IE理论优化图书入馆编码流程

朱乐怡 吕威龙

图书馆是传承与弘扬中华优秀传统文化的重要场所。现针对公共图书馆中图书入馆编码流程烦琐、时间成本高、无效活动多的现状，基于工业工程（IE）理论，重新定义IE理论图标技术符号，使用“5W1H”提问技术进行分析，确定需要优化的项目，并使用“ECRS”4大原则优化图书入馆编码流程。以xt图书馆图书入馆编码流程为例，优化后的图书在图书馆内平均移动距离由130米缩短至50米，平均入馆编码流程时间由55分钟缩短为23分钟，说明使用该方法改善图书入馆编码流程效果明显。这对提高图书馆管理效率和服务质量具有重要作用。

工业工程（IE）理论最初是在工业生产领域产生的，旨在提高工人的生产效率，增加生产效益，提高生产质量。然而，随着IE理论的不断发展，其在航空、建筑、金融以及其他行业也得到了广泛应用。

在我国城市化不断推进的进程中，城市中的公共建筑越来越多，基础设施日益完善。公共图书馆在推动城市化进程中起到了不可或缺的作用。在新时代，不仅各个城市都有图书馆供市民借阅图书，每所高校中也有图书馆供学生借阅图书。

随着科技的不断发展，为了满足读者的需求，跟上科技发展的步伐，适应时代的变化，图书馆需要不断购进新书。图书馆作为一个公共文化场所，有责任引导和培养读者的阅读兴趣，拓宽他们的阅读视野，提升他们的文化素养。而图书的入馆编码是图书馆日常工作中不可或缺的重要组成部分。当有新的图书进入图书馆时，相关工作人员要对每本图书进行图书编码。随着信息技术的不断发展，图书馆中的图书并非简单按照图书名称或作者名称进行编码。《IE理论在营业厅固网业务流程优化中的应用》一文中提到，将IE理论与技术应用于营业厅固网业务，有效提高了营业厅办理固网业务的效率和质量。《基于方法研究及仿真的汽车零部件流程优化》一文提出，运用IE理论对工厂中汽车零部件生产流程进行优化和改进，提高了生产效率，降低了生产成本。但是，目前还未见到将IE理论运用到公共图书馆图书管理的文献报道。针对某些图书馆出现的图书入馆编码不合理，图书摆放混乱导致借阅者找书难的现象，本文以xt图书馆为例，应用IE理论与技术方法改进和优化图书入馆编码流程，旨在提高图书入馆效率与管理效率，解决图书摆放混乱的问题，提升借阅者的体验，并让其爱上阅读。

图书入馆编码流程现状

图书馆是城市公共场所的重要代表，在城市中占有重要地位。虽然图书在出版时都有一个全国性的图书编码，但是该编码并不能直接运用到图书馆中，因为各个图书馆是相对独立的，图书信息并不共享。如果直接使用该编码，那么市民在网上查找所借阅图书的具体位置时，可能就会出现很多检索结果，这不便于市民借阅图书，也不利于图书馆的可持续发展。因此，各个图书馆都有独立的图书入库编码系统和图书借阅归还管理系统。传统模式下，图书馆必须对采购的新书进行分类编码工作，如下图所示。

由图可知，该图书馆图书入馆编码的工作较为烦琐，还有待改进。

xt图书馆的图书码只有条形码和数字，只有通过该图书馆图书管理系统扫码，借阅者才能查看该图书在本图书馆的具体信息。传统模式下，图书馆管理员很难在较短时间内了解图书的所属类型、再版信息及入馆时间等信息，而且还需要专门的工作人员才能识别出图书摆放数码，找到图书准确的摆放位置。这削减了借阅者的阅读热情，同时也增加了图书管理的人工成本。

为将起源于工业生产中的IE理论运用到图书编码流程中，现将IE理论中的图表技术符号进行重新定义，见表1。

将表1的技术符号应用到图书编码流程中，可以得出传统图书入馆编码流程分析结果，见表2。

从表2可以看出，在图书分析处和图书录入系统进行了多次图书分析的相关工作，大量时间都浪费在移动和分析活动上。接下来结合表2，分析xt图书馆图书入馆编码流程现状。

第一，图书移动距离过大，在图书分析处和图书录入系统处有多次重复移动，花费了较多时间，降低了图书编码效率。第二，在图书入馆编码流程中出现了多处分析活动，给图书分析员增加了工作量。第三，在图书管理系统录入过程中存在网络卡顿等问题，而此时的图书处于等待状态，没有得到充分利用，降低了图书入馆的效率。

优化图书入馆编码流程

将IE理论应用在图书馆图书入馆编码流程优化中的主要方法是通过“5W1H”提问技术对图书编码中的已有活动进行思考，并对各个步骤进行研究，分析找出问题所在，再使用“ECRS”四大原则对其进行优化和改善。

“5W1H”提问技术

使用“5W1H”提问技术可以从六个方面对图书入馆编码流程进行提问，通过研究、提问和解答，发现其中存在的问题。

以传统的图书入馆编码流程中的步骤4和步骤5为例进行说明，见表3。

“ECRS”4大原则

对逐个项目提问来确定优化项目（见表2“√”标注），并使用“ECRS”4大原则优化全部流程，即遵循取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、简化（Simply）原则。其中，取消原则是优先级最高的原则，对于无法取消但又有必要进行的项目，可以研究它们是否可以合并，以达到简化提效的目的；通过调整项目顺序达到流程有序、节约时间的效果。

1.分析图书

在传统图书入馆编码流程中，图书首先进入图书馆图书分析处，由图书馆图书分析处先分析图书，但是同一本图书会多次进入图书分析处，因此对图书分析处进行合理配置尤为重要，具体操作如下。第一，取消步骤3。图书馆图书入馆管理处可以根据购书信息，在网上查询图书所有相关信息，以提前预录入图书管理系统。第二，合并步骤4和步骤5。图书分类活动不能取消，否则无法在图书管理系统录入图书相关信息，因此可以合并步骤4和步骤5，交由图书入馆管理人员预录入图书分类信息。第三，取消步骤11、步骤14和步骤20，分析图书的合理配置。

2.独立书码

书码是图书在图书馆中独立的身份码，设计书码分别是设计图书码和摆放数码。设计书码需要将图书分两次送到图书分析处进行单独设计，有较大的改善空间，具体操作如下。第一，取消步骤15、步骤18和步骤19，即合并图书码和摆放数码。第二，合并步骤7和步骤16、步骤8和步骤17。设计包含图书码和摆放数码信息的书码。第三，合并步骤9和步骤10。合并打印和粘贴书码，简化图书入馆編码流程。

3.系统录入

在传统图书入馆编码流程中，图书录入图书管理系统需要把图书送到录入系统处才能进行，然后分别粘贴图书码和摆放数码，再两次送到系统录入处，浪费了大量的时间，有待改善，具体操作如下。第一，取消步骤11和步骤21。录入系统所需书码可以由图书管理处传送到图书录入处直接录入，节省了图书送到录入系统处的等待时间。第二，取消步骤22。只录入一次系统即可，第二次系统录入无须等待。第三，图书管理系统定期自动检测图书是否有再版，如有再版，应提醒图书管理员将再版图书添加到图书入馆计划目录中，并标注为再版更新图书，重新实行一遍入馆流程。

通过以上对各方面的优化，图书馆图书入馆编码优化后的流程见表4，前后效果对比见表5。

由表4不难看出，图书入馆编码流程明显简化，4次移动被取消，有效缩短了图书在图书馆中移动的距离，提高了图书入馆编码的效率，节省了人力物力。此外，读者借阅图书流程也更加方便，有利于提高读者满意度，提升图书馆的影响力。

结论

笔者试图将IE理论引入图书入馆编码流程分析和优化中。实际改进结果表明，优化改进后，图书入馆编码流程减少了4次操作、2次等待和4次移动；平均移动距离减少了80米，平均入馆编码流程时间由55分钟缩短至23分钟，提高了图书入馆编码的效率，节约了时间成本。

在城市文化建设中，图书馆图书入馆编码效率的提高以及常见问题的解决大大提高了读者的满意度，使其更加热爱图书馆。

（作者单位：山东理工大学）