新时期人事档案的利用

2023-12-30高汇慧

管理学家 2023年24期

高汇慧

[摘要]人事档案是一種专门类别的档案，记载的内容能够反映一个人的经历和德能勤绩廉等情况。人事档案的利用是指采用一定的方式方法，提供档案的内容。合理地利用人事档案不仅能为组织人事工作服务，还能为其他各项工作提供依据和支持。文章清晰阐明了人事档案利用的意义，强调在符合利用条件的范围内，应充分发挥人事档案的作用；并探索和总结人事档案利用的发展对策，以期促进人事档案利用工作的发展，使人事档案的利用实现新的突破。

[关键词]人事档案；利用；对策

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）24-0058-03

人事档案是专门档案的一种[1]。人事档案具有现实性、真实性、动态性、保密性、专业性和权威性[2]。人事档案的利用是指以人事档案记载的信息为依据，采用一定的方式方法，提供档案的内容，服务各项工作的活动。人事档案的利用是人事档案工作的重要组成部分，人事档案工作人员应摒弃人事档案工作“重保管，轻利用”的传统观念，充分开发利用档案资源，发掘人事档案的价值，以顺应时代发展的要求。

人事档案利用的内容主要是为组织人事工作服务，可以为办理案件、办理公证、治丧、编史修志、统计等其他工作提供依据、素材和数据支持。

一、人事档案利用的意义

第一，是人事档案工作的最终目的。

整理保管人事档案的最终目的就是利用人事档案为各项工作服务。整理保管人事档案是人事档案工作的基础环节，是有效利用人事档案的保障；利用人事档案是人事档案工作的高级阶段，是整理保管人事档案作用的体现。

在实践中，人事档案的利用工作正在朝规范、系统、有序、及时的方向发展，以满足人事工作的需求[3]。充分利用人事档案，最大程度地发挥其效用，实现人事档案的价值，是人事档案工作的最终目的。

第二，衡量人事档案工作水平的指标。

人事档案利用的效果可以有效衡量人事档案工作的水平。如果人事档案内容真实、材料齐全、排序正确、目录规范、装订美观，整体是一本高质量的人事档案，那么利用时必然会节省时间和精力，提高利用效率。反之，如果人事档案的整体质量不高，必然会影响其合理有效的利用。人事档案的基础工作与利用工作是相辅相成的，只有做好基础工作，才有可能做好利用工作；利用工作做得好，基础工作必然做得好。

第三，促进人事档案工作的发展。

人事档案工作如果只是整理保管人事档案，不能有效地利用，就会失去应有的价值。相反，人事档案只有通过合理的利用，才能充分发挥应有的价值。在利用人事档案开展工作时，如果能发现人事档案工作存在的问题，分析产生的原因，并结合实际提出解决问题的对策，必然会推动人事档案工作提质增效[4]。

第四，扎实推进人才队伍建设。

国家的发展需要培养大批的人才，需要加强人才队伍建设，人事档案可以起到了解人才、培养人才和选拔人才的作用。人事档案详细记载了个人的学历、品行、经历、专长和业绩等信息，可为组织人事部门客观地了解人才提供根据，为合理地培养人才提供方向，为有效地选拔人才提供保障，使人才队伍建设建立在合理、合规的基础上，摒弃专断主义，纠正不良风气，做到选贤举能、因才施用、人尽其才。

第五，提高人事档案工作的地位。

仅重视整理保管人事档案，忽视利用人事档案，是不能提高人事档案工作的地位的。只有整理保管人事档案与开发利用人事档案并重，既保障人事档案的真实性、可靠性、严谨性，又增强利用人事档案的意识，拓展人事档案的利用领域，加大人事档案的利用力度，才可以提高人事档案工作的价值[5]，提高人事档案工作的地位。

二、人事档案利用的具体形式

（一）查阅人事档案

人事档案的查阅是指在符合查阅条件的情况下，由具有查阅权限的人员在阅览室内查阅人事档案原件的方式。组织人事部门或其他部门查阅人事档案时，必须有手续齐全的介绍信或查阅档案审批表，介绍信或审批表要标明查档原因和内容，由领导签字同意。本人不能查阅自己或者亲属的人事档案。

查阅人事档案的范围主要有以下情形。

因干部任免、录用或聘用、调动、出境、参加党派、政治审查、工资审批、职称评审、办理离退休、调取证据、办理丧事、办理公证等事由，需要了解个人的某方面情况，可以办理查阅人事档案手续。

因编史修志的工作，要求知悉某人的某段经历或某一时期的表现，本人因死亡等各种原因不能口述或以其他方式提供自己情况的，可以查阅其人事档案。

因上述两种情形以外的其他特别情形，要求查阅人事档案的，需经审批后才能查阅。

（二）查阅人事档案的流程

由查档单位填写查阅档案审批表或出具查档介绍信，需要标明查阅对象和查档人的姓名、工作单位及职务、政治面貌以及查档事由和内容。查阅档案的请求需要本单位领导同意，并签字确认。查档审批表或介绍信需要加盖单位公章。管档单位接收查档审批表或介绍信后，审核查档事由和内容是否符合查阅档案的范围和相关政策规定，手续是否齐全，决定是否同意查档。如果同意查档，由管档单位调取人事档案，查档人员在阅览室查阅，查阅时允许查档人员摘抄部分档案内容。

（三）查阅人事档案的相关政策规定

查阅人事档案的地点只能是指定的阅览室，不允许在阅览室以外的地方查阅人事档案。

查档人必须遵守查档规则，不能在档案上涂改、圈划，摘抄时应使用铅笔，不能擅自抽出材料，不能破坏档案材料的排列顺序，不能拍照。

如果需要复印部分档案材料，应经管档单位同意，并在复印件上加盖公章，标明出处和用途。

查档事由不在查档范围内的，不允许查档。例如，因录用、入党等原因对个人进行政治审查，了解父母和亲属的表现情况，一般不查阅人事档案，由其父母或者亲属单位的组织人事部门提供情况证明。

（四）借阅人事档案

借閱人事档案是指在允许借阅的情况下，履行一定的手续，将人事档案借出，离开阅览室使用的方式。人事档案一般是不允许外借的。如果有必须借阅的事由，需要经单位领导同意，严格履行借阅手续，在规定期限内归还。

借阅人事档案的相关政策规定有以下几点。

借阅人事档案必须严格履行手续，借档单位填写借阅档案审批表或介绍信，经单位领导同意并签字。管档单位经过审核，确认符合借阅人事档案条件的，方可借阅。

管档单位在借出人事档案之前必须登记，登记人事档案所属人姓名及单位、借阅人姓名及单位、借阅时间等内容。

借阅人事档案是有期限的，一般不超过15天，逾期未归还的，管档单位应负责催还。因需要延期归还的，经管档单位同意后，可延期归还，延长的期限一般不超过7天。

借阅的人事档案归还后应及时登记，登记归还时间和归还人姓名等内容。

人事档案在借阅期间，必须保障档案安全，不能遗失档案，不能涂改档案内容，不能抽出部分材料，不能让无关人员接触档案，不能转借档案。

（五）出具档案证明

档案证明是人事档案管档单位根据个人申请或者组织需要，依据人事档案记载的信息，出具的证明某一方面内容的书面材料。

一般来说，人事档案管档单位是不对外出具档案证明的，但是在特殊的情况下，可以开具档案证明，例如因子女、亲友政审或者司法、纪检部门工作需要。

出具的档案证明要以人事档案记载的内容为依据，实事求是，客观准确，必要时可以摘抄档案内容。档案证明出具以后，应核对无误，加盖单位公章。

（六）建立档案副本

档案副本是人事档案的复制件，是管档单位因工作需要，通过复制人事档案原件的方式，再现正本主要的内容，以备查询和使用。因为副本体现的是正本的主要内容，在工作中正本档案不方便借阅时，可以代替正本使用，主要应用于查阅信息、审批工资、办理离退休等工作。目前，建立档案副本的主要方法是通过复印技术复制档案正本。

（七）提供电子档案

随着信息技术的发展和社会需求的增加，有条件的单位开始建设数字人事档案室，利用网络，通过授权，可以实现远程查询、下载电子档案。因为人事档案的特殊性，部分内容涉及个人隐私和国家秘密，是不宜对外公开的，需要通过加密技术，限制对外公开使用。下载使用电子档案，必须履行严格的手续，进行审批和登记。目前，受条件限制，数字人事档案室的建设还处于初始阶段，仍存在很多问题需要进行探讨、解决。

三、人事档案利用的发展对策

（一）重视人事档案的收集、整理、保管等基础建设

做好人事档案的收集、整理和保管工作是合理利用人事档案的前提。及时收集分散在各部门和个人手中的人事档案材料，经鉴别后归档，充实人事档案的内容，实时更新人事档案记载的信息，可为组织人事工作提供更有效的服务。收集档案材料时重点收集学历材料、干部任免和考察材料、职称材料、奖惩材料等内容，这些材料能够反映一个人的专长和技能、品德和人格、廉洁和自律、业绩与成就等情况。做好收集工作以后，要做好整理工作，体现在人事档案的尺寸统一、剪裁整齐、排序合理、外观整洁等方面。人事档案的妥善保管可以保护档案不受损坏，延长档案的寿命。

（二）转变传统观念，提升人事档案利用意识

为了提高人事档案的利用率和利用效益，首先，要做好政策解读和宣传工作，提升全民的人事档案利用意识，创造合理利用人事档案的社会环境。其次，要用发展的观点看待干部，不能因干部曾经的小污点而放弃使用，在考察干部时，要综合看待档案里材料的记载，抓主干，理枝叶，发掘真正能够建设社会主义、为社会主义事业做贡献的人才。再次，在利用人事档案时，要做到科学严谨、求真务实，树立正确的选人用人导向，以德为先，任人唯贤，量才而用。最后，要打破公民与人事档案的樊篱，在符合政策规定的条件下，允许利用自己的档案解决个人问题。

（三）加强人事档案信息化建设，转变利用方式

人事档案数据库的建设改变了人事档案的利用方式，提高了人事档案的利用效率。人事档案工作人员应转观念、转作风、提能力，加强学习新技术，探索新的管理模式，以顺应信息化发展的大势。随着人事档案数据库建设进程的加快，纸质人事档案的利用率降低，间接保护了纸质人事档案，延长了其使用寿命。在将人事档案信息录入档案数据库时，要端正态度，保证信息真实准确完整，确保数据的可靠性，提高数据的利用质量。

（四）提高人事档案审核水平，为利用人事档案提供可靠依据

把好人事档案的审核关，保证人事档案的可靠性，以便为利用人事档案提供科学依据。根据实际的工作需要，人事档案审核的力度日益加大，审核档案的结果与负责审核的工作人员的审核水平密切相关。人事档案工作人员需要不断学习审核技巧，熟悉审核政策，这样才能把握审核方向，确定主要问题，及时开展调查，依据调查结果，准确定性问题，审慎下定结论，选拔优秀人才。人事档案工作人员为提高审核水平，一要不断学习，将自学和参加业务培训相结合，向书本学习，向工作经验丰富者请教；二要在工作中积累经验，融会贯通，形成自己的审核风格。

（五）由被动利用向主动利用转变

人事档案工作人员应转变工作态度，由被动利用人事档案向主动利用人事档案转变。首先，要树立主动利用档案的意识。人事档案工作人员要有事业心和责任感，把人事档案工作作为一项重要事业对待，主动收集、整理、保管、利用档案。其次，要在行动上主动利用档案。人事档案工作人员要有超前工作的意识，不是有了工作任务才利用档案，而是应对工作任务有超前的预见，把利用工作做在前面，掌握主动权。最后，要不断改进工作方法。改进传统的工作方法，将先进工作经验和技术融入实际工作。在工作中用对方法，才能少走弯路，才能变被动为主动，为主动利用人事档案创造条件。