人才流动背景下医院人事档案管理增效研究

摘 要：当前我国民营医疗市场发展和医疗改革不断加速，使得公立医院人才外流、各地方医联体内人才流动越发频繁。但现阶段公立医院人才流动中存在较高比例的非竞争性流动情况，部分公立医院仍采用传统人事档案管理方法，需要经常性处理转档、弃档、重新建档工作，导致人事档案管理效率不佳、占用工作资源偏多。本文针对上述情况进行分析，认为医院档案部门在人事档案管理中未充分认识管理对象社会化特征，对新时期人才流动特征下的档案交接机制优化不到位，对档案资源利用的优化不充分。针对上述情况，本文研究建议医院档案部门应正确认识人才流动背景下人事档案管理的问题，扭转管理观念，加强档案交接和服务利用标准建设，以提高档案管理效率，为人才管理和发展工作提供必要保障。

关键词：人才流动，医院，人事档案，标准化，增效

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.22.049

当前我国民营医疗市场逐步开放，规模较大的民营医院加大人才竞争投入，使得医护人才主动从公立医院向民营医院流动的比例明显上升，这也使得许多公立医院人才招聘重点逐步从校招转向社会招聘，民营医院优质人才向公立医院流动的情况也有所增多。与此同时，我国各地分级诊疗体系和医联体建设加快，地方医护人才从基层医疗机构向三级及以上医院流动的渠道更为通畅，部分三级及以上医院也经常有医护人才临时或长期下调至社区医院从事领导、管理、教学工作，地方医联体内人才流动越发频繁[1]。在这种环境下，医院人事档案管理难度增加、效率低下，档案管理部门需要针对人才流动问题做好人事档案管理优化工作。

1 人才流动背景下医院人事档案管理的新要求

以往我国医疗行业是稳定性相对较高的行业，医护人才普遍集中在固定的公立医疗卫生机构中，医院人才队伍结构十分稳定，人事档案管理相对简单，基本套用了事业单位的人事档案管理模式。而當前各类医院普遍面临人才流动频率和流动量增加的问题，医院人才流出和流入情况均有所增多，这对人事档案管理工作提出了新的要求：首先，档案管理部门应具备社会化视野，要能正确认识人才频繁流出和回流的情况，在人才流出后不完全弃档，而是封存或持续更新人才档案信息；其次，档案管理部门应关注人才来源多样化情况，必须拓展获取档案信息的渠道，便于人力资源部门快速评估人才信息；最后，档案部门应关注非竞争性人才流动中的信息服务和信息合作，针对受上级卫生行政部门调配、医联体内正常人才流动的情况，档案部门需要针对人才和接收人才的单位共享档案信息，从而更充分地利用档案资源。

2 人才流动背景下医院人事档案管理的问题

2.1 对管理对象社会化认知不充分

目前部分医院档案管理部门在人事档案管理方面的观念相对传统，认为人才流出等同于彻底的人才流失，在人力资源部门处理完人才流出相关手续后，档案管理部门会将纸质档案移交给该名职工或转移后的单位，或在职工未取回时长期封存该职工人事档案或转交给政府档案管理部门，同时删除电子档案，此后基本不会再留存和维护该名职工的人事档案信息。然而，当前医疗行业内人才流动中只有一部分属于竞争性人才流失，还存在正常的人才流动，且人才回流的可能性较大。在这种情况下，人才调回本单位或以其他方式回流时，档案部门需要重新建档，并且不一定能够获得该名职工未在本院工作期间的工作表现、能力发展等信息，会对人才调配和管理造成一定障碍。例如职工被调至医联体内其他机构后，档案管理部门删除了电子档案，只将纸质档案转移交给新机构，该职工被调回时医院重新建立人事档案可能出现档案信息不完整的情况，有可能对该名人才后续晋升和职称评定造成负面影响。

2.2 人才流动后档案交接不到位

在我国人事档案管理制度体系下，所有行政事业单位体系内人才的流动过程中，原用人单位都需要按照标准将流动人才的人事档案移交给新用人单位，在未明确新用人单位的情况下可将流动人才的人事档案进行封存或移交至负责人事档案管理部门的当地行政部门。在这种制度规定下，流动人才自身不能携带和交接档案，人才流动过程中原用人单位和新用人单位之间需要进行自主交接。但我国多数医院在人事档案管理方面采用了传统的事业单位管理模式，除医院内领导干部外，档案管理部门一般不主动移交普通职工的人事档案，有相应需要时，流动人才需要向医院档案部门提交申请，而后档案管理部门才将人事档案转交给地方公共就业和人才服务行政机构，此后才能由用人单位获取相关档案信息。这种人事档案交接模式的效率相对较低，个别情况下有可能出现交接期档案资料未及时更新的情况，甚至会出现部分档案资料丢失的情况。

2.3 档案利用率和利用质量不佳

在人才流动情况不断增多和流动加速的情况下，医院传统的人事档案管理模式容易导致档案资源利用率相对偏低。一方面是档案部门在更新和补充人事档案信息时局限于固定领域，主要按照规定收集职工的政治面貌、工作经历、教育培训、职业资格、职称、评聘专业技术职务、年度绩效、获得重大奖项或重大处罚处分等相关材料。但部分医院档案管理部门对信息的丰富度和完整性不够重视，可能出现个别人事档案信息不够细致的情况，新用人单位在查阅人才档案信息时可能无法准确了解相关人才的情况，会对后续人才工作分配以及其他管理工作造成一定障碍。另一方面是档案部门面向流动人才的档案服务不够充分，在非竞争性人才流动过程中，原用人单位有必要向流动人才提供（除本人和亲友阅档外的）档案交接情况说明等相关服务，方便流动人才及时了解个人人事档案交接的情况。但部分医院档案管理部门未主动向流动人才提供相应服务，对人才正常流动造成一定障碍，甚至可能对流动人才后续的工作考核等造成负面影响。

3 人才流动背景下医院人事档案管理增效建议

3.1 转变档案管理观念

针对当前行业内人才流动加速的情况，医院人事档案管理人员应当及时转变观念。首先，管理人员应正确认识人才流动常态化特征，以客观态度看待人才流出现象。管理人员要能接受当前行业内部人才流动加速的情况，要能认识到人才流出后仍有一定概率回流的可能性，在人才流出后应当继续维护流出人员的人事档案信息。其次，管理人员应正确认识当前人才流入情况的变化，及时扩展人才档案信息采集渠道。管理人员要认识到当前社会招聘比重增加，要针对社会招聘模式优化该渠道内招聘人才的人事档案信息采集方法，并将相应方法应用到在职职工和流出人员的人事档案信息维护工作中。最后，管理人员应正确认识人才流动中的合作关系，强化档案服务意识。管理人员要认识到部分人才流动是服务于医联体内部合作的，档案管理部门应提前做好档案交接、档案信息服务准备工作。

3.2 完善人事档案交接流程及标准

针对当前部分医院档案管理部门在流动人才的人事档案交接管理方面效率相对较低的情况，建议由当地医联体内所有成员共同向地方公共就业和人才服务行政机构提交关于建设标准化人事档案建档和交接规范的建议，在上级行政机构的领导下，建立标准化的医疗行业人事档案交接管理制度。首先，各医院和其他医疗卫生服务机构应当严格按照人事档案管理相关的法律和制度对已有的人事档案接收、转递、服务规范进行优化，严格控制和监督档案查阅服务，严禁人事档案泄露行为。其次，建立标准化的人才流动人事档案转档制度，该制度应当同时覆盖线上和线下档案转递工作，简化人事档案转递申请、移交、转递、接收流程，同时明确各环节的监督、记录规范，使得原用人单位和新用人单位之间交接人事档案的效率得到有效提升。最后，建立档案交接期人事档案内容补充和完善制度，针对档案交接过程中流动人才获得新职称、新学历、新科研成果、新奖励或处罚的情况，应由新用人单位人事档案管理部门按照新制定的标准在监管部门的监督下更新或补充新档案资料，确保流动人才的人事档案信息与其个人情况完全同步。

3.3 完善人事档案利用和服务标准

针对目前部分医院在流动人才人事档案利用和相关服务方面不完善的情况，建议医院档案部门分别从档案信息采集、档案资源利用以及档案信息服务方面对相关的管理制度进行优化。首先，档案管理部门应当以社会化思维重构档案信息采集和归档工作制度，除了按照《流动人员人事档案管理服务规定》等要求采集入职职工的相关人事档案资料外，还可以借助社会渠道采集能够辅助核查人事档案资料真实性的档案信息，或通过这一渠道丰富人事档案信息内容，提高人事档案的利用价值。其次，地方医联体内所有医院和基层医疗卫生服务机构应共同建立标准化的流动人才人事档案信息利用制度[2]。比如，针对临时调配人才可不再直接移交纸质人事档案，新用人单位管理部门有查阅档案资料需求时，可在完全遵守保密制度的情况下通过网络渠道快捷地查阅人事档案信息；针对有合作关系的新用人单位提供额外的关联性档案信息服务，在对方有查阅流入人才非人事档案信息时提供相关信息服务，便于新用人单位再次审核档案材料，为后续档案采集和归档工作提供辅助。最后，地方医联体可向流动人才提供人事档案流动信息公开服务，相关信息应当由医院向上级公共就业和人才服务行政机构提交，由该机构负责信息公开和信息服务工作，提供在线查询人事档案转递情况的服务，方便流动人才根据档案转递情况开展后续的个人材料准备和提交工作，使流动人才不必在多个部门和单位间频繁跑动、办理业务[3]。

4 结 语

当前医院面临人才频繁流入流出的情況，医联体、医共体内人才流动的情况增长更为明显，由行业竞争引发的人才外流情况虽然也有所增加，但人才流失后再次回流的比例也有所增长。换言之，当前公立医院人才流动呈现出更为显著的常态化特征，医院管理部门应正确看待人才流动，理性对待人才流出后回流的情况。医院档案管理部门更应做好思想转变工作，不能因人才流出而对流出人才持负面看法，在人才流动时为人才做好档案转递及其他服务，在人才流出后做好档案保存和其他信息服务，坚持对人事档案的持续跟踪管理。医院档案管理部门应坚持总结人才频繁流动情况下的人事档案建档、变动、转递等工作特点，不断优化人事档案管理和利用流程，以此提高人事档案管理效能，为医院人才管理和医联体内部人才资源调度创造良好条件，同时避免在人事档案管理重复性工作中浪费时间资源。

参考文献

[1]高大乘.人才流动背景下如何做好医院人力资源管理[J].办公室业务，2021（12）：168-169.

[2]张鲁豫，李雯“. 大数据”思维下的公立医院人事档案信息化管理[J].人才资源开发，2023（8）：66-68.

[3]于婧.深化医药卫生体制改革背景下医院人事档案精细化管理的探索[J].河北企业，2023（5）：75-77.

作者简介

郭丹丹，硕士研究生，馆员，研究方向为医院人事档案管理。

（责任编辑：刘宪银）