档案信息化建设必要性分析及对策研究

李英子

(中南财经政法大学 人事部,湖北 武汉 430073)

档案具有唯一性,承载着重要的历史信息。档案工作内容细碎、繁杂,尤其在档案信息量与日俱增的今天,完全依赖人力的传统档案管理方式的弊端也日益凸显。因此,实施档案信息化,是顺应时代发展趋势,实现档案深度开发利用、管理智能化的必由之路。

1 传统纸质档案信息化的必要性

1.1 档案载体耐久性下降

在某些历史时期,传统纸质档案大量地存在于社会中。由于氧化作用,档案的纸张、字迹在保存利用过程中会发生不可逆的变化。

从甲骨、金石、竹简、绢本到纸张,一件件档案的书写载体都在嬗变。对武汉地区部分高校档案馆调查发现,各时期档案用纸均不同程度受损,污染、发脆、发黄、虫蛀、霉变、破损等现象普遍存在。纸张中的木质素分子容易发生氧化反应,这是造成纸张发黄、发脆、易碎的原因之一。因此,许多古老的文献都面临着老化危机。纸张的耐久性下降,需要大量的精力对脆弱的纸张进行定期检查、保护性处理和不断修复。保护和修复成本极高,大大缩短了档案的寿命。

1.2 档案材料非耐久字迹的存在

客观环境和人为因素极有可能造成档案纸质载体的油迹、水迹、锈渍、泥点等污染。这些污渍很难清除,不仅影响美观,还可能造成笔迹不清,甚至材料整页或整本毁损,最终使档案失去原本价值。

此外,高温会造成某些油墨的溶解、扩散,字迹材料一旦出现模糊、褪色、渗油等现象, 会因为无法获取信息造成巨大损失。各种文字材料的化学成分不尽相同,其耐久性也是不一样的。以最稳定的无机颜料炭黑为材料进行书写,笔迹的持久性是最强的。而非耐久性书写在老旧档案中占有相当比例,造成这种情况的原因有很多:一是获取容易,书写方便,如蓝、红墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等,这些都是老旧档案中常见的书写方式;其次,档案管理部门宣传、把关意识不强,没有向材料创建者强调非耐久性书写的危害,未能从源头上保障档案书写安全;三是档案意识淡薄,填写档案材料时没有注意避免使用不耐久的书写材料。

1.3 档案功能性降低

翻阅、搬动过程中纸质卷宗极易发生物理损坏现象。据统计,一些高校,尤其是历史悠久的大学,档案馆里的老旧档案机械强度低,易受到外部客观环境的影响,如高温、粉尘、水患、有害气体等。人们在借阅过程中必须十分小心,档案的使用性能和利用率也大为降低。有的珍贵档案是孤本,丢失或严重损毁就会失去价值,因此对外服务往往受到限制,档案的作用被严重削弱了。

利用信息化手段,将传统纸质档案纳入现代档案综合管理体系,为档案实体安全提供有力保障,可以有效减少各类自然侵害或人为破坏,档案保管和利用的风险指数大幅降低。

1.4 档案服务效率下降

目前有大量的纸质档案还没有进行信息化处理,查阅时面临诸多困难。以笔者所在的中南财经政法大学为例,每年因开具亲属关系证明或职称晋升等原因来校查阅档案的教职工达百人次之多。由于部分早期档案未进行数字化加工,在档案综合管理系统中无法查询相关信息,只能用人工方式到库房里手动搜索,导致了纸质档案的服务功能大大降低。

据统计,中国高校每年毕业生达千万之众,回校查询学历学位者众多。特别是在2000年以前,高校的学历学位信息没有纳入信息化系统,造成用户查档十分不便,费时费力,甚至无功而返。如果将传统纸质档案进行信息化升级,充分发挥现代信息化技术作用,查阅档案将不再是困难之事。

2 传统纸质档案信息化对策

档案的意义不仅在于见证历史,更在于为今后相关工作的科学决策提供依据、指导和借鉴。运用信息化手段,能最大限度地发挥档案价值。

2.1 转变传统理念

在过去,传统纸质档案在社会服务中发挥了重要作用,也使得一部分人的思想意识还存留在传统管理模式上。在笔者所在武汉地区,有部分高校,如武汉大学、华中科技大学、中南财经政法大学等均展开了人事档案数字化工作,取得了良好的进展和成效。如何转变传统管理理念,以信息化思维认识现代档案管理,用现代信息技术武装头脑,培养信息化档案管理新技能,强化信息化安全意识、责任意识,是档案数字化事业更好地推进和保障的重要课题。

2.2 制定全面规划

以实现“全数字化交接、全智能化作业、全生命周期管理”为目标[1],各级档案管理机构要全面规划,制定一个详细的纸质档案信息化方案,同时要在人力、财力上提供保障。笔者所在的中南财经政法大学于2020年立项,筹备教职工人事档案数字化建设,拟定建设方案,方案在数字化加工环节、项目整体质量控制、安全保密方案、人员配备方案、数字化场地和硬件管理规范、数字化加工管理软件等方面进行筹划布局,以建立覆盖2600余卷在职教工的干部人事档案信息库,并实现信息高效转化及动态更新。

2.3 构建统一标准

档案信息化建设实现由传统的手工操作管理向计算机自动化管理的转变,但档案的分类、编目等工作,都是基于手工管理纸质档案的概念,与信息化管理档案的概念有所区别,这会造成档案现代化管理尤其是档案资料库建设中的混乱现象更加明显。数字化工作需从工作实际出发,在统筹规划的基础上,依据人事档案制度和档案信息化的规章建立统一的标准规范。

在笔者所在的中南财经政法大学,人事部是学校干部人事档案管理工作的归口单位,负责建立相关规章制度和工作机制。在制定教职工人事档案数字化规范时,以《档案法》为基石,根据《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)、《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)、《档案数字化外包安全管理规范》(档办发2014[7号])等文件,同时综合考虑了校内各单位档案形成工作的具体特点。

2.4 建立档案综合信息系统

实现档案信息化管理的前提条件是性能优越、功能健全的信息化体系的建设。中南财经政法大学干部人事档案数字化系统,由采集处理系统和管理利用系统两个子系统构成,分别采用主流的C/S和B/S架构模式,在融合C/S与B/S形式的基础上可将系统整体功能充分发挥[2]。支持市面主流浏览器,包括但不限于IE9以上、360浏览器、Safari浏览器等。支持Oracle、MySQL、SQL Server等主流数据库。支持Windows、Mac Os系统。支持导入/导出Txt、Excel等格式的数据文件。

2.4.1 采集处理系统

采集处理系统需支持数字化加工流程各环节的计算机管理,利于人事档案的“收、管、存、用”。

具备纸质档案数字化全功能,包括人员基本信息录入、目录录入、图像扫描、高分辨率图像处理、散材料管理等,具体功能如表1所示。

表1 采集处理系统功能

2.4.2 利用管理系统

利用管理系统包含利用与管理两个模块。

1) 利用模块。利用模块主体是一个大型的图像库,并构建与之相适应的目录库和检索系统,支持数字档案查借阅等,实现档案信息资源统一调度、多点利用,极大提高对拟选拔任用干部、交流挂职干部等人事档案信息查阅、审核的效率和准确率。具体功能如表2所示。

表2 利用模块功能

2) 管理模块。如表3所示,管理模块具有档案日常业务管理、数字档案管理、在线查借阅审批、检索与统计等功能。

表3 管理模块功能

2.5 开展全流程数字化加工

档案全流程数字化加工是档案信息化建设的基础,主要分为档案交接、档案整理、档案编目、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案还原入库、数据备份八个环节。

2.5.1 档案交接、整理和编目

严格执行纸质档案的交接手续,使用档案交接表单,依据交接卷数与页数明确交接周期。项目负责人签字,避免施工过程中档案的损毁或遗失。

档案按卷册拆开,做好材料的拆钉处理以适应逐页扫描的要求,对需调整次序的档案进行归并整理,如发现破损严重、折皱不平或纸张过薄影响扫描效果的原件,应进行相应技术处理。对每份材料进行类号和顺序号的标注。

按照档案的原始数据和内容数据,将案卷目录和卷内目录录入数据库,标引著录依据国家有关标准并结合工作实际施行。根据档案实体情况,为数字档案相对应目录设置“复制件”备注。能实现一条目录对应多个图像的编目。

2.5.2 档案扫描

根据档案幅面的尺寸,选择相应规格的扫描仪进行扫描件的制作。大幅面档案可采用加长式扫描仪或图像拼接方式处理。采用彩色模式和平板扫描的方式。

扫描分辨率不低于300 dpi。对材料中有多色、红头、印章、照片、字间距和行间距过密、原件本身是复印件等清晰度较差等无法辨识的页面,要提高分辨率,使扫描后的图像清晰,满足原始图像中的视觉效果。

对一些脆弱、破损、发黄的档案,在制作流程中需予以特殊处理,可通过托裱或调整图像的分辨率、亮度等,确保扫描图像清晰。

2.5.3 图像处理

通过校对系统和人工检查相结合的方式,对图像质量进行检查校对。扫描图像必须与原图一一对应,不得出现上下左右颠倒、次序错误、漏页、重页的情况,不得出现页面部分内容残缺或将邻近页扫入本页的现象。页面字样居中显示,无明显偏左或偏右的现象,无图像扭曲的现象。正文内容、页眉、页脚、印章、手写签名、附件等信息显示完整,无黑边、偏斜、折角等情况。

若出现扫描留下的黑边、阴影或污渍,必须清除干净。由于印刷质量造成的页面零星污点,如果在页面视图下看不清楚,或该污点嵌在文本行中无法清除,可不清除,但应尽量保证内容可读。

原始档案的清晰度较低时,可提高图像的清晰度,修正原材料中存在的字间距和行间距过密,文字较深或较浅,字迹不清楚的缺陷,确保文字及图像清晰可辨。

原始图像中带有照片和印章的,应具有单独处理的功能,使其更加清晰可辨。

带有身份证、复印件及带有防伪技术的原始图片,或者内容特别不清晰的早期麻纸材料文件,高清处理无法使其具有优秀的辨识度,可直接使用原始图像。

对分区扫描的大幅面档案,应进行拼接处理合并为完整图像,以保证图像的整体性。

2.5.4 数据挂接

建立目录数据库后,核查每一页图像成品,建立每个图像文件和与之对应的目录条目的关联,通过档案管理软件将图片导入到系统中,实现档案目录数据库与全文图像数据库的批量挂接。

2.5.5 档案还原入库

重新装订档案要注意其实体不受损害,确保装订牢固,案卷整齐。严格按照国家档案局和中组部相关规定和实际情况进行操作,有序恢复档案原状。

将还原的档案资料逐卷检查,确认无落页、掉页、折页、松动等问题后再归还入库。

2.5.6 数据安全备份

严格按照档案数据保密规定保障系统数据安全,防止数据泄密。中南财经政法大学教职工人事档案信息化项目采用独立服务器构建了一个专属的局域网系统,并安装监控设备,达到中组部涉密信息系统相关要求,以保证档案信息化全流程的安全性和稳定性。

人事档案信息系统采用加密方式进行数据传输和存储,提供浏览、打印时的页面姓名水印。系统配备规范操作指南以保证数据安全。同时,建立各环节的数据备份机制,做好数字化加工过程中的各项工作记录。

3 结语

档案信息化要严格遵循标准化、安全化、效益化三大原则。在保证档案查询的准确性和开放性的同时,相关信息的保密性、安全性要作为首要工作来抓。利用数字化档案信息搭建的平台,在兼顾纸质档案信息完整保存的同时,规避传统档案存在的缺点。资源利用在时间和空间两个维度上发生了变化,是新时期档案管理与传统档案管理的本质区别。以计算机和网络为媒介,信息的传输突破了时空限制,实现了前所未有的高度共享。在加强基础设施建设的基础上,增强业内信息的互通有无,提升档案利用效率,以适应现代社会对档案开发利用的新要求[3]。

档案信息化是我国信息化建设的组成部分,技术还需不断完善,前期方案设计时要具有一定的战略前瞻性,需考虑云计算技术、虚拟化技术、仿真技术、智能技术等,使档案信息化与未来发展需求相适应。