基于IT背景下的高校学生公寓管理系统设计

2024-01-09施武祖

兰州工业学院学报 2023年6期

施武祖

(兰州工业学院 a. 计算机与人工智能学院, b. 学生工作处,甘肃兰州 730050)

在习近平新时代中国特色社会主义思想的指引下,我国社会经济和教育事业发展步入快车道,高校规模逐年扩大、大学生人数逐年增加,高校的学生管理工作特别是学生公寓管理也面临诸多挑战。学生公寓是学校教学的第二主阵地,其日常的管理服务水平和质量直接影响到师生的日常工作和生活,也影响着学校的教育教学质量及长远发展。针对这一现状,如果仅仅依靠传统的计算机和基于纸质的分散式人工管理模式显然已经不能顺应时代发展要求,同时也暴露出许多问题,诸如新生入校、毕业生离校时的宿舍安排、基本信息录入和财产核查统计以及学生日常的水电暖网报修、违纪、晚归、离宿安全管理等方面耗费了大量的人力、物力和财力,但最后的效果往往很不理想,也无法有效服务学生,为此学生经常通过贴吧、表白墙、朋友圈等途径吐槽学校的服务,此类问题严重制约着学校教育事业的发展。与此同时,计算机科学技术也在不断深化和发展,特别是互联网+和大数据技术、物联网技术、基于人脸识别的视频图像处理技术、区块链技术等方面取得的成绩更为我们的跨学科、跨领域、跨业态发展提供了广阔的应用前景。基于此我们就有必要引入“互联网+”和“大数据”等人工智能技术,打破高校数据孤岛[1]。实现数据共享,建立高效快捷的信息统计和反馈渠道,以便更好地为学生的学习和生活服务。

1 学生公寓管理中存在的问题和面临的挑战

1.1 管理人员的思想认知水平有限

学生公寓管理人员作为公寓管理的一线力量,行使对学生日常住宿及行为的监督管理,其自身思想政治素质能力、意识和技能水平高低会直接影响学生公寓管理服务水平及形象。近些年,受信息技术和网络技术的时代影响,公寓管理层也在积极尝试和改进传统的公寓管理模式,因为长期在公寓工作的老员工,受传统管理模式影响较深,一是认为自己年龄大了,学不会也学不懂;二是觉得自己工作经验丰富,思路和数据都在自己脑海中,无需运用大数据和互联网技术,高科技的东西他们不会用,管理效率还没他原来的方法好。鉴于他们的这种抵触思想和心理,要让其自己提高个人认知和信息化水平特别困难,面对这种缺乏学习和发展意识困境的情形,就需要管理层去打破这种僵局,引来源头活水。

1.2 第三方社会化商业服务机构的管理困境

随着社会经济水平的不断发展,学生对公寓的基础设施等硬件要求也越来越高。和她们生活息息相关的水、电、暖维修及洗衣、食品购买等,如果完全按照以前的模式,经人工报修、电话联系、离开校园或宿舍去外面的商店超市购买特别不方便,尤其是晚上楼门关闭的特殊时段,矛盾更加突出。现在很多高校虽然在学生公寓安装了控电系统,也引入了自助售货机、自助打印机、24 h直饮冷热水机,但对这些设施设备的故障维修和服务方面还缺乏高效的监督管理。比如学生超负荷用电时出现宿舍跳闸和断电情况,维修人员不能及时发现和处理;洗衣机、饮水机、售货机等出现漏水、漏电、缺货或无法正常使用的故障时,服务商家没有驻校园维修工作人员,故障得不到快速有效处理,产生智能化产品非智能化服务的困境,严重损害了学生的个人利益和学校及公寓管理部门良好的服务形象,加剧了学校、公寓管理人员、服务商家和学生之间的矛盾,不利于学生公寓的稳定和安全管理。

1.3 信息沟通反馈不及时、矛盾化解有时滞

新形势和环境下,学生的个人自我意识比较强,独立性高,大部分学生都是独生子女,条件优越,部分学生与他人的沟通相处比较特殊,各类问题和矛盾比较突出,特别是心理类问题特别明显,每年开学初的心理测试调查发现,有近1/3的新生存在或多或少的心理问题。为此,学校相关部门还专门从各个班级中遴选信息员,协助老师发现和处理此类问题。然尔学生毕竟是学生,责任感和安全意识相对比较淡薄,碍于同学之间的人情关系和面子问题,有些学生担心身份暴露被同学孤立,不能或不敢及时将相关信息及时反馈老师,宿舍长及班委也不会将宿舍或公寓发生的学生违纪问题告知老师,从而导致信息反馈不及时,等管理人员获得相关信息时已错过了最佳和有效处理时间。同时也不能有效发现和化解公寓潜在的安全风险,极大地影响了公寓管理服务质量和效率。

1.4 管理模式面临的挑战

目前很多高校的公寓管理机构建制层次不齐,有处级建制单独设立的,也有科级建制隶属于学生处或后勤处及其它类别的,鉴于各自不同的特点,依旧采用人工化分部门管理模式,虽然都在使用信息化手段,但分疆而治的情形很难做到信息的及时沟通与共享,衔接处理不畅。大部分依靠辅导员、班主任、公寓管理员、楼长等群体分别向学生发布相应信息,使得信息容量较多,学生应接不暇,不能及时查收和落实,有些甚至成了垃圾信息、石沉大海,信息的传达率和有效性大大降低,很多有关国家和省市校的方针政策及条例规章、通知等无法有效传达至学生[2]。这种传统管理模式的弊端已经严重影响和制约现代化学生公寓管理服务和长远发展,必须要与时俱进,打破界限,切实做到服务无界限,真诚无止境。

2 学生公寓管理系统的需求分析

学生公寓是学生课堂之外休息、学习、讨论和交流的主要场所,是他们个人价值观、同学友谊、集体荣誉感形成的第二课堂。如何做好新时代学生公寓管理工作就成了当下的工作重点,我们需要借助于最新的计算机科学技术,提升学生公寓的服务和育人功能[3]。用专业的人干专业的事,做到科学设计、专业服务、精准应用。根据高校学生管理机构设置、管理部门的职责划分以及学生公寓管理中涉及的实际功能等进行需求分析[4],加快数字化校园和智慧公寓建设,设计开发适合新形势新环境下的学生公寓管理系统,在保证平台数据精准性、有效性、安全性、互联性的前提下,将学生管理服务部门、学院、辅导员、班主任、公寓管理员等从纷繁复杂的信息统计中解放出来,大大提高工作效率和管理服务水平。

3 学生公寓管理系统设计

学生公寓管理系统以高效、环保、节省人力为主要目的而设计,通过该平台可实现对学生公寓相关信息的录入、查询、修改、删除,也能对学生公寓财产运行及维护状况进行实时监督,还能对学生进出公寓信息、违纪等安全信息、假期离宿或留宿管理等进行实时统计并根据需要生成相应的报表,方便学生公寓相关管理人员随时查阅和调用。

3.1 系统功能模块设计

结合学生公寓管理工作实际内容和特点,通过设计以下九大模块可以完全实现对学生公寓人财物及安全的全方位管理。这些模块分别是新闻信息管理、基础信息管理、宿舍分配管理、水电暖网管理、安全管理、财产管理、出入管理、假期离住管理、系统管理,具体系统模块设计架构如图1所示。

新闻信息管理模块:包含规章制度公示、通知发布、党团文化建设动态、日常安全常识及留言板等。通过本模块可以实现规章制度及理论的宣传和公寓文化活动的开展,达到以通知和常识引领人、以规章制度约束人、以党团活动建设教育人、以意见征求服务人的目的。

基础信息管理模块:包含宿舍基本信息(楼宇号、房间号、房间类型、可容纳人数等)和学生基本信息(学号、姓名、性别、民族、学院、班级、个人联系方式)。此项内容由宿舍管理员和学生分别按照权限录入相应信息,最终再由公寓、学院、学生处三方进行核实,确保数据精准。

宿舍分配管理模块:包含新生宿舍分配(按学院、班级人数尽量分在一个楼宇或一层)、老生宿舍调换。该功能按照同学院同专业同班级的原则尽可能的将学生分配在同一公寓同一楼层的相邻宿舍,在新生报到注册后按照分配名册到相应公寓办理入住手续,无需学生东奔西走,同时也便于老生网上申请换宿,让数据多跑路,学生少麻烦。

水电暖网管理模块:包含宿舍水电暖报修、水电购买(宿舍超额用电后由舍员购买)、网络开通及缴费管理。

安全管理模块:包含消防检查、监控管理、门禁闸机通道管理、来客登记、宿舍安全检查、违纪行为处理(吸烟、喝酒、打麻将、使用违禁电器、打架斗殴、破坏公物及其它)、卫生检查情况统计、教师检查宿舍统计、学生会检查统计、学生晚归统计。学生公寓的安全管理是高校学生管理的重中之重,是学生生命财产和消防安全的保障,宿舍安全管理业务的具体处理流程如图2所示。

图2 宿舍安全管理业务流程

财产管理模块:包含宿舍财产录入、核查(分初次核查和毕业核查)、公共区域财产检修、宿舍财产报修(电路除外),具体报修流程如图3所示。

图3 宿舍财产报修处理流程

出入管理模块:包含闸机通道打卡记录或人脸识别系统记录、突发情况人工登记记录、贵重物品登记记录。

假期离住管理模块:包含假期离宿管理、毕业离宿管理、假期留宿管理。

系统管理模块:包含用户(角色)管理(包括添加用户、删除用户、修改密码、重新登陆、退出系统)、权限管理、日志管理等。

3.2 系统数据库设计

为保证数据的安全性,本系统使用微软的SQL Server数据库,将各个模块的数据分别存入相应的后台数据库;其中数据库的物理设计部分是根据计算机系统、数据模型、E-R图等设计,目的是为了充分利用存储空间和提高系统的处理速度[5]。系统后台数据库所涉及的数据表主要包括学生信息表、宿舍信息表、宿舍财产信息表、水电网费用信息表、来客访问登记信息表、安全检查信息表、假期离住管理信息表等数据表,因为篇幅原因,文中只展现学生信息表、宿舍信息表、违规违纪信息表,具体如表1、2、3所示。

表1 学生信息表

表2 宿舍信息表

表3 违规违纪信息表

3.3 系统实现方法

学生公寓管理系统是一个多用户、多角色、多任务的智能管理信息系统,借助于现有的校园网络,采用基于Web页面的Browser/Server架构和UML技术完成客户端的界面设计和系统建模[6]。利用物联网技术统计学生进出公寓的门禁闸机刷卡记录和水电使用情况,如果有条件还可引入基于人脸识别技术的门禁系统代替闸机通道来防止学生门禁卡代刷和恶意尾遂现象;在通讯使用方面,该系统使用标准的Http协议,使得系统具备可移动和分布式管理功能。如想调阅和使用相关数据,管理员通过手持设备或电脑登录账户后导出相应的报表,以供日常检查等;系统界面如图4所示。

图4 学生公寓管理系统界面

3.4 用户角色分析

该系统的用户群主要面向学工管理员、宿舍管理员、教师(辅导员、班主任)、学生四类,系统管理员具有最高权限,其角色分工如下。

系统管理员:主要对系统进行日常维护、管理、安全保障,对次级用户的添加删除、权限设置、信息修改等。

学工管理员:可细分为公寓主管、学工主管、学院主管、后勤主管、保卫主管、网络主管6种。公寓主管负责除系统管理和水电暖网管理之外的所有内容;学工主管负责安全管理、出入管理、假期管理和基础信息管理中的学生信息管理;学院主管负责学院学生的基本信息管理及安全、出入、假期管理;后勤主管负责水电暖维修、充值缴费;保卫主管负责安全管理中的消防检查、安全检查、监控管理和假期离住管理中的留宿学生监管;网络主管负责网络开通及缴费管理。

宿舍管理员:主要负责所管辖区基础信息管理、宿舍管理、资产管理、水电暖管理、安全管理、出入管理。可以通过电脑或手机终端登录后随时查看、处理和录入所管辖公寓楼及宿舍内产生的各类相关问题信息,特别是对日常巡查中发现的问题可以实时录入系统,避免事后忘记或者被其它事务干扰,同时该系统可在第一时间将学生报修的故障以短消息形式发送给相应的管理员,便于及时安排专人予以解决,并将处理结果及时在系统中更新。

教师:登录系统后可以随时查看和掌握所管辖学生是否有晚归、宿舍内抽烟、喝酒等违纪行为,也可根据报表生成的相关数据信息精准掌握学生近期学习、生活、心理、行为变化,以便于及时开展相关的谈心谈话和教育疏导工作。

学生:注册登录系统后可查看自己住宿的基本信息,本人只能修改密码和联系方式,新生可在线选床位。也可在线申请调宿、充值缴纳水电网费、进行各类故障报修,报修处理进度可在线实时查询,还能对维修服务项目及维修人员态度进行综合评价。

通过以上用户角色分配和权限功能设置,在很大程度上节约了时间也省去了纸质材料录入的麻烦,同时也方便学工人员及时查看所管辖和服务的学生动态,极大地提高了工作效率,也为日常的评奖评优和问题学生处理做好了铺垫,真正做到工作留痕、处理有据、责权清晰、赏罚分明。