以RPA+OCR赋能高校智能报销研究

李斯莹

摘 要：随着信息技术快速发展、财务透明度及管理要求的提高，以数字化手段赋能高校财务流程，提高财务管理效率和决策科学性，已成必然趋势。文章提出以搭载OCR的RPA技术赋能高校财务报销，能针对性地解决当前报销流程中的难点及痛点。文章以RPA+OCR技术为基础，构建在审核、制单及支付中的自动化应用，重塑高校财务报销流程。最后，文章就如何促进RPA+OCR技术的顺利实施，从制度规划、运行环境、系统对接及人才培养4个方面提出建议。

关键词：RPA；OCR；智能报销

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.02.056

教育部于2021年頒布了《高等学校数字校园建设规范》，为数字化校园建设提供了指导和规范，促进了数字化校园建设的标准化和统一化。数智化、无纸化、自动化成为近年来的高校财务的关键词。作为数字化改革的先行者，浙江数字经济“一号工程”极大地推动了人工智能、大数据等技术的应用，为深化高校智能财务提供契机。在此背景下，以方便师生为宗旨，提升财务效率为导向，用数字化技术赋能高校财务，使财务处理方式更高效、准确，更好地满足高校管理的需要，已是大势所趋。

1 当前数字化基础及存在的问题——以Z大学为例

Z大学作为曾经的首批会计电算化工作试点省属高校，其计划财务处对财务信息化建设一直予以高度重视。从2008年前的现场排队现金支付，到2008-2012年的排队叫号转卡支付，再到2012-2021年间使用的网上预约现场叫号模式，Z大学计划财务处的财务服务系统几经迭代，数字化程度不断加深。

自2022年10月起，Z大学财务已采用网上智能报销系统。在该系统下，师生可通过登录网上智能报销系统进行填报并提交报销预约申请。预约成功后，报销人将通过智能投递柜或至财务报销大厅提交财务报销单据。财务人员收单后进行票据审核、账务处理及资金支付。当前的网上智能报销系统能实现多渠道预约，不限预约数量，支持电脑、手机、PAD端。虽然当前的智能财务报销系统解决了传统报销线下排队时间长，预约需求量大于放号量的问题，但财务工作仍面临以下困境。

（1）日益增加的报销及审计压力。随着新业务和新渠道的不断增多，财务审核、制单压力增大。当前的系统仅是通过让师生提前将财务报销进行网上预约，从减少师生排队等候的角度缓解了财务人员与师生间的矛盾，无法从根本上减轻日益增加的财务报销压力。在人员不变的情况下，单据的增多容易导致人工操作错误。传统的审核、制单模式将难以满足新时代下高频率、高标准的财务报销及审计要求。

（2）报销审核存在滞后性。当前财务报销需要待报销单据提交后，由财务人员根据相关的规定和程序，对于各项经费的使用及报销进行审核。因此，如果出现报销系统栏目填写错误、提交票据不合规、材料不齐全、报销金额不符合预算等问题，要待财务人员审核时才能发现。

（3）电子发票信息未能被充分提取。电子发票的真实性验证涉及到发票号码、开票日期、金额等信息的核对，以及通过发票验真系统等工具进行验证。当前Z大学的报销系统虽然能通过与税务局票据系统相关联，实时对发票进行验真查询，但报销人员在提交原始单据时仍需将电子发票打印成纸质版。这导致电子发票仍以纸质形式入账，需要手工计算金额，过程仍较为繁琐。

（4）复合型人才缺乏。高校财务人员普遍缺乏将专业知识与数据处理、软件维护等计算机知识相结合的能力。由于日常重复性高的冗余性财务工作占用了大量时间，财务人员对新技术的学习时间与精力十分有限，进一步导致财务人员无法充分利用技术手段提高财务做账、管理的效率和准确性。

（5）传统的财务流程改造将产生较大经济、时间成本。财务流程改造通常涉及技术设备升级、系统更新以及对财务人员培训的费用。传统财务改造流程将对学校产生较大经费负担。因此，应确保经费优先用于关键和紧急需要的改造项目，还应优先选择改造成本小的方案，避免资源浪费。

2 基于RPA+OCR技术的财务报销流程设计

2.1 RPA+OCR的概念及特点

RPA（Robotic Process Automation）是指机器人流程自动化，它能通过提前预设的执行脚本，针对重复性高、规则明确的业务，实现业务流程的自动化。OCR（Optical Character Recognition）技术是指光学字符识别技术。它能用拍照等光学方式，通过字符识别技术提取票据上的信息，供使用者后续编辑使用。

2.2 RPA+OCR技术优化策略

基于RPA+OCR技术的特点，它能与当前财务报销系统有机结合，针对性地从以下几个方面解决当前财务报销流程中的困境，见图1。

（1）提升财务报销效率。搭载OCR的RPA技术是一种虚拟劳动力，它能7*24小时不间断进行审核、制单与支付。它能跨业务系统抓取数据，提升填报信息准确性。例如，在报销酬金时，RPA能自动抓取到人事系统中的姓名、卡号等酬金信息，自动完成报销单据填报，显著减轻当前报销人填单，审核人员制单的负担。通过将财务人员从冗余的财务工作中转移出来，可使财务人员转向规范修订、数据挖掘等高附加值的工作，更大程度地为管理层决策做好支持，助力高校全面提质、降本、增效。在利用RPA技术赋能财务报销流程的过程中，能同步实现数据留痕。这不仅能让师生看到整个报销过程，还能更好地满足当前日趋严格的查阅、审计要求。

（2）前置审核流程。RPA+OCR技术能自动识别票据字符，提取相关信息，为报销人自动生成报销申请单初稿。财务部门通过提前建立规则库，将财务制度及报销标准，如分次报销、关联交易、劳务费发放限制等，内嵌至系统中。报销人在提交预约单前，RPA技术可通过抓取报销单中的信息与系统内置的规则进行比对，实现线上自动稽核。针对材料有误，不符合报销标准或是预算设置的报销及时进行退单。通过前置财务审核，实现事前预警，在保证审核速度的同时也确保了财务风控。同时，通过RPA技术前置审核流程，避免了报销人来回跑的情况，减少了财务与报销人员之间的矛盾。

（3）优化发票入账形式。RPA+OCR技术能直接获取电子发票上的重要信息，包括账号、户名、开户行、发票号码。通过将电子类票据直接导入系统，并利用RPA+OCR技术，直接抓取票据上的相关信息，简化填报流程，避免生僻字影响，减少手工输入计算产生的错误，改变当前电子票据仍以纸质形式入账的困境。

（4）有助于高校培养复合型人才。当前的RPA软件具有用户友好的可视化界面和无代码平台，通过简单的培训即可使财务人员掌握。财务人员可通过RPA软件的拖拽式图形界面，不用具体进行编程，即可创建RPA流程。财务人员了解财务报销的规则与细节，以及报销流程中的难点与痛点。而RPA技术易于使用的特性能让每个财务人员都成为程序的开发者。在此背景下，财务人员能将技术与专业知识有机结合，利用RPA技术有针对性地解决当前报销痛点。

（5）平衡流程改造成本及有效性。 RPA是一种外挂软件，使用RPA+OCR技术进行流程优化，不用对现有系统框架结构和应用程序进行改造，不会产生较大的经济及时间成本。同时，RPA技术具有可扩展性和灵活性，可以根据用户需求进行定制和设置调整，以适应不同的业务流程的变化和新的需求。因此，RPA技术能在满足优化流程需求的同时，兼顾流程改造成本。

3 基于RPA+OCR技术的财务报销流程

针对目前报销流程中存在的问题，本文构建了RPA+OCR技术在财务报销的核心环节：审核、制单、支付中的具体应用框架，并加以分析。通过应用RPA及OCR技术，能进一步规范高校财务流程，提升财务报销效率，有效促进高校业、财、税、金的一体化。重塑后的财务报销流程见图2。

3.1 填单及审核

如图2所示，通过应用 RPA+OCR技术，报销人可用手机拍照上传相关票据，或直接导入电子票据，并通过OCR技术采集单据上的数据信息。智能报销系统通过与税务局票据系统联网，在上传发票后的几分钟内就能进行发票验真。同时，智能报销系统会将采集到的发票号码，与学校系统中的发票数据库进行比对，查验是否有发票重复报销情况。对于伪造或重复票据予以退回，对连号的票据予以警示并要求经办人上传说明，并在后续以高亮警示标识对财务审核人员予以提示。

发票验证通过后，RPA将抓取发票及其他票据、合同上的信息，自动生成报销单初稿。报销人仅需对报销单进检查，确认无误后，即可提交至项目负责人审批。针对部分需改动金额的单据，例如实际需要报销金额小于发票金额的情况，报销人仅需修改相关部分信息即可提交。项目负责人线上审批通过后，RPA技术将对报销单据中的信息与提前内嵌至财务系统中的报销标准进行比对，对报销费用的合规性及是否超支等问题进行初审。对于不符合报销标准的单据及时线上退回并提供退回原因说明，对于符合报销标准的单据则流转至下一流程，实现自动稽核。为兼顾审核效率与风控要求，系统将对如单笔报销达到大额审批标准的，或报销人修改过金额等信息的报销单标注预警高亮提示，针对此类报销单，将由人工进行审核。

在此流程下，RPA可以实现财务的自动计算、验证和数据检查。通过简化数据采集和处理的过程，减少人工干预产生的错误和纠错的成本，提高信息准确性和高校工作质量。同时，RPA+OCR技术能实现自动稽核，财务人员仅需关注标有高亮警示标识的业务，这将大大减轻了财务审核的压力。此外，通过应用RPA+OCR技术，能记录和跟踪所有的财务交易和流程，提供高财务透明度和可追溯性。如果发生任何矛盾或争议，财务和报销人员都可以随时查阅系统记录来快速解决问题，减少争议的产生。

3.2 制单

财务人员基于人工制单流程的分析结果，提前将财务制单流程进行梳理和分解，转化为程序逻辑。待单据完成审核后，RPA机器人将执行提前设置的制单程序，模拟人工操作，自动点击相关模块，自动生成凭证。针对在自动化流程中可能出现的异常情况，如系统故障、错误的输入等，系统同时还对RPA机器人设置了异常流程监控和错误处理机制，例如发送通知、生成报警或将任务转交给人工处理等，充分保证其正常运行。

3.3 支付

财务部门可通过设置支付申请、复核和提交RPA机器人以实现支付流程的自动化。首先，支付申请RPA机器人读取凭证数据，并登录国库平台，自动录入数据，选择用款计划生成支付令号。接着，支付复核RPA机器人则将原始凭证中获取的数据，与支付令中的信息进行匹配，如匹配一致，将流转至支付提交RPA机器人。最后，支付提交RPA机器人将自动比对收款信息及复核支付令中的信息，并提交核对一致的支付令。同时，系统应设置RPA支付异常流程监控机制，针对支付失败或付款过程中发生错误的情况触发相应的异常处理机制，确保任务正常运行。在RPA自动支付流程中，人工仅需支付出现预警提示的报销单，极大地缓解了出纳支付的压力。同时，在该模式下，出纳也能对有预警标识的报销单给予更大的关注，提升支付效率的同时也保障了财务风控。

4 建议

4.1 制度规划，做好顶层设计

高校在推进RPA+OCR在财务上的应用时，要基于校园整体信息化战略视角，明确目标和优先事项，确保财务系统与校园整体数字化改革系统的互操作性和一体化。在此背景下，财务部门应将RPA等信息化管理手段制定进财务制度，让RPA+OCR技术的应用在当前校园数字化框架下有章可循。财务部门应及时更新财务制度并同步完善财务制度在智能系统中规则条款的内嵌，确保制度规范的有效实施。通过定期监测制度规范的执行情况，及时发现问题和瓶颈，加以更新和完善。

4.2 强化网络安全，保证运行环境质量

要确保RPA+OCR技术的顺利实施，学校应建立完善的网络安全措施。可以从以下几個方面入手：

一是设立网络保护措施。通过加强网络安全配置，定期对校园网环境进行检测，识别并修复系统中的安全漏洞和弱点，及时更新防火墙和安装软件补丁，防止恶意病毒攻击。

二是加强访问权限的控制与管理，明确责任和权限，确保其规范性和透明性。通过设置身份认证强密码策略等措施，使得仅有访问权限的人才能进入系统操作运行程序。

三是加强员工网络安全意识的培训，树立教职工遵守网络安全政策的意识，指导财务人员及教职工防范、识别网络攻击的方法。

4.3 加强校内系统对接，打破信息孤岛

高校财务部门应与业务部门应加强协作，为RPA及OCR的应用提供更加顺畅的环境。业务与财务部门应共同与信息技术部门协作，确定统一的数据标准、取数口径，统一数据接口，确保不同系统之间的数据可以互联互通，打破信息壁垒，实现系统间数据的采集与共享，让RPA+OCR技术能在更广的层面实现取数，发挥自动化优势。同时，财务部门与业务部门应定期通过会议，工作组研讨等方式确保系统的兼容性和可扩展性，不断拓宽、加強RPA+OCR技术在工作中的应用。

4.4 加强人才培养

高校要加强复合型人才培养。学校应为财务人员提供多元化的培训形式，包括参加培训、研讨会、行业会议等。财务人员通过持续学习政策制度、信息技术等，保持对新技术、法规的了解，不断更新和提升自身专业及数字化水平。针对RPA+OCR技术的应用，高校应鼓励财务人员与技术人员及其他高校RPA财务使用人员进行交流和互动，吸收他们的经验、与时俱进地利用RPA+OCR技术优化财务报销流程。

5 结语

本文以Z大学当前报销流程中存在的不足作为切入点，分析了RPA+OCR技术在财务报销中的应用。结果发现：RPA+OCR技术具有用户友好、经费投入少、能不间断工作的特点，能通过多环节辅助，优化审核流程，实现稽核、制单、支付的自动化，有效提升财务报销效率。文章对RPA+OCR技术在财务审核、制单及支付环节中的应用，构建了具体流程并加以分析。最后，文章就RPA+OCR技术的应用给出建议，以期为RPA+OCR技术在高校智能财务中的具体实施提供借鉴和参考。

参考文献

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