浅析润滑油企业工程变更的管理
2024-01-03雷银
雷银
天津日石润滑油脂有限公司
工程变更，即4M(人，Man；机，Machine；料，Material；法，Method)的变更。4M 理论是日本学者西岛茂一提出来的，被广泛运用于制造型企业。一般日系或有日系背景的企业习惯称之为工程变更管理，实际上就是变化点管理[1]。只有管理好变化点，才能确保企业的全面质量管理有效实施。为了适应顾客对产品的个性化需求，润滑油企业一方面需要遵循严格的产品技术质量标准，同时及时规避多品种小批量的油品生产切换带来的风险。本文通过阐述润滑油企业工程变更管理的内涵，明确工程变更的划分及供应商工程变更的管理，规范工程变更的管理流程，降低或规避工程变更带来的风险，从而保证企业的产品质量稳定，实现或超出顾客满意，供同行在工程变更业务中进行思考和探讨。
工程变更管理的内涵
润滑油企业为了降本增效、安全环保、满足市场和顾客诉求或未来的长远发展等，实施技术改造的技术措施或创新创效等项目，涉及生产设备、工艺或技术等方面的工程变更[2]。通过实施工程变更，实现人员岗位轮换或工作内容的丰富、机器设备改造或替换提升产能、原材料国产化降本增效、技术升级工艺优化等，在为顾客创造价值的同时，也为企业的发展提供了有力支撑。为了确保工程变更后的产品质量，严格管理与产品质量有关的工程变更，并且将工程变更的管理延伸到供应商，确保发生任何变更，企业仍然处于质量受控的状态，全面维护产品质量，需要强化工程变更的科学管理[3]。
工程变更管理的范围
工程变更管理的范围，覆盖企业4M 变化发生的全部领域。对于润滑油企业来说，工程变更管理适用于：
◇企业购买的原材料变更管理，包含润滑油制造过程直接所需的基础油、添加剂以及各类包装物等物资，还有生产过程中用到的辅助用料等；
◇产品设计的变更管理；
◇生产过程涉及的厂房、设备与设施的变更管理；
◇仓储运输变更管理等涉及企业人机料法的工程变更管理。
工程变更管理的分类
为了规范工程变更管理，确保生产出合格的产品，并将合格的产品按时按质按量地交付到顾客手中[4]。通过识别顾客供应商质量管理手册，工程变更的管理分类如下：
◇人的变更管理。因年休、轮岗等原因，会造成作业人员的变更。作业人员上岗或换岗时，必须满足岗位技能要求，班长应该按照岗位能力矩阵图，对作业人员的资质进行管理，不允许不满足操作技能的员工在无人监督的情况下单独进行操作。
◇机的变更管理。由于设备设施、治具和工装等的修理或改良，可能造成精度和作业条件的变化。制造工程的新设、更新、改造和迁移的情况，包括但不局限于以下情况：①设备、设施新设（如新建厂房、新设备、接入新的储罐等）；②设备、设施更新和改造（如调和罐、灌装线的更新和改造）；③设备、设施迁移（如生产线、原材料及成品的保管仓库搬迁，运输条件的变化）。
◇料的变更管理。由于材料变更，可能导致产品发生质量变化。其包含原辅材料厂家、产地、种类、质量标准、储存条件和保质期等发生变更的情况。
◇法的变更管理，包括制造方法的变更、生产工艺及条件的变更、产品质量标准（包含试验方法）的变更、仓储条件（如室内室外）的变更和包装形式的变更等，导致作业环境和作业指导书等发生变化。
发生以上人机料法的工程变更时，班长负责及时更新现场的4M变更管理可视化看板，使变更管理显现化，方便现场作业人员的操作，起到相互提醒和监督的作用。
工程变更的划分及供应商工程变更的管理
工程变更的划分
工程变更按照重大程度，可分为部门级工程变更和公司级工程变更两类。由于工程变更的项目无法一一列举，通常将一个部门可控的工程变更作为部门级工程变更。变更内容涉及到OEM（原始设备制造商）客户产品，通常作为公司级工程变更。变更申请部门和变更主管部门，对工程变更的重大程度划分，可以进行协商达成一致，对工程变更的划分拥有一定的自主权。
供应商工程变更的管理
供应商是指向企业提供生产润滑油产品所需的原辅材料、外购产品的供方，仓储物流商等。供应商工程变更的管理分为两类：一类是自我管理，另一类是变更申请。供应商自我管理的工程变更不必向企业提出申报。变更申请时，供应商应在申请书上注明变更内容、变更原因、验证结论、验证资料等事项，提交企业主管部门审核确认后，方可交纳初次产品。
工程变更的管理流程
工程变更的申请
工程变更的申请，代表工程变更项目的启动。申请部门完成工程变更的书面审批后，变更申请人同时将工程变更申请信息邮件发送相关领导和人员。工程变更主管部门，收到工程变更申请后，组织相关部门进行工程变更实施方案的可行性分析，在规定的时间内完成工程变更方案的评审。
工程变更的可行性分析
工程变更项目能否实施，取决于是否通过可行性评审。为了确保工程变更方案的可行性，涉及OEM客户的工程变更项目，在公司内部实施工程变更前，需要市场部门提前向客户提出工程变更的申请，得到客户认可后，才可以在公司内部实施工程变更，并按照客户的要求提交工程变更资料。工程变更主管部门组织召开工程变更方案可行性分析会议时，需要评估：变更过程中哪些文件需要修订？变更实施方案的产品质量如何保障？危险源及环境因素识别与分析是否充分？工程变更后的产品质量验证方案是否合理等？相关部门对工程变更方案进行共同评审，变更申请部门对工程变更方案进行完善至质量安全风险可控为止。最终形成大家一致认可的工程变更实施方案，至此，此项工程变更方案方可生效。
工程变更的实施
对于按照上述集体决议形成的工程变更实施方案，由责任部门组织工程变更方案的实施。工程变更的提出部门作为工程变更的主体责任人，自工程变更方案生效开始，监督工程变更方案的实施，工程变更完成后对照验证方案进行产品质量的确认，对整体工程变更项目承担全部责任。工程变更的内容如果影响到企业内部上下游，工程变更的主体责任部门，需要通过线上线下的方式，同时及时通知相关部门，进行工程变更信息的共享。
工程变更的效果验证和资料管理
为了确保工程变更前后产品的一致性，工程变更的效果验证显得尤为重要。关于产品质量的验证方案，一般通过LIMS 实验室信息管理系统(Laboratory Information Management System， 缩 写 为LIMS)制定具体产品的检验方案，完成产品质量的跟踪验证。例如，从30 m3以下的调和罐，改用100 m3以上的调和罐进行生产，机械搅拌方式变更为气动脉冲搅拌，对变更后初次生产的产品进行全分析检验，并对生产过程中的半成品，开始搅拌后不同时段的产品进行取样，分析密度和元素等理化指标；对最终成品的留样，按季度检验密度和抗泡性等理化指标。如果是新灌装线的初次使用，对变更后初次生产的产品，取样检验外观、水分和密度等理化指标；保留样品并在3 个月内，按月份检查留样底部是否有杂质。
工程变更的效果验证，由工程变更申请部门负责收集客观证据，组织受变更影响的本企业人员和承包商作业人员进行培训，并形成培训记录，将效果验证的结果记录在工程变更效果验证作业记录中。工程变更主管部门和工程变更申请部门，负责工程变更相关的文件资料的保存。
结束语
通过对供应商工程变更管理以及润滑油企业内部工程变更管理进行管理范围的界定，润滑油企业可以构建差异化的管控措施，加强工程变更管理流程和记录的可追溯性，规范工程变更管理各环节的质量控制和实施工程变更后的效果验证，通过不断改进工程变更管理的过程，来提升产品的质量，满足顾客的需求，更好地促进企业发展[5]。
