基于数字化转型的企业档案全宗卷建设研究

张霄旭

（中核工程有限公司数字化工程技术中心，北京 100840）

一、全宗卷的主要构成及作用

档案学科里对各级档案馆（室）都以“全宗”为单位管理所形成的档案，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，是在档案管理活动中形成的“档案”，包括全宗的介绍、组织机构沿革、档案内容、数量、种类、管理等情况的介绍和说明，囊括了本单位的档案管理历史概况和机构演变过程，是科学管理全宗的重要工具和依据。全宗卷的质量也反映了企业档案管理情况和对实际信息管控的水平。为保证工作的合法性、规范性，依据中华人民共和国档案行业标准《全宗卷规范》（DA/T12-2012）要求，结合馆藏档案实际，以全宗为单位，按照全宗分类标准和要求，进一步建立、健全全宗卷，对推进和提升档案治理水平具有深远意义。

（一）全宗卷给予档案治理的重大意义

1.法律合规性

企业编制全宗卷是对法律法规要求和规定的主动响应，在编制全宗卷档案时应满足合规性要求，降低法律风险。许多国家或地区的法律法规要求企业保存、整理和归档相关文件，建立、健全全宗卷，充分发挥好全宗卷在管理档案工作中的“档案”作用，促使各单位在档案收集、归档、保管、利用等各个工作环节中，严格落实各项管理制度。合规治理全宗卷也是贯彻落实新《档案法》的重要举措。

2.有效信息组织

全宗卷是企业重要档案信息的集合，包括各种合同、协议、报告、决策等文件。通过编制全宗卷，可以有效管理和组织上述文件，确保信息的完整、准确和易于查找。同时企业可以统筹档案资源建设，优化档案资源结构，提高企业档案治理水平。

3.业务流程优化

编制全宗卷需要对企业的文件进行分类、归档和整理，这有助于全面了解企业的运营情况和历史记录。通过对文件的分析和利用，企业可以进一步识别问题、改进业务流程，为业务决策提供依据。

4.知识保护与传承

企业的知识资产和经验总结都蕴含在档案中。编制全宗卷有助于将这些宝贵的知识记录下来，并防止丢失或遗忘。编制全宗卷在促进知识的传承和积累的同时，对企业的可持续发展具有重要意义。在面对内部或外部的审计、调查或法律纠纷时，编制完备的全宗卷能够提供证据支持，并为相关事务的处理提供依据和参考，起到保护企业利益和维护声誉的作用。

（二）按规编制全宗卷要点

企业编制全宗卷应严格按照国家相关法律法规和标准进行，确保档案信息的真实性、完整性和可靠性。《全宗卷规范》（DA/T12-2012）明确了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。实际开展全宗卷编制时，编制人员应按照企业全宗档案分类原则建立全宗卷的组织结构，对企业档案编码、各类别档案的描述以及装订、整理、鉴定、处置等。

二、数字化转型为全宗卷建设带来的新任务

新《档案法》第三十六条中指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”随着信息化技术的应用，企业采用电子化、网络化、自动化等手段，实现了数字化、共享化和电子化存储，档案全宗卷内容也正在发生变革。

（一）全宗卷管理对象的多样化

依托万物互联、大众创新的环境，多样化的信息技术朝着网络化、智能化发展，档案信息资源全面升级，海量的数据和多样的格式、载体将档案管理对象从传统的“模拟态”到“数字态”的数字档案，再到“数据态”的档案数据，体量大、来源广泛、形式多样、结构多元的数据信息向知识态、价值态发展，档案信息资源结构多重聚合，《全宗卷规范》中管理对象的多样化时代已然到来。

（二）新增档案信息的安全管理

传统全宗卷中的档案安全主要针对实体档案和库房安全。数字化转型下信息技术和网络应用使得不同部门或者不同地点的工作人员可以协同共享，通过全新的平台进行档案管理。此时，为了确保档案信息的安全，相关部门应增加信息安全的管理内容。

（三）档案数据管控难度增大

不同于传统的业务流程，数据作为新型生产要素，对《全宗卷规范》中的各项业务流程需要重新定义说明，需进一步梳理“档案”和“数据”的区别和联系，才能更好地处理“数据管理”和“档案管理”的范畴[2]。共享便利对软件依赖性高，复杂的应用环境和技术之间的矛盾、开放的需求和安全之间的矛盾愈加突出。大量数据无法及时更新保持一致，导致管理人员在追踪和监督档案工作时遇到困难。

（四）对及时更新信息要求高

企业的数字化转型冲击着传统企业全宗卷档案的管理，部分企业全宗卷建设仍然保留传统纸质为主方式，与实际公司全宗档案管理脱节。数字时代的到来，对全宗卷档案的治理时效提出了更高的要求，要求企业运用信息化、数字化等手段进行全宗卷档案管理时，尽可能地在数字化治理平台上及时、高效、准确地实现档案数据的更新、保存、备份和查阅。全宗卷建设亟须根据企业实际管理情况展开优化变革。

三、数字化转型背景下全宗卷治理的思路与方法

笔者结合标准和目前企业全宗卷建设经验，根据数字化转型环境下档案治理特点，本着“价值导向、使命驱动”的原则，从统一编制小组、统一建设方案、统一数据标准、注重技术应用和关注持续提升五个方面制定科学可行的目标计划，借助信息技术等手段过程管控，提出数字化转型环境下全宗卷建设的对策。

（一）统一编制小组

成立编制小组，组织了解企业档案管理历史和管理要求的部门或工作人员参与。同时结合企业数字化技术应用情况选派熟悉信息技术的员工加入，便于对全宗卷数据和信息技术部分补充完善。保证编制小组成员对《规范》理解到位，对全宗卷建设的目标、内容有清楚的认识，及时讨论学习，合理分配任务，培养编制小组团队合作精神。

（二）统一建设方案

编制全宗卷建设方案，明确全宗卷的编制目标、原则、流程和标准，明确文件收集、整理、编纂、归档和销毁等环节的职责和任务，确保各个环节的标准一致性和流程的高效性。

（三）统一数据标准

对比传统的纸质档案，不同载体、电子文件或者系统数据的管理标准迥异，在数字化背景下，应结合电子文件和数据管理特点，制定合理的数据管理标准、数字资料格式的标准、电子档案长期保存管理、数据备份与恢复等数据管理流程，确保文件数据可靠完整。

（四）注重技术应用

借助数字化手段从传统实体管理向信息管理过渡，开展全宗卷数字化转换，便于全文检索；以数据管理为媒介，充分运用信息化手段、数据标准对全宗卷内容及时准备更新，进行深度挖掘，为档案利用、增值服务提供基础保障和数据分析，从而优化完善全宗卷质量效用。

（五）持续学习和优化

不断学习和提升自身的知识和技能，关注行业动态和最佳实践，不断改进工作方法和流程，总结经验教训，分析成功因素和挑战，并避免重复错误。组织培训和宣传活动，提高员工对数字化档案管理的认识和理解，逐步养成专业管理全宗卷的素养。

四、结语

在数字化转型背景下，企业应顺应时代要求，检视全宗卷建设是否需要更新匹配，为充分发挥好全宗卷在档案治理工作中的服务价值，企业应高度重视全宗卷工作，将全宗卷建设列入工作计划，梳理好各个环节、任务和资源投入，切实落实好全宗卷建设任务。需要注意的是，企业编制全宗卷需要严格按照国家相关法律法规和标准进行，确保档案信息的真实性、完整性和可靠性。同时，还应严格遵守隐私保护等法律法规和相关要求，确保企业信息的安全和合规性。