档案治理效能提升背景下档案管理人员的敬业度培养策略

■陈智杰，陈少梅

（1.广东省佛山市南海区自然资源档案馆（南海区城市建设档案馆），广东 佛山 528000；2.北京理工大学珠海学院，广东 珠海 519088）

“档案治理现代化”是我国社会治理体系和治理能力现代化的一个重要组成部分，“档案治理效能提升”则构成了“档案治理现代化”的一个核心面向。近年来，包括我国档案治理在内的世界各国档案治理普遍呈现出跨学科交流的特点。例如，以“档案知识利用和开发”为核心的档案治理客观上要求吸收人力资源管理、企业管理、工程项目管理、风险管理等学科的知识，通过消化和吸收这些学科的知识实现“档案管理人员素养”等的提升，最终转化为档案治理效能。近年来，在管理实践及学术研究中，学术界对档案管理人员“如何更好管理档案”等进行了不少的积极探索，例如，学者从“岗位胜任力”“绩效考核”“素养培训提升”等角度进行了有益的研究，并形成了丰富的学术成果。但是近年来，随着档案治理体系改革进程的深入，尤其是一大批“新人”“新手”在“高校扩招”浪潮中走入岗位，“高职业素养- 低敬业度”问题成为档案治理体系中不得不重视的一个问题。

一、档案管理人员敬业度对档案治理效能提升的重要价值

从一般的管理学的角度来看，“敬业度”（Engagement）的产生与管理学的演变一道构成管理中的一个难题，即如何有效地将组织的高质量管理与人才的敬业结合起来。一般来讲，人力资源管理视角下的“敬业度”代表的是在组织人力资源管理生态环境中员工对组织持有的一种情感反应或心理态度，这种心理状态的本质在于“员工自身对于组织的投入和专注”，指的是员工在工作环境中对组织持有的一种信心状态和积极性，是“一种正性体验, 体现了工作中的高能量水平和强烈的认同感,精力专注而不涣散”。无论是从公共部门来讲，还是从私营部门、第三部门角度来看，档案管理人员“敬业度”越高，意味着其对组织的潜在价值越大。

（一）有利于显著提高档案管理效能产出

在微观视角下，档案管理工作人员或者为“兼职干”，或者为“专职干”，或者为“专兼职结合干”，在全流程档案管理价值链上往往会产生一定的职业倦怠，类似于“磨洋工”“不愿意干”“不想干好”等问题时常发生。档案管理人力资源的绩效产出可以认为是档案管理人员对于组织的一种“反哺价值”，现代组织行为学、人力资源管理学等多学科的实证化测量结果表明，在物质薪酬条件一定的前提下，员工的工作绩效产出主要取决于员工的“敬业度”。这即是说，员工的敬业度具有很强的正向激励作用。正如新制度主义经济学家所指出的那样，员工敬业度作为一种行为，深层次上受制于组织中的人力资源制度环境，员工敬业度的提高是制度约束条件背景下的一种行为选择和思想倾向，这种行为的直接指向是工作绩效产出。

（二）有利于形成“档案文化管理品牌”

在档案治理视角下，包括档案资源管理在内的管理活动已经进化到了“文化竞争”时代。比如，对于一个制造业企业的竞争来讲，单单依靠传统的价格竞争、规模竞争、质量竞争、品牌竞争、名牌竞争等策略，很难取得价值链和产业链的优势地位。在这种背景下，谁能具有高超的文化竞争优势、整合企业内外优势的文化资源、价值观、核心专利等，谁就掌握了竞争优势。在这方面，北京卫视的“档案”栏目就是一个典型的代表性品牌。这也是我国新旧动能转换、经济进入新常态以后必须要面对的一个基本发展趋势。因此，组织的档案管理、人力资源管理的变革必须回应这一趋势，一切有利于调动员工价值认同、文化认同、软实力吸引力的管理要素都要尝试，“组织管理者在为员工提供充分的组织支持的同时,如果能注重培养与提高员工的敬业度, 将会对工作绩效的提高有更大的帮助”。因此，档案管理人员的敬业度实际上构成了一种组织文化的重要范畴，有利于提高组织的文化竞争力，形成属于自己的“档案文化管理品牌”。

（三）有利于档案治理体系中“员工- 组织”心理契约的达成

档案治理效能的提升不是一个静态、瞬时、短期的概念，而是一个动态、持续、长期的状态，这就需要档案管理人员与组织之间建立一种长期的、稳定的、可靠的信任关系，即心理契约。现代心理学研究成果表明，“心理契约”的本质是雇佣双方或者说组织与员工之间基于雇佣关系形成的一种“隐性契约”，这种契约指向的是双方对彼此之间“对权利(期望获得)或义务(责任)的一种未成文的、内隐的主观理解、期望、感知或信念”。尽管这种契约并非是一种由白纸黑字界定的约定，但是对于长期的档案管理绩效产出和员工价值成长具有重要的影响作用。从心理契约来源或形成的渠道来看，心理契约的形成主要是源于员工或组织双方对于“承诺”的基本感知。敬业度、敬业现象和敬业过程作为一种可感、可观察的存在，它的表现程度越高越有利于员工与组织之间有效的心理契约的形成，从而对档案治理效能产生积极影响。

二、档案管理人员敬业度生成的主要影响因素

我们认为，“敬业度”作为一种组织和员工在互动中所形成的心理活动，其可以预见的合理构成因素包括，企业环境中的积极参与、自觉聚焦任务、自愿靠近企业核心使命、企业价值内化等方面的内容。但是在档案管理实践中，我们发现有些档案管理人员（无论是新入职人员，还是老员工）都不同程度存在敬业度不足的问题，其主要的影响因素包括以下几点。

（一）“组织- 员工”之间的匹配性因素

档案治理理论认为，档案管理、人力资源管理并不是一种单向度的管理行为实施，而是一种基于员工和组织之间有效互动、双向选择、平等参与、契约化人格等过程形成的一种管理实践。因此，若想使档案管理员工形成对组织的高水平敬业度，“组织—员工”之间的结构化匹配程度就成为一种影响敬业度的系统化因素，具体来讲，这种结构化匹配的主要面向包括两个方面。

一是员工和组织之间的价值观匹配程度。“价值观”是一种关于价值立场和价值判断的基本依据，代表着主体对于事务认知和评价的基本态度，是主体关于何种管理行为是正确的、何种行为是错误的一种认知。在现代组织文化导向的人力资源管理过程中，“价值观认同”和“价值观教育”是属于第一位的，代表着员工和企业之间根本性兼容的一种“敬业度”要素。在这方面，我国阿里巴巴集团首创的“基于价值观的绩效管理考核”体系集中性地展现了员工和企业之间围绕着“价值观”兼容的结构化匹配程度。根据阿里巴巴“价值观”绩效考核的指标体系，“客户第一：客户是衣食父母”“团队合作：共享共担，平凡人做非凡事”“拥抱变化：迎接变化，勇于创新”“诚信：诚实正直，言行坦荡”“激情：乐观向上，永不放弃”“敬业：专业执着，精益求精”这六条价值准则代表了其员工和企业之间价值观匹配的结构化程度，同时也刻画了这些匹配价值是影响“组织和员工互动”从而形成有效的员工敬业度的重要性。

二是行为层面上员工自身的能力水平与组织需求、供给的结构化匹配程度，具体来说，包括员工的能力（专业、水平、性别等）是否与企业的岗位需求相匹配，以及在多大程度上相匹配；组织为员工提供的物质薪酬待遇、福利水平、发展机会、成长前景等是否与员工的需求相适应等。

（二）档案管理人员的“需求侧”因素

表面来看，档案治理效能涉及的是“档案知识价值最大化”问题，实际上则是“档案管理人员如何有效激励”的问题。马克思主义人本主义理论对于人力资源管理的基本态度和基本立场是“为了人的全面自由发展而实施管理”，认为档案管理、人力资源管理工作的基本出发点和立足点是“人的需求层次差异”，管理工作的基本方法是“人本主义”和“实践哲学立场”。经过对相关国内外研究文献的涉猎，笔者认为在关于影响档案管理员工敬业度的因素方面，员工的需求和组织的供给构成员工敬业度建立过程中的“主要矛盾”；而员工的个人需求及其差异情况、满足情况等构成这对矛盾的“主要方面”，对档案治理效能提升中，档案管理人员的管理创新方向具有决定性作用。因此，我们需要对于员工需求差异的不同实施差异化的管理策略，建立起不同的敬业度实现路径和评价模型。

（三）档案管理人员的“情绪性”因素

在西方管理学的历史上，20 世纪中叶兴起的“行为主义”认为，在诸如档案治理、人力资源管理等组织管理活动中，档案管理员工不仅对于自身的绝对物质报酬具有心理感知，而且对于组织内部不同岗位人员、不同组织、不同行业、不同地区等相对的物质报酬或福利待遇、晋升机会、发展前景等也具有感知，并且会影响其档案管理工作绩效产出，进而对长远的“敬业度”产生不利或有利影响。比如，根据期望理论，有效的激励力量=期望值×效价。也就是说，一项管理手段、激励手段是否有效，员工对于企业敬业度能够在多大程度上建立起来，取决于员工心理或情绪上的“期望值”乘以“满足程度”。这启示我们，在档案人力资源管理尤其是激励管理中，若想建构起有效的敬业度，需要结合员工的情绪和压力体验，综合性地设置不同的期望值和对应的满足程度，而不是对所有员工实施“一刀切”策略。

三、档案治理效能提升背景下档案管理人员敬业度培养的策略建议

我国《档案事业“十四五”发展规划》明确指出，档案人才培养的重点应当从“拓宽人才培养渠道”“完善人才评价机制”等方面展开。“敬业度”虽然不是直接涉及档案业务能力方面的一种职业素养，但是对于长久性提升档案治理效能具有举足轻重的作用。

（一）把好招聘关：做好员工与组织匹配度的分析

档案管理属于偏向于组织中后台的管理职能，不易产生直接经济价值，因此，对档案管理人员“敬业度”的把握重心应当前移至招聘环节。众所周知，员工与组织之间的匹配程度是客观上影响员工对企业敬业度、提高档案治理效能的主要因素。如果档案管理员工的能力、专业、水平、性别、性格尤其是价值观方面不能与组织的相关岗位相适应，我们很难想象员工会自觉形成对组织的“敬业度”，更多地是高离职率、职业倦怠等结局。因此，组织在招聘源头上应当对员工与组织的匹配结构进行系统化的评估。比如，对于“高学历档案管理人才”来讲，可以重点从价值观匹配、职业发展规划匹配、家庭支持度匹配等方面进行职业分析，对于高离职倾向的人员应当慎重考虑录用。又如，在招聘源头上，无论是社会招聘还是校园招聘过程中，可以大胆引入一些职业模型量化测评手段，如MBTI（Myers-Briggs Type Indicator）职业性格测试、霍兰德职业性格测试等，借助此类职业测试选出情商和智商俱佳、对档案管理敬业度更高的应聘对象。

（二）给好组织承诺：富有吸引力的薪酬福利体系

在现代人力资源管理理论看来，组织薪酬福利管理的本质是“一个组织针对所有员工所提供的服务，来确定他们应当得到的报酬总额，以及酬结构和报酬形式的过程”，它代表的是组织对于档案管理员工提供管理服务价值的一种物质报酬；而“组织承诺”代表的则是组织对于档案管理员工未来晋升、职业生涯发展的一种路径规划和“软性福利”，是一种战略回馈和战略激励。对于档案治理效能提升来讲，围绕档案管理中最常见的四种工作绩效，主要包括“创新绩效”“任务绩效”“学习绩效”“关系绩效”等，必须实施差异化的薪酬福利和组织承诺措施。例如，对于那些认同组织核心价值观和组织文化的员工，要重点向其倾斜薪酬福利和组织承诺；对于那些不认同或认同程度较差的员工，在薪酬福利和组织承诺方面则要采取相对应的措施；又如，在具体档案业务方面的激励方面，有条件的组织可以实施“组织敬业奖”，专门奖励那些在档案管理领域默默奉献、长期耕耘的专家型骨干；也可以设立“年度最佳敬业榜样”或者“档案管理工匠型人才”，用于奖励一个年度内在档案管理过程中涌现出来的先进个人；也可以借助一定的科技创新工作室同步设立“档案创新工作室”，并用一定的物质激励和荣誉激励相匹配起来，真正发挥“激励”在档案管理人员“敬业度”培养方面的制度作用。以此建构起以岗位绩效工资制度为核心的现代薪酬福利和组织承诺体系，引导员工与组织之间签订有效的“心理契约”。

（三）用好组织支持：动态化、差异化的员工帮助支持计划

上文有所指出，档案治理、档案管理虽然是一种“知识驱动型”管理职能，但是本身并不直接产生经济价值和经济效益，因此，在现实中的人力资源管理过程中，大多数组织（无论是企业，还是事业单位等）针对档案管理人员都选择了“岗位绩效工资制度”作为主要的薪酬结构，同时也提供了与之相配套的绩效考核体系。管理学上的“软实力管理”理论认为，档案管理员工敬业度的养成不是一个即时性过程，而是有赖于战略性人力资源管理过程的实现。西方学术界在20 世纪80 年代—90 年代兴起了一股“战略人力资源管理”运动，这个运动迄今仍在持续进行着，在这股人力资源的战略性管理运动中，有一个管理模型被称为是“基于组织运作的动态资源理论模型”。这一模型的核心是“指一个组织用来吸引、培训、激励、评价和酬劳其人力资源的、嵌入组织专有的动态机制”。在这种侧重于从战略和文化竞争角度开展人力资源管理的思路看来，应当从组织发展战略、人力资源管理规律、档案管理人才的长远发展需求等角度动态地、差异性地“因材施教”，从而造就差异化的“成才策略”，这也是对待不同员工对组织持有不同敬业度的一种必然策略。

比如，在企业内部可以根据创造价值的类型不同灵活地实施人才帮助计划（见表1），对于直接产生经济价值的员工可以将其工作业绩与其待遇挂钩，而对于那些不直接产生价值的岗位员工（如档案管理人员）可以推出以“服务质量”和“敬业度、忠诚度”甚至是“价值观”为导向的考核体系。

表1 组织内部价值创造的五种类型

在此，本文提出了这样一个评价模型仅供参考（见附表1）。鉴于档案管理在治理过程中越来越具有“集成式”的特点，在面向档案管理人才的“敬业度导向的绩效考核”打分过程中，可以侧重于从分管领导、部门领导双维度进行打分，不太建议由过多的业务链条的领导或人员开展“民主测评”或“绩效打分”，以此体现出“专业的事情由专业的人做，专业的成绩由专业的人评价”导向。

附表1 档案管理员工敬业度服务质量评价服务模型指标

四、结论

在我国经济发展进入新常态的背景下，我国档案治理体系也进入到一个以“现代化”为核心的新过程阶段。在档案治理效能提升背景下，如何有针对性地在不同产业、不同规模的企业、不同部门或不同岗位实施有效的“敬业度”管理，并将其有效地嵌入到组织的整体发展战略和竞争方案中去，将成为我国档案管理界实施管理创新的一个重要方向。本文初步地对“档案管理人员敬业度如何提升”问题进行了一定的探讨，希望可以对学术界的研究、实务界的实践产生参考价值。