医院编外人员人事档案管理的优化路径

2023-12-28田丽杰山东省烟台市烟台山医院

浙江档案 2023年10期

田丽杰/山东省烟台市烟台山医院

近年来，人们对美好生活的追求愿景越来越强烈、对身体健康的关注程度也越来越高，乃至人们对于高水平高质量的医疗服务需求不断增加，伴随国家对于社会保障制度的完善和对于医疗卫生改革的不断深入推进，医院积极响应国家号召，通过完善医疗服务制度、更新医疗技术、打造品牌形象提升医院的综合实力，由此造成的医院用人的短缺，公立医院人力资源严重不足。为满足日益增长的医疗服务需要和医院工作正常运转，编外人员的使用对于缓解医院用人压力、为医院发展注入活力提供了重要的动力支撑。目前编外人员在医院的比重越来越大，但编外人员和编内人员身份上的不平等和管理上的漏洞也成为医院长远发展中的不利隐患，他们的人事档案也没有得到重视。因此研究编外人员的人事档案管理的优化路径对于深入推进医疗卫生事业的改革以及健康中国的建设有着重要的意义。

1 医院编外人员人事档案管理优化的价值意蕴

随着公立医院人事改革和用人机制的不断深化，近年来聘用编外人员已经成为医院人事工作中不可或缺的一种用工形式。在此形势下，如何建立一套完善的人事档案管理体制，对编外聘用人员人事档案探索出一种新的管理模式，从而能充分发挥出他们的专业优势为医院做贡献，使其人事档案管理在信息时代达到科学化、规范化、信息化、网络化管理，成为医院人事管理工作中的重要组成部分和推动医院综合实力全面提升的重要措施。也是提升医院整个服务水平和服务质量、促进医院长远发展的重要法宝，对医院的发展有着积极的作用和深远的意义。

1.1 有利于加强档案的规范管理，提升档案的利用效率

医院通过完善相应的人事档案制度、明晰人事工作内容、确保人员的岗位职责等进行人事档案管理的优化调整，将有助于医院的档案管理工作更加规范有序，从而提升档案的利用效率。随着医疗改革的深入推进，医院内部的人事档案信息的完善也成为医院革新的关键要素，进行档案管理的优化工作能够促使医院对现有人才的信息等进行系统化的整理，从而实现人才资源的合理配置和利用，为医院人事管理工作的顺利开展奠定良好的基础。此外，编外人员档案管理的优化也能够实现医院对于档案的全面、统一管理，从而提升医院人事档案管理的安全性和系统性，有助于医院对编外人员档案进行全面的整理和有效地利用，从而促进医院的健康、持续化发展。

1.2 有利于提升医院的服务水平，提高医院的综合实力

由于医疗卫生事业的特殊性以及政府对于医院人事编制的管控政策的影响，导致医院人员跟不上群众的多样化需求，造成服务水平逐渐下降的现象，影响医院的服务质量和医院品牌形象的建设。而编外人员的引入将成为缓解医院人员短缺的重要方式，为医院提供了较为充足的人力资源，成为医院服务水平和综合实力提升的关键要素。因此，积极开展医院编外人员人事档案的优化管理，将有助于维护编外人员的正当权利，为其提供与编内人员同工同酬的待遇，从而提升其工作的积极性和热情，有助于为医院建设一支高质量、高水平的医疗队伍，才能使得医院为群众提供多样化的医疗服务，推动医院的创新发展。

1.3 有利于完善医院的人才体系，助力医院长远发展

医院通过强化编外人员的人事档案管理能够推动医院人才的选拔、任用、考核、激励等体制更加健全，推动医院人力资源管理工作和人才体系进一步完善和发展。首先，有助于医院在选拔人才的过程中更加充分了解人才的信息，保障人岗全面匹配，促使人才选拔更加高效，为医院人才队伍的建设打好基础。其次，有助于为医院人才建设营造更加公平、良好的环境，为编外人员在岗位竞争等方面提供与编内人员同等的机会，从而提升编外人员对于医院的忠诚度和归属感，也能够促使医院人才体系管理更加科学化，推动医院内部良性人才竞争氛围的形成，维护医院的和谐与稳定发展。

2 医院编外人员人事档案管理的不足之处

目前我国医院在建设的过程中对于编外人员的管理还存在一些不足，直接影响着医院档案管理事业的健康发展和医院服务水平的全面提升；主要体现在医院的管理规章制度以及管理的方式方法不够规范、缺乏专业的管理人员以及信息化管理水平较为落后等方面。

2.1 政府缺少对于医院编外人员的管理政策

我国政府对于医院内部医务工作人员的管理有着较为严格的规定，医院全面按照政府的相关政策进行人员的招聘、录用、考核、培训等工作。然而，国家对编外人员没有健全的编外聘用人员人事档案管理办法，对于医院编外人员的相关政策和管理要求也较少。笔者所在地区医院编制内人员必须经过人社局、卫健委等联合主办的公开招聘方能按照机关事业单位人事管理相关规定办理录用。而编外人员由医院自主招聘，其档案也并未要求统一管理，这种管理上的空白导致医院对于编外人员的使用较为随意，并未形成完整的、系统性的管理体系，最终导致医院编外人员缺乏应有的保障，使得医院编外人员的流动性较大，从长远来看不利于医院的和谐稳定和健康发展。其次，政府对于医院的财政补贴较少以及财政补贴标准的不合理性也影响着医院的人事管理和人才的配置工作。由于编外人员无法享受到政府的财政补贴，无形中造成医院自身的生存和发展压力较大，医院经济负担的加重也造成编外人员的权益受到挤压，不利于医院内部公平公正环境和良性竞争环境的建设。

2.2 医院内部对于编外人员的管理不够规范

我国医院编内人员有着较为正规的档案管理流程，在政府和医院的统一管理下形成了较为全面的管理制度和管理体系，而编外人员主要是通过医院的自主招聘和任用，同时医院对于编外人员的档案并未全面接收，也并未进行统一的管理，加之编外聘用人员自身也缺乏对个人档案管理的认知，对个人人事档案管理重视程度不够，导致档案材料收集过程中配合度不高，有些归档材料不及时上交，导致医院在对编外人员的档案管理中出现了资料信息不完整的现象，例如经常会有学习经历、工作经历不完整不连贯，缺少奖惩、晋级、考评等有存档价值内容，在职教育信息记录不够全面等问题，出现档案材料“断档”现象，影响着编外人员档案管理的规范性和科学性，在一定程度上也降低了档案的利用效率。也给后续进行人事档案管理内容统计分析时，增加了医院对于档案使用的难度。此外，医院对于编外人员人事档案的更新频率较低，导致编外人员的档案信息未能得到及时的完善和补充，影响着编外人员在医院内部的考核、晋升等权利的实现，最终影响着医院人才队伍建设和医疗服务质量提升。

2.3 医院内部缺乏编外人员的专业管理人才

专业人才是档案管理工作水平提升的重要保障，也是提升档案管理规范性、为医院打造高质量人才队伍的关键。目前，有相当一部分医院还存在对于人事档案管理人员的使用重视程度较低、档案管理岗被边缘化、资金投入较少，导致医院内部人事管理工作出现人员数量配备不足、人事档案管理员多由人事部门人员兼职，档案整理归档工作只是日常工作的一小部分，难以抽出身全心全意做好人事档案工作，岗位职责不明确、专业水平不到位等现象。从而导致档案工作缺乏规范性、延续性、系统性，造成编外工作人员的档案信息不完整、更新不及时、维护不到位等问题。这不仅影响了编外工作人员的升职加薪，也导致医院整体的人事调配和人才配置受到影响，不利于医院的长远、健康发展。医院要加强人力资源管理部门的人员配备，保证有充足的人力、物力、财力支持档案管理工作，让档案管理工作做到“制度化、规范化、科学化、信息化”。

2.4 医院内部编外人员管理信息化水平不足

随着我国现代科学技术的不断进步和信息化时代的到来，信息化管理已经成为组织机构正常运转的重要助推力。虽然医院在改革过程中增加了较多硬性设备，但是对于内部档案管理的信息化程度还有待提高，人工的操作不仅造成人事管理人员工作量加大，也造成了人力资源浪费，更影响着档案工作的管理水平和管理质量。此外，工作人员对于信息化档案管理流程的不熟悉导致部分人员仍然采用纸质版的档案，也不利于编外人员档案的更新和完善，加大了医院管理工作的难度。

3 医院编外人员人事档案管理的优化路径

编外人员的档案管理工作不仅是医院人力资源管理的重要环节，也影响着医院整体的运转效率和服务质量，因此各方主体必须做好编外人员档案管理工作，提升医院内部人才队伍建设的稳定性，为医院的可持续发展赋能、助力。

3.1 政府加强管理政策制定，提供保障支撑

首先，政府要积极推进医院卫生事业的改革和创新，加强顶层设计、提供政策保障；政府要配合医院开展人事管理的综合改革，实施崭新的选拔、任用、培训、考核和晋升机制，通过创新人事管理模式为编外人员提供同等机会，从而促使编外人员的人事档案信息更加完整化，也能够进一步提升编外人员工作的积极性。其次，政府也要通过加大财政补贴的力度和改变财政补贴的评价标准维护编外人员的合法权益，从而推动医院内部全体人员同工同酬格局的构建。另外，政府也要通过规范编外人员的招聘流程提升其招聘质量，同时通过完善编外人员的管理制度和提供优先转正等保障激发编外人员的工作积极性，为医院人事管理工作的全面开展打好基础。

3.2 医院加强规范化管理，更新管理理念

医院内部要加强编外人员人事档案管理的规范性和科学性，要通过不断更新自身的管理理念和管理方式来提升档案管理工作的质量和效率。首先，医院要加强对档案管理制度的建设，要结合编外人员的档案实际使用情况，参照编制内的职工档案管理要求制定相应的管理制度，包括立卷、归档、分类、查阅和保密等方面制定严格的制度要求。确保档案管理人员对编外人员的档案信息进行全面的整理和记录，提升档案资料的完整性。其次，医院人事处也要将编外人员档案纳入医院档案部门考核之中，及时对编外人员档案进行整理与更新，对档案资料进行及时收集整理，加强完善档案立卷、归档、分类等内容，并将其录入档案系统，以纸质版和电子版的档案共同构建完整的档案信息。编外人员的直属部门如医务处、护理部、后勤处等部门对科室管理编外人员年度形成的资料要妥善保存，并及时向人事处上交档案材料。最后，医院也要提升编外工作人员对档案管理工作的重视程度。通过开展宣传、培训等各项活动提升编外员工对个人档案的认识和重视，让其能够充分认识到人事档案是与自身的利益息息相关，是个人履历的真实反映，在工作与学习过程中形成的有存档价值的材料要同正式职工一样要妥善保存，并及时上交医院人事处，加强他们对于共建共享档案体系的积极性和参与度，从而提升档案管理工作效率。

3.3 医院配备专业管理人才，注入改革活力

随着医院不断的扩大，需要通过提升档案管理工作人员的整体素质加强档案管理工作质量。例如烟台市烟台山医院，2020年医院职工总人数3167人，编外472人，占职工总数的0.15%；2021年医院职工总人数3549人，编外751人，占职工总数的0.21%；2022年（截至12月底）医院职工总人数3875人，编外939人，占职工总数的0.24%。面对逐年增加的编外人员数量，首先医院要完善相应的选拔和任用机制，在选拔档案管理人员的过程中要综合考虑其专业水平、工作经验、信息化素养等多方面的能力。其次，医院要高度重视和加强对管理人员的培训工作，根据医院的实际需求通过对档案管理人员开展管理条例、归档流程、信息技术等多方面针对性的培训工作，提升专职人员系统业务水平和综合能力。

3.4 医院强化信息管理技术，加强文化建设

医院要强化对档案管理工作中信息技术的引入和使用，为医院档案工作的创新发展注入活力。首先要加大资金投入力度，通过引进高水平信息管理软件实现硬件设施的完善。也可以与信息科合作，通过依托医院信息化技术，建立人事档案数据信息库，利用办公自动化平台信息资源互联共享的方式拓宽利用，实现快速检索查询，提升人事档案的利用效率。其次要通过加大对工作人员信息化素养的培训，提升档案信息的流通率，促使编外人员的档案能够得到高效的利用，从而促进医院内部的人才资源实现合理的配置。