多管齐下 推动档案数字化转型升级

舟山市定海区档案馆

坐落东海之上，舟山市定海区有着海岛特色风情和海上文化古城的底蕴，是一颗东海碧波之上的“明珠”。然而悬水海岛的地情以及零散偏僻的地理环境，导致全区档案管理和资源体系建设一直备受挑战。在全省数字化改革风起云涌、档案领域数字化转型迅猛推进的浪潮下，舟山市定海区档案工作者紧紧抓住技术红利和时代机遇，充分发挥主观能动性，引动数据流通、数字赋能的新能量，构建上下协力、各方联动的新局面，全面开启具有海岛特色的数字化实践历程，取得了显著进展。

1 提前布局档案数字化工作

回顾过往，在条件有限、经费拮据、人才力量亦不甚充裕的情况下，舟山市定海区档案事业一路发展得有声有色，在馆藏档案全面数字化、国家级数字档案馆的创建以及档案领域数字化改革等重要节点积极作为，取得突出成果。早在2011年，舟山市定海区档案馆便积极争取开展馆藏档案数字化加工，得到了区委区政府的大力支持，被列入政府实事项目以及舟山市定海区国民经济和社会信息化“十二五”发展规划，正式开启了舟山市定海区档案资源数字化时代。经过档案工作者接续不断的努力，至2017年已完成馆藏204个全宗档案数字化，计44912卷、134086件，馆藏档案数字化率达100%。

有了数字化打底，数据共享、异地查询便有了实施条件。2015年，作为智慧档案云平台试点县区，舟山市定海区顺利完成“室馆异地档案查询系统”数据挂接工作，11个镇（街道）均实现“异地查档”功能，并于2017年实现了全区范围馆室一体全覆盖，智慧档案的信息流开始在全区流淌。

2 积极推动数字档案室创建

数字时代并非说进就能进。面对工作方式和思维习惯的巨大转变，舟山市定海辖区内各地各单位的基层档案室很多都无所适从，促使基层档案室完成从传统档案室向数字档案室的转型成为当务之急。档案馆领导班子决心趁着数字档案室创建的东风，带领基层档案室集体闯关。经调查摸底，全区档案室被分为4批，分4年由易到难逐步开展创建，创建中边推进工作边收集问题，对先行创建单位的达标过程和所遇问题进行整理分析，将解决方法和有效举措应用到后续创建单位中。同时，由区档案馆代表所有创建单位出面接洽数字化服务公司，进行资质审查和细节商定，安排公司数字化团队进驻档案馆，分批对室藏档案集中进行数字化，并指导各单位档案员进行检查与验收，确保数字化质量。2018年，所有64家进馆单位全部通过测评验收，提前2年完成创建工作，其中18家为示范数字档案室，46家为规范化数字档案室。

数字档案室的成功创建不仅推动了基层档案工作的数字化转型，而且使原本工作基础较薄弱的档案室得到了全面加强。

3 加快推进村级档案数字化改革

数字档案室创建如火如荼开展的同时，属于“毛细血管”一级的村级档案工作及其档案资料归集保管的重要性愈显突出，尤其是地处海岛和山坳偏僻地区村落的档案工作愈发显得薄弱，加快推进村级档案室数字化、规范化建设势在必行。面对行政村数量众多、点位分散的难点，舟山市定海区档案馆推动构建区—镇（街道）—村三级联动的农村基层档案工作体系，让各镇（街道）在辖区内的村级档案数字化建设中担当组织者和领头羊的角色，督促街道综合档案室对内履行本单位档案收集整理、保管利用职责，对外履行行政村档案监管职责，促使街道全域档案工作实现数字化转型和规范化提升。同时，从多个层面对街道和所属行政村进行制度性保障，专门组织举办培训班并开展现场指导，全面完善村级档案管理、保密、查阅等机制，落实档案工作“四有”保障，并逐年分批次对村级档案室的各类文件材料进行全面整理和数字化，将数字化成果上传至全区馆室一体化系统中，推动档案数据下沉到村，实现资源共享。

自2020年启动村级档案数字化试点以来，已完成31个村的数据上传，共计文书档案8821卷/232209件，科技档案314卷、3195件等，不仅便利了村级档案员管理、查询档案，同时助力海岛村民拥有了“家门口”的档案室，村级档案资料的归集利用水平上了新台阶。

4 努力实现纵向智能监管

在全区数字档案室创建和室藏档案数字化取得阶段性成果的同时，舟山市定海区档案馆却发现基层档案室层面的数字化并未实现充分整合，业务科室对于各档案室的管理依然偏向传统模式，管理效率未获得数字化浪潮的有效赋能。为更进一步深化数字化水平，舟山市定海区档案馆在全省拉开数字化改革大幕的时刻，顺势谋划并建设“定海智慧档案云”应用场景，利用数据分析、大数据可视化技术，对数字档案室管理流程进行智慧监管及可视化展现，把区档案馆与基层档案室之间的弱连接转变为强连接，形成更加紧密的互动整体。通过档案监管平台，即可远程掌握档案室档案管理情况，打破各场景和层级之间的藩篱，又可通过系统提醒、短信提醒等方式直接对存在问题进行整改，大幅提升了监管效率。

2022年，“定海智慧档案云”建设完成，上架浙政钉并投入使用，基层档案室的工作开展情况及真实业务水平得到全景呈现，馆室之间互动加强，改变了以往需逐家单位实地督促的被动工作模式，实现了馆室一体化更进一步的深化。

5 创新开展婚姻档案单套管理试点

实体档案是档案工作的托底和保障，在某些业务领域却容易成为累赘和负担，令办理业务的群众感到不便，也令档案归集的效率受到影响。为探索档案资料脱离实体、直接归档的新模式，档案馆谋划开展婚姻登记电子档案单套管理试点，结合舟山市定海区实际情况，紧扣重点、多措并举，着力规范婚姻登记电子文件归档和电子档案管理工作，加强婚姻登记档案的信息化建设。安排业务骨干深入区民政局婚姻登记处了解情况，提出电子档案规范要求并研究存量档案数据化的方案，确保室藏婚姻档案数字化加工后的移交进馆质量。在婚姻登记电子档案流转的全过程实施严格管理，从前端受理、办理、办结，到推送至省交换平台审核。通过审核后移交舟山市定海区数字档案管理系统，确保流程规范、质量可靠和数据安全。

2023年7月，舟山市定海区成功入选全省婚姻登记电子档案单套管理试点。

6 不断发掘特色专题档案

档案工作要做得过硬，考验的是档案工作者的能力；要做得有特色，考验的是档案工作者的眼力。数字化技术在发掘和建立一些高价值特色专题档案的过程中不断发挥着独特作用。“三毛散文奖”是以浙江定海籍当代女作家三毛命名的散文类文学奖项，与富阳郁达夫小说奖、海宁徐志摩诗歌奖并列为浙江省三大文学奖项。2016年首届“三毛散文奖”举办之时，我们即与评委会取得联系，积极征集奖项相关档案，共收集档案127件，其中照片档案3册（共152张），光盘3张，成为馆内颇有文学“含金量”的专题。2022年起，舟山市定海区汇聚众智打造的“两廊”工程进入全面的贯通和开放。其中“东海云廊”全长约25公里，穿越“环抱定海湾”之五山，将定海“城市、山体、海岸、海湾、海岛”五大界面有机串联。“百里文廊”则集合了定海历史、文化、生态、乡村美景等诸多元素，主线全长100.5公里，把定海“养在深闺”的众多古村、古树、古井、古寺、古迹等展现在人们面前。我们计划征集1000件与“两廊”档案相关的档案，形成生动翔实的专题档案数据库。此外，“高铁时代”“海洋渔业基地”等特色专题也已列入征集计划。数字化技术不但使这些特色专题的资料归集变得便利，而且使专题内容的表现形式更加立体、多样，为岛城民众留下了更加生动的篇章。

多管齐下、全域联动局面的形成，对进一步推动定海档案事业向数字化时代进军，打造海岛特色智慧档案管理体系提供了巨大助推力。目前，255个全宗、56199卷、320873件档案形成门类齐全、种类丰富的档案馆藏，并实现了电子文件归档全面应用，档案管理和服务水平显著提升。在新的起点上，定海档案事业将进一步拥抱数字化、奋进新时代，为舟山市定海区建设全省档案工作数字化转型先行区提供新的支撑，打开新的局面。