国有企业行政管理数字化转型的路径探讨

2023-12-26金梦瑶

企业改革与管理 2023年20期

金梦瑶

（成都中车长客轨道车辆有限公司，四川成都 611430）

行政管理是国有企业不可或缺的重要部分，高效的行政管理可以有效提高国有企业经营效率、保障企业稳定、高效、可持续地运转。行政管理工作不仅具有管理性质还具有服务性质，如给员工提供舒适的工作环境、保证各部门工作中所必需的办公用品、设备、家具以及提供给员工营养健康的餐食等，事无巨细地为国有企业员工提供后勤保障支持也是行政管理的重要职责之一。行政管理工作通过计划、组织、指挥、控制这四个职能有效组织协调国有企业各部门工作落实，并对工作进展进行监督和管理。

一、行政管理在企业管理中的作用

（一）沟通作用

行政管理在国有企业起着上传下达以及内外沟通作用。对内需要对集团战略、领导指示、会议决策等等向下传达，同时也将难点、风险及成果等向上反馈，做到及时修正与完善，内部上传下达是为了实现贯彻精神、任务落实、反馈成果、达到目标，使得人与人之间、部门与部门之间、层与层之间沟通无障碍，内部工作高速运转，增强团队战斗力，提高员工士气。对外起到宣传公司、提升企业形象、传递观念、信息的过程，达到增强互相了解、促进合作等目的，进而完成预期目标与战略。

（二）协调作用

行政管理负责对国有企业各部门之间的工作进行协调和管控，保证各项工作合法、合规、合程序的有序开展，通过有效地协调部门之间、员工之间的工作提高工作效率，发挥各部门合力，以期达到最终目的。可以说，没有协调就没有统一的行动，也没有良好的秩序。在实际管理过程中出现突发问题或者状况时，需要由行政管理发挥协调作用及时与相关业务部门进行沟通、协调与处理。在行政管理的协调作用下，使得各部门之间、各层级之间的关系能够越来越紧密，充分发挥各自的作用，凝心聚力地向企业战略目标前进。

（三）服务作用

在企业管理过程中行政管理就像是后勤服务工作。这是因为国有企业中各部门的职能不相同，需要行政管理发挥其服务作用来加强各部门之间的沟通与协调，保证企业管理的有序性，有效地提高企业管理效率，其为企业各部门工作的顺利开展提供保障。同时也为企业规范化管理提供支持，建立制度体系并结合实际情况不断完善，为各项工作的实施提供规范化、合规化的指导。虽然行政管理的服务作用不能直接体现在业绩方面为企业增效，但是可以在无形中对企业各方面工作产生积极的推动作用，在潜移默化中发挥价值。

（四）监督作用

企业经营管理不仅受公司内部因素影响还受到外部环境影响，计划的实施要根据内外环境进行实时调整，此时就需要行政管理发挥监督控制作用。通过对工作进行事前督、事中以及事后的监督，达到及时发现问题并及早作出调整的目的，以保证预期目标的实现以及企业经营活动顺利开展。

二、国企行政管理工作现状及存在的问题分析

（一）对行政管理不够重视

有些国有企业更多地关注企业的经济效益，将市场、研发、生产放在首要位置，这也就导致行政管理被企业忽视，不能及时转变管理意识及应用先进管理手段，间接影响行政人员的工作积极性。目前，一些国有企业行政管理的关注点仍然较为集中在行政活动中的具体事务上，例如，会议管理、后勤保障管理、资金管理等，这样的管理体系与数字经济的发展并不匹配，也忽视了行政管理本身所能发挥的重大作用。

（二）行政管理定位不够清晰

行政管理既具有服务属性又具有管理属性，但其管理属性通常会被忽视。其实服务属性可以分为三个层次，即服务员工、服务各职能部门、服务领导。其中，服务各职能部门及服务领导实质上是管理属性，通过协助领导决策以及与各职能部门沟通、协调，确保企业内部工作高效开展，促进企业内部管理，为企业发展创造良好的管理环境。然而，人们通常将行政管理定位于服务员工即为员工工作提供保障，例如，办公设备维修、办公用品的补充等后勤保障管理，不能全面地对行政管理进行定位，会导致行政管理人员工作积极性不高、职责不清，更甚至会影响企业内部管理失调，工作效率降低。

（三）行政管理工作效率偏低

当前，国有企业各职能部门逐步使用信息技术、数据技术提升工作效率及管理水平时，行政管理却表现得相对迟缓，不能及时且充分地利用信息化与数字化技术，导致行政管理执行效率低。在实际工作中，由于职责不清晰，行政管理人员在定制计划、组织工作时往往与各部门之间存在沟通障碍，这会导致企业内部的不担当和不作为现象。

（四）行政管理人员专业性不足

国有企业内部行政管理人员具备的专业程度低、综合素质不高，且还存在着重服务、轻管理等现象，造成这一现象最根本的原因是企业内部对于行政管理定位不准以及重视不足，这也就导致非行政管理专业人员从事行政管理工作，并且对于非行政管理专业人员没有系统的阶梯式的能力培训与提升，直接或间接地影响着国有企业行政管理工作的开展以及办公效率的提升。

三、国有企业行政管理数字化转型的路径

（一）重视行政管理数字化转型

数字经济时代行政管理工作在很多方面已发生了变化，需要自上而下地从观念、思想上进行转变，在管理模式、方法等方面不断地进步创新。另外，行政管理工作的开展涉及多个部门之间的相互配合与协作，从思想上正确认识行政管理工作有助于为其提供一个良好的执行环境。在国有企业数字化转型工作中行政管理定位要全面，同时，对行政管理数字化转型要给予重视，使得行政管理数字化建设得以在企业内部得到有效落实。运用新一代数字化技术加快行政管理数字化转型工作，提升国有企业行政管理效能，使得国有企业管理更加智慧化、精细化。

（二）利用数字化系统提高效率

导致行政管理效率低的原因，一方面是因为国有企业中行政文件审批流程复杂，需要各业务部门、各层级之间审批；另一方面是因为各部门之间的信息不能共享。通过搭建数字化系统后，虽然审批流程没有变化，但通过线上审批的方式节约了人力和时间，大大提升了行政管理效率。例如，制度管理通过数字化系统可以实现在线评审与发布，加快了制度的落实与共享，也方便各部门查询与使用，同时可以对制度设置不同使用权限，做到更好地对制度进行管控。另外，数字化系统可以促进各业务部门之间高效协同，各部门之间信息共享。

（三）培养数字化专业人才

进入数字化时代，行政管理人员应快速适应数字环境。一方面，在数字化系统上线前，通过企业组织行政管理人员学习、实践等方式，完成行政管理人员思想以及工作方式的转变；另一方面，行政管理人员要充分熟悉数字化系统及其功能，借助数字化系统的优势提升行政管理效能。此外，作为行政管理人员不仅要具备沟通协调能力还应具备计划、组织、分析能力，有总揽全局的胸襟和谋略，紧紧把握工作重心，在领会“上情”、理清“下情”、把握“内情”、清楚“外情”的基础上为领导提供及时有效的信息，为“将帅”正确谋划全局提供重要参谋建议，通过培训，提高行政管理人员对数字化系统收集的数据进行分析及预测的能力。