面向系统信息需求的承包商合同管理台账设计——以南京地铁7号线为例*

茆杰 王立晓 陈鑫

(1.南京地铁建设有限责任公司，江苏 南京 210019；2.南京林业大学土木工程学院，江苏 南京 210037；3.南京华润燃气有限公司，江苏 南京 211111)

0 引言

地铁项目建设周期长、合同数量多、管理工作量大。随着现代信息技术的发展，工程项目合同管理走向电子化、信息化，无锡、宁波、南京等多地的地铁企业开展了地铁建设信息化管理系统实践，利用信息化手段提高合同管理效率[1-2]。然而，地铁项目承包商在地铁建设信息化管理改革中难以快速适应新模式，主要原因在于原有工程资料的收集和整理无法适应业主合同信息管理系统的需求，而承包商的项目合同信息管理应基于业主合同管理信息系统的需求。当前，个别学者对合同信息档案进行了探讨，如陈静远[3]通过文献与案例分析得出目前合同管理信息化存在的问题，包括未能及时实现数据共享及传递、需求分析不到位等；杨秀文[4]为加强建筑企业对设备的信息管理，构建了以KKS编码为核心的台账体系，以ERP系统功能为纽带，以KKS编码为核心，基于KKS编码在ERP系统实现设备的动静态台账的融合，但该台账信息没有考虑信息在传递共享方面也应满足业主的需求。为了提高合同管理信息化系统的应用水平，本文从承包商的角度对合同信息系统的需求进行分析，以承包商合同管理原始资料为基础，进行面向系统需求的承包商合同管理台账设计，并以此为承包商资料准备的索引，以满足系统应用的资料信息需求。

1 理论基础及研究方法

1.1 信息分类及编码

信息分类是信息编码的基础和前提。信息分类的基本方法有线分类法、面分类法、混合分类法[5]三种。线分类法指将被分类的物体按一定的级别进行分级，从而形成一种分层递进的树状结构，具有信息量大、层次分明、能直观反映各种类目间的逻辑关系的特点。由于承包商合同管理资料有明显的管理要素区别，且存在较为清晰的管理逻辑，本文采用线分类法对资料进行一级分类，逐级进行类目细化。

1.2 基于统一信息组织的编码结构模型

基于统一信息组织的编码结构模型如图1所示。该模型的编码结构由对象类别码、对象分类码，以及流水码、状态码组成[6]。对象类别码用于标识职能域和编码对象域，对象分类码描述信息对象的分类特征，当类别码和分类码仍不能将信息对象描述清楚、不能与另一信息对象区分开时，则以流水码、状态码标识。

图1 基于统一信息组织的编码结构模型

2 合同信息系统的需求分析

不同的合同类型在系统进行支付申请时要求承包商上传的信息有所差异。以南京地铁建设公司为例，对土建施工类、设备类、材料采购类三类合同清单信息进行分析。

2.1 清单结构模板信息构成

2.1.1 土建施工类清单信息

土建类合同需要承包商提供分部分项及单价措施清单信息、总价措施清单信息、规费清单信息，结构模板见表1～表3。

表1 分部分项及单价措施清单结构模板

表2 总价措施清单结构模板

表3 规费清单结构模板

2.1.2 设备类合同清单信息

设备类合同包括设备集成/供货类货物清单信息、设备集成/供货类伴随服务清单信息，结构模板见表4～表5。

表4 设备集成/供货类货物清单结构模板

表5 设备集成/供货类伴随服务清单结构模板

2.1.3 材料采购类合同清单

材料采购类合同清单结构模板见表6。

表6 材料采购费用清单表结构模板

2.2 清单信息分析

以土建施工类清单信息为例，分析上述清单的数据来源，可分为以下4种：

(1)描述性数据。上述清单模板中的“序号”“项目编码”“项目名称”“项目特征描述”“计量单位”都是在合同签订时形成的清单描述性数据。

(2)合同数据。“综合单价(元)”“主材设备是否甲供”“计价方式”都是在合同签订时形成的清单基础信息。

(3)政策数据。“税率”是根据国家规定形成的信息，无需承包商进行重复填写，系统会自动根据合同约定的信息形成。

(4)承包商申报数据。承包商在合同支付申请时，分部分项及单价措施清单中，“工程量”信息是需要承包商进行数量录入的，该项信息是承包商在系统内进行合同支付申请时与系统进行交互的关键信息。总价措施清单、规费清单则是以分部分项及单价措施清单信息为基础形成的附属清单，其中“工程量”信息则是依据分部分项及单价措施清单中的“工程量”按规定进行相应计算得出的。因此，需要以“工程量”信息为重点信息进行资料准备。

2.3 工程量信息分解

承包商进行系统信息录入时，需要提供工程量信息及相应资料。系统对承包商提出工程量信息需求，其实质是需要承包商向系统提供本合同支付周期内已完工程数量信息。而已完工程信息则由两类信息组成。对承包商工程量信息全过程进行分解，形成工程量信息分解结构，如图2所示。

图2 工程量信息分解结构

同时，承包商进行系统合同支付时需要进行管理考核。如南京地铁7号线施工总承包项目承包商在合同中与南京地铁建设公司约定，需要提供项目管理考核信息，包括质量、安全与进度的考核，以判断承包商是否完成合同约定的本期质量、安全、进度目标。考核信息分解结构如图3所示。

图3 考核信息分解结构

3 承包商资料信息编码及台账设计

3.1 承包商资料准备现状

通过实地调研了解到，施工总承包项目在进行系统合同支付报审时会对相关资料进行全面收集，包括通过收集各工区完成工程量确认单，以获取工区现场完成工程量信息；通过收集工区按照计量规则算出工程清单金额形成的系列资料，如工程计量表、工程计量汇总表等，以获取工区合同支付的清单项目金额信息；通过收集总承包项目部各部门具体考核奖惩记录资料，以获取考核信息。在此基础上，承包商会收集关于质量、安全、进度管理的相关信息，但存在以下不足：①承包商在收集管理资料时以管理结论性、总结性资料为主，而管理过程中相应的记录资料不完整；②过程性资料不齐全，导致资料之间相互孤立，无法对资料信息的真实性与准确性进行复核；③各项资料分散于各职能部门或工区，没有进行汇总整合，导致资料准备过程时间成本较高、效率较低，现有的台账并没有起到指导承包商进行有序收集资料的作用。因此，本文运用基于统一信息组织的编码结构模型，进行基于系统信息需求的承包商资料编码与合同管理台账设计。

3.2 确定编码标准体系

根据信息组织的编码结构模型，建立承包商资料信息编码体系，原则如下：

(1)根据职能域与编码对象域形成主轴编码模块。职能域的形成以资料的一级分类为基础，进行质量、进度、安全管理的划分，资料依据PDCA管理循环各环节进行二级分类。编码对象域的划分是根据管理模式下企业业务管理形成的具体信息内容，划分需要含义明确并符合企业信息的实际承载形式。如图1编码结构模型所示，后续不同“特征”段则是信息的粒度由粗变细的划分过程，而最终确定信息的是需要相应的标识划分，“状态”则反映并记录事物所处的管理阶段特征。

(2)根据信息特征形成特征分类编码模块。一方面，承包商有大量的材料具有时间特征，以年、季、月、周、日为时间节点形成相应的资料；另一方面，需要明确其涉及的分部分项工程的位置。

(3)对资料最终形成一对一标识编码模块。对每项资料从时间线、管理内容与工程划分三个角度进行梳理，整合得到的有序资料矩阵集合即为合同管理台账，其矩阵逻辑构成如图4所示。

图4 合同管理台账矩阵构成图

3.3 资料编码体系构建

3.3.1 管理要素编码模块

一级层级编码依据承包商在系统应用中所需提供的资料进行编码，分为质量(Z)、安全(A)、进度(J)管理；二级层级编码依据管理环节进行编码，分别为计划(P)、执行(D)、检查(C)、处理(A)；三级层级编码为管理环节中涉及资料的细化分类；四级层级编码是对编码对象域涉及的管理信息资料进行编码。其中，三、四级编码依据对承包商管理资料进行分类整理的结果，以两位数字进行顺序编码。最终，管理要素编码模块形成的编码段编号形式如图5所示。

图5 管理要素编码模块

3.3.2 时间特征编码模块

根据资料时间节点进行编码。首先，用1位数字编码形成年份，以项目开工年份为第1年进行编码。其次，用4位数字编码资料的季度、月度与日度时间节点，其中，季度为第1位数字，范围为1～4；月度为第2位数字，在季度编码下，以数字1～3表示，即13为第1季度第3个月份，即3月；后两位为具体日期，最终形成4位数字的时间编码。其中，以周为时间单位的资料，其时间编号以本周第一天的日期表示，若资料的时间节点颗粒度不需要精确到日期，则后续时间编号用“00”表示，例如：合同签订时间为2020年，则2022年4月10日编码为32110。时间要素编码模块如图6所示。

图6 时间要素编码模块

3.3.3 工程特征编码模块

以南京地铁7号线项目为例，将其编码分为10级。

一级编码确定资料所在的工区位置，两位大写字母构成具体工区编码。第一位大写字母表示项目专业分类，分为土建类(T)、轨道类(G)、安装类(A)；第二位大写字母为具体工区编码，依据施工组织设计其工区的相应号码，以A开始顺序进行编码。

第三、五、六、七级编码为资料所在单位工程、分部工程、子分部工程和分项工程，都以1位大写字母进行编码，以A开始顺序编码。其中，第三级编码增加数字表示单位工程序号。第四级编码为资料所在子单位工程，因其数目在10以内，用1位数字进行编码即可。

第八、九级编码为资料所在工程位置的检验批与工序特征，分别以两位数字进行编码，编码至九级能够对工程特征明确至工序细度。若编码细度达不到九级，则不需要的层级用0表示。若出现大写字母不够使用的情况，则继续以1位数字作为编码。

第十级编码为资料的识别码，以1位数字进行编码。当出现同一天统一工程划分下的同一个管理要素资料出现不同的两份时，进行唯一性识别。该级编码只在小概率情况发生，出现时从1开始进行排序编码，以“(1)”“(2)”表示；若未出现上述情况，则将该级编码隐藏。该初始编码默认为1。例如：土建一区一号车站的车站主体地基基础及支护结构中土方工程的土方开挖资料，其资料编码为TA1A1AAA0000。工程特征划分编码模块如图7所示。

图7 工程特征划分编码模块

3.4 合同管理台账构建

本文所构建的面向南京地铁合同管理信息系统的承包商合同管理台账可以看作资料的数据库。该台账的数据结构是以时间特征编码模块作为台账数据库的“字段”，以管理要素编码模块作为数据库的“记录”，“字段”与“记录”的交叉区域进行工程特征编码模块信息录入，形成资料具体完整的合同管理台账编码，该过程形成的资料编码清单即为合同管理台账，其简易版合同管理台账见表7。

表7 合同管理台账(简易版)

4 工程量信息流加工整合

承包商为满足系统信息需求，运用合同管理台账进行信息流加工整合。在进行系统合同支付报审前，需要通过合同管理台账对各工区所上报总承包项目部的已完工程信息进行检查，确保已完工程信息通过审核，并且还需确保各工区工程量计算结果与已完工程量相符，承包商工程量信息流结构如图8所示。

图8 承包商工程量信息流结构

(1)以本期合同支付时间段编码及编码ZC102(质量检验记录)为条件进行矩阵检索，筛选出本期时间范围内所有的检验批质量验收记录，并汇总生成本期质量验收信息包。

(2)以本期质量验收信息包中涉及的检验批编码及ZD000(质量执行资料)为条件进行矩阵检索，筛选出信息包中检验批对应的质量执行资料并汇总形成质量执行信息包，可分为施工记录、施工试验检测、工程测量管理三个子信息包。

(3)以质量验收信息包为基础，对应质量执行信息包，对质量检查信息进行自检。

1)利用台账中资料工程特征模块编码带有的工程施工逻辑顺序性质，以及时间特征模块编码带有的时间顺序，对质量验收信息包中各检验批进行施工逻辑顺序与时间顺序的校验。要求同单位工程下分部分项工程中的同一检验批编码需要顺序，并且对应时间编码也需要与检验批编码对应顺序，即编码在前的检验批需比编码在后的检验批完成时间更早。若出现验收逻辑顺序与规定要求不一致的情况，则需要及时追溯施工质量执行信息包中相应施工记录，找出错误源头。

2)对质量验收信息包与质量执行信息包进行对应资料的匹配性检查，要求质量验收信息包中包含各项检验批信息并完全对应质量执行信息包内依据资料。该过程可通过工程特征模块编码进行快速对应检查，通过检索同单位工程下分部分项工程中的同一检验批编码资料完成。

(4)在完成质量检查信息自检，确保本期合同支付的质量验收信息包与质量执行信息包的完整性与对应性后，即形成了能够支撑已完工程信息的依据资料，总承包项目部可进行已完工程报审。

(5)通过已完工程报审后，形成已完工程确认单，各工区工程经济部对其具体已完工程信息进行对应的工程量计算，形成各工区本期支付工程量信息。总承包项目部计划合同部对其本期支付工程量信息进行检查并汇总，与已完工程确认单一同上传至合同管理信息系统。

5 结语

本文首先依据系统设定的各项合同清单对承包商所需提供的信息进行分析，得出工程量信息是系统信息需求的主线，进一步通过分析承包商资料准备现状的不足，明确承包商应准备的资料，对资料进行有序全面的分类。基于该分类，运用统一信息组织的编码结构模型对特征要素众多且杂乱的资料信息从资料产生时间、资料管理要素与资料所属工程划分角度进行合同管理资料的明确编码，构建承包商合同管理台账编码体系，形成全面的合同管理台账，通过台账帮助承包商进行资料准备及资料前后对应检查核对，以满足系统的要求，提高合同管理信息化应用水平。由于不同信息化系统对承包商提出的要求不同，在后续研究中可对其他系统进行研究。