行政档案管理保密工作的有效路径和方法

2023-12-19张丽婷

管理学家 2023年23期

张丽婷

[摘要]行政档案是行政单位人员处理日常事务的重要依据，是各单位提高工作效率的重要保证。近年来，我国很多单位都对行政体制进行了改革和创新，相应的人事管理机制发生了一系列变化，对单位内部的档案管理工作也提出了新的要求。在新时期，面对各种新技术发展带来的挑战，只有努力探索，才能采用行之有效的方法，解决档案管理保密工作中存在的问题。因此，行政单位需要在平稳有序地开展各部门工作的前提下，规范行政档案管理工作，提高行政档案管理质量，确保档案管理保密工作发挥应有的作用。

[关键词]行政档案；管理；保密工作；路径；方法

中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）23-0038-03

做好行政档案管理保密工作一直以来都是各行各业非常重视的工作内容之一，随着经济与社会的不断发展，各单位对行政档案管理保密工作提出了全新的要求，但也认识到具体的行政档案管理保密工作中出现了很多问题。为解决这些问题，在新时期背景下，行政单位档案信息安全保密管理应适应时代发展要求，调整创新现有管理模式，优化管理思路，提高信息化背景下行政单位档案信息安全保密管理水平[1]。

一、加强行政档案管理保密工作的意义

档案作为信息存储的重要载体，蕴含着极其丰富的信息资源，在国家安全建设综合管理中发挥着举足轻重的作用。行政档案管理保密工作主要是基于我国国家相关的管理部门涉及的保密性而设定的。以档案方式存储的海量信息，有些会涉及我国国家的安全建设综合管理，有着十分重要的作用。国家保密局有关规定提出，在涉及国家保密和安全的任何及所有问题上，全体公民都有保护我国的利益和安全的义务和责任。也就是说，在我国的档案信息管理手段中，行政档案管理属于非常重要的内容，如涉及军事、政治和经济等方面的信息内容都属于我国公民需要保密的信息内容，要从根本上防止及避免其遭到非法窃取和盗用。

与此同时，我国出台了一条长期性国策，规定任何公民都不得泄露涉密档案内部的信息内容，以创造出积极公平且公正有序的环境。

当前，随着信息技术的不断发展和应用，为避免不法分子利用行政档案内部的保密信息，对我国群众的安全造成严重的威胁及隐患，应积极采取应对措施，以最大限度地降低其对我国社会经济发展的影响。

二、现阶段行政档案管理工作中存在的问题

第一，行政档案管理过程中存在资料缺失的问题。

当前，很多行政事业机关单位的行政档案管理工作内容涉及党和国家的相关档案方针政策及法律法规，因此需要各个部门及对应的科室进行资料信息的整理和累积归纳，按照国家标准实现归档保存。同时，要完善后续的行政档案管理服务，利用科学的档案检索工具，方便使用者高效、快速地检索需要的档案信息[2]。

但是在实际工作中，很多单位在开展行政档案管理工作时发现部分档案资料缺失，这直接影响了档案数据的全面性。产生此类问题的主要原因是很多单位对行政档案管理工作不够重视，因而不能及时有效地处理行政档案管理工作中出现的问题和误操作，最终造成行政档案管理工作效率较低、质量较差。

第二，行政档案管理制度不完善。

当前，很多部门制定的行政档案管理制度不完善，导致在开展行政档案管理工作时，出现了各种各样的问题。我国的企事业单位是我国公共服务机构的主要构成，需要不断提高群众对公共服务质量的满意度及对服务机构的信任度，因此企事业单位在实际开展工作的过程中，比较注重企事业单位的服务功能，缺乏对行政档案管理工作的重视，导致行政档案管理工作的开展受到制约和阻碍。

第三，行政档案管理工作不受重视。

长期以来，一些单位往往将发展重点聚焦于业务的拓展上，以业务完成量定义一家单位的成绩。大多数机关单位认为行政档案管理部门的工作内容不属于重点业务范畴，忽视了行政档案的内容和真正的作用，甚至认为部门设置都是可有可无的。此外，很多单位对档案管理工作的重视程度不高，资金支持力度不够，导致行政档案管理部门的办公设备陈旧，档案保管手段落后，没有更新档案录入、存储设备，档案管理工作效率低下。

第四，行政档案管理人员的专业素质不高。

行政檔案管理工作不是简单的录入信息，而是一项烦琐、复杂的工作，档案管理人员需要对反复核验与校对档案，以保证其准确、真实和完整，因此要求档案管理人员拥有非常丰富的知识储备，具有处理琐碎工作的耐心。

但是，目前很多行政档案管理人员没有清晰地认识到行政档案管理工作的重要性，缺乏专业知识与技能，也没有很高的职业道德素养，导致其在工作中产生懈怠心理，不能严格落实职责，影响行政档案管理的效率，对行政档案管理工作的开展造成不利影响。

三、行政档案管理工作的特点

随着档案管理职责的转变，档案管理部门需要直接面对变化和挑战，改变传统管理模式，创新思维，积极整合资源和优势，及时发现档案管理中存在的问题，运用海量的数据资源和创新思维实施档案管理。档案信息安全管理作为行政单位日常管理活动的重要内容之一，其功能是为行政单位各种活动的开展提供资料支持。我国行政事业单位的档案管理主要面向全社会，具有权威性、服务性和保密性等特点。

一是权威性。行政档案作为国家行政机关在行政管理等工作中产生的有保存价值的原始记录信息，是在公权力监督下的记录，无论是在内容真实性方面还是在信息完整度方面，都具有权威性的特点。

二是服务性。行政档案作为国家提供的信息证明凭证，对行政档案实施精细化管理，目的是确保人们可以有效利用行政档案，从而更好地体现档案的重要价值，因此有着很强的服务性特点。

三是保密性。行政档案管理工作是一项机密性、专业性较强的工作。行政档案不仅记载着国家机关、企事业单位的机密信息内容，而且还会对国家安全、企事业单位的发展产生深远的影响。

在档案管理工作中，要坚持规范性和灵活性原则，做到相互统一、协调发展。同时，对于档案管理工作人员而言，要严格执行行政档案管理方面的规章制度，使行政单位做到规范化、标准化、合理化运行。同时，要及时发现潜在的问题，根据实际情况作出具体调整，进一步明确档案管理工作人员的工作职责，提高档案管理工作的效率和质量。

四、改进档案管理保密工作的有效措施

第一，建立完善的档案保密管理制度，加强档案信息化建设。

现阶段，行政单位需要结合时代发展需求，改革和创新现有档案信息安全保密管理模式，加强相应管理体系建设，制定健全的、充实的、不断修改完善的、实用的工作规章制度，及时处理现有管理体系中的漏洞问题，有针对性地调整档案信息安全保密管理对策，优化管理措施[3]。

在开展档案信息安全保密管理工作的过程中，要完善监督制度，由专人负责落实到位，根据具体工作，围绕档案借阅利用、档案修订、电子档案保管、档案信息培训等内容制定相关规范标准和工作要求，确保档案工作分级管理、层层落实、责任到人，加强监督和检查，使档案管理保密工作制度化、规范化。

在信息技术不断发展的背景下，行政单位要加强档案信息化建设，促进其档案管理要求与国家档案信息化管理要求有机结合，利用现代化的管理方式，加强档案管理信息化建设，通过采取档案备份、对档案管理系统定期杀毒等方式，确保档案信息的安全性和保密性[4]。

第二，增强档案安全保密管理意识，加强相关培训。

档案管理工作是一项政治性很强的工作，涉及范围很广。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识，而且要有较高的政治思想水平和高尚的职业道德情操，要增强防范意识、风险意识和责任意识[5]。只有增强档案管理人员的思想意识，加强专业管理团队建设，组织开展各种实践工作，才能提高档案管理人员的信息化知识水平，顺利实現档案信息安全保密管理目标。为此，定期组织档案管理人员参加各种培训学习是保证档案信息安全的重要措施。

在培训过程中，档案管理人员要在枯燥的行政档案管理工作中时刻保持清醒的认识，不断学习关于档案安全保密管理的相关知识，尤其是档案法律知识和保密法律知识中的注意事项，强化安全保密意识，提高专业水平和业务素养，完善档案管理流程，提高档案管理工作质量。

为了形成良好的档案安全管理格局，行政单位要通过定期组织安排各种培训教育活动，深入贯彻国家发布的各项政策，让档案管理人员掌握更多的专业知识，努力提高行政单位档案信息安全保密管理水平，满足档案管理现代化发展要求[6]。同时，要加强业务考核，将档案管理工作纳入绩效考核，从根源上减少档案安全问题出现，保证档案信息的有效性和准确性。

第三，加强行政档案信息化安全管理。

信息技术的不断进步对档案管理工作提出了新要求，为此，要尽可能地使用科技新成果和管理新手段，利用计算机辅助管理档案，提高档案管理工作效率和水平，尽快实现档案信息化管理。

为了强化行政档案信息的管理，减少和避免出现信息风险问题，相关部门应加强行政档案的安全储存机制建设和网络存储中心建设，合理划分管理权限，建立授权机制和准入门槛，整合各种档案信息，定期备份重要档案数据，通过定期对档案系统进行杀毒处理，保证档案信息的安全。

第四，做好档案管理工作，增强服务意识，提高服务水平。

在具体工作中，档案管理人员要以“增强服务意识”和“主动服务”为工作的立足点，明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，充分发挥行政档案信息资源的作用，使其为行政单位和地方经济社会的发展建设服务。

五、结语

随着时代的发展和社会的进步，档案管理产生的社会价值和经济效益越来越高，相关部门应更加重视各项档案管理措施的科学性和合理性；同时，在档案管理方面，要建立完善的档案管理工作体系，做好档案管理信息的保密和档案资料的利用工作，进一步提高档案管理的效益和价值。

在此基础上，要结合时代发展要求，深入分析和研究当前档案管理中存在的问题，进行全面妥善的处理。通过加强档案管理体系建设，强化档案管理人员的安全管理意识，探索构建顺应时代发展的、信息化的、严谨的行政档案管理模式，加强信息载体安全管理，从源头上避免出现信息风险，保证档案信息的安全性和保密性，提高行政档案管理的工作效率，使其发挥更大的价值，为行政单位制定发展决策提供支持。