基层气象部门政府采购管理研究

［摘 要］本研究旨在探讨基层气象部门政府采购管理的关键问题和内部控制管理措施。通过对需求确定、采购计划编制、招标投标、合同签订与履约管理等阶段的内控措施进行详细分析，提供有效的管理方案和指导建议。基层气象部门在政府采购工作中，建立健全的内控管理措施能够确保采购活动的合规性、透明性，进一步提高基层气象部门政府采购管理水平。

［关键词］基层气象部门；政府采购；管理

［中图分类号］C93 文献标志码：A

基层气象部门政府采购工作作为公共资源配置的重要环节，对于保障气象服务的质量和效益具有重要意义。然而，由于采购过程的复杂性和风险性，政府采购工作往往面临着一系列的管理挑战。为了保障采购活动的合规性、透明性，内部控制管理措施成了必不可少的手段。因此，深入研究基层气象部门政府采购管理的内部控制管理措施，对于提高采购管理水平具有重要的理论意义和实践价值。

1 基层气象部门政府采购管理存在的问题

1.1 缺乏规范和制度建设

基层气象部门在政府采购活动中缺乏明确的法律法规作为指导，导致采购过程中程序和流程难以规范执行。缺乏相应的政策和法规，也给不法供应商提供了可乘之机。基层气象部门缺乏规范的文件和制度来指导和约束政府采购管理，导致采购程序和流程容易出现混乱的现象。缺乏具体的政府采购管理细则，使得采购决策过程的标准化和透明度难以得到保障。基层气象部门在政府采购过程中缺乏供应商资格审核机制，可能导致一些不具备资质和信誉的供应商参与采购活动，从而破坏正常的竞争秩序和采购质量。

1.2 信息透明度有待进一步提高

在基层气象部门的政府采购管理中，信息透明度有待进一步提高。政府采购项目的公告发布是保障信息透明度的重要环节。然而，一些基层气象部门在发布采购意向公示与采购公告时，存在公示时间不满最低限度或延迟发布的情况，导致供应商无法及时了解采购项目和参与投标，影响了公平竞争。招标文件中应包含详细的采购需求、技术要求、评标标准等信息，以便供应商了解并准备投标。然而，一些单位在编制招标文件时，存在信息不完整、模糊的情况，难以为供应商提供全面准确的信息，影响了投标方的参与度和造成了信息不对等的问题。在合同公示方面，一些基层气象部门在与供应商签订采购合同后，未能及时公开合同款项和具体执行情况等信息，对外部的监督和评估造成了困难，无法实现对采购过程的全程监控［1］。

1.3 缺乏监督和评估机制

一些单位缺乏专门的监督机构或监督职能不明确，没有能够对采购过程进行全面監督的组织和人员。政府采购活动往往是机关部门的内部事务，一些监督部门对基层气象部门的采购工作关注度不高，监督力度不够。缺乏足够的监督和指导，使得采购过程中的违规行为难以及时发现和纠正［2］。基层气象部门采购管理缺乏独立的审计和评估机构，无法对采购活动进行全面、客观的审计和评估。这使得采购质量和效益的评估难以进行，政府采购结果的公正性和合理性无法得到有效验证。基层气象部门对违规行为缺乏有效的惩罚措施，对违规采购行为的处罚力度不够，难以形成有效的威慑。这使得一些人员可能以违规方式进行采购，严重损害了采购的合法性和公平竞争的环境。为解决监督和评估机制缺乏的问题，基层气象部门在人员充足的情况下可以设立独立的监督机构或配备专门的监督人员对政府采购活动进行监督和审查，确保程序的规范性和合法性。加强监察部门对政府采购工作的指导和监督，加大工作力度，确保采购活动的透明度和合规性。

2 基层气象部门政府采购流程

基层气象部门政府采购流程大致如下：

一是需求确定。各单位需要在下一年预算开始之前明确本单位的采购需求，例如需要购买气象观测设备、气象数据分析软件的型号与采购数量等。二是编制采购计划。根据需求确定采购计划，并纳入下一年的部门预算中，包括采购的资产品目与类别、采购数量与预算金额、采购时间、采购方式等。三是发布意向公示。在预算执行年度，除政策规定可以不进行意向公示的类别外，均需在中央或地方政府采购平台向全社会公开采购意向，内容包含采购标的、预算金额以及该采购项目需达到的目的。四是发布招标公告。基层气象部门会委托具有资质的招标代理机构，依据采购计划发布招标公告，向符合条件的供应商发送招标文件。五是投标。供应商收到招标文件后，需要根据要求编制投标书，并提交给招标代理机构。六是评标。招标代理机构会组织专家评审团对投标文件进行评审，评估各个供应商的资质和报价等。七是中标确定。招标代理机构根据评标结果确定中标供应商后向供应商发布中标通知书，同时基层气象部门将与中标供应商进行商务谈判。八是签订合同。双方商定后，基层气象部门会与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，并将合同进行公示。九是履约管理。在采购合同签订后，基层气象部门会对供应商进行履约管理，确保供应商按照合同要求履行供货或服务的责任。十是结算支付。基层气象部门会按照合同约定，对供应商提供的产品或服务进行验收，完成验收后进行结算支付。

3 基层气象部门政府采购工作各个环节内部控制管理

3.1 需求确定阶段

基层气象部门在政府采购工作的需求确定阶段，可以采取以下内部控制管理措施：

一是建立健全的需求申报制度，要求采购需求必须经过正式的申报程序，包括需求申请、审批流程等。二是采购部门应进行充分的需求论证和评估，确保采购的合理性和科学性，包括开展需求分析、市场调研、技术论证等工作，确保需求的真实性和可行性。三是制定明确的需求规范，包括技术要求、数量、质量标准、使用目的等，确保采购需求明确、具体、可核查。四是设立专门的需求审核和审批程序，确保采购需求的合法性和合规性，防止滥用职权和不当采购行为。可建立统一的需求管理平台，集中管理和跟踪各项需求申报、评估、审批等信息，提高需求管理的效率和透明度。对于已经确定的需求，应建立变更控制机制，确保需求的变更经过合理的程序和审批，防止无故变更或滥用变更权。对所有需求申请、论证、审批等过程进行记录和档案管理，确保需求的可追溯性和备查性。五是建立内部审计和监督机制，定期对需求确定阶段的采购工作进行检查，发现问题及时纠正和改进［3］。

3.2 采购计划编制阶段

确保采购预算合理、科学，并符合财务控制要求。制定明确的预算编制流程和审批程序，防止滥用预算和不合理采购行为［4］。对需求进行确认和梳理，确保其准确性和完整性。与相关部门、使用人员进行充分沟通和确认，明确需求的具体内容和实际需求。建立采购计划编制规定或指南，明确采购计划编制的流程、内容和要求。确保采购计划的可跟踪性、透明度和可审计性。设立合理的采购计划审批程序，包括预算审批、财务审批等。确保采购计划的合法合规性，防止超预算或违规采购行为。在采购计划编制阶段，可以进行供应商调研和资质审核，了解市场供应情况和供应商的能力。确保采购计划的可行性和供应链的稳定性。在编制采购计划的过程中，适时公示采购计划，向相关利益方征求意见和建议，提高采购计划的公开透明程度。采购计划编制完成并纳入预算后，将其进行备案，建立计划的监督检查机制。定期进行内部审计和自查，确保采购计划的执行符合要求。在编制采购计划时，进行风险评估，识别和评估采购过程中可能出现的风险，并采取控制措施防范和应对风险的发生。通过规范采购计划的编制流程和审批程序，可以避免滥用预算、超预算或违规采购的行为，保障采购活动的合法性和合规性。

3.3 招标投标阶段

委托具有相关资质的招投标代理机构按照本单位采购需求编制招标文件，并对招标文件的内容、形式和要求进行审核，确保招标文件的可读性、明确性和一致性。按照相关法规和规定，采取公开、公平、公正的招标方式。公示招标公告，确保潜在供应商有平等的机会参与投标。对投标供应商进行严格的资质审核，包括企业资质、信誉记录、财务状况等。确保投标供应商严格按照法律以及规章制度的要求，为基层气象部门提供高效的采购服务。投标书的接收、记录和保密需得到妥善管理。按照气象部门项目管理相关规定对所有采购资料统一进行归档，确保投标材料完整、无遗漏。由招标代理机构从政府采购专家库中抽取专业人员成立独立的评标委员会。评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，确保评标过程的专业性和客观性。明确评标标准和权重，确保评标工作的公正性和科学性。评标标准应与采购需求相符，并有明确的评分标准。同时应要求招标代理公司详细记录评标过程，确保评标过程的公开性、透明性、合规性以及结果的可审查性。对中标结果进行公示，向所有投标人公示中标信息，并明确中标条件和要求。此外，建立投诉处理机制，接收并处理供应商的投诉和争议。及时调查解决投诉，确保公平合法的招标投标环境［5］。

3.4 合同签订和履约管理阶段

在基层气象部门政府采购工作的合同签订和履约管理阶段，可以采取以下内部控制管理措施：一是合同审查与签订。确保合同审查程序的规范性和及时性［6］。建立专门的审查团队，负责对合同条款和内容进行全面審查。校对合同的数据、数量、规格等信息，确保合同中的内容准确、明确，并与需求一致。确保合同符合相关法律法规的要求，包括合同格式、条款规定、法定程序等。二是合同管理与变更控制。建立合同管理制度，确保合同的存档、归档和管理，包括建立合同档案，记录合同变更和履约过程。明确合同变更的程序和限制，确保变更经过合理的审批和控制，避免无故变更或不当变更。三是履约管理与监督。跟踪和监督供应商的履约情况，确保供应商按照合同要求提供产品或服务。明确履约指标和验收标准，确保供应商的履约质量符合要求。对供应商的履约情况进行定期评估，包括商品质量、服务态度、交付准时性等方面的评估。四是需求变更管理。对需求变更进行管理和控制，确保变更经过合理的程序和审批，避免无授权变更和滥用变更权。评估需求变更对合同履约的影响，包括成本、时间和交付等方面的影响，确保变更的合理性和可行性。五是付款管理。建立付款流程和审批制度，确保支付流程的透明性和合规性，避免滥用职权和不当支付行为。对采购款项进行财务审计和监督，确保支付的准确性和合法性。

4 基层气象部门落实政府采购管理建议

基层气象部门要建立健全的政府采购管理制度和流程，明确采购程序、责任和职权。要确保采购活动的公开透明，加强对采购过程的监督和审计，防止不正当行为和腐败问题的发生。针对基层气象部门的特点和需求，政府采购人员应具备相应的气象专业知识和技能，了解相关技术和设备的特点，以便能够进行准确的需求评估和供应商选择。采购环节应采取公开竞争的方式，引入多个供应商，确保市场竞争的公平性和有效性。同时，加强对供应商的资格审查和履约评估，保证供应商的质量和服务能力。在政府采购过程中，应注重综合评价和比较，而不仅仅是价格因素。要根据实际需要和预算情况，综合考虑产品质量、服务水平、售后支持等因素，以获取更好的性价比。基层气象部门应积极推动与科研院所、高校和企业等的合作，鼓励供应商提供创新技术和解决方案。政府采购应鼓励创新产品和技术的引入，提高基层气象部门的服务能力和水平。政府采购应注重与供应商的长期合作，建立稳定的供应链关系。这有助于保证供应商的稳定供货和服务，并提供更好的售后支持。采购目标完成后，应及时对项目进行绩效评估，了解采购结果的有效性和满意度。同时，给予供应商和相关部门充分的反馈，以促进采购流程的不断改进和优化。基层气象部门要加强政府采购管理，提高采购效率和质量，从而更好地履行其天气预报、气象监测和气象服务等职责，为社会公众提供更好的气象服务。

5 结语

基于内部控制管理的研究，可以为基层气象部门政府采购管理提供有效的指导和支持，促进采购活动的规范开展、高效运行和优化效果的实现，为社会发展和公众利益的保障作出贡献。

参考文献

［1］陈冬梅. 浅谈基层气象部门政府采购预算管理——以M市气象部门为例［J］. 行政事业资产与财务，2021（19）：22-24.

［2］孙筠婷. 气象部门计财业务系统下财务标准化流程研究［J］. 当代会计，2021（7）：31-32.

［3］李久钢，陈兴旺，吴岚茜. 浅议气象部门地市级财务核算中心的财务监管［J］. 中国总会计师，2019（9）：104-105.

［4］杜建君. 气象部门专用设备采购特点及建议［J］. 中小企业管理与科技，2020（4）：128-129.

［5］魏薇. 内审视角下气象部门政府采购管理风险防控探讨［J］. 中国总会计师，2017（12）：122-123.

［6］杜建君. 浅议气象部门“互联网+政府采购”电子平台的展望［J］. 中国科技投资，2020（10）：21-22.

［作者简介］张卫清，男，湖北钟祥人，随州市气象局，中级会计师，本科，研究方向：财会。