关于企业加强合同管理工作的思考

王亮

摘 要：合同管理是企业防范经营风险的重要举措、加强内部控制的重要内容、提升经营质效的重要抓手。本文从企业合同管理现状出发，分析了企业合同管理存在的“重商务轻资信、重审核轻管理、重流程轻协作、重风险轻防控、重签订轻执行”的问题，有针对性地提出了加强合同管理的具体举措，为企业提升合同管理质效提供借鉴。

关键词：企业；合同管理；风险防范

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.03.046

合同是企业间经济往来的凭证，是企业经营活动的载体，是保障企业合法权益、促进经营目标顺利达成的重要手段，在商业经济活动的过程中起着关键性作用。加强合同管理，可以规范企业的经营行为，维护自身合法权益，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展。

1 企业合同管理的重要性和意义

1.1 合同管理是企业防范经营风险的重要举措

合同是企业防范经营风险的屏障。加强合同管理，提高合同的严谨性、完备性和可执行性，能够减少合同纠纷问题的发生、维护企业合法权益不受侵害。一方面，严谨完备的合同文本明确规定了标的质量及价格、履行标准、验收规范、违约责任、纠纷处理等交易的关键要素，减少了合同履行的误判和争议，降低了合同履行的成本，保障了合同利益的实现。另一方面，严谨完备的合同即使发生了纠纷，司法机关处理起来也相对简单，企业花费较小的时间成本、诉讼成本就能顺利解决。

1.2 合同管理是企业加强内部控制的重要内容

合同管理是企业内部控制体系的重要组成部分。合同管理工作贯穿于企业资金活动、投资管理、采购业务、资产管理、销售业务、研究开发、工程项目、担保业务、业务外包等多个内部控制模块中，通过对合同起草、审核、批准、履行等关键环节的内部控制，切实提升内部控制体系的有效性，可以促使企业依法合规开展各项经营活动，实现“强内控、防风险、促合规”的管控目标，推动企业高质量发展。

1.3 合同管理是企业提升经营质效的重要抓手

合同的签订与履行是企业取得经济效益的主要途径。加强合同管理工作，提升企业准确把控合同条款风险、实时监控合同履约进度、及时回收合同款项的能力和水平，可以提高资金周转效率、提高营运能力，增强企业经营管理的质效。卓越的合同管理能力可以帮助企业增强客户满意度，树立良好形象，提升市场竞争力。

2 企业合同管理存在不足

随着全国统一大市场的形成和发展，特别是“国有企业改革三年行动（2020-2022）”开展以来，企业合同管理水平有了明显提高：业务开展通过合同保障成为员工的普遍遵循，合同审核管理的工作模式普遍建立，合同管理对业务发展的支撑作用显著提升。与此同时，要清醒认识到，现阶段大部分企业在合同管理方面，仍然存在“重商务轻资信、重审核轻管理、重流程轻协作、重风险轻防控、重签订轻执行”这5个方面的不足，需要引起高度重视。

2.1 重视商务拓展，轻视资信审查

在业务开拓中，企业通常更加关注标的数量、合同价格、履约成本等与合同利益直接相关的要素，极力促成订单，容易忽略对合同相对方的资信审查评估。主要表现为：一是未认真核查合同相对方的履约资格，对合同相对方的企业性质、承揽业务应当具备的准入资质、代理方的有效授权等没有认真核查。二是未全面核查合同相对方的履约能力，对合同相对方的运营状况、是否有足够的人员、资源投入到合同履行、是否有潜在的重大诉讼等没有认真核查。三是忽视合同签约主体风险，部分合同的签约主体与谈判主体不一致，签约主体往往资信水平更低；部分合同签约主体为无签约能力的职能部门、非独立法人实体。

2.2 重视法律审核，轻视合同管理

合同法律审核已经成为企业业务开展的基本要求，合同签订前通常会提交企业内设法律部门进行法律审核，重大合同还会聘请外部律师审核把关，防范法律风险。但是，很多企业合同管理工作侧重于审核管理，对于合同台账、合同备案、合同变更等基础管理工作机制不健全、落实不到位。主要表现为：一是未实现合同归口管理，没有统一的合同归口管理部门，没有规范的合同管理标准，合同管理工作由各业务部门自行管理，导致合同管理混乱。二是未建立规范的合同编号、合同台账、合同用印、合同备案、合同变更、合同履行监控等管理机制，易导致合同管理失控风险。三是未建立有效运转的合同信息化管理系统，推动合同管理各项工作举措严格执行。

2.3 重视审批流程，轻视协作沟通

企业开展合同审核工作，普遍建立了审批流程，制定了合同审批表单，但是审批部门间的沟通协作不到位，合同审核控制作用未充分发挥。主要表现为：一是提交合同审批的材料不规范，存在合同文本有空白条款、合同金额填写错误、合同类型选择不当、合同前置的采购实施材料不全等问题。二是合同审批流程选择不当，未将合同相关的审核部门加入合同审批流程，重大合同按照一般合同流程审批，存在故意用印审批代替合同审批等问题。三是合同经办部门之间的沟通协作不畅，合同经办部门对合同文本解释不清楚，合同审核部门对合同文本的审核修改意见不明确，易出现未考虑到的合同条款漏洞等问题。

2.4 重视合同风险，轻视防控举措

企业对合同引发的法律风险、法律案件普遍比较重视，但在合同签订、履行过程中容易忽略或未严格执行风险防控举措。主要表现在：一是合同用印管理不规范，存在印鉴管理人擅自给没有合同审批表单的合同文本盖印、未对合同文本与审批文本进行形式审查、未加盖合同骑缝章等问题。二是未严格落實合同签订风险防控措施，存在未对合同签字人是否获得授权书进行核查、未填写合同签署日期、未对合同相对方提供的合同签署文本进行审查等问题。三是未严格落实合同履行风险防控措施，未严格落实履约保函、质保保函等履约担保措施，未及时购买货物运输保险。

2.5 重视合同签订，轻视合同执行

企业对合同的立项和签订环节往往比较重视，合同主办部门、财务、采购、法律等相关职能部门都会参与管理和监控，但对合同履行却缺乏有效的管控举措。主要表现在：一是未严格依据合同执行，合同执行主体不熟悉合同内容，未及时组织生产运输，未及时开展收货验收，不能精准运用合同处罚条款维护正当利益。二是未规范履行合同变更手续，长期供应合同未及时办理合同续约，无法履行的合同未及时办理解除手续，合同履约过程中的变更事项未及时办理合同变更。三是未及时开展合同维权，对合同相对方的履约瑕疵未及时提起索赔，合同货款未及时催收，合同纠纷形成诉讼时不能提供有效的合同履行凭证。

3 完善企业合同管理工作的建议

加强合同管理工作是企业防范经营风险、加强内部控制、提升核心竞争力的必由之路。2010年财政部等五部委印发的《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》为我们做好合同管理工作提供了基本遵循。同时，企业也应当结合自身业务发展特点和管理现状，抓住主要矛盾、扭住关键环节，不断拓展合同管理内涵、提升合同管理效能，以高质量的合同管理助力企业高质量发展。

3.1 以归口管理为基础，夯实合同管理根基

一是明确合同归口管理部门，建立合同管理制度。企业应当明确合同管理归口管理部门，建立合同管理制度，规范合同起草、审核、审批、签订、履行、终结的办理行为，建立资信调查、授权管理、合同范本管理、用印管理、纠纷处理、检查考核等运行保障机制，做到流程清晰、职责明确、控制规范，使合同全生命周期管理处于有效控制的状态。

二是建设合同范本库，规避交易风险。合同范本可以提升合同审批效率，有效防范合同风险。企业应当根据业务开展需要，对于经常发生、反复使用的合同，如设备采购、港口装卸、工程维修、服务外包等，分类制定常用的合同范本，形成合同范本库。要强化合同范本的推广使用、动态完善，特别是企业处于优势市场地位的经营活动要坚决使用合同范本，有效防控交易风险。

三是加强人才队伍建设，提升合同管理能力。企业应当加强合同管理人员的“引、培、管、用”，努力打造一支专业能力强、综合素质高、有责任心的合同管理团队。加大合同管理的宣传培训力度，通过专题讲座、案例分享、经验推广等活动，使“外讲信用、依法履约，内讲制度、合规管理”成为员工合同管理工作普遍遵循，不断提升合同管理的能力和水平。

3.2 以合同流程为核心，优化内部控制协作

一是构建清晰高效的合同审批流程。高效有序运转的合同审批流程是企业赢得市场优势的核心竞争力。企业应当围绕合同审核职能构建合同审批流程、编制流程图，没有合规审查职能的部门不需要介入合同审批流程，确保职责明确、流程清晰、管控到位。一般来讲，采购部门、财务部门、法务部门是合同审批流程3个必选的合同审查部门，分别从采购寻源、资金支付、条款合规的角度进行审查。此外，合同流程应具备一定的开放性，必要时能够添加其他审核部门。

二是合同审核部门要积极发挥控制作用。企业采购部门负责对合同采购寻源行为进行审查，未按规定进行招标、竞争性谈判、且不符合单一来源采购要求的采购合同应当一律退回。财务部门负责对合同款项支付进行审查，未列入年度预算、合同款项支付不符合要求、发票税率不合规的合同应当一律退回。法务部门负责对合同条款的合法合规性进行审查，对合同条款的漏洞提出修改意见。

三是强化合同审批过程的交流协作。企业合同办理部门之间要强化交流协作，合同主办部门提交审批的合同文本应当完整、无空白条款，把好商务条款审查的第一道关口。合同审核部门要加强审核意见的交流沟通，提出合理可行、明确具体的合同修改意见，便于主办部门与合同相对方就修改内容达成一致。此外，对于重大、复杂、创新型的交易业务，发起合同审批流程前，应当召开合同评审会，充分进行风险论证和合同评审，提高合同审批效率。

3.3 以授权管理为关键，强化合同资信审查

一是建立合同分级授权审批机制。企业应当结合业务风险和管控目标，明确不同金额合同的审批层级，一般可以分为副总经理、总经理、董事长三级审批，兼顾审批效率与风险防控。需要注意的是，涉及对外投资、融资、对外担保、重大资产处置等“三重一大”决策事项的合同，须取得相应的董事会、股东会决议后才能审批，不能越权审批。

二是规范合同相对方资信审查机制。企业合同主办部门应当扎实履行合同相对方资信审查职责，把好合同入口关。对合同相对方的资信审查要同时关注履行资格和履行能力，具体包括主体资格及年报情况、经营许可证等相应资质證明、资金状况、生产经营能力、技术条件、债权债务情况和商业信誉等。同时，有条件的企业可以建立合格供应商管理机制，将必要的资信审查信息录入系统，进行扎口管理。

三是规避常见的合同相对方资信风险。企业应当对常见的资信风险保持警惕，合同签字人非公司法定代表人，或者必须与代理方签署合同时，应审查授权委托书并与合同文本一并归档。签订担保合同、投资合同时，应将公司的董事会、股东会决议作为合同附件，避免因未得到有效授权导致合同无效。

3.4 以用印管理为抓手，防范合同签订风险

一是合同归口管理部门扎口合同印章管理。合同用印是直接产生合同风险的关键环节，用印管理是防范合同签订风险的关键抓手。笔者主张：除非合同有明确要求，合同文本一律盖合同专用章；除非有特殊原因，合同印章一律由合同归口管理部门管理。合同归口管理部门以用印管理为抓手，有利于推动合同审批流程严格执行，对合同主办部门的合同办理行为形成有效制衡，防范合同管理风险。

二是规范合同印章保管。合同印章应当指定综合素质好、保密观念强、坚持原则的专人负责保管。合同印章应放置在保险柜中妥善保管，随用随取，不得随意放置，防范印章被盗用的风险。

三是强化印章合规使用。合同主办部门凭合同审批表单用印，对提交的用印文本与审批文本一致性负责。合同盖章前，印章管理人应当核对审批材料、需用印的合同文本，如发现材料缺失、有空白，应当拒绝盖章。合同文本必须加盖骑缝章，并严格按照盖章日期填写合同签订日期，不得倒签合同。

3.5 以档案管理为重点，加强合同履行控制

一是合同履行资料证据化管理。合同履行是实现合同利益的基本途径，企业应当牢固树立“按约履行、严格履行”的理念，建立合同履行情况台账，确保按约履行，并及时解决履行过程中出现的问题。同时，应当加强履行资料证据化管理，将合同履行中形成的运输凭证、交货证明、发票、验收文件、质量异议、催款通知等资料，以及合同签订、变更、转让、解除及解决纠纷等过程中形成的书面材料作为合同档案归档。

二是强化合同变更管理。合同履行过程中，由于履约时间、地点、数量、金额等事项发生变化，或者产生了合同难以继续履行的情形时，企业应当及时与合同对方协商变更，并通过补充协议、变更协议、解除协议等书面方式办理变更，坚决杜绝以口头形式变更、解除已签署的书面合同。同时，合同变更应当按照原合同签订程序办理审批手续，避免滥用变更程序，降低合同审批层级的情况。

三是强化合同纠纷处置。合同履行中发生争议或纠纷的，企业合同主办部门应及时会商法务部门，必要时聘请外部律师协助分析处理，防止纠纷升级、损失扩大。合同争议处理过程中，未经法务部门审核同意，企业不得向合同相对方或第三方提供与合同争议有关的证据、文档等材料，不得向合同相对方作出实质性答复或承诺。合同争议进入诉讼或仲裁阶段，或者确需诉讼或仲裁解决的，应及时提起司法救济程序，避免诉讼时效过期风险。

3.6 以信息化系统为支撑，提升合同管理水平

一是强化合同信息自动化管理。企业应当结合经营实际适时开展合同管理信息化工作，依托OA系统、财务共享系统或者自建系统开展合同信息化管理，将完整的合同流程固化、信息化，强化关键环节合规监督监控，实现合同全生命周期管理。合同信息化系统要尽量减少人为干预，实现合同自动编号、合同审批层级自动识别、合同审核意见完整留痕、合同审批表单自动生成、合同台账自动导出等功能。

二是强化合同文本电子化备案。为避免合同文本遗失、难以查找影响合同正常履行的风险，合同信息化系统要将合同文本电子化备案嵌入合同流程。双方完成签字盖章的合同扫描件要及时上传合同信息化系统备案，实现合同文本数据化管理。

三是强化合同信息统计分析。合同归口管理部门依托信息化系统开展合同统计分析，统计合同审核环节的办理时间以提高合同审批效率、统计合同变更情况以分析变更原因、统计不同类型的合同数量及金额以分析变动趋势、统计合同審核退回意见以分析常见的合同办理问题等，不断提升和改进合同管理水平。

合同贯穿企业经营活动的始终，是企业运行发展的基础和屏障。加强合同管理，提高内部控制水平，可以提升管理效率、降低经营风险、增强发展稳定性，为企业可持续高质量发展提供坚强保障。

参考文献

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