OA 系统在民办高校教学管理中的应用实践

吴志芳

上海外国语大学贤达经济人文学院，上海 200083

办公自动化（Office Automation，简称OA）是现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式，已在当今社会不同行业中广泛普及［1］。随着科技的发展和社会的进步，信息化技术和发展水平不断提升。在这种情况下，高校的信息化管理已成为当今社会高等教育现代化的重要标志和必然趋势。与此同时，高校的信息化水平也成为衡量其高等教育现代化程度和综合实力的关键指标，因此受到了越来越多的重视。在高校中推广OA 系统，可为管理部门提供现代化的日常办公平台和丰富的综合信息服务，提升办公效率和管理水平，实现各部门日常业务的规范化、电子化、协同化和标准化，是高等教育管理的重要特征和发展方向［2］。

民办高校是我国高等教育的重要组成部分，是指国家机构以外的社会组织或者个人，利用非国家财政性经费，面向社会依法举办的高等学校。民办高校具有独有的办学特点，包括招生对象的社会性、教育质量的保障性、学历文凭的公正性、承办学校的动态性和自主办学的特色性。教学管理工作在民办高校的人才培养工作中占有重要地位，在民办高校教学管理中推广OA 系统，可以大幅提升教学办公的效率和综合服务的水平。鉴于此，本文分析了OA 系统在民办高校教学管理中的必要性，并介绍了OA 系统在其教学管理中的应用实践。

一、OA 系统在民办高校教学管理中的必要性

民办高校的OA 系统建设具有起点低、规模小、资金投入少等特点，较公立高校发展缓慢。民办高校行政办公目前存在一些问题，这些矛盾随着学校的发展越来越凸显。办公效率低、信息化水平有待提高以及信息的利用率较低，是民办高校教学管理水平提高的障碍。

第一，在民办高校的教学管理过程中，教学服务人员相对公办学校较缺乏，信息化水平相对较低，教学过程管理相对薄弱，教学评价主要通过传统方式进行，不利于教学质量和内涵的提升；第二，在教学活动的进行过程中，学校教学管理部门（如教务处）一般通过学院教务办公室向教师下发各种通知，传统的通知方式经常有不到位、不及时、不全面等问题，老师和同学的意见反馈也难以传递给学校的教学管理部门；第三，由于民办高校招生对象的社会性等特点，对教师教学活动的个性化提供了更高的要求，传统的教学方式亟待改革；第四，传统的教学方式使教师投入很大的精力整理繁琐的教学课程资料，占用了教师的大量时间，不利于教师提升自身的教学水平和能力，也不利于教师对自身教学效果的提升进行改革创新。

很多民办高校目前对于OA 系统在教学管理中的建设还处于起步阶段，离真正意义上的信息化还存在差距［3］。民办高校如何依托于当今信息技术的发展，创新自己的管理方法和模式，通过推进OA 系统提高自身的教学管理效率和水平显得尤为重要。

二、OA 系统在民办高校教学管理推广中的问题与方案

（一）民办高校在教学管理OA 系统的投入经费不足

OA 系统在民办高校中的应用需要一定的经费投入。目前，某些民办高校的办学经费有限，学校难以投入足够的经费支撑信息化建设，导致OA系统在高校整体管理过程中的使用程度偏低，因此在教学管理过程中的推广OA 系统难以实现。此外，有些民办高校虽然拥有充足的办学经费，但由于对信息化系统在教学管理中的必要性认识不足，导致在教学管理过程中OA 系统的投入有限，在这些高校中教学管理仍然沿用传统的方式和方法，使教学管理过程中的办公效率较低，占用教师和学生的时间较多，某些情况还易出现工作失误。这些因素都影响了OA 系统在民办高校教学管理推广，使得民办高校教学管理的信息化程度降低。在这一方面，需要学校管理层充分认识到OA 系统在高校信息化建设中的重要作用，加大教学管理过程中OA 系统的经费投入，须先从硬件上满足民办高校教学管理的信息化需求。

（二）教学管理人员的信息化能力水平不高

在OA 系统的应用过程中，离不开具有信息化能力的教学管理人员队伍［4］，这不仅需要能熟练OA 系统的操作，还需具有信息化的意识和素养。这样才能把OA 系统在教学管理工作中的作用发挥出来。在某些民办高校中，存在着教学管理人员信息化能力不高的问题，这些人员对传统的教学管理模式比较熟悉，习惯于用常规的思路开展教学管理工作，限制了教学管理过程中的信息化进程。换而言之，学校即使提供了OA 系统，也难以把其信息化能力发扬出来。针对这一问题，民办高校应加强信息化队伍建设，对教学管理人员进行专门培训，培训内容可包括OA 系统的操作和使用、高校信息化管理的重要性和必要性、信息技术课程教学、信息技术应用能力提升、信息技术与教学深度融合等，使教学管理人员的信息化能力和素养得到整体提升，这样从软件上满足民办高校教学管理的信息化需求。

（三）OA 系统在师生中的接受度有待提升

当高校在教学管理中配备了OA 系统，也对教学管理人员的信息化能力提升后，教师和学生能否广泛接受也需要一个过程。对于教师而言，他们常年习惯于利用传统的方式进行教学，也习惯接受传统的教学管理方式，对于信息化系统存在着学习和接纳的过程。在OA 系统使用初期，会出现有些教师会觉得还没有原来传统的方式方便等问题，甚至有些教师会对新的信息化系统产生排斥现象。对于同学而言，虽然他们容易接受新事物，但对新的信息化系统也需要一个过程。对此，学校教学管理部门需要对教师和学生有一个信息化系统的推广。比如，可以制作一个信息化系统使用手册教师版和学生版，也可以通过信息化讲座或课程对师生进行培训等，这有助于教师和学生更快地接受信息化系统，有效熟悉信息化系统的操作，帮助师生们更快度过信息化系统使用的门槛期。

（四）学校在OA 系统的技术支持需进一步完善

在学校对OA 系统进行有效推广后，由于该系统对教学管理工作的方便和快捷性，教师和学生一般都愿意使用该系统。然而，在OA 系统的使用过程中会出现一些技术问题，尤其是在传统的教学管理方式向信息化转变时，这些问题会更加突出。对这些问题的有效解决是决定OA 系统能否持续在民办高校推广的关键问题，这决定了OA 系统的技术服务人员非常重要。目前，有些民办高校在这一方面力量相对薄弱，存在出现了问题需要联系OA 系统厂家的情况，然而，厂家的反馈不及时，严重影响了OA 系统在教学管理工作的正常应用，有时还会造成教学事故等。因此，高校一定要建立一批OA 系统的技术支持队伍，这些人员具有更高的OA 系统的应用和专业技术能力，对于简单的技术问题能在第一时间给予解决，对于复杂的问题能有效反馈给OA 开发人员，从而更好地保障了OA 系统在教学管理工作的应用。

三、OA 系统在民办高校教学管理中的应用实践

（一）完善教学过程管理和教学评价

在教学过程中，过程管理尤为重要，包括出勤率的考核、课堂作业的布置、阶段性考核等相关内容。民办高校具有招生对象的社会性等办学特点，教学活动的过程管理更为重要。传统的教学方法，采用教师点名、课堂作业的课堂布置和批改、阶段性试卷等方式进行开展。采用OA 系统，可以使以上活动更为方便和高效。比如，学生通过系统进行打卡完成点名，在教学课堂结束后，也可以通过系统下发课堂作业，在学生完成后同样也可以通过系统进行提交和上传，省去了传统提交作业的过程，教师在收到作业后也可以进行线上批改，并直接给出分数，方便了教学过程管理的过程进行。在教学评价中，OA 系统同样可以代替传统方式，一般来说，教学评价分为督导评价、学生评价和同行教师评价，这三种评价方式，借助于系统同样可以简化传统的评价流程，使评价过程更加简捷和高效。此外，针对评价结果还易于收集和进行分析。

（二）畅通院校公共信息传递

在教学过程中，教学运行部门作为学校教学管理部门和教师之间的纽带，有许多的通知和信息需要上传和下达。因此，公共信息的传递在教学管理过程中非常重要［4］。传统的方式会有传递不到位、不及时、不全面等问题。比如，通过邮件等方式发送教学通知时，有些教师难以及时看到，这对于紧急通知经常会出现传递不到位的情况。采用OA 系统，可以避免以上问题。每位教师通过安装OA 系统终端，教师们可以通过电脑或手机，随时通过终端查阅相关通知。同时，教学管理部门可以监测到哪些老师还没有查收通知，可以有针对性地通过此外方式再进行告知。此外，教师和学生们还可以通过系统对教学管理部门进行分类信息反馈，教师和学生是教学实验活动的最终的执行者，也是教学管理部门的服务对象，他们也决定了教学效果和教学质量的高低。因此，教师和学生的反馈至关重要，传统的方法大都在教学课程结束时，对教师和学生们进行意见和建议的征询，通过OA 系统的应用，可以建立起师生与教学管理部门无障碍的沟通通道，使教学管理和教学活动之间更好地互助，从而更好地服务于教学实践。

（三）推进教师个性化教学

在高等院校的教学过程中，针对不同教师和学生群体的个性化教学改革一直没有停步。尤其是民办高校具有自主办学的特色性，进一步发扬教师的个性化教学是提升民办高校办学特色的有效途径。OA 系统为推进教师个性教学改革方面提供了有益的支持。

第一，传统的教学方式，以教师“讲”为主，学生被动“听”为辅，这样的教学方式不利于知识的接受和运用。OA 系统可以让学生在听课时更多“动”起来，比如学生可以利用系统终端在上课时跟教师进行互动，教师也可以课后利用终端向学生提出开放式的问题，让学生针对学习内容进行思考和实践。这种互动式的教学方式，不仅有利于学生掌握学习内容，还可以大大发挥教师的个性化教学方法，让每个教师上课都有自身的“独门绝技”。

第二，借助于OA 系统，可以使“讲”的方式多元化。传统的教学资料主要为讲义、课件、习题集、参考资料等。借助于系统，教师可以提供更加丰富的视频、书籍、科技素材，甚至电影和音乐等学生感兴趣的教学辅助资料放在系统中，供学生学习或参考，这样不仅可以帮助学生更好地理解课程内容，还可以激发学生的学习兴趣，把学习内容和生产生活实践联系起来，通过理论联系实践的方式增加对专业的认同度，同时也可以把课程思政元素加入进去，培养学生的家国情怀。

（四）易于教学资料的收集和分析

在教学课程结束后，教学资料的整理、收集和归档工作是一项繁琐的工作，需要整理的教学资料包括试卷、成绩单、参考答案和评分标准、平时成绩及佐证材料、成绩分析等材料，一般来说，每门课程均需对以上资料进行收集和归档。在传统方式下，以上每份材料的整理占用了教师的很多时间。此外，如果哪项资料遗失，尤其是几年前的课程，教师还会花费更多的时间去补充，以应付各种专业评估、教学检查等工作。借助于OA 系统，可以大幅提升教学资料的整理和收集效率，因为教师在开展教学工作时，把课堂作业、过程考核、考核试卷等资料都是通过系统进行的，这为资料的高效收集提供了基础。与此同时，对试卷的批发和考核成绩的分析也可以借助于系统进行完成。因此，教师在课程结束后，仅需要把相应的资料通过系统进行整理和收集，大大降低了收集和分析教学资料的繁琐程度。此外，也不会因为某些资料的遗失再去补充，因为仅需从系统中重新收集即可，这大幅提升了教师的工作效率。

四、结语

高校信息化管理已成为当今社会高等教育现代化的必然趋势，民办高校的教学管理在人才培养工作中占有重要地位，而传统方式已不利于民办高校的教学管理工作水平的提升。本文阐述了OA 系统在民办高校教学管理中的必要性，分析了OA 系统在民办高校教学管理推广中的问题与方案，介绍了OA 系统在其教学管理中的应用实践。借助于OA 系统，可有助于民办高校提升教学管理的工作效率，简化工作流程，创新工作方式，节省成本资源。在民办高校教学管理中推广OA 系统，可以提升教学办公的效率和综合服务水平。民办高校应加大OA 系统在民办高校教学管理中的投入，有效推进高校现代化教学管理工作的建设和发展。