建筑施工合同管理存在的问题及应对措施

2024-01-08陈应才

时代商家 2024年2期

陈应才

摘要：建筑合同管理在建筑项目的成功和企业的可持续发展中扮演着关键的角色。其不仅可以确保项目按照预定的计划、质量标准和预算顺利完成，还有助于建立各方之间的合作关系，从而降低潜在的法律和财务风险。然而在合同管理中存在的一系列问题，包括合同条款和内容模糊不清、不完整、不符合法规和标准、变更管理不当、款项支付问题以及未能妥善处理风险等，导致项目出现延期、争议、额外成本增加以及法律风险。本文旨在探讨合同管理的重要作用以及存在的五个主要问题，并提出相应的解决方案。这些解决方案有助于改善建筑合同管理的效率和效果，减少争议和风险，提高项目的成功率。

关键词：建筑合同管理；财务风险；变更管理；法律风险

建筑施工合同管理在现代建筑领域中有着至关重要的作用。合同管理是确保项目成功完成、各方权益得到保障的关键要素。然而，在实践中，合同管理常常面临一系列复杂的问题，需要精心应对和解决。本文将探讨建筑施工合同管理的重要性，分析存在的主要问题，并提出相应的应对措施。

一、建筑施工合同管理的重要作用

建筑施工合同管理是建筑项目成功完成的关键因素之一。在建筑领域，合同管理是确保项目按照计划、预算和质量标准顺利进行的核心过程。建筑施工合同管理在项目管理中发挥了至关重要的作用。其有助于风险管理、资源优化、法律合规、质量控制、客户满意度和项目成功[1]。

（一）降低风险

建筑施工合同管理的一个主要作用是帮助建筑企业识别和分析项目中的风险。合同文档通常包含了各种条款和条件，明确了各方的责任和义务。通过仔细研究合同，建筑企业可以识别潜在的风险，一旦识别了风险，建筑企业可以制定相应的风险管理计划，以减少不利影响。这包括修改合同条款、采取额外的安全措施或制定备用计划。通过合同管理，企业可以更好地应对不确定性，并降低项目失败的风险[2]。

（二）资源优化

合同管理有助于建筑企业有效控制项目成本。合同通常规定了支付和费用的安排，以及变更订单的程序。通过严格遵守合同条款，企业可以确保不会超出预算，并最大限度地降低额外费用。

合同管理还涉及有效分配资源，包括劳动力、设备和材料。通过合同管理，企业可以确保资源按照项目计划的要求得到充分利用，从而提高生产效率。

（三）质量检测

合同管理有助于建筑企业确保项目按照预定的质量标准完成。合同通常包括关于工程和材料质量的详细规定。通过合同管理，企业可以监督和检查工作，以确保其符合这些标准。

合同管理还包括质量控制的检查和测试。这些过程可以确保项目的各个阶段都符合质量标准，并在发现问题时采取纠正措施，以防止质量问题扩大化[3]。

（四）提高客户满意度

合同管理有助于建立良好的客户关系。通过与客户保持沟通和透明度，企业可以更好地满足客户的需求和期望。合同管理中的文件和报告可以帮助客户了解项目的进展情况，确保他们对项目满意。

合同管理还有助于快速解决客户的问题和关切。如果客户对工程有任何疑虑或不满意，合同管理可以提供一个结构化的方法来解决问题，确保客户满意度得以维护。

（五）达成目标

建筑施工合同管理的主要目标是确保项目成功交付。合同管理有助于确保项目按时、按预算和按质量完成，满足客户的期望。这有助于企业维护声誉，并为将来赢得更多的业务。

合同管理还为企业提供了一个学习和改进的机会。通过审查合同管理过程，企业可以识别成功的实践和不足之处，以便在将来的项目中做得更好。

综上所述，建筑施工合同管理在项目成功中发挥了至关重要的作用。它有助于风险管理、资源优化、法律合规、质量控制、客户满意度和项目成功。因此，建筑企业应充分重视合同管理，确保项目按照计划和标准完成，从而提高竞争力并赢得客户的信任。在不断学习和改进的基础上，建筑企业可以在竞争激烈的市场中取得成功。

二、建筑施工合同管理中存在的问题

建筑施工合同管理是一个复杂而重要的领域，涉及到众多合同、法律、商业和项目管理方面的问题。建筑施工合同管理是确保项目按照计划、质量和预算评估的关键要素之一。然而，合同管理过程中存在许多潜在问题，会对项目的成功产生负面影响。本文将详细探讨这些问题。

（一）合同条款模糊

在建筑施工项目中，合同是确保各方权利和责任的关键文档。然而，经常出现的问题是合同文本本身存在模糊不清或不完整。这表现为合同中的术语和定义模糊，权责划分不清晰，或者遗漏了关键细节。合同的模糊和不完整性会导致争议和误解，进而对项目的进展和成功产生负面影响。

首先，缺乏明确的条款可能导致各方对于项目的期望产生歧义，这可能导致争议和纠纷的发生，延误项目进度。其次，模糊的合同条款可能使得各方在项目执行过程中难以明确责任和义务，从而增加了风险和不确定性。此外，缺乏明确的法规和标准规定可能导致合同各方未能充分遵守相关法律法规，可能会面临法律责任和罚款。最重要的是，因为未能明确规定施工标准和质量要求，模糊的合同条款可能影响项目的质量和安全。因此，在建筑企业合同中，明确、清晰和详细的条款对于确保项目的顺利进行、减少风险以及维护各方的权益至关重要。

（二）合同条款内容的合法性

建筑施工项目需要遵守国家法规和标准，以确保工程的安全性、质量和环保性。然而，合同管理中存在的另一个常见问题是合同的内容条款未严格遵守相应法律规定。

不符合法规和标准导致多方面的問题。首先，它会导致安全风险增加，从而威胁到工人和公众的生命和财产安全。其次，不符合法规和标准会导致项目质量问题，这需要额外的工程修复和费用。合同内容违法也可能损害企业声誉，降低客户和合作伙伴的信任，还可能导致客户撤销合同或不再与企业合作，进一步损害了企业的盈利能力和市场地位。最后，违反环保法规会导致环境影响，对可持续性产生负面影响，甚至会导致法律诉讼。

这个问题通常出现在施工企业未能充分了解项目所在地的法规和标准的情况下。此外，有时候为了降低成本和加快进度，一些施工企业会故意忽略或规避法规和标准要求。无论是因为疏忽还是故意，不符合法规和标准都会对项目产生严重的后果[4]。

（三）合同条款的变更管理问题

变更管理是建筑施工合同中一个至关重要的方面，因为它涉及到项目范围、时间表和成本的调整。然而，变更管理通常是合同管理中容易出现问题的地方。主要问题包括未能及时识别和记录变更、不透明的变更审批流程、以及变更导致的成本和时间问题未能妥善管理。

变更管理不善导致项目范围膨胀、预算超支和项目延期。未能及时识别和记录变更导致后续争议和争端，因为各方对变更的性质和影响有不同的看法。此外，不透明的变更审批流程导致不公平的决策，增加了争议的风险。

（四）合同条款中涉及的资金管理问题

资金管理在建筑施工合同中是一个常见的问题领域。问题包括未能按照合同规定的时间和方式支付款项、争议关于工程进展和完成的支付、以及不透明的成本结构。这些问题导致供应商和分包商的不满，对项目的进展产生负面影响。

未能按时支付款项会导致供应商和分包商的现金流问题，这会影响他们的持续经营能力。此外，支付问题会导致合同违约和法律争端。工程进展争议和支付未能完成会导致项目停滞。最后，不透明的成本结构会导致不信任和争议，因为各方无法理解项目成本的详细构成。

支付和款项问题通常由于合同文档未明确规定支付条件、没有透明的成本追踪系统、或者不善的款项管理实践引起。解决这些问题通常需要改进合同的支付条款、建立透明的成本管理系统，以及加強款项管理和沟通。建筑项目依赖于供应链的稳定性，然而，供应链问题，如材料短缺、交货延误或质量问题，会对项目产生重大影响，这将导致工程停滞、成本增加以及时间延误。

（五）识别和评估合同所涉风险

建筑施工项目存在各种风险，包括技术、市场、环境和政治风险等。未能妥善处理这些风险会导致项目的失败。在合同管理中，常见的问题包括未能充分识别和评估风险、未能采取适当的风险管理措施、以及未能建立风险分担机制。

未能充分识别和评估风险会导致项目在早期阶段就遭遇问题，从而导致成本增加和项目延期。如果没有适当的风险管理措施，项目无法应对风险事件，从而使风险变成了实际问题。此外，未能建立明确的风险分担机制会导致合同争议，因为各方在风险分担方面存在不同的期望。

解决风险管理问题需要细致的风险评估和规划、建立明确的风险管理计划，以及确保所有合同各方都了解和接受风险分担机制。然而，由于项目的不确定性和复杂性，风险管理仍然是一个挑战，需要定期审查和调整。

这些问题都对建筑施工企业的项目产生负面影响，会导致成本超支、时间延误、法律纠纷以及声誉损害。因此，建筑施工企业需要高度专注于合同管理，并积极采取措施来预防和解决这些普遍性问题。在解决这些问题时，合同管理的透明性、有效的沟通和合作关系都非常重要。

三、建筑施工合同管理改进措施的探讨

建筑施工合同管理是复杂的，充满挑战的领域，常常涉及大量的合同、法律、财务和项目管理方面的问题。该部分将针对建筑施工企业合同管理存在的问题探讨相应的改进措施[5]。

（一）确保合同条款的清晰和完整性

合同模糊和不完整性的问题需要采取一系列措施来解决。首先，应确保合同文件在项目启动前经过详尽的审查和修订，以明确各方的权利、责任和期望。这需要建立一个专门的合同管理团队，包括合同经理、法律顾问和技术专家，以确保合同文本的清晰性和完整性。

其次，应建立有效的变更管理程序，以处理在项目进行中出现的合同变更。这包括确保所有变更都经过适当的文档记录和审批流程，并及时通知各方。变更管理程序应着重强调合同的透明性，确保各方都了解变更的性质、影响和成本。

最后，培训和教育也是解决模糊和不完整合同的关键因素。项目参与者和合同管理团队应接受培训，以确保他们了解合同的重要性，以及如何有效地管理和执行合同。这有助于减少误解和争议的风险[6]。

（二）确保合同合法性

确保遵守法规和标准是合同管理中的核心职责。为了解决不符合法规和标准的问题，首先需要确保合同文件明确规定了适用的法规和标准，并强调各方的合规责任。这要求在合同编写过程中与法律顾问和行业专家密切合作。

其次，建立监督和审查机制，以确保项目在各个阶段都符合法规和标准要求。这包括定期的合规审查和报告，以及确保项目的工程师和管理团队都充分了解和遵守法规和标准。

最后，建立风险管理计划，以应对法规和标准方面的风险。这包括建立紧急应对措施，以应对的合规问题，并确保项目具备应对变更法规和标准的灵活性。

（三）应对合理变更

解决变更管理问题需要建立一个明确的变更管理流程。首先，确保所有项目变更都经过适当的文档记录和审批流程。这包括识别、评估、审批和实施变更的步骤，以及变更的责任人。

其次，建立透明的变更审批流程，以确保变更的决策过程公正和透明。这需要建立一个变更委员会或审批机构，由各方代表组成，以共同决定是否接受变更请求。

最后，为了更有效地进行工程变更管控，设立一个专职工程变更管理岗位，并加强组织协调。工程变更牵涉到多个参建单位，需要协调业主工程管理部和合约管理部的工作。审查变更内容要涵盖工程技术、工程经济、工程造价和施工组织等多个专业领域的知识。因此，建筑企业需要一个拥有全面知识背景和出色组织协调能力的专业人员来负责统筹工程变更管理工作。

（四）加强资金管理

解决支付和款项问题需要建立透明和高效的支付和款项管理系统。首先，确保合同文件明确规定了支付条件和时间表，包括进展付款和完成付款。这可以减少款项支付方面的不确定性和争议。

其次，建立详细的成本追踪系统，以确保各方都了解项目的实际成本结构。这包括建立透明的成本清单，将成本分配给不同的工作包和活动，并及时通知各方关于成本的变化。

最后，确保支付和款项管理过程透明和公平，采取适当的审批和核准程序。这包括建立款项审批流程，确保所有款项支付都经过适当的授权和审查[7]。

（五）提高风险应对能力

解决风险管理问题需要综合的风险管理策略。首先，建立全面的风险评估程序，以识别和评估项目面临的各种风险。这包括技术、市场、环境和政治风险等。

其次，制定风险管理计划，以明确风险的处理策略和责任。这包括制定风险应对计划，明确风险的影响和应对措施，并确保所有相关方都了解和接受风险分担机制。

最后，建立定期的风险审查和监控机制，以跟踪风险的演变和实施风险应对措施。这可以确保项目能够及时应对风险事件，并最大程度地降低潜在的负面影响。

这些解决方案有助于改善建筑施工合同管理的效率和效果，减少争议和风险，提高项目的成功率。然而，为了成功实施这些解决方案，需要合同管理团队的全力合作和不断的改进和监控[8]。

四、结束语

在建筑施工合同管理中，解决问题和改进实践对于确保项目的成功至关重要。本文探讨了在合同管理中出现的五个主要问题，并提供了相应的解决方案。

建筑施工合同管理中的问题可以通过合同管理团队的合作和采取适当的解决方案来解决。通过明确合同条款、建立透明的管理流程、培训项目参与者、建立风险管理计划和持续监控，可以提高合同管理的效率和效果，确保项目的成功。只有通过不断的改进和学习，才能更好地应对合同管理中的挑战，确保项目顺利进行，达到预期的目标。