“互联网+”环境下以教学档案信息化促进高校教学改革创新

2023-12-26叶小泮

科技风 2023年33期

叶小泮

华南农业大学档案馆广东广州 510642

教学档案汇集了高校多年来形成的教学经验,记录了学校的教学理念和教学特色,凝聚了学校文化。科学、规范的教学档案对强化教学管理、促进教学改革和提高教学质量有着不可替代的作用。传统的教学档案以纸质档案为主,采用手工方式管理。“互联网+”环境下,现代信息技术与教育教学不断融合,教学档案呈现了载体多样化、内容数字化的新特征。传统的档案管理方式已经不能满足信息化教育教学的需要,管理方式必须相应变革,要从手工管理向数字化、信息化管理转变。如何做好教学档案信息化建设,助力高校教学改革创新,成为当今许多高校面临的新课题。

一、“互联网+”环境下高校教学档案信息化建设的意义

(一)有利于教学档案的保存

信息技术的发展进步促使高校教学工作发生了一系列改变,选课、排课、学籍、成绩管理等教务系统软件已经普及,电子文档、声音图像等成为存储教学档案信息的重要形式,同时也变革了教学档案的保管利用方式。传统的存储纸质文件的保管形式已经不能真实全面地反映教学工作的实际情况,无法满足高校教学改革创新的需求。采用数字化的方式存储教学档案,保存的方式更加方便安全,存储的内容更为丰富多彩,存储的容量也大大提升。

(二)有利于教学档案的利用

学校教学工作具有周期性、相似性的特点,上一学年的教学工作实施情况对往后的教学工作具有重要的参考、借鉴作用,教学计划、电子版的教案或PPT、作业、测验、教学反思、音视频文件等教学资源重复利用率高,保存价值大。用信息技术对教学档案资源进行数字化处理,形成专题信息库,师生根据个人需要在网上自行查询检索,大大减少了因人工翻阅、查找档案实体所带来的不便。在“互联网+”环境下利用教学档案,可以超越时间和空间的限制,极大地提高档案信息利用率,促进高校教学改革创新。

二、“互联网+”环境下高校教学档案信息化建设存在的问题

(一)教学档案工作方式滞后

目前,高校教学档案作用巨大,但信息化程度不高,普遍采用手工方式管理。教学档案归档对象单一,以纸质档案为主,电子档案数量不多,音视频档案不受重视,主要采用在电子表格中编制档案目录对纸质档案和电子档案加以管理,真正购买或开发专门教学档案信息管理系统的高校很少[1]。

(二)缺乏教学档案信息化管理系统

面对数量巨大、内容繁杂的教学档案,高校一定要建设一个现代化的数据处理系统来对它进行管理。当前大部分高校没有建立教学档案信息系统,没有对教学档案的归档进库与借出利用流程进行基于系统分析的全过程管理。在档案开发利用方面,还只是最基本的对教学档案展开查询、复制,缺少教学档案系统深层次地挖掘、整合教学档案信息数据,教学档案管理距离信息化建设要求相去甚远。

(三)信息化建设基础设施不够

当前,高校普遍缺少教学档案信息化建设所需的基础设备,没有设备齐全的教学档案信息化工作条件,例如,专业的教学档案系统软件、运行软件的计算机服务器和各类自动化办公设备,如扫描仪、刻录机、缩微设备等。高校档案工作效率不高,数据处理能力不强,教学档案设备不足,基本无法满足“互联网+”环境下教学档案信息化管理的需求,也不能满足不同用户快速查询、利用教学档案信息的需求。

(四)教学档案利用方式单一

高校教学档案开发和利用要有深度,要为教学改革发展提供参考依据。“互联网+”环境下,教学档案的数字化信息化为档案利用带来了很多便利,但利用形式单一,主要集中于信息服务,没有充分发掘出教学档案的知识价值,例如,对一流专业建设和学科发展的指导、借鉴价值;对学生成长的引导价值;对学科专业评估和一流本科专业论证的凭证价值。相当一部分高校只能从现有的档案资源出发,进行较为基础的在线查询和数字档案展览服务,档案利用服务深度和广度不够,无法满足师生更广、更多的需求。

三、“互联网+”环境下高校教学档案信息化建设的有效举措

(一)完善规章制度,这是做好教学档案信息化建设的前提

没有规矩不成方圆,要保障档案工作顺利开展必须要有健全的档案管理制度。“互联网+”背景下,学校教学活动中大量使用计算机多媒体教学、网络教学,形成了大量有价值的电子文件、数字图片、数字音视频文件,它们需要得到妥善的保管和利用。学校必须与时俱进,及时调整更新教学档案管理办法。依据国家有关档案信息化建设的法规政策,结合学校工作实际,制定适合本校的《数字化教学档案归档管理制度》《教学档案利用服务管理规定》,以制度来规范数字化教学档案的归档范围,判定其保存价值,确定采集时间、方式和格式标准;以制度来规范教学档案管理利用服务平台的运行,促进教学档案信息的开发、利用和共享。完善的制度确保教学档案信息化建设的每一个环节都落到实处,确保教学档案信息化建设顺利进行。

(二)建立档案管理系统,这是做好教学档案信息化建设的核心

在相当长一段时间里,高校对纸质档案和电子档案进行管理的方式主要采用在电子表格中编制档案目录的方式来进行。这种手工模式已经很难对载体多样、内容繁多的教学档案进行快速、高效管理。教学档案管理需要引入先进的计算机技术、网络技术,变手工管理为信息化管理。教学档案信息化管理的核心部分是档案管理系统,大部分学校流行的档案管理系统采用网络版档案系统管理软件、B/S运行模式。网络版档案管理系统具有档案归档录入、查询利用、统计报表、下载打印等功能,具有接入互联网的优势,它存储量大、处理迅速、查阅方便,这是人工管理无法比拟的。学校用户(管理部门、教师、学生)利用计算机网络登录档案管理系统,向档案系统数据库上传教学档案的电子文件材料,包括:电子目录、数字档案全文、数字图片、数字音视频文件等,实现教学档案网络化、信息化收集归档。用户在网上依据使用权限在线查询、浏览、下载、打印教学档案,共享利用教学档案信息。利用档案管理系统可以实现教学档案归档、整理、保管和利用等业务流程的一体化管理,纸质文件、声像文件、电子文件一同纳入教学档案信息资源建设。

(三)丰富数字档案资源,这是做好教学档案信息化建设的基础

数字档案资源是教学档案信息化建设的重要成果体现,也是师生查询教学档案信息的原始来源。建设数字档案资源是教学档案信息化建设的基础内容。数字档案资源包括档案电子目录和数字全文信息。学校数字档案资源建设采取“存量数字化,增量电子化”的方式。“存量数字化”就是对现存档案做数字化扫描加工,转化为数字全文信息;“增量电子化”就是新增的电子文件直接以电子形式归档保存。数字档案资源的管理利用以网络版档案管理系统为平台,档案目录采用手工录入、批量导入方式录入档案管理系统,数字档案全文上传到档案管理系统,与档案目录挂接,形成目录信息和全文信息齐全、检索利用方便的数字档案资源。“互联网+”环境下,除了做好传统的教学档案内容的收集以外,还要加强收集以下内容:①数字图片文件,主要包括学生从事各类教学活动的照片、学生学习作品的照片,这些图片可以通过相机和手机拍照方式获取。②数字音频文件,主要包括语文、英语教学的作品朗读、音乐课的歌曲练习等。③数字视频文件,主要包括教学公开课、优质课程、微课、各类比赛的视频资料。丰富的教学档案数字资源为档案服务教学工作打下坚实基础。

(四)更新设备技术,这是做好教学档案信息化建设的保障

完好的硬件条件和软件条件是教学档案信息化建设所必需的。硬件条件包括建设教学档案管理系统所必需的全部设备,包括专门开发的档案系统软件、运行软件的大型计算机服务器、数字化扫描仪、计算机等。软件条件包括让教学档案管理系统工作的技术力量,如计算机技术、互联网技术、多媒体技术、档案管理技术等。新兴技术和新型设备共同服务于教学档案信息化建设,让教学档案管理步入自动化、网络化、信息化阶段[2]。高校要加大资金投入,更新设备技术,为教学档案信息化建设提供有力保障。

(五)培养人才队伍,这是做好教学档案信息化建设的关键

“互联网+”环境下,信息技术日新月异,教学档案信息化有了多元的技术载体,也给高校档案员和教师带来了全新的挑战。专业的人干专业的事,才能事半功倍。高校教学档案信息化建设要打造一支高素质、高水平专业人才队伍。学校档案馆、教务处、院系、教研室要安排专兼职档案员,组成教学档案工作网络。可以采用全员参与模式,动员全校教师参与教学档案信息化建设。要加强对档案员和教师队伍的培训,向他们传授档案业务知识,培养他们应用计算机技术、网络技术、多媒体技术的能力。开设针对本校使用的教学档案管理系统的专门培训,让档案员和教师熟练掌握档案管理系统的使用方法和常用技巧。教师熟悉教学业务,参与教学档案形成过程,手中掌握大量教学档案材料。学年结束后,教师按规定把该归档的文件材料分类排序,制作归档目录,纸质材料经整理立卷后移交给档案馆,电子目录、电子版的教案或PPT、测验、作业、教学反思、音视频材料等数字文件直接上传到档案管理系统,经档案管理员审核认证后纳入正式的教学档案数据库,公开对外提供利用。专兼职档案员是学校教学档案工作的中坚力量,带领高校教师参与教学档案管理利用工作,共同打造一支高水平的教学档案信息化建设人才队伍。

四、“互联网+”环境下高校教学改革创新策略

教学档案对于分析教育实施效果、研究教育规律、预测教育前景、参与教育决策等具有重要作用。学校要充分利用以教学档案管理系统为核心的档案利用服务平台,为教学工作提供线上线下多元化档案信息服务,促进学校教学改革创新。

(一)开展教学改革,利用信息化教学平台辅助教学

在国家教育信息化改革的推动下,高校智慧校园建设成效显著,“互联网+教学”平台在高校广泛使用,这些平台具备较为可靠的教学辅助功能。以英语教学为例,随着“互联网+”战略的逐步实施以及教育信息技术的高度发展,网络自主学习平台、MOOC平台、翻转课堂平台在高校英语教学中得到广泛使用。在信息化教学中,学生利用先进电子技术,以文本、图片、视频、音频等多媒体形式收集、整理学习档案的内容,形成电子学习档案,成为“互联网+教学”的学习、评价工具。电子学习档案嵌入信息化教学平台的教学实践中,全面记载、评价大学生英语的学习过程与学习状况,促进学生自主学习,激发学生英语学习的成就动机。

(二)从“以教师教学为中心”转变为“以学生学习为中心”

以英语教学为例,目前的英语口语课堂仍没有完全摆脱教师讲授为主、学生被动接受的模式。基于“云计算、云存储”的信息化教学平台为学生自主学习创设了条件,学生可以自定步调、自主学习、自我评价、自我反思,学生成为学习活动的主体。同时,教师还应实施个性化教学,差异化辅导。以电子学习档案记录英语口语学习全过程,学习过程可以回溯,音视频的作业、作品可以反复试听、观看。将云环境下的电子学习档案融入高校英语口语纠错教学,并与形成性评价结合起来,为英语口语个性化教学创设了前提条件。教师从中可以发现学生英语口语错误类型、口语进步程度、学习潜质和优势,从而实施个性化教学。相较于整齐划一的英语口语课堂教学,教师投入的精力不是变少了,而是变多了,教师要分析学生的优势和不足,因材施教,为学生制订个性化学习方案,进行差异化、个别化辅导。

(三)开展线上查档,为师生创建网上学习平台

教学档案具有知识属性,具备知识服务的功能。在学校官网上链接教学档案管理系统,设置档案系统入口。为用户(教师、学生、管理部门)设置不同权限的系统账号,用户通过各自账号登录教学档案管理系统,自助式查询、浏览、下载、打印所需教学档案信息。在学校微信公众号上将自定义菜单设为“档案查询”,并与档案系统链接,用户通过手机端实现教学档案查询利用。除了自助式线上查档,用户还可以请求档案管理员提供查档服务。在学校官网、微信公众平台设立预约查档栏目,栏目上公布预约查档流程、档案管理员联系方式,用户可以向档案管理员提出查档请求、反馈档案利用效果、提出工作建议等。