代建单位在竣工财务决算管理中的风险控制

2024-03-18兰晶南京城市建设管理集团有限公司

财会学习 2024年4期

兰晶南京城市建设管理集团有限公司

引言

随着政府投资项目规模和范围的不断扩大，代建制的项目管理方式被加快推行。所谓“代建制”，即通过招标等方式，选择专业化的项目管理单位（即代建单位）负责建设实施，严格控制项目投资、质量和工期，竣工验收后移交给使用单位。工程项目的竣工财务决算，是项目建设管理过程中的重要环节，是对整个工程投资完成情况的总结。代建单位在项目竣工财务决算过程中，应把握业务的主要风险点，提升代建单位的财务管控水平。

一、竣工财务决算管理风险控制的重要性

2016 年财政部颁布的《基本建设项目竣工财务决算管理暂行办法》（财建〔2016〕503 号），要求基本建设项目竣工后，应当及时编制竣工财务决算，加强基本建设项目竣工财务决算管理，提高资金的使用效益。项目竣工财务决算全面反映项目建设整体情况，是考察工程概算执行情况、衡量工程投资绩效的重要依据，可以为代建单位后续的工程管理提供宝贵经验。代建单位应当配合项目建设单位做好项目竣工财务决算工作，如果项目竣工财务决算编制不及时、编报不完整或编制不准确，会产生不必要的风险。

二、代建单位在竣工决算管理中的风险

代建单位承接的非经营性政府投资项目，在工程竣工验收后，应及时编制项目竣工财务决算，并按照规定报送项目主管部门，最终由财政部门和项目主管部门审核通过后，批复工程竣工决算。在代建单位上报项目竣工决算时，可能会在业务、税务、资金、核算等方面存在风险点，具体如下：

（一）合同已付款数超出决算批复数

代建单位的合同超付主要是指合同累计已付款金额超出决算批复数。合同作为业务活动中的重要依据，根据合同模式的不同，可以分为固定单价合同、固定总价合同、成本加酬金合同。因为工程项目的周期较长，等到项目决算批复时，一般大部分合同都已经支付完，仅有大额的施工合同尾款未付。各项合同实际已付款金额有时会超出决算批复金额，一旦出现超付的情况，很难追回已支付的超付款。

（二）印花税已计提未及时缴纳或者计提不完整

在工程建设过程中，书立应税合同的双方，应按期缴纳合同印花税。但因印花税被认为是小税种、交税少、税源零星分散，且税收征管中无法准确核实印花税缴纳的准确性，所以不受重视。在日常核算中，印花税的计提和缴纳通常是由财务部门负责，合同的归口部门一般是合同管理部门或其他职能部门，但因上述不同部门之间沟通不充分和合同管理不规范，经常会导致印花税缴纳的滞后和不完整。代建单位在进行项目竣工决算清理时，会出现账面未计提印花税或者已计提印花税但一直未缴纳的问题。自2022 年7 月1 日起，《中华人民共和国印花税法》正式施行，印花税由原来的暂行条例上升为法律后，税务机关对印花税这种小税种更加关注，税收管理也更加规范。代建单位的漏缴或少缴印花税将会产生印花税的滞纳金及罚款等税务风险。

（三）已发生的费用决算未批复

代建单位在工程建设过程中，可能会发生行政罚款、未收回的押金和保证金等。行政罚款是指在工程建设实施过程中，因违反相关行政法规产生的环保处罚、规划处罚和林地处罚等。押金保证金通常是指临时用电定金、临时水表押金等。上述费用一般决算中都不予批复，发生的费用需要由代建单位自行承担，这样就存在减少代建单位建设管理费收入的风险。

（四）决算上报不完整产生的核算风险

工程项目竣工财务决算应当数字准确、内容完整。但上报决算时，有时会存在漏报的情况，比如已签订的合同但尚未支付的费用、已发生的零星费用和预估要发生的费用。上述费用因未纳入决算中，发生的费用同样需要由代建单位自行承担，也存在减少代建单位建设管理费收入的风险。

（五）工程尾款未及时支付产生的诉讼风险

工程尾款如果长期未支付，可能会产生不必要的诉讼风险，主要表现在以下两种情况。一种情况是工程决算批复前，从项目上报决算到最终的决算批复，都要先经过政府审计审核，审核通过后再上报项目主管部门，最后由财政部门和项目主管部门批复工程决算。整个过程可能会很久，但这期间因为工程已完工，甚至有的合同质量保修期已满，如果工程尾款仍未支付的话，施工单位会采取提起诉讼的方式收回尾款。另一种情况是工程决算批复后，因为工程项目的周期较长，项目人员很可能存在调动，施工单位找不到项目的经办人催要工程尾款后，会提起诉讼。因为诉讼，还会导致代建单位的银行账户被冻结。对于一些中小企业，也会利用政府投诉平台进行投诉。不管是诉讼还是投诉，都会影响代建单位的形象和声誉。

三、代建单位竣工决算管理风险的原因

（一）对竣工财务决算的重视不够

代建单位接受建设方的委托进行工程项目管理，往往将工作重心放在项目的进度、质量、投资控制等建设期的过程管理，没有对财务管理给予足够的重视，且忽视了项目建成后对其整体资金使用效益的评价。

（二）未能建立完善的决算管理制度

代建单位作为一个专门从事项目代建服务的组织，应形成完善的制度体系。财务竣工决算是一个复杂的过程，并非基建财务一个部门能够完成的工作，需要明确各个部门的职责和流程，以确保决算的准确性和合规性。然而，一些代建单位在决算管理制度中没有明确规定决算流程和责任分工，导致不同环节之间的沟通和协调不畅，容易出现决算数据的错误和遗漏。

（三）财务人员对政策了解不够

代建单位财务同时管理多个代建项目，不具备充足的人力，且对基本建设制度相关的政策了解的程度不够。对于竣工财务决算管理管理没有形成深刻的认识，财务决算工作不仅包括财务核算，还包括对固定资产的管理与移交。

（四）财务决算管理信息化建设滞后

信息化建设投入不足是导致代建单位财务决算管理信息化滞后的重要原因。当前代建单位在信息化建设方面投入不足，往往只重视基础设施的建设，忽视了财务决算管理信息化系统的建设。没有完善的财务决算管理信息系统，代建单位无法实现数据的实时监控和快速分析，不能及时了解项目的财务状况，难以进行有效的预测和决策。

（五）财务决算管理流程有待优化

第一，代建单位的财务决算管理流程中存在着审批流程烦琐、耗时长的问题。由于代建单位的财务决算涉及多个层级的审批，包括项目部、公司总部等层级，每一级审批都需要进行复核、审核和签字等环节，导致财务决算的审批时间较长，影响了项目的进展和公司的经营效率。第二，代建单位的财务决算管理流程中存在着信息沟通不畅的问题。由于代建单位的项目部与公司总部之间存在“信息孤岛”，项目部在进行财务决算时需要向总部提供相关材料和报表，而总部在审批和核实这些材料时又需要与项目部进行多次沟通，导致信息传递的效率较低，容易出现误解和延误。第三，代建单位的财务决算管理流程中存在着数据采集和处理不规范的问题。由于代建单位的项目分布广泛，项目部在进行财务决算时需要对各项数据进行采集和整理，然而由于缺乏统一的数据采集标准和规范的数据处理流程，导致财务决算的数据质量有时候无法保证，给财务决策带来了不确定性。

四、代建单位加强决算风险控制的主要对策

（一）加强对竣工财务决算工作的重视

首先，代建单位要明确主体责任，加强对竣工财务决算工作的重视，由项目负责人统一领导、组织和协调竣工决算工作组，并纳入业绩考核的内容，保证其及时性、准确性和完整性。其次，代建单位要进一步加强对竣工财务决算的监督和审查，确保决算工作的规范和准确性。对于重要项目，代建单位还可以委托第三方机构进行审计，确保财务决算结果的真实性和可靠性。最后，代建单位还要加强对决算结果的整改和反馈，为其他项目积累经验。

（二）建立完善合理的决算管理制度

代建单位要建立完善合理的决算管理制度并明确各部门的职责分工，在工程项目的全过程中，需要从预算管理、会计核算、资金管理和风险控制方面着手。只有通过建立科学规范的制度，代建单位才能更好地管理财务活动，提高资金的使用效益。

（三）加强对财务人员的业务培训，加强部门间协调

代建单位财务不仅要熟练掌握基本建设项目竣工财务决算相关政策，还要熟练运用到工作中。代建单位可以通过部门内部定期组织相关业务培训，来加强财务人员的业务能力。此外，财务人员应与造价、项目管理等多部门间的沟通协调，参与基本建设的全过程，重视基本建设活动的过程管理。

（四）加快财务决算管理信息化建设

一是加大信息化意识和推进力度。代建单位应加强对财务决算管理信息化重要性的认识，提高信息化建设的意识，从高层领导到基层财务人员都要重视信息化建设。公司可制定相应的信息化发展规划，明确目标和任务，并投入足够的资源和资金，推进信息化项目的实施。二是完善财务决算管理信息系统。代建单位应根据自身的业务特点和管理需求，建立适应的财务决算管理信息系统。系统应具备数据采集、处理、存储、分析和报告的功能，能够满足对财务决算信息的及时、准确、全面的管理和分析需求。三是提高信息化技术水平。代建单位应加强对财务决算管理信息化技术的学习和应用，提高财务人员的信息化技术水平。可以通过培训、学习和交流等方式，不断提升财务人员的信息化能力，以适应信息化建设的要求。四是加强数据管理和安全保障。信息化建设离不开数据，代建单位应加强对财务决算数据的管理和安全保障。应建立健全数据质量管理机制，确保数据的准确性和完整性。

五、代建单位加强决算风险控制的具体操作

（一）做好工程款支付的事前、事中、事后管理

为避免合同超付，在合同签订时，约定暂定金额是多少后，建议再增加以下条款“最终以审计批复金额为准支付工程尾款”。支付工程进度款时，加强合同支付条款的审核，控制决算批复前的付款比例。如果合同实施过程中，工作量发生变化，各事业部、分支机构应及时办理设计变更及相关审批手续，对超出合同额10%的项目，需要及时签订补充协议。未签订补充协议的合同超付，应由事业部或分支机构负责收回超出款项，否则列入当年绩效考核。

（二）及时缴纳各项税金，并纳入决算上报中

代建单位在工程建设期间可能会发生以下税金：印花税、土地使用税、环保税等。在项目立项时，建议将印花税纳入概算中。在项目建设过程中，建立合同台账，加强业务部门和财务部门的沟通，规范缴纳印花税。上报项目竣工决算时，核对是否已足额交纳各项税金，核对已交纳税金是否全部列入决算。此外，对于部分税种如土地使用税还需考虑决算批复时间的预留税款。

（三）项目人员及时收回押金保证金等，财务人员定期清理往来挂账

项目人员申请支付工程项目水电气押金及土地复垦保证金、民工保障金、耕地竞买保证金、施工水表使用等各种保证金时，由项目部、财务部分别登记台账，每季度核对一次，项目部负责动态监督管理。项目部应根据工程实际情况，在施工单位进场后或者工程项目结束后，及时过户或拆除水电气表，并收回工程项目水电气押金；在工程完工或保证期满后，及时退回各类保证金。若未能及时退回押金或保证金，列入各事业部、分支机构当年绩效考核。

财务人员加强往来账款核对、清理工作。编制竣工财务决算前要及时核对并结清各项债权债务，对于代施工单位缴纳的水电费、保险费、甲供材料款等，是否已抵扣工程款，账面是否已及时处理。如果确实无法收回、支付的款项要查明原因，并按财务制度规定入账处理。工程完工或保证期满后，及时督促项目部收回保证金、押金。代建单位财务人员需要定期的检查账面挂账情况，并提醒项目人员，并确认是否退回。如果确认不退回且作为工程费用的，应将该费用纳入在决算上报中。通过项目人员和财务人员的相互督促跟进，可以减少往来长期挂账的情况。

（四）梳理全部已发生和待发生的费用

上报竣工决算前，财务明细账、工程款支付台账、合同管理台账应核对，确保上报决算的完整性。全过程梳理各项费用，从财务账到合同管理台账，可以发现一些规费和未签订合同的零星费用以及是否有已实施但尚未付款的合同。上报决算时，还需要核对决算明细与概算批复的明细，不仅要控制概算子项是否超概，还要核对概算中有但决算上报没有的明细，以防止漏报。此外，还需要确认是否要预估预留费用，即竣工财务决算基准日后预计要发生的必要费用，比如按季度支付的土地使用税。上述费用应按预计结算金额列入决算送审数中。

（五）加强工程管理，及时支付尾款

工程项目资金应专款专用，不得擅自改变资金用途或用于其他工程项目，特殊情况临时调拨需经项目分管领导及董事长审批同意，待项目资金到位后立即归还，避免占用项目资金不能支付项目尾款的情况。此外，代建单位要避免不必要的行政罚款发生。工程项目竣工后，代建单位应当及时编制项目竣工财务决算，加快推进竣工项目的决算工作。决算批复后，代建单位财务应积极配合项目部完成工程尾款的支付，及时做好工程尾款的清算工作，避免出现工程尾款长期挂账的情况。对于项目周期较长的老项目，应加强项目人员之间的衔接管理，项目人员调离或变动时，应办理好工作交接。