档案信息的数字化转型研究

么 支，刘焕琴，郞 楠

（国家电网有限公司客户服务中心北方分中心 天津 300000）

0 引言

随着信息技术的发展，数字化档案管理已经成为企业提高管理效率和保护数据隐私的重要手段。 在数字化档案管理的背景下，如何建立完善的数字档案管理体系，解决数字化档案管理过程中出现的技术难题和管理问题，是当前企业亟待解决的问题［1］。 一些企业在数字化档案管理方面仍存在不足，其中包括技术和人员培训等难题。 因此，本文旨在深入研究档案信息的数字化转型，分析当前数字化档案管理存在的问题，探讨数字化档案管理的相关理论和技术难点，并提出相应的解决方案和创新点，以期为企业和单位更好地实现数字化转型提供有益的参考与借鉴。

1 档案信息数字化转型的现状

1.1 数字化管理已逐渐被企业所采用

从表1 可以看出，越来越多的企业开始采用数字化档案管理方式，数字化档案管理技术已经逐渐成为企业数字化转型的一部分，未来数字化档案管理的应用前景广阔。

表1 档案信息数字化运用情况

1.2 数字化管理仍存在技术和人员培训等难题

从表2 可以看出，数字化档案管理仍存在技术和人员培训等难题。 需要加强研发和改进数字化档案管理技术，提高系统稳定性和数据安全性，并解决技术兼容性问题。同时，也需要加大对数字化档案管理人才的培养和引进。

表2 档案信息数字化转型的难题

2 档案信息数字化转型的问题

2.1 数字化档案的安全保障问题

数字化档案的存储和处理离不开网络，因此网络安全是数字化档案管理中必须重视的问题。 网络攻击、黑客入侵、病毒感染等都可能导致企业数字档案的泄露、丢失甚至被篡改［3］。

除了外部的网络安全风险，内部员工也可能存在泄密、造假等行为，对数字档案的安全造成威胁。 员工可能会利用自己的职务权限，擅自查看、修改或删除档案信息，给企业造成重大损失。

2.2 不同系统间数据共享的瓶颈问题

不同系统之间数据格式的不一致可能会导致数据共享瓶颈。 由于不同厂商或开发者设计的系统和数据库结构不同，导致数据的格式和存储方式也不同。 例如，在一个已经建立好的人力资源管理系统中，如果想将其与其他企业管理系统进行数据共享，需要对不同系统之间的数据格式进行转换。

对于一些敏感的数据，例如个人隐私、薪资福利等，需要采取严格的安全措施，以保证数据的安全性［4］。 然而，在将数据共享到其他系统时，存在泄露、篡改以及未经授权的使用等风险。 因此，如何在不牺牲数据安全性的前提下实现数据共享也是数字化转型面临的挑战之一。

2.3 落实数字化档案管理的标准与规范问题

不同企业对数字化档案管理的标准和规范程度不一，有些企业甚至没有完备的标准和规范。 这就可能导致数字化档案管理过程中存在混乱和不规范的现象，例如数据格式不统一、数据分类方法不明确等。

在制定标准和规范时，需要对企业的实际情况进行充分考虑。 由于每个企业的运营方式和管理需求都有所不同，因此标准的制定需要具有一定的灵活性。 此外，标准制定者需要了解科技的发展趋势和数字化档案管理技术的发展动态，以确保标准和规范的可行性［5］。

3 档案信息数字化转型的策略

3.1 加强数字化档案管理的安全保障

网络安全是数字化档案管理的第一道防线，需要采取一系列的措施来保护档案数据免受网络攻击和数据泄露的威胁。 企业可以采取建立防火墙，加密传输通道，设立网络监控系统等措施，确保档案数据在传输和存储过程中的安全。 同时，企业还要定期对数字化档案系统进行安全检查和评估，及时发现并解决存在的安全问题。 企业隐私泄露、数据篡改等问题都可能会造成企业的损失。 为避免内部安全风险的出现，企业需要建立完善的数据权限管理体系，对企业员工进行合理分类，对不同类型员工授予不同级别的权限。 此外，还需要对企业信息进行加密和备份，避免因意外情况造成数据丢失等问题。

3.2 完善数字化档案管理的基础设施

档案信息来源多样，可能涉及不同文件格式。 这给数字化转型带来了挑战［6］。 企业需要建立数字化档案管理的标准体系，规定数字化档案文件格式与内容的统一标准，实现数字化档案的标准化、统一化管理。 还可以通过专业的扫描仪等设备将纸质文档进行数字化处理，方便后续数据交换或使用。 企业需要采取一系列措施，例如对数字化档案进行加密和备份，以确保数据的安全性和完整性。 还需要建立完善的数据权限管理机制，对数据的访问进行严格控制，以确保数据的使用安全。 对于不再需要使用的有价值数据，企业需要进行及时归档或销毁，避免造成数据泄露等问题。

3.3 落实数字化档案管理的标准与规范

在数字化档案管理中，不同部门可能会使用不同的数字化档案系统。 标准化程度的不一致性可能会带来数字化档案数据格式混乱、后续数据交换和使用困难等问题。企业需要在数字化档案管理过程中，根据一定的规范制定数字化档案管理标准，并加强内部培训，提升企业对标准化体系的认知度。 在实际操作中，由于技术、设备等原因，在落实标准与规范时常常会出现一定的困难［7］。 企业需要充分考虑到设备和技术的可行性，对标准与规范进行适当的调整，确保数字化档案管理标准能够真正落地实施。如果制定的标准过于理想化或者不符合实际情况，可能会导致标准无法得到有效执行，从而影响数字化档案管理的效果。 因此，企业需要在制定标准与规范时，与相关技术人员和设备供应商进行充分沟通，了解实际情况和限制，确保标准的可行性和实用性。

4 档案信息数字化转型的意义和应用

4.1 档案信息数字化转型的意义

4.1.1 提高信息处理效率

传统手工档案管理方式存在诸多缺陷，如数据分散，难以管理，难以追溯等。 而数字化档案管理则可以将所有档案信息集中到一个系统中，设定相应权限，实现档案数据的一键查询和操作，大大提高了信息处理效率和管理效率。 数字化档案管理还可以实现档案信息的快速检索和查看，使得档案信息的查询更加方便和快捷。 数字化档案管理也可以减少因为人为错误带来的问题，有效保证档案信息的完整性和准确性［8］。 另外，数字化档案管理还可以促进信息共享和协作。 实现不同部门之间的信息共享和交流，有利于整个企业的信息沟通和协作。

档案信息数字化转型对于企业提高信息处理效率和管理效率有着重要的意义。 数字化档案管理可以帮助企业实现信息的集中管理、提高工作效率和信息共享，进而为企业的快速发展提供有力的支持。

4.1.2 提升档案管理质量

首先，有效保护企业隐私和数据安全。 传统手工档案管理方式存在着机密泄露、数据损毁等风险，而数字化档案管理则采用了一些安全措施，如权限设置、数据备份、加密措施等，可以保证企业档案信息的安全性和保密性［9］。数字化档案管理还可以对档案信息进行备份和恢复，以应对数据意外丢失或损坏的情况，进一步提升企业档案信息的安全保障。 其次，提高管理效率和减少管理成本。 数字化档案系统可以实现档案归档、移交、清理等管理操作，规范管理流程，避免传统手工档案管理需要耗费人力物力的问题。 数字化档案管理还可以减少纸质文档的使用量，降低企业对于印刷、存储等方面的开支。

档案信息数字化转型对于提升企业档案管理质量有着重要的意义。 数字化档案管理可以通过规范管理流程、加强隐私保护以及提高管理效率等方面，提升企业档案管理的质量和水平，为企业的发展提供有力的支持。

4.2 档案信息数字化转型的应用

4.2.1 数字化存储与管理

数字化转型使得档案信息可以以电子形式存储和管理，例如，许多组织采用电子档案管理系统，将档案数字化存储在数据库或云平台中。 这样，可以通过关键词、分类标签等方式快速检索档案，提高了信息检索的效率［10］。同时，数字化存储还解决了纸质档案易损坏、占用空间大等问题。 一些企业采用了电子档案管理系统，实现了档案的数字化存储与管理。 他们建立了一个统一的数据库，将企业信息、合同、培训记录等相关资料都以电子形式存储，方便随时查阅和更新。

4.2.2 自助查询与使用

数字化转型使得企业可以自主查询和使用档案信息，提高了信息的可用性和员工满意度。 通过搭建员工自助查询平台，员工可以通过登录系统自行查询和下载自己的档案信息。 这种自助查询功能减少了员工的等待时间，提升了服务效率。

5 结语

随着数字化程度不断提高，档案信息数字化转型具有重要的意义。 档案信息数字化转型可以提高信息处理效率，加快档案检索、传递和存储等流程，节省时间和成本；可以提升企业档案管理质量，保证档案的真实性和完整性，减少数据丢失或损坏的风险。 然而，在档案信息数字化转型过程中仍存在多种问题，包括数字化档案安全保障，不同系统间数据共享的瓶颈问题，以及落实数字化档案管理的标准与规范问题。 这些都需要企业在数字化档案管理过程中予以重视，并制定相应的解决策略。

因此，为解决档案信息数字化转型所面临的问题，企业需要针对具体情况，制定相应的策略进行优化。 需要加强数字化档案管理的安全保障，完善数字化档案管理的基础设施，落实数字化档案管理的标准与规范等，以确保数字化档案管理的顺利推进。 未来，数字化转型将持续发展，企业需要不断地进行技术和管理上的创新，提高数字化档案管理水平。