务工作。对于财务风险的防范，目前的财务系统尚不能实现100%的全覆盖稽核。报销过程难管控，只能通过事后抽查稽核，事前风险防范无法保证，稽核人力有限。首先，要确认识别到的风险是客观存在的，对于潜在的风险要持续注意。其次，要对即将发生的风险进行等级划分，无风险数据正常办理经济业务，风险数据通过自动推送短信等提示经办人进行警示。对于风险处置，可以采用个人信用管理系统，描述用户画像，进行自动归结处置。最后，逐步实施风险管理工作的关键在于建立财务智能稽核监控平台。依据准确的业务数据，进行细致的数据分析，能够有助于发现问题、分析问题、定位问题和解决问题。以“采购管理中的经济合同（采购类）全流程工作节点的耗时情况”为例，通过对耗时情况的追踪和统计，用户单位和中标人耗时要远大于采购中心和计财处的耗时。区别于一般的应当背锅的财务和采购中心的传统认知。数据重新分析，数智化的应用场景可以确保数据的真实性和业务运行的偏差得到合理纠正，建立数据的纠偏机制，确保管理目标所设计的业务活动能够数字化，保证组织目标的实现。

（三）打通堵点明确职责

打通校内流程各个堵点，让各个部门的财务人员明确职责是为了消除财务信息壁垒，让财务工作在校内有效流通办理。发挥智能稽核的作用。将事项分为事前、事中和事后三个阶段进行规则预警，将风险点分为红色、黄色和蓝色三种不同程度的预警类型，用以区分不同风险程度的经济事项，其中红色为重点事件，需要提交纪检和审计，黄色和蓝色为一般事件，由计财处审核。明确堵点和风险点的类型，其中红色代表异常交易，黄色代表频繁交易、业务拆分、财务业务监控项目和资金大额管理，蓝色代表差旅费、劳务费的发放、资产管理等业务的监控，利用外部数据和财务数据触发预警规则，通过预警分析不断调整稽核规则设置，达到实时的预警处置反馈。这也可以将各个部门的业财融合数据信息的壁垒全部打通，从而让财务数据价值得到充分体现，实现各部门业财数据信息的统筹效果。

（四）优化流程再造流程

对校内的财务流程进行优化与再造，这就需要构建数据应用为核心的模式。连接现有的应用系统，包括预算、采购、资产、报销系统，通过标准化体系建设，使得业务流程标准、业务数据规范、流程衔接顺畅、数据回溯路径清晰，基于标准、面向数据，让“数据说话”，在智能稽核平台上，充分利用统计分析看板，通过数据差异发现问题、数据回溯定位问题，数据比对分析问题、数据参照解决问题，以问题异常为导向，建立柔性纠偏机制，不断改进优化改进流程，实现教育财务的自动迭代升级。

三、未来教育财务管理模式的探索

基于上述对于教育财务智能化建设的实现路径，建立构建以预算管理为源头，资金管控为主体，业务流程为驱动，风险管理为重点，监督控制为手段、财务服务为展现窗口、预算与执行相结合的创建全方位多维度管控方式的则是未来新型财务管理模式。分为以下三个阶段实施：

（一）财务核算集中化

利用部分财务信息化功能，提高效率，释放会计核算人员。具体表现在核算业务集中处理，融入智能审核和智能稽核平台、OCR 技术进阶版和构建链接外部的商旅平台可以助力智慧报销，将高校内所有财务核算工作都集中起来，就是为了让财务数据在校内形成可供利用的基础数据层级。因此，通过财务系统形成教育历年会计决算数据可视化应用和驾驶舱看板，使得高校领导能够一目了然历年数据情况。高校财务部门可以按照形成的会计决算形成预算额度，减少决算和预算之间的偏差。校内所有产生财务数据的部门，都要将所有财务数据都上报给财务预算部门。首先，分析教育历年会计决算数据；其次，询问各部门对未来一年的资金需求情况；最后，由高校预算财务部门统一对下属各个院系拨付教育预算。通过构建集中化模式减少无效沟通，利用财务数据构建各项源头资金项目。

（二）业务内控信息化

通过建立属于高校自身的风险可控、内控合规的大内控风险评估模型：X（外部标准）-Y（内部标准）=Z（差异）构建高校财务业务内部控制为重点的模式，需要实现信息化。利用高校数据中台，对教育领域的财务进行内部控制可以及时和完整地了解到教育经费走向、用途、时间、数额等等信息。只要出现了经费使用异常的情况，就可以在信息化的基础上实施控制。将内部控制作为教育财务管理信息化的手段是高效的，首先，监督工作要确立专门机构和人员，确保独立于现有的财务机构和人员。其次，要充分利用信息化平台的优势，实现信息化监督。最后，当教育财务数据有异常情况，就立马采取控制措施。

（三）数据治理智能化

实现数据治理智能化，需要在建立在数字化和数智化的基础上。首先，基于业务流程标准和数据规范，确保与管理目标有关的数据真实，通过流程梳理和数据校验，提取预算、采购、合同、资产、基建、支付等业务数据中，与项目运行过程有关的数据，实现各岗位的履职行为有形化、数字化，业务全过程可视化，解决数据脱节、滞后、混杂等痛点问题，这是数字化1.0 阶段。其次，立足岗位行为的过程与结果，将内控与数智化结合，通过实际运行数据的比较与分析来发现问题，精确定位、柔性纠偏，针对性改进、实现由被动到主动，由定性到定量，由人控到数控，从事后整改到主动预防的数字驱动模式的管理转变，进入数智化2.0 阶段。最后，依据业务和数据标准以及管理要求，按事项维度进行不同口径业务数据联通，建立内控规范标准体系更新与偏差分析常态化运行机制，通过业务运行的真实数据的应用与积累，提高管理协调的效率与质量，以合理和高效为目标，塑造规范有序的运行体系，推动高校数字化治理转型升级，实现数据治理智能化，即数治化3.0 阶段。

结语

本文主要是围绕着教育财务系统的智能化与未来财务管理模式进行研究与探索，面对高校业务内容多元复杂，风险内控受到自主影响，各个部门职责不清隔阂，业财融合数据口径不一存在的教育财务智能化问题，本文提出了四条实现路径。一是梳理核心业务流程，上传所有票据，财务核算系统对接其他大数据，确定无误后，报销款项。二是识别财务缺陷风险，识别风险，风险等级划分，实施风险管理。三是打通堵点明确职责，将各个部门的业财融合数据信息的壁垒打通，从而让财务数据价值得到充分体现。四是优化流程再造流程，按照院系、专业等进行分类，整理各院系、专业的管理标准。