国企人事档案管理工作的现存问题及其对策探讨

席琦琦

（成都建工预筑科技有限公司，四川 成都 610000）

作为我国国民经济的重要支柱，国有企业人力资源管理的规范化、科学化与系统化是保障其持续、健康发展的关键，其中，干部人事档案管理更是扮演着至关重要的角色。干部人事档案是记录和反映国有企业干部职业生涯的“生命线”，它详实地记录了干部的任职、培训、奖惩、成长、晋升等各个方面的信息，是评价干部工作表现和综合素质的重要依据。正因如此，档案的真实性、准确性和完整性就显得尤为关键。但在现实中，由于种种原因，人事档案管理常常存在信息不完整、更新不及时等问题，这不仅会影响企业对档案的使用效果，更有可能会造成企业用人决策出现偏差，甚至影响到干部职业生涯的发展。

当前，随着信息技术的发展，数字化管理已经成为现代企业管理的趋势，国有企业也不例外。数字化管理可以大大提高企业档案管理的效率和准确性，减少人为错误，同时也为企业的数据分析和决策提供了更为便捷的工具。但随之而来的也有新的挑战，例如数据安全、技术更新等问题。要解决这些问题，国有企业不仅需要投入更多的技术和资金发展数字化管理，更需要建立一套完善的管理制度和流程，确保数字化管理的平稳过渡和长期稳定。

一、国有企业人事档案管理的现存问题

（一）人事档案记录不完整的问题

国有企业员工的人事档案管理在企业中的地位不容忽视，它像一面镜子，能够反映出一个员工在企业中的整个职业生涯。人事档案中的每一份资料、每一项记录，一方面承载着员工的努力和付出，另一方面也是企业对员工的评价和期望的具体体现，是企业确定员工晋升或培训、决定员工奖惩等多个方面的重要依据。然而，在企业实际的档案管理中却经常存在着员工档案记录缺失，信息不完整的情况。导致这一问题出现的原因如下：一是档案记录工作的复杂性。随着企业的扩张和员工数量的增加，企业内档案管理工作的复杂度也随之提高，如果单纯依赖人工进行档案记录与管理，很容易会出现档案遗漏和记录错误的问题。二是档案信息获取不完整。由于企业内各个部门间的沟通不畅，导致员工的很多信息都无法被及时录入档案，从而影响人事档案的完整性。三是对档案的重视程度不足。企业对于档案记录与管理的重要性缺乏足够的认识也是导致人事档案记录不完整的根源之一。一些企业在面对企业内其他紧急任务时往往会忽视人事档案的记录与管理工作，认为档案记录与管理只是一项简单的行政任务，而不是一项关乎企业发展和员工权益的重要工作。这种忽视会导致人事档案的记录与管理工作往往只流于形式，没有真正达到其应有的效果。

企业应该意识到档案信息的不完整不仅仅是一个简单的记录问题，它还可能影响企业的决策，信息的不完整性很可能导致企业做出错误的用人决策，给员工和企业都带来不良的后果。因此，为了确保档案信息的完整性，企业不仅要重视档案的记录与管理工作，还要对档案管理制度进行改革和完善，加强对档案管理人员的培训和指导，确保档案记录与管理工作的规范化和专业化。

（二）人事档案专项审核问题

人事档案的专项审核是检查档案内容准确性和完整性的一个重要环节。专项审核的目的在于发现和修正人事档案中的错误，确保档案内容的真实性和准确性，专项审核关乎着员工的权益和企业用人决策的质量。但在实际操作中，很多国有企业的人事档案专项审核工作都存在着种种问题，其中最为突出的就是审核信息的不一致，这一问题源于以下几个方面：首先，由于不同部门之间对于档案中某些专项信息的定义和理解可能存在差异，这导致档案中的记录经常出现不同的版本。其次，由于档案管理人员更迭、培训不足或其他原因，导致档案录入时出现失误。最后，随着时间的推移，企业内某些人事档案信息可能已经发生了变化，但却未能得到及时的更新。

人事档案专项审核信息不一致的问题不仅影响着档案的真实性和准确性，还可能会给员工和企业带来严重的法律和经济风险。为了解决这一问题，企业需要建立一套完善的档案审核机制，这一机制应该包括定期的档案审核、专业的审核团队和明确的审核标准。通过定期的档案审核，企业可以及时发现和修正档案中的错误，确保档案的真实性和准确性；而专业的审核团队则能够从专业的角度对档案进行深入的分析和评估，并进一步提出改进建议；明确的审核标准则可以为档案审核提供了一个明确的参考依据，确保审核工作的公正性和公平性。

（三）人事档案数字化管理问题

随着信息化时代的到来，数字化管理逐渐成为企业管理的主流趋势，而人事档案的数字化管理作为这一变革的关键部分，也开始受到各大国有企业的高度关注。人事档案数字化管理不仅可以提高企业人事档案存储、检索和使用的效率，还能有效地保证档案内容的长期保存和安全性。然而，这一进程中也出现了许多挑战和问题。首先，技术的选择和应用成为很多国有企业面临的难题。好的数字化档案管理系统是基于企业的实际需求和现有技术水平来选择的，而不是盲目地追求新技术。选择不合适的数字化管理系统可能会导致企业资源浪费和工作效率下降。其次，在人事档案数字化管理的过程中，数据的转换和迁移是一个技术难题，因此，如何确保这一过程中数据的完整性和准确性是每一个企业都需要深入考虑的问题。最后，随着数字化管理的推进，数据安全和隐私保护的问题也成为企业不可忽视的一部分。确保档案数据不被非法窃取、篡改或泄漏是人事档案数字化管理中的一个重大挑战。为了应对这一挑战，企业需要建立一套完善的人事档案数字化管理制度。这包括选择适合企业的数字化管理系统，建立专业的数字化档案管理团队，制定明确的数据转换和迁移规范，以及加强数据安全和隐私保护措施。

二、国有企业加强人事档案管理的对策

（一）加强人事档案管理制度建设

人事档案管理制度在国有企业管理工作中的角色日益凸显，其管理的重点与核心价值在于对人事档案的规范化管理、提升档案管理效率和确保档案的真实性、完整性。一个完善的人事档案管理制度是企业健全人力资源管理体系的重要支撑，也是企业管理人事档案的得力工具，它能够确保企业在人事决策中具备足够的信息支持。企业人事档案管理制度的不完善往往体现在企业缺乏明确的档案管理规范、档案信息更新不及时、档案保管和使用中存在安全隐患等问题上。因此，加强人事档案管理制度的建设是企业改进人事档案管理工作的重中之重。具体措施如下：首先，明确人事档案的定义、分类和内容是企业进行人事档案制度建设的基础。企业需要对人事档案的性质和功能有深入的理解，还需要结合企业的实际情况，确定档案的具体内容和管理要求。其次，制定好档案采集、存储、使用和销毁的明确流程与规范，确保档案管理的全流程都能够受到有效的监督与控制。这既要求企业的档案管理人员具备高超的专业能力，也需要企业领导层对这一工作给予足够的支持和重视。再次，建立一套完善的档案审核机制也是加强制度建设的关键。企业可以通过定期的档案审核发现和纠正档案中的错误，确保档案的真实性和准确性。同时，对于档案管理中出现的问题，还应建立一个快速反应机制，确保问题能够得到及时的解决。最后，企业还应该建立档案管理的奖惩机制，激励档案管理人员积极参与制度建设和实施，确保制度的能够得到有效的执行。

（二）提高档案管理人员专业能力

档案作为企业历史和文化的载体和企业员工职业发展的记录仪，是企业人事决策的信息来源。档案管理人员的专业能力直接影响着企业人事档案的真实性、完整性和可用性，关乎企业档案管理的效率和质量，更关乎企业内部决策的准确性和员工权益的保障，从而影响企业的整体运营和发展。因此，提高档案管理人员的专业能力在国有企业的人事档案管理中起着至关重要的作用。首先，企业应该对档案管理人员加强档案管理理论知识的培训，使其具备扎实的理论管理基础。培训需包括档案管理的基本原则、方法和技巧以及与档案管理相关的法律法规。只有深入理解和掌握这些知识，档案管理人员才能够在实际工作中做到得心应手，确保档案管理的规范性和合法性。其次，档案管理人员还应具备一定的信息技术能力。随着数字化技术在档案管理中的广泛应用，档案管理已经不再是简单的纸质文件管理，而是涉及复杂的电子文件管理和数据分析。因此，档案管理人员需要掌握相关的电脑操作技能、数据库管理技能以及数据检索和数据分析等技能，确保档案数字化管理的高效性和准确性。最后，档案管理人员还应该具备良好的沟通和协调能力。档案管理不仅是一项独立的工作，而是需要管理人员与企业各个部门和其他员工保持紧密沟通的工作。因此，档案管理人员需要与企业的各个部门和员工进行有效的沟通和协调，确保档案信息采集、存储和使用的准确、完整和及时。

（三）落实人事档案资料的鉴别与完善工作

在当前的企业的人事档案管理工作中，由于人为失误、技术问题或管理疏忽等多种原因，企业人事档案中可能存在一些不准确或不真实的信息，这些问题可能导致企业在人事决策时出现偏差，影响企业的正常运营和员工的权益。落实人事档案资料的鉴别与完善工作是国有企业人事档案管理中是一个核心环节，它不仅关乎人事档案的真实性和权威性，更是企业人事决策、人员选拔和人事调整的重要参考。鉴别与完善人事档案意味着确保每一份人事档案都是真实、准确、完整的，没有任何的遗漏或错误。对于档案的鉴别，具体来说需要注意以下两个方面：首先，档案管理人员需要对档案中的信息进行核实，这意味着对档案中的每一条信息如员工的工作经历、学历、奖惩记录等，管理人员都要进行详细的核查，确保所记录的信息与实际情况相符。在这一过程中，档案管理部门需要与其他部门或机构进行沟通、协调，如与教育部门核实员工的学历以及与员工的前雇主核实员工的工作经历等。其次，鉴别过程中管理人员还应该对档案中的文件的真伪进行鉴定，确保所有的文件都是真实、有效的，没有任何的伪造或篡改。

对于档案的完善，企业则需要确保档案中的信息是全面、详细的，没有任何的遗漏。这意味着管理人员要及时地对档案中可能缺失的信息进行补充，如员工的一些特殊技能、证书或培训经历等。此外，完善档案的过程还包括对档案中的人事信息进行更新，确保其与员工的当前情况相符。

（四）推进人事档案数字化转型

随着信息技术的飞速发展，数字化不仅能提高企业档案的存储和检索效率，还能保障档案信息的安全性和完整性。相较大量纸质档案长期保存的不易，对档案进行数字化管理更为便利，它不仅实现了档案大容量，便捷化与长期性的保存，还为档案的多元化应用、跨平台共享和远程访问提供了可能。因此，推进人事档案的数字化管理进程已成为国有企业现代化管理的必然趋势。然而，人事档案的数字化管理不能一蹴而就，它涉及技术、管理、法律等多方面的问题，需要企业进行细致的规划和实施。首先，从技术层面看，人事档案的数字化管理要求企业具备一定的硬件设备和软件系统，例如利用高清扫描仪将纸质档案转化为电子形式，利用专业的档案管理软件存储、检索和分析档案数据等。这些设备和系统不仅要能满足当前企业的管理需求，还需要具备前瞻性，以适应未来的技术发展和企业的业务变化。为了确保档案信息的安全性，企业还需要建立完善的数据备份和恢复机制，防范各种潜在的安全风险。同时，企业还应该加强与数字化技术供应商的合作，及时了解和引入新技术，提高档案数字化管理的技术水平。其次，从管理层面看，数字化管理要求企业建立一套科学、规范的工作流程，流程需包括档案的采集、归档、检索、使用和维护等各个环节，每一个环节都要有明确的职责划分和操作指导，确保档案的真实性、完整性和可用性。企业还应该定期评估工作流程的效果，及时发现和解决问题，确保数字化管理的稳定性和可持续性。最后，在员工培训层面，企业需要定期为档案管理人员提供技术培训和指导，确保其能够熟练掌握和应用数字化技术，提高数字化档案管理工作的效率和质量。

三、结语

一个健全、规范的人事档案管理体系不仅关乎国有企业的正常运营，更影响着企业未来的发展和整体竞争力。面对人事档案管理中存在的各种问题，企业应高度重视，不能仅仅停留在问题表面，更应深入探究其背后的原因，制定科学合理的优化策略，从根本上解决人事档案管理问题。同时，企业还应紧跟数字化浪潮，深入推进人事档案管理的数字化转型，以适应时代发展的需要。总之，只有加强人事档案管理工作，国有企业才能为未来的发展做好充分的准备。