微信工作群:岂能一建了之

崔震宁

工作群的过度使用，已经成为“职场焦虑症”的重要成因。

“能否参加请务必回复”，“@ 所有人”……相信很多职场人都有被微信工作群消息狂轰滥炸的经历。微信因其功能多样、消息即时、互动性强等特点被广泛应用于工作领城，尤其在新冠肺炎疫情期间，很多企业采用线上办公的形式，微信工作群逐渐成为企业员工必不可少的办公工具。此前《解放日报》曾对1000 名职场员工进行调查，结果显示，56.6% 的被访者表示领导习惯在群聊中下达工作指令，而不通过正式流程；45.8% 的被访者称非工作时间的工作指令几乎每天都会出现。

建立微信工作群的初衷是便于组织成员之间的信息共享与沟通便捷，但不知从何时开始，员工的业余生活被工作群所干扰，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群内的指示他们就得马上回复并处理，严重影响正常休息与生活。工作群的过度使用给员工带来的工作压力与生活负担越来越大，不断涌现的负面情绪积攒到一定程度便会对工作感到倦怠，这无疑不利于组织良性发展。

工作群带来的焦虑不可忽视

你有没有被工作群提示音不断打扰的经历？每天工作群消息响个不停，但怕错过重要消息又不能屏蔽或静音，这种焦躁感想必很多人深有体会。手头的工作刚刚进入状态，群里突然下发新的紧急但不重要的任务，不仅分散员工注意力， 还扰乱正常工作思路和节奏。员工怕错过工作群里的通知或担心没及时回复而担心耽误工作进度，又会不停地看群消息，无序的工作状态会让员工力不从心、筋疲力尽。

工作群的使用，真的让工作更高效更便捷了吗？显然，如今工作群已经成为很多人的梦魇。有些工作几乎需要员工全天不时地查看群消息，时刻保持工作待命状态，导致员工患上“职场焦虑症”。据统计， 当员工每天使用工作群超过1 个小时，会逐渐产生压力和抵触心理， 如果超过2 个小时，则会产生“职场焦虑症”。长此以往，一些员工在面对不断弹出的群消息时会变得麻木，甚至抗拒工作群的使用。

工作群的海量信息成为工作负担

工作群建立的初衷，本是为了方便组织成员随时随地沟通，传递信息。但由于其建立简单，导致大家不论工作任务大小就建群，工作完成后也不好解散。有的领导职务调整，原有的群因为没有时间处理， 也没有解散。有时不再用的群会突然弹一些无用的消息，如投票或帮忙助力等。任何人在群内都能随时随地发起话题，很多员工被迫在工作或非工作时间内参与一些和工作业务无关的话题和事宜。另外，在企业层级管理下，一个业务部门十几个群，有总群、大群、部门群、项目群、专业群、不同分类群…… 每一级领导可能都会和下属员工建立一个以自己为管理员的工作群， 如此员工往往同时在很多群里。有时直属领导会直接将上级领导的通知原文转发到群里，造成各个工作群内消息交叉重复，信息杂乱无序。

当微信办公成为企业普遍现象， 那些本该按明确流程走的工作事项变得权责不清，误事后员工就以“群里通知了”来搪塞推责。员工打开微信后各种工作群映入眼帘，各个群动辄显示“未读消息150 条”， 可点进去后往上翻很久看到的都是“收到”，找不到具体通知，而且一不留神，很可能又翻过了当前的通知，进入了上一个过期通知的“收到”回复里，越看越觉得逻辑混乱， 很容易漏掉重要信息。有的群通知并非要求群里所有员工都要参与， 但因管理人员没有逐一@，导致大家要查看是否需要参与，有些员工花费精力查看半天结果与自己无关。员工每天花费大量时间浏览、查找与处理群消息，不仅降低工作效率、增加工作负担，还容易滋生负面情绪，产生工作倦怠感。

工作群模糊了生活与工作的边界

工作群的过度使用让两个领域的边界越来越模糊，工作领域不断入侵生活领域， 导致员工下班以及周末也要时刻关注群里通知并完成工作。没有工作氛围和条件，员工在非工作时间处理工作需要更多精力和时间，导致工作压力过大。休息时间无法充分休息，总是处于一种待命的状态，上班时就难以调整到最佳工作状态。

很多企业并不重视这一情况， 将过量过多地使用工作群视为理所当然，对其造成的不良后果熟视无睹。

形式主义回复消耗精力和感情

有的工作群存在溜须拍马的不良风气，比如，有时领导在群里发了消息或作了点评，很多人纷纷点赞，跟风献上奉承话，这种歪风邪气的盛行使工作群的本质发生改变， 成了形式主义的秀场。总有一些“官气”十足的领导十分关心有多少人给自己的发言点赞，回复了哪些恭维话。还有些领导计较员工所发文字中透出的所谓工作态度，在他们眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK” 的表情和“好的，老板”表达了工作态度的不同。迫于这些隐形压力， 一些在文字表达领域社恐的员工、无奈谨慎回复的群成员难免烦躁。消息回复有快有慢，好似自然形成了一种形式上的工作态度，有时员工对群消息回复慢了会被单独@ 好多遍，可能有些较真的领导还会单独私聊询问员工为什么没有及时回复。有的同事之间本来没有任何负面印象，就因为在工作群中的交流不畅，或回复领导发言表现突出， 引起了别人的反感或群嘲。久而久之，回复消息变得越来越字斟句酌， 形成了新的压力来源。

工作群的过度使用，已经成为“职场焦虑症”的重要成因。据统计，在“组织认同感”和“工作满意度”的影响因素中，工作群的过度使用和难以回复，已经超越职场的真实人际交往，成为影响更大的重要因素。

直面问题，减轻工作群过度使用带来的负面影响

首先，制定工作群使用规范。企业应制定工作群使用规范办法， 允许阶段性项目成立专门工作群， 但必须经过相关负责人同意。坚持工作群“谁主办，谁负责”原则， 群主要明确管理责任和权责范围， 对群内人员的管理、工作发布、交流讨论等进行整体把控，全权负责。当工作完成后，工作群要及时解散。

企业内部各层级应控制建群数量，对发布信息进行筛选，控制无效信息的传播，减轻员工处理群消息的难度；明确哪些是能在非工作时间向员工传达的信息，不在工作群里闲聊，防止有效信息被淹没； 工作群中可发布的内容包括通知公告类、制度规定类、工作动态类， 除此之外信息的发布要经过严格审核，严禁在工作群内散布与工作无关的信息；涉密文件严禁在工作群内发布，业务该走的流程应落实到位，切不可仅在工作群发布工作指令草草了事。对有条件的企业，可以考虑制作专门的app 用于工作交流，这样更有利于信息的管理、使用和交流。

要以人为本，完善福利制度

工作群跟其他管理方法有很多共通之处，比如：员工业绩考核、签到制度等，要持续优化，不断完善；采用弹性工作制，允许组内每位员工合理调整对工作群的使用时间并轮岗，保证小组内有人对群内工作任务及时接收与反馈，这样既不漏掉信息、完成工作群发布的工作，又确保每位员工都有休息时间； 在非工作时间内主动参与完成工作群内发布的任务的员工，企业应给予一定奖勋，提高员工福利，对员工的激励不限于升职、奖金等物质激励，还应有精神奖励：企业可给工作压力大、有负面情绪的员工安排休假，避免其心理失衡；对于员工以失去生活为代价服从工作安排， 企业的人文关怀也应包括员工的家庭成员，确保员工在为企业工作的同时没有后顾之忧等。只要秉持着以人为本的初心，解决问题的办法总会比困难更多。

最后，及时疏导员工的职业倦怠情绪。领导应以身作则，改善不合理的工作方式，营造团结友爱、互相信任的组织氛围，及时关注员工的情绪变化，及时安抚和疏导。企业可建立员工心理压力监管体系， 组织员工定期进行压力测评和举办心理培训讲座，引导员工以积极心态看待工作群的使用，提高处理信息的速度与效率并及时回复工作群内的询问消息，工作时不摻杂负面情绪；群成员之间有工作交流时， 尽量采取“一对一”私聊的沟通模式，非必要不在工作群内展开讨论， 以免给其他群成员带来困扰；锻炼员工加强边界管理，尽量实现工作与生活的平衡与融合。

随着新技术、新产品的出现， 企业面临着很多新的选择，在做选择的时候，要辩证地看待问题、思考问题。在享受新技术新产品带来的便捷高效的好处的同时，应有预见性地看到其带来的问题和影响， 早做打算，早做预案，以免带来更大的影响。

（作者单位：中航文化）