数字化视域下的珍稀濒危野生动植物制品档案管理

林丽娜

大数据时代的到来为档案信息化建设带来了新的挑战和使命。由于珍稀濒危野生动植物制品档案的特殊性，目前，其数字化建设正处于不断探索的阶段。现以国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库为例，从内部制品档案管理的实践出发，通过对珍稀濒危野生动植物制品档案的存储现状及其数字化过程中的难点、痛点进行分析，提出相关的解决策略，以期加深人们对珍稀濒危陆生野生动植物制品档案数字化管理的认识和了解。

依据《中华人民共和国野生动物保护法》《中华人民共和国陆生野生动物保护实施条例》《中华人民共和国濒危野生动植物进出口管理条例》以及财政部《关于印发＜罚没财务管理办法＞的通知》等与野生动植物保护相关的政策法规的要求，应遵循罚没制品管理工作中执法、保管、处置岗位相分离的原则，罚没的陆生野生动植物制品应由县级以上林业和草原主管部门依法处理，而我国专门负责存储和处理国家珍稀濒危野生动植物制品的机构还存在空白。为此，在国家林业和草原局以及北京市园林绿化局的大力推动下，北京建设了国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库（以下简称储藏库），用于存储海关、市场监管、纪检监察等部门依法罚没并移交给林业和草原主管部门的陆生野生动植物制品。储藏库的建成也是推动我国濒危野生动植物保护实现高质量发展，促进人与自然和谐共生的落地之举。

储藏库内制品档案存储现状

储藏库项目于2019年6月启动，2020年12月竣工验收，2021年12月开始接收储藏品。总用地面积17993平方米，库内建有存储库房88间。同时配备了智能消防联动系统、监控防盗系统等多个现代化综合管理系统，是一个集收储保管、展览陈列、智能管理等功能于一体的动植物制品档案管理库房。库房内存储的制品以象牙原牙及牙雕制品为主，同时存有部分穿山甲片、羚羊角、虎皮等濒危陆生野生动物制品，沉香、紫檀等濒危珍稀植物制品，其他多门类的国家珍稀濒危动植物皮毛、骨角、植物等未加工制品以及通过雕刻、研磨、烘干等形式加工的实体制品。目前，库内现有动植物制品档案的数字化管理措施主要包括以下几点。

制品移交全过程的数字化处理

1.移交开始前，移交方需提供移交制品的详细电子清单，并由接收方在接收前将制品清单导入储藏库移交管理系统。

2.移交当日，交接双方工作人员根据移交清单，将移交制品放置在移交指定区域，经双方确认原施封无破损后，予以开箱，进行清点，并逐一核实实物与清单描述制品的数量、形态是否一致，对一致的予以接收，不一致的予以退回。

3.在初步确认制品数量无误后，由相关专家进行真假鉴定，按照濒危野生动植物制品、混合制品和非濒危野生动植物制品进行标注，同时检查制品的品相、外观是否完好，对鉴定出有损伤、有裂纹的制品要进行备注说明，随后出具鉴定报告，并依次对制品进行拍照留樣、录入移交系统、上传制品照片等操作。对于鉴定为非濒危野生动植物制品的则由移交双方商定，可以移交给储藏库，也可以退回给移交方。对于移交给储藏库的非濒危野生动植物制品则需进行单独拍照留存。

4.对罚没制品进行称重计量，核实重量。对计量结果要进行同步拍照，导入系统。对于鉴定为非濒危野生动植物制品的则需要单独计重，但不录入系统。随着制品数量的再确认工作完成后，移交双方对制品的交接工作暂时告一段落。

制品存放位置的数字化处理

移交双方确认制品的真伪、数量、重量，并对鉴定为正品的濒危动植物制品进行拍照后将相关资料上传到电脑管理系统，并在系统内选取适合制品存放的库房以及货架，打印标签。标签应注明原码、数量、重量、时间和存放地址等内容。对于非濒危野生动植物制品则采用手写标签纸的方式，标签内容包括原码、数量、重量、时间和存放地址，放入单独的包装箱内，并加贴专用封签。最后交接双方以及鉴定专家在《XXX单位移交野生动植物制品接收单》和《XXX单位移交非野生动植物制品接收单》上签字确认，至此，整个交接工作结束。

罚没制品入库后的数字化管理

接收工作结束后，工作人员需要对封箱完毕的所有制品（包括濒危野生动植物制品和非濒危野生动植物制品）进行入库，按照动物骨骼（象牙、豹牙、犀牛角）、皮毛（虎皮、熊皮）、植物（红木、沉香）进行分类后，由电脑生成制品标签信息，然后进行分类入库，存至对应的楼层、区域、房间、货架，并码放整齐。最后所有参与入库的人员须在入库登记表上签字确认。需要注意的是，入库后的制品信息不可随意更改。

库房内制品的智慧化管理

珍稀濒危野生动植物制品真实反映了野生动植物的生存环境、地理分布、形态特征等，可以让人们更加直观地了解其形态特征，因此在库房管理上，要充分考虑珍稀濒危野生动植物制品的原始性、易损性等特征，进行分区域管理[1]。

1.骨角类制品的管理。库房内的骨角类制品以象牙、犀牛角、羚羊角为主，同时存有少量盔犀鸟、虎牙、豹牙等制品。对于象牙等对湿度和温度有一定要求的骨角类制品，工作人员在存储时要对其进行独立的密封处理，以防止其因水分流失而开裂。工作人员还要尽量确保库房环境恒温恒湿。如果发现入库的个别骨角类制品在移交时就已出现了生虫、发霉或者腐烂等问题，工作人员应先将腐烂的地方剥离去除，再以清水用毛刷刷净，最后用高温熏蒸的方式进行消杀处理，并将其包裹进行阴干，待阴干到一定程度之后进行独立密封处理，从而避免其再次腐烂、发霉、开裂。定期对存放环境进行消杀可以有效避免蚊虫蛇蚁对制品和密封设备的破坏。

2.鳞甲、皮毛、皮质类制品的管理。库内的鳞甲、皮毛、皮类制品以虎皮、鳄鱼皮、穿山甲片等为主。在皮毛类制品的管理上，可以按照鳞甲类制品、皮质类制品、皮毛类制品进行分类。鳞甲类制品（如穿山甲片）的储存比较简单，其主要成分是角蛋白，与人类指甲的成分相同，非常坚硬，因此不易生虫腐烂，直接封存在箱子里即可。对于存在脏污的甲片，用刷子去除表面杂质再装箱封存即可，存放位置的环境要避光干燥。皮质类制品（如鳄鱼皮）最忌风吹日晒，直接放在通风阴凉处即可。对于有脏污处的皮质类制品，以软布进行擦拭即可。皮毛类制品（如虎皮）在存储时需要考虑皮毛脱落的问题。这类制品不宜存放在密闭的空间，要保持通风，且皮草间要保持距离，防止受潮。对于脏污的地方，首选抖动的方式去除表面的灰尘；对于抖落不掉的脏污，用毛刷沾着清水刷干净即可。需要注意的是，此类制品不可经常清洗，以防皮毛脱落。

3.珍稀植物类制品的管理。库内珍稀植物类制品以沉香、紫檀木及其制品为主。植物类制品一般存放在阴凉、避免阳光直射的库房内。例如，沉香的存储温度一般要保持在18—21℃，以防因气温过高而导致沉香油脂挥发；紫檀木及其制品存储环境的温度应保持在20℃左右，同样需要避免阳光直射，并在条件允许的情况下进行密封保存。

储藏库内制品档案数字化建设的难点与痛点

制度建设还有待进一步完善

由于濒危野生动植物制品档案管理的小众化和局限性，有关部门在档案数字化制度的建设方面还存在很大不足。涉及濒危动植物制品档案管理的单位和工作人员在管理制品档案方面还处于摸索学习的状态，主要依靠经验进行管理，因此管理的方式方法不统一。不论在国家层面还是在地方政府层面，对珍稀濒危野生动植物制品的档案管理都缺乏明确具体的、可操作性强的执行标准。

硬件设施有待进一步优化

第一，目前储藏库使用的制品移交系统为东北林业大学开发的国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库管理系统。在实际使用过程中，工作人员发现了一些弊端，如交接制品清单数据不可更改。交接过程中出现移交制品在数量、形态上与移交前录入的信息不一致时，不能进行实时更改，整个交接过程被迫终止。交接方必须重新提供交接清单后再进行导入，交接双方的交接工作只能再行约定时间。第二，目前，储藏库制品档案管理的硬件设施主要有计算机、摄（照）相机、称重器等基础硬件设施，很难对移交制品的全貌进行全方位的展现与还原，缺乏一定数量的高端设备以满足未来制品档案的数字化建设需求，以及在未来档案管理中对收储的制品进行三维立体数字化开发。第三，在数字化转化过程中，保密工作还不到位。移交的国家珍稀濒危野生动植物制品档案中的一部分属于秘密档案。档案在移交时涉及图片采集、信息录入等环节，在此过程中国可能出现泄密的问题，而相应的安全防范措施还不够完善。

专业水平有待进一步提升

第一，制品档案数字化管理是一项综合性的、长期的管理过程。在制品档案的数字化转化过程中，档案管理人员和信息技术人员要相互配合。但是目前，储藏库制品档案管理人员和信息技术人员的合作模式还不够成熟，导致双方的工作相对独立。此外，面对珍稀濒危动植物制品档案管理这一新型事物，档案管理人员也缺乏一定的专业知识，稍有不慎就会导致制品受潮、生虫以及损坏，无法为技术人员提供有力支持。第二，制品的清查盘存等日常管理工作还不能完全数字化。目前，制品档案管理还是采用传统的手工填写巡查记录的方式进行，这导致数据的整理、细分统计等工作效率不高。

储藏库制品档案数字化管理的优化策略

完善工作制度

制品档案数字化管理制度的建设要具有科学性、宏觀性以及前瞻性，单位领导要切实做好顶层设计。只有在完善的工作制度的引导下，制品档案的数字化管理工作才能更为科学、规范地开展。2022年，国家档案局发布了《实物档案数字化规范》（DA/T 89—2022），填补了国内实物档案数字化技术标准方面的空白；2021年11月5日，国家林业和草原局动植物司发布了《罚没野生动植物及其制品保管处置管理办法（征求意见稿）》；2023年5月，北京市园林绿化局内部发布《北京市园林绿化局接收、保管及处置罚没野生动植物制品工作制度》。储藏库根据以上3个文件，在充分调查研究以及结合工作实际的基础上，完善了《国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库移交接收工作流程（试行）》《国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库日常管理制度》《国家珍稀濒危野生动植物制品（北方）储藏库库房管理制度》等一系列制度，对岗位管理、人员管理、设备管理、数据管理、库房管理等工作流程进行了明确规定，并进一步完善了问题反馈机制，以便对制品档案数字化管理工作过程中发现的问题进行及时反馈和修正。

建立制品档案数据中心

档案数字化管理是随着计算机技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术以及存储技术的发展而形成的一种新型档案管理模式，它可以把各种形式的档案资源转化为数字化档案信息，以数字化的形式存储并利用计算机系统进行科学管理，以便人们随时利用，从而实现资源共享。通过这种档案管理模式，由档案管理部门主导的制品档案管理将从松散无序的状态进入科学化管理的集成状态，从而推动储藏库制品档案管理的高质量发展。2023年5月，储藏库在全方位征集意见、多次论证、反复研究的基础上对东北林业大学开发的制品移交管理系统进行了细化完善，开发出了第二代制品智能收储管理软件系统。升级后的系统有很多优势。例如，对交接过程中移交信息不可实时更改这一弊端进行了修正；对存储库房内的动植物制品现存量不能自动显示，只能依靠人工手动操作等不足进行了改进；同时结合实际工作需要增加了库内环境温湿度监测、出入库智能化管理、库房日常巡检等功能，进一步厘清了移交和收储过程中各个环节的数字化管理权责。与此同时，储藏库不断加强数字化档案的安全管理工作，通过使用先进的网络防火墙、特定安全软件，以及建设单位内部单独的安全网络架构等措施加强网络安全防范，确保数字档案的安全。在实体制品的安全方面，储藏库完成了库区制品位移智能报警系统建设。该系统能够对展厅内的制品进行实时监测，有效捕捉到制品的位置变化并及时报警，为储藏库的藏品安全保驾护航。

提高管理人员的专业水平

随着信息时代的不断发展，档案管理人员必须熟练掌握计算机的使用方法、信息存储技术以及各种软件的操作[2]。珍稀濒危陆生野生动植物制品档案管理人员除了要掌握档案管理的相关知识外，还要掌握与珍稀濒危陆生野生动植物制品管理相关的基础知识。对此，档案管理部门可以通过定期开展培训的方式增加工作人员的知识储备，如邀请国家动物标本资源库、森林生态环境与自然保护研究所的专家来储藏库授课，以推动国家珍稀濒危野生动植物制品档案管理朝着创新、有序、科学的方向不断发展。就职业素养来说，管理罚没的国家珍稀濒危陆生野生动植物制品是一项具有一定机密性的政治性工作[3]，这要求档案管理人员不仅要坚持正确的政治方向，还要养成良好的职业操守，具备极高的责任意识，从而确保制品档案具有真实性、完整性、连续性和安全性。

（作者单位：北京市共青林场管理处）