企业组织管理沟通中的共性问题及应对措施

何欢

[摘 要]企业组织管理沟通在企业管理中扮演着非常重要的角色，企业应在重视组织管理沟通的同时，积极采取相关措施，打造更加可靠、高效的沟通体系。梳理当前的企业组织管理沟通发现，其仍存在一些共性问题。为解决这些问题，助力企业更好地发展，文章结合相关经验，探讨了企业组织管理沟通中共性问题的解决策略，以供参考。

[关键词]企业；组织管理；沟通；共性问题；应对

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）01-0070-03

在当今快节奏的商业环境中，企业组织管理沟通的重要性日益凸显。良好的沟通可以促进信息的流通，提高决策的效率和准确性，增强企业内部的凝聚力和向心力[ 1 ]。然而在实际操作中，企业组织管理沟通往往存在一些共性问题，如沟通不畅，信息传递不及时、理解不准确等。这些问题不仅影响了企业的日常运营，还可能对企业的战略实施造成阻碍。因此，深入探讨这些共性问题及应对措施具有现实、积极的意义。

（一）企业组织管理沟通与企业发展的关系

企业组织管理沟通与企业发展之间存在着密切的关系，即前者是后者得以稳定、持续发展的重要因素。

首先，有效的管理沟通可以促进企业的内部协调。企业内部各个部门和员工之间的协调是实现企业目标的基础。企业通过有效沟通，可以更好地协调各个部门和员工之间的工作，提高员工的工作效率和质量，进而提升企业的竞争力。如在企业常态化引导下，员工会在充分理解企业目标、策略和任务的同时，营造更加积极、和谐的工作氛围，提升企业内部发展的稳定性。

其次，有效的管理沟通可以促进企业的创新和发展。创新是企业发展的关键因素之一，有效的沟通可以激发员工的创新思维和创造力。如企业通过与员工进行积极交流和反馈，可以了解员工的想法和建议，在合理的范围内予以支持，如此不仅能打造良好的企业文化，还能为员工的业务创新奠定良好的基础。

最后，有效的沟通也可促进企业与外部环境的联系和互动，帮助企业获取更多市场信息和资源，为企业的发展提供更多的机会和支持。良好的组织沟通可帮助企业更好地理解客户的需求和期望，提高客户满意度。因此，企业应重视管理沟通的作用，建立有效的沟通机制和渠道，提高沟通质量和效率，为企业的稳定发展提供有力的支持[ 2 ]。

（二）企业组织管理沟通的特征

企业组织管理沟通的特征在很大程度上决定了企业的运营效率和结果。当前，企业组织管理沟通的基本特征主要有以下几点。

第一，清晰明确。企业在传达重要信息时，为确保参与者明确理解并同意传达的内容，应尽量使用简洁明了的语言，避免使用过于复杂或专业的术语[ 3 ]。

第二，直接客观。企业沟通应直接客观，避免使用含蓄或暗示的表达方式。在传达负面反馈时，尽量避免使用过于尖锐或攻击性的语言，而是以建设性的方式提出建议或意见。

第三，双向互动。有效的沟通通常需要建立良好的双向互动关系。因此，企业在沟通中，除了反馈信息，也会积极倾听他人的意见和建议。

第四，适应性和灵活性。在面对不同的沟通对象和情境时，企业管理人员要调整沟通策略和技巧，确保信息的有效传递和理解。沟通应基于企业的政策、流程和制度，确保信息的准确性和可信度，按照适应企业规范的程序与员工进行公开、透明的沟通和信息交流等。

第五，及时性。信息传递要及时，如此确保相关方能够迅速获取信息并作出相应的决策。因此，企业通常会要求各部门、各员工，对于重要信息要提高其优先级，以避免延误时机或产生不良后果。

在更加激烈、复杂、多元的市场竞争体系下，各领域企业为提高自身发展效益，在组织管理沟通上采取了一些措施，如精简流程与人员、加强信息技术支持等，已取得了较好的效果，但部分企业组织管理沟通的形式与内容仍存在一些不足。

（一）沟通不畅

沟通不畅是大部分企业中普遍存在的问题，主要是由以下原因造成的。

首先，层级关系复杂。大型企业和集团企业往往有多层管理结构，这会在一定程度上导致信息在传递过程中失真或被过滤，如针对部分关键信息，部分员工可能因为担心跨级沟通会破坏“规矩”或得罪上级，而选择不沟通[ 4 ]。

其次，部门壁垒。企业内部各部门之间可能存在竞争关系，导致信息不流通。例如，销售部门由于担心业绩“被抢”，可能不愿意与生产部门分享客户信息。

最后，身份和地位差异。在一些企业中，员工的等级觀念较重，可能导致下级员工不敢向上级提出观点和建议，或者同级员工之间存在沟通障碍。

（二）信息传递不及时

一是缺乏有效的信息系统。目前，一些企业还在使用传统的沟通方式，如邮件、电话等，会导致信息在传递过程中被延误。

二是管理层不重视。由于部分管理层未意识到信息传递的重要性，未投入足够的资源建设和更新信息系统，导致信息传递效率低下。

三是信息过载。在一些大型企业中，员工每天可能收到大量的邮件和信息，导致他们无法及时处理。

（三）信息理解不准确

第一，语言和文化差异。在跨国企业中，员工可能来自不同的国家和地区，拥有不同的语言和文化背景，这可能导致他们在理解信息时出现偏差。

第二，知识体系差异。不同部门和职位的员工可能有不同的专业背景和知识体系，可能导致他们在理解同一信息时有不同的解读。

第三，信息模糊。有时信息表述不清或有歧义，也会导致接收者理解困难。

（一）畅通组织管理沟通渠道

1.优化层级关系

一方面，为减少信息在传递过程中的失真和过滤，企业可尝试打破层级障碍，推行扁平化管理，如减少管理层级、推行项目制等。同时，企业还可以鼓励员工积极参与层级管理优化工作，如提出观点和建议、参与调研活动等，提升层级优化的可行性与可靠性等[ 5 ]。

另一方面，企业应建立有效的反馈机制，针对集团企业下属子公司员工的必要信息反馈，如出现无法及时联系上级的紧急情况，可直接通过该机制反馈信息；对于一些部门敏感信息，可直接通过该反馈机制进行传播。

2.打破部门壁垒

首先，建立跨部门合作机制。企业可建立跨部门合作机制，以促进不同部门之间的交流和合作。例如，可以定期组织跨部门会议，或让不同部门的负责人进行交流和分享，以便更好地协调资源和解决问题。为保障部门信息的有效传递，需为各部门设立专项联络人，让其负责沟通协调工作，以及时解决跨部门之间的组织沟通问题。

其次，制订跨部门合作计划。针对某些关键业务活动或研究项目，企业应基于部门的人员构成、业务交叉情况等，设立专门的项目组或团队，以降低沟通时间成本，避免关键信息“失真”。

3.缩小身份和地位差距

建设公开透明、积极向上的企业文化，是实现高效团队协作和员工自我价值的重要保障。因此，企业在组织管理沟通过程中，要倡导平等、开放、包容的企业文化，打破等级观念。如此，不仅有利于员工的个人成长，更能够促进团队的协作和企业的持续发展。例如，鼓励员工提出观点和建议，参与信息沟通互动，让员工在轻松愉快的氛围中工作。此外，还应通过开展团队建设活动、加強员工之间的交流等方式，增强员工的凝聚力和向心力，让员工在工作中更加团结、默契。

（二）强化组织管理沟通及输出保障

1 .提升管理层的意识

管理层是企业的领导者和决策者，其认知和态度对于信息传递的质量和效率有着非常重要的影响。因此，企业需要加强对管理层的培训和教育，提高他们对信息传递重要性的认识，使他们更加重视信息传递工作，投入更多的资源和精力，支持和推动信息传递工作的开展。

2 .增强信息传递的科技属性

企业应投入足够的资源和精力，建立高效的信息系统，可利用现代化的沟通工具和平台，如企业微信、钉钉等，以便及时传递信息，提高工作效率。同时，企业还可建立内部网站、共享文件夹等，方便员工获取企业内部资料和信息[ 6 ]；或搭建统一的信息平台，以方便员工间的沟通和协作，提高信息的传递效率。在此过程中，需注意重要信息的保护，避免信息泄露影响企业发展。

3.优化信息传递形式

一方面，为提升信息的可读性和易用性，避免因信息格式不兼容或分类不明等问题而导致的沟通障碍或误解等问题，企业需建立完善的信息传递标准，以确保信息的格式、分类、传递方式等准确无误。

另一方面，企业需要优化信息处理流程，使员工能够更加高效地处理信息，如制定一套规范的信息处理流程，明确信息的分类、处理方式和处理时间等，同时提供必要的信息处理工具和资源，如知识库、邮件系统等，以提高员工的信息处理效率和质量。

4.过滤信息和优化信息反馈

首先，要对信息进行过滤和分类处理。面对信息过载的问题，企业可引入自动化的信息过滤和分类工具，帮助员工更好地管理和处理大量的邮件和信息。员工可通过设置优先级和标签，对重要信息进行筛选和归类，确保能首先处理和回复最重要的事务，从而提高信息处理的效率和准确性。

其次，不断改进和更新。信息传递是一个持续优化和改进的过程。企业应不断评估和调整现有的信息传递方式和系统，根据实际需要进行更新和改进。

最后，可借鉴其他企业的成功经验和最佳实践，学习先进的信息传递模式和技术，与时俱进，提高信息传递的效率和质量。

（三）强化组织管理信息理解支持

1.语言和文化交流培训

对于跨国企业来说，员工来自不同的国家和地区，语言和文化差异往往会对沟通产生负面影响。因此，针对这一问题，建议企业开展语言和文化交流培训，帮助员工更好地理解和尊重彼此的语言和文化差异。其中，培训内容应包括文化敏感性培训、语言交流技能培训等，以使员工更好地适应不同的文化环境，提高跨文化沟通的能力。

2.建立共同的知识体系

由于不同部门和职位的员工可能有不同的专业背景和知识体系，这可能会导致他们在理解同一信息时产生偏差。企业应在建立共同知识体系，使员工更好地理解和共享信息的基础上，基于企业价值观、文化观进行更加系统的引领，如为消除销售部门和生产部门间的沟通壁垒，企业可基于自身优质服务的核心理念，让两个部门共同探讨市场需求和产品特点，促使他们对产品信息产生共性理解，继而更好地合作、沟通。

3.提高信息传递质量

企业应在信息发布前对信息进行仔细的审查和编辑，以确保信息的清晰度和准确性，即要基于企业信息面向的对象，对信息进行针对性的优化处理，如避免使用过于复杂或专业的术语，而是使用通俗易懂的语言，以便更多员工能够理解信息。在发布信息时，要确保信息的内容明确、具体，没有歧义或模棱两可的部分；同时应提供一些必要的背景信息，以便员工能够更好地理解信息的含义和重要性。

4.高新技术的应用

未来，人工智能技术在企业中的应用越来越广泛。因此，企业在解决信息理解不准确的问题时，也可考虑应用人工智能技术，如利用自然语言处理技术，可实现文本信息的结构化、可视化，进一步降低沟通难度。

管理沟通是企业组织运行的核心，它的有效性直接关系到企业的生存和发展。在面对各种挑战和问题时，企业需要从多个角度出发，采取有效的措施和方法，提高管理沟通的效率和效果。希望相关人员能够持续关注和研究沟通领域的最新进展，推动企业组织管理沟通的不断创新发展。

[1]季柏伶.企业组织管理中的沟通问题及解决措施[J].营销界，2021（Z6）：101-103.

[2]邵珠琳.浅析企业组织管理中的沟通问题及解决措施[J].现代营销（经营版），2021（06）：109-110.

[3]任晓梅.管理信息化背景下企业组织变革与创新路径分析[J].企业改革与管理，2021（03）：57-58.

[4]刘旭霞.浅析组织文化与组织结构对沟通效果的影响[J].经营管理者，2019（09）：70-71.

[5]任志军.建筑企业内部信息的沟通及管理核心探究[J].现代物业（中旬刊），2019（05）：249.

[6]刘可薇.企业管理沟通中的问题以及解决对策研究[J].农家参谋，2019（05）：290-291.