青岛市：城建档案数字化建设实践

文｜王俊刚 王胜 窦伟

城建档案真实记录了工程建设全过程，为城市规划、建设、管理提供重要数据支撑。在大数据背景下，传统城建档案管理模式已无法有效满足数字政府建设的发展要求，加快推进城建档案数字化转型的需求越来越迫切。为此，青岛市城市建设档案馆紧跟时代、积极探索、主动作为，积极履行为党管档、为国守史、为民服务的职责使命，以创建国家级数字档案馆为中心，通过全范围完善基础设施、全流程优化系统功能、全领域丰富数字资源、全方位提升管理能力，实现城建档案资源“收、管、存、用”于一体的数字化管理模式。

一、城建档案数字化建设的必要性和意义

（一）数字化建设是贯彻落实“数字住建”的必然要求

城建档案工作是住房和城乡建设事业的重要组成部分，全面推进城建档案数字化转型，是贯彻落实“数字住建”工作部署，推动城建档案管理工作迈向现代化的重要战略举措，是解决城建档案与城市建设高速发展需求不相适应的重要措施。目前，城建档案形成、收集和利用过程中的信息化集成度越来越高，城建档案信息资源作为国民经济和城市建设发展战略性基础信息资源的地位和作用越来越重要。因此，城建档案工作必须抢抓时代机遇，充分依托现代信息技术，构建标准的城建档案数字化管理体系，将信息技术深度融入到城建档案管理各环节，为城建档案数字化建设注入源源不断的活力。

（二）数字化建设是扩大档案资源利用的重要保障。

随着城市建设的快速发展，城建档案馆中的档案越来越多，但是传统的利用模式很难快速地在众多的档案当中精准的查询到所需要的内容，导致城建档案的利用效率低，利用效果差。推进城建档案数字化建设，可以实现城建档案的系统化、数据化管理，根据查档需求，通过工程名称、工程地点、地图位置、数据内容等快速检索查询到所需的电子文件，缩短了档案调阅时间，提高了查档效率和查准查全率，改善了有档查不到或利用价值低等情况，有效提高城建档案的利用效率和利用价值。

二、青岛市城市建设档案馆数字化建设做法

（一）以数字资源为基础做好数据共享共用

1.立足“存量数字化”，持续不断推进馆藏城建档案数字化扫描工作，大力开展城建档案数据资源建设。近年来，青岛市城建档案馆分期分批启动馆藏档案数字化扫描，馆藏档案应用数字化率近100%。以青岛市存量房屋全生命周期数据普查为契机，全面推进各区（市）馆藏房屋工程档案数字化工作，完成房屋工程档案数字化约8100 万页，市域内各级城建档案管理机构馆藏房屋工程档案都可进行数字化利用，有效化解了查阅效率低、家底不清的状况。以青岛市城建档案综合管理服务平台为支撑，积极推进青岛市城建档案资源共享，打通数据壁垒，建立城建档案目录数据库，使青岛市的城建档案信息化水平大大提高，处于全国领先水平。

2.着眼“增量电子化”，推进城建档案电子化接收。2020 年率先在山东省推行建设工程电子档案在线接收，实现建设工程档案接收全程网办。引导建设单位分段移交档案，减少跑腿次数，提高归档效率。2020 年以来，通过建设工程电子档案在线接收系统，工程档案实现100%电子档案接收。

（二）以数字创新为驱动优化营商环境

针对工程审批制度改革后城建档案管理面临的新形势，推行“互联网+业务指导”服务和档案管理专人负责制度，完善监督部门与城建档案管理机构协同配合的档案服务机制，推动档案形成、收集、归档全过程在线业务指导，建立档案数字管理新模式。在办理施工许可和竣工联合验收阶段在线告知归档要求，按需提供靠前服务，建立档案管理人员与建设单位“一对一”联系机制，通过在线接收系统、微信工作群、服务电话等方式，实时跟进项目档案进度，提供网络化指导。

探索原生电子档案单套制归档新模式，打破了纸质和电子文件“双套归档”的传统观念，研发原生电子档案管理系统，自主创新复合电子图章技术，实现工程资料在线编制、签章流转、一键归档。在地铁六号线和海天中心工程试点开展原生电子档案接收，归档环节由原来的8 个缩减为3 个，节省70%以上的费用，90%以上的时间，平均每个单位工程可节省档案编制归档成本10 万元以上，在前期试点取得明显成效的基础上，指导地铁集团在地铁三期7 条线路全面推广应用原生电子档案，依托工程资料流转系统和电子签章技术，每天形成约7000 份原生电子文件，已累计形成70 余万份，相比传统纸质档案，原生电子档案可随工程建设进度，同步实现“在线编制”“签章流转”“智能审核”“一键归档”，工作效率提升80%以上，每年可为地铁项目节省档案形成、归档费用2000 余万元以上，从源头为企业节约大量的时间和成本，同时提高了档案归集质量和效率，助力优化营商环境，也为节约公共资源、实现无纸化办公奠定了坚实基础。

（三）以民生为中心提高公共服务能力

按照“建设人民满意的服务型政府，构建方便人民群众的档案利用体系”要求，强化科技赋能，着力提升档案公共服务能力，运用“互联网+地图查档”技术，依托城建档案综合管理服务平台，将馆藏1 万余栋建筑档案与互联网天地图上工程地理空间位置信息关联匹配，利用GIS 技术和地名地址匹配技术，改变了检索关键词的传统查档模式，基本实现“查档不翻卷、阅档不进库”，群众只需在地图上确定建筑物位置，即可快速查询到所需档案，选择所需工程档案后，携带系统自动生成的预约二维码，到城建档案馆即可“秒级查档、一次办好”，实现档案查询“就近查、智慧查”，解决了因历史沿革、地名变更等原因导致的查档难、查不到困难，提高了查档效率，保证了档案传输过程中的数据安全，也落实了政务服务“一次办好”目标，真正做到“数据多跑路，群众少跑腿”，增强了人民群众的获得感和幸福感。

（四）以安全为底线保障档案信息安全

坚持底线思维，着力构建城建档案数据安全体系。开展城建档案管理系统网络安全等级保护测评，提升城建档案信息化基础设施设备安全水平，实现系统和数据可管可控。提升网络安全监测预警和应急处置能力，健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全防护体系。完善档案资源备份机制，扎实做好档案数字资源备份工作，实现馆藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，切实保障档案数据安全，加强档案数字资源安全管理能力。完善档案库房内控制度，建立健全安全管理制度和应急预案，推动库房精细化管理。对库房进行智能化升级改造，结合智慧库房管理系统、安防系统实现对档案使用全过程、动态管理，提升档案实体安全防护水平。

三、进一步深化城建档案数字化建设的思路

深入研究分析国内其他城市城建档案数字化转型的典型经验做法，结合青岛市实际情况，在后续推进青岛市城建档案数字化建设进程中，要主动融入“智能建造”“数字住建”建设，以“档案接收数据化”为目标，研究制定建设工程电子档案接收标准，引导参建单位从源头直接形成标准化的电子档案和结构化的数据信息。开放建设工程电子档案在线接收数据接口标准，逐步推动城建档案在线接收系统与施工资料管理软件、工程建设图纸全过程数字化监管系统、工程建设项目审批管理系统等业务系统的互联互通，逐步实现施工文件、数字化图纸、审批文件等工程电子文件的“一键归档”。有序推进建设工程电子档案单套制接收管理和应用，在轨道交通工程原生电子档案试点基础上，逐渐推广房屋建筑工程原生电子档案试点项目，扩大原生电子档案试点范围。探索推进建设工程BIM 档案归档工作。

青岛市城建档案馆以成功创建国家级数字档案馆为起点，将持续提升数字档案馆建设水平，继续深化数字档案馆系统应用，全力推进档案信息化建设，切实提升城建档案智慧化现代化管理水平，为推动新时代城建档案数字化转型发展作出新的更大的贡献。