财务共享服务在企业成本控制中的应用研究

时歆姝

摘要：在当今市场竞争激烈的背景下，成本控制成为企业持续健康发展的关键因素之一。为了在竞争中脱颖而出，企业需要不断寻求提高效率、降低运营成本的方法。财务共享服务是一种将财务和会计职能集中管理并共享的业务模式。它的核心理念是将企业内部的财务流程、服务和资源整合到一个中心化的共享服务中心，以提高效率、减少重复工作和优化资源利用率。这一模式的应用不仅在企业内部创造了显著的变革，还对整个组织的成本结构和竞争力产生了深远的影响。文章回顾了财务共享服务的发展历程，分析其在企业中的应用情况，并探讨了财务共享服务对企业成本控制的具体影响。对于企业实施财务共享服务时认为需要考虑领导支持、技术基础和人才培养三个关键因素。在企业成本控制過程中应用财务共享服务时，提出定期评估绩效、加强员工培训和素质培养、利用技术创新、持续优化改进流程和重视客户反馈的优化建议。旨在为企业应用财务共享服务获得效益和竞争优势，以便更好地应对未来的商业挑战。

关键词：财务共享服务；财务管理；成本控制

一、引言

当今的商业环境充满了不确定性和变革。全球市场的快速发展和国际贸易的复杂性使企业面临更多的机会和挑战。企业必须不断适应新的市场趋势和消费者需求，以保持竞争力。数字化技术的迅猛发展正在改变商业模式和运营方式，迫使企业加速数字化转型以保持竞争优势。全球化使市场竞争更加激烈，企业必须在全球范围内寻求市场份额，并与国际竞争对手竞争。这意味着不仅需要降低成本，提高效率，还需要更加灵活和创新。为了在市场中脱颖而出，企业必须精确掌握成本控制，并确保其产品和服务的质量和竞争力。

二、财务共享服务的发展历程

（一）早期阶段（20世纪90年代初期）

财务共享服务的概念最早在20世纪90年代初期出现。当时，一些跨国公司开始尝试将其财务和会计职能整合到一个共享服务中心，以消除冗余、提高效率和降低成本。这些早期的财务共享服务中心主要集中在核算、账务处理和支付等基本财务任务上。

（二）发展阶段（20世纪90年代中期至2000年左右）

在20世纪90年代中期到2000年左右，财务共享服务的概念逐渐得到认可和接受，越来越多的企业开始建立自己的共享服务中心。财务共享服务中心的职能范围逐步扩大，包括财务核算、报告、应收账款、应付账款、薪酬和人力资源等多个领域。

（三）多功能化和全球化（2000左右年至今）

随着全球化的加剧和企业规模的扩大，财务共享服务中心逐渐演变为多功能的综合性中心，承担更多财务和非财务职能。许多企业开始将全球的财务活动整合到一个全球共享服务中心，以实现更高的效率和一致性。技术的不断进步，尤其是信息技术和数字化工具的发展，使财务共享服务中心能够更好地支持全球企业的决策制定和业务运营。

（四）数字化和智能化（近年）

近年来，财务共享服务中心正逐渐向数字化和智能化方向发展。自动化流程、数据分析和人工智能等技术的应用正在提高财务共享服务的效率和准确性。财务共享服务中心不仅提供传统的财务支持，还可以为企业提供高级分析、预测和战略咨询等服务，成为业务决策的重要合作伙伴。

三、财务共享服务在企业中的应用情况

许多企业使用财务共享服务来处理核算和报告任务。这包括会计凭证的录入、财务报表的生成、资产负债表和利润表的准备等。财务共享服务中心可以确保财务数据的准确性和一致性，同时提高了处理速度。财务共享服务可以处理应收账款和应付账款的管理。它可以协助企业追踪客户付款和供应商付款，确保及时的款项流动，同时提供账龄分析和风险管理支持。一些企业将薪酬和人力资源管理外包给财务共享服务中心，这包括员工工资计算、社会保险和税务报告等。财务共享服务中心可以确保遵守劳动法规，并提供员工福利管理支持。企业可以将采购流程外包给财务共享服务中心，包括采购订单的生成、供应商协商和采购数据分析，优化采购成本和提高供应链效率。财务共享服务通常也涵盖税务合规和报告，它可以协助企业制定税务策略、报告税务申报、处理税务审计和合规性监管。财务共享服务中心可以支持企业的风险管理和内部控制活动，能够监测财务风险、制定内部控制政策，并定期进行审计和合规性检查。一些财务共享服务中心还提供高级分析和决策支持，可以帮助企业管理预算、进行财务建模和业务分析，以支持战略决策。

四、财务共享服务对成本控制的影响

（一）财务共享服务降低企业的财务运营成本

1. 标准化和流程优化

财务共享服务通过标准化和优化财务流程，将企业内部的不同部门和业务单元的财务活动整合到一个中心，消除了重复工作和低效率的问题。这种标准化和流程优化能够大大减少处理财务任务所需的时间和资源。例如，财务共享服务可以使用通用的财务流程来处理采购订单、付款、报销等，确保这些流程在整个组织中一致运作。这不仅提高了效率，还降低了操作错误的风险，降低了成本。

2. 人力资源优化

财务共享服务中心通常集中了财务专业人员，他们可以专注于处理各种财务任务。这意味着企业可以更好地管理和优化人力资源，避免了在不同部门之间重复雇佣财务人员的需要。共享服务中心通常在成本较低的地区设立，因此可以降低薪酬和劳动力成本。这种人力资源优化有助于降低企业的总体财务运营成本。

3. 采购和供应链效率提升

通过财务共享服务，企业可以更好地管理采购和供应链流程，实现成本控制。共享服务中心可以协助企业协商合同、跟踪采购订单、管理供应商关系以及分析采购数据，以确保采购活动的高效率和低成本。降低原材料采购成本和供应链管理成本。

4. 技术和自动化的应用

财务共享服务通常利用先进的信息技术和自动化工具来处理财务任务。例如，自动化会计软件可以处理账务记录、报表生成和账目核对等任务，减少了手动操作和错误。这些技术和自动化工具不仅提高了财务流程的速度，还降低了运营成本，因为它们减少了人力资源的需求。

5. 资源共享和集中采购

财务共享服务中心可以帮助企业更好地管理和优化资源，包括办公设备、技术工具和供应商关系。通过资源共享和集中采购，企业可以获得更有竞争力的价格和更好的服务条件，降低了采购和设备成本。

6. 数据分析和决策支持

财务共享服务中心还可以提供高级数据分析和决策支持，帮助企业更好地管理财务风险、预测支出、优化预算分配等。企业更加智能地管理财务资源，降低不必要的开支。

（二）财务共享服务在效率提高和资源优化方面的作用

1. 效率提高

财务共享服务通过引入标准化的财务流程，将企业内部的不同部门和业务单元的财务活动整合到一个中心，消除了重复工作和低效率的问题。这种标准化确保了财务任务的一致性和高效率执行。财务共享服务通常采用先进的信息技术和自动化工具，如自动化会计软件、数据分析工具等，以加速财务流程。这些工具可以处理大量数据和复杂的计算，减少了手动操作的需求，提高了工作效率。共享服务中心通常汇集了专业的财务人员，他们具有高度的专业知识和经验。这使得财务任务可以由经验丰富的专业团队处理，提高了任务处理的速度和质量。

2. 资源优化

财务共享服务中心的建立使企业能够更好地管理和优化人力资源。它可以避免在不同部门之间重复雇佣财务人员的需要，降低了员工薪酬和福利成本。共享服务中心通常在成本较低的地区设立，进一步降低了劳动力成本。财务共享服务中心可以帮助企业更好地管理和优化资源，实现资源共享和集中采购，在采购中以更低的价格获得更好的产品和服务条件，降低成本。财务共享服务中心也提供了一个中心化的平台，用于决策制定和资源管理。企业能够更好地协调决策、优化资源分配和管理预算，避免浪费。

（三）财务共享服务对决策制定和风险管理的积极影响

1. 决策制定

财务共享服务通过标准化流程和自动化工具，使企业能够更快速地生成财务报表和数据分析结果。这意味着管理层可以获得更及时的财务信息，有助于更快地做出决策。例如，在了解销售数据、成本信息和利润情况的基础上，管理层可以更快速地调整定价策略、调整预算分配或制定市场扩张计划。财务共享服务中心通常集聚了专业的财务专家，他们可以提供高质量的财务分析和业务建议。这些专业意见有助于管理层更好地理解财务数据背后的含义，并支持战略决策。例如，通过对财务指标的深入分析，管理层可以识别业务中的增長机会和成本节约潜力。财务共享服务确保了财务数据的一致性和准确性。这意味着不同部门和业务单元使用相同的数据源和方法进行决策制定，避免了因数据不一致而导致的决策错误，提高决策的可靠性和一致性。

2. 风险管理

财务共享服务可以帮助企业更好地监控财务风险。财务共享服务中心可以实施内部控制政策、进行审计和合规性检查，确保企业在财务运营中遵守法规和规范，减少财务欺诈和错误的风险。财务共享服务提供了更好的财务规划和预测工具。通过对历史数据的分析和模型建立，企业可以更好地预测未来的财务表现。提前识别潜在的财务风险，制定相应的风险管理策略。财务共享服务中心可以提供有关风险评估的数据和信息，这包括市场风险、供应链风险、汇率风险等各种风险因素的分析。管理层可以根据这些信息制定风险管理策略，减轻潜在风险对企业的影响。

五、实施财务共享服务的关键因素

（一）领导支持

高级管理层需要清楚地认识到财务共享服务与组织的战略目标相一致，能够提高效率、降低成本，并提供更好的决策支持。高层领导需要为财务共享服务提供足够的资源，包括预算、技术支持和人力资源，这确保了财务共享服务的顺利运作。高层领导需要塑造一种积极支持财务共享服务的组织文化，鼓励员工积极参与并支持变革。高级管理层需要积极参与财务共享服务的决策制定过程，包括选择技术工具、流程设计和变革管理策略。领导层需要明确和传达变革的愿景，告诉员工为什么变革是必要的，并激发他们的参与和支持。开展全面沟通计划，确保员工了解变革的进展和目标。沟通应该是开放、透明和定期的。鼓励员工参与变革过程，听取他们的反馈和建议，这可以通过工作组、研讨会等反馈渠道来实现。提供员工所需的培训和支持，以帮助他们适应新的工作流程和技术工具。员工需要感到他们有能力成功应对变化。持续监测变革的影响，根据员工的反馈作出调整。变革管理是一个动态过程，应该根据需要进行修正。

（二）技术基础

组织需要投资于适当的硬件和软件资源，以支持财务共享服务的运作。这包括服务器、数据库系统、财务软件和协作工具等。稳定的网络和连接性是确保财务数据能够在不同部门和位置之间安全传输的关键。高速互联网连接和虚拟专用网络（VPN）等技术应得到考虑。考虑使用云计算服务，以扩展和灵活地扩大技术基础设施。云计算可以提供弹性、可扩展性和成本效益。确保只有授权人员能够访问财务数据。实施强大的访问控制措施，包括密码策略、多因素身份验证和权限管理。在数据传输和存储过程中使用强加密技术，以确保数据不被未经授权的人读取，包括SSL/TLS加密和端到端加密。建立数据备份和恢复策略，以应对数据丢失或损坏的情况。定期测试备份和恢复过程，确保其有效性。遵守适用的法规和合规性标准，如GDPR、HIPAA等，以确保对客户和员工数据的隐私和合法处理。培训员工关于数据安全的最佳实践，增强他们对潜在风险的意识，并教授如何避免安全漏洞。

（三）人才培养

根据财务共享服务的具体需求和员工的技能水平制定定制的培训计划。不同岗位需要不同类型和级别的培训。选择合适的培训方法，包括面对面培训、在线培训、研讨会、模拟训练等，以满足员工的学习偏好和需求。提供培训资源，包括培训材料、教程、视频教育和在线学习平台。这些资源应该易于访问和使用。招聘具有财务专业背景和技能的员工，以填补团队的需求。选用过程应考察候选人的财务知识和技能。提供员工继续教育和专业发展机会，以确保他们跟随行业和技术的发展，定期组织财务课程、认证培训和研讨会。鼓励员工分享他们的专业知识和经验，以促进团队内部的知识共享和合作，通过建立知识库和内部培训计划帮助实现这一目标。提供跨职能培训，以帮助员工开发领导力、沟通和问题解决等软技能，这对于财务共享服务中心的团队合作至关重要。培训和教育以及专业知识和技能是确保财务共享服务成功运作的关键因素。员工需要获得适当的培训和发展机会，以适应新的工作要求，并确保他们具备所需的财务专业知识和技能。

六、财务共享服务在成本控制中的应用优化

（一）定期评估绩效

首先，跟踪财务任务的处理时间，确保任务能够在规定的时间内完成，定期衡量工作流程的效率和响应速度。其次，测量错误发生的频率，包括数据输入错误、财务报表错误等。目标是将错误率降至最低，以确保数据的准确性。再次，通过定期的客户满意度调查或反馈收集客户的意见和建议。客户满意度是一个重要的KPI，因为它反映了服务质量和用户体验。还要跟踪财务共享服务的成本，并与效益进行比较。评估财务共享服务的价值，确保成本控制在合理范围内。跟踪员工的工作负荷以及资源的利用情况，以确保合适的资源分配和工作平衡。最后，建立一个定期的审查机制，以监测和评估KPIs的表现。这可以是每月、每季度或每年进行的评估，根据业务需要而定。与内部客户和利益相关者进行定期对话，了解他们的需求和反馈。识别改进的机会，并根据反馈进行调整。每次评估后，识别财务共享服务中的最佳实践，将它们分享给团队成员，以便学习和应用。基于评估结果，制定具体的改进计划，包括设定新的KPIs、优化流程、提供培训等，这些计划中应该明确规划改进的时间表和责任人。

（二）加强员工培训和素质培养

财务共享服务通常需要使用各种财务软件和工具，这就要求企业持续提供技术培训，确保员工能够熟练掌握这些工具的使用方法，以提高效率。财务领域的法规和合规性要求不断变化，员工需要定期接受培训，了解最新的法规变化，并确保财务操作的合规性。如果财务共享服务中的工作流程发生变化，员工需要相应的培训来适应新的流程，包括流程优化、自动化工具的使用等方面的培训。不仅要培养员工的技术能力，还要培养他们的领导力和问题解决能力。员工应更好地应对挑战，成为卓越的贡献者。建立内部培训计划，以鼓励员工分享他们的专业知识和经验。这可以通过定期的培训会议、工作坊或内部研讨会来实现。建立一个知识库或在线平台，员工可以在其中分享文档、最佳实践、解决方案等。这使得知识共享更便捷和可持续。鼓励员工积极分享知识，可以通过奖励和认可来激励，例如员工表彰、奖金或其他激励机制。促进财务共享服务与其他部门的合作，以便知识和经验能够在整个组织内流动。打破信息孤岛，提高团队的整体绩效。

（三）利用技术创新

建立一个团队或机制，负责持续跟踪最新的财务技术趋势和工具。这包括参加行业会议、研究新软件、关注技术新闻等。评估新技术工具是否适用于财务共享服务的特定需求。这需要仔细地分析和比较不同工具的功能。基于技术工具的潜在收益和成本效益，制定投资决策。确保新技术的投资与财务共享服务的战略目标一致。一旦选择了新技术工具，确保其成功实施并为员工提供培训，以确保他们能够充分利用这些工具。确保有效整合财务数据源，以建立全面的数据集。这可以包括内部和外部数据源的整合，以获取更全面的信息。探索并投资于高级数据分析工具，如数据挖掘、机器学习和人工智能。这些工具可以帮助发现隐藏在数据中的趋势和洞察力。建立数据仓库，使得数据存储和检索更加高效，快速访问和分析大规模数据。利用数据可视化工具来呈现数据，以便决策者能够更容易理解数据趋势和模式。建立预测模型，用于预测未来的财务趋势、支出、收入和风险，这些模型可以用于预算规划和战略决策。

（四）持续优化改进流程

定期审查财务流程，识别潜在的瓶颈和低效环节。这可以通过流程映射、流程分析和员工反馈来实现。简化流程是提高效率的关键，去除不必要的步骤和重复性工作，以缩短处理时间并减少错误的机会。探索自动化和数字化工具，以取代手动工作。自动化可以包括自动数据输入、电子审批和电子支付等。如果财务流程需要根本性改变，考虑流程重组。这需要更多的时间和资源，但带来更大的效益。在变更开始之前，明确和沟通变更的目标和理由，员工需要明白变更是为了提高效率和服务质量。鼓励员工参与变更过程，收集他们的反馈和建议。为员工提供必要的培训和教育，以帮助他们掌握新流程和工具。员工需要感到他们有能力成功应对变化。沟通是变更成功的关键。确保与员工之间有开放、及时和透明的沟通，以回应疑虑和提供更新。持续监测变更的影响，并收集员工的反馈。如果需要，根据反馈作出调整，以确保变更的顺利实施。

（五）重视客户反馈

设立有效的反馈渠道，让内部客户能够轻松提供反馈意见。可以使用电子邮件、在线表单、反馈会议等方式。定期与内部客户举行会议，了解他们的需求和关切，这些会议可以是一对一的讨论或团队会议。使用专门的反馈收集工具来记录和分析客户反馈，整理和处理大量的反馈数据，确保对客户的反馈及时作出响应，让客户知道他们的反馈得到了关注和处理。设计包括相关问题的调查问卷，以测量客户满意度和对服务的评价，问题应该涵盖服务质量、响应时间、准确性等方面。定期进行客户满意度调查，以便跟踪服务质量的变化趋势。这可以是每季度、半年度或年度调查。允许客户提供匿名反馈，以便他们能够自由表达意见，不受压力或担忧。分析客户满意度调查的结果，识别改进的领域，并制定改进计划，确保客户看到他们的反馈导致了实际的改变。向内部客户分享客户满意度调查的结果和改进计划，以建立透明度和信任。

七、结语

财务共享服务模式的引入可以帮助企业更好地管理财务风险，提高财务决策的速度和准确性，在成本控制方面产生积极影响。财务共享服务中心的建立能够降低企业的财务运营成本，在效率提高和资源优化方面起到积极作用，并且对决策制定和风险管理都具有积极影响。在企业实施财务共享服务时需要考虑领导支持、技術基础和人才培养三个关键因素。在企业成本控制过程中应用财务共享服务时，要注重定期评估绩效、加强员工培训和素质培养、利用技术创新、持续优化改进流程和重视客户反馈五个方面。只有不断实践、不断创新、不断改进，才能提高企业财务共享服务应用效果，为企业的可持续发展提供有力支持。

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（作者单位：中铁十九局集团有限公司）