基于《档号编制规则》（DA/T 13-2022）的档号编制问题研究

黄新荣 曹天帆

（西北大学公共管理学院，陕西西安， 710127）

档号是固化档案分类结果的一组代码，无论是在实体档案还是电子文件的管理中，档号都占据着非常重要的地位。由于各个立档单位形成的档案在分类方式以及相应的档号结构方面存在差异，为规范档号的编制，国家档案局发布了《档号编制规则》（DA/T 13-1994）（以下简称原《规则》）。但在近30年发展过程中，新情况不断出现，原《规则》已无法满足工作需求，因此，2015 年起国家档案局对原《规则》进行修订，形成新版《档号编制规则》（DA/T 13-2022）（以下简称新《规则》）。［1］

1 新《规则》的进步之处

1.1 适合现今档案管理要求

一方面，档号组成元素更加丰富，满足精细化、规范化档案管理要求。原《规则》中，档号包含全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号共7 种元素， 不含年度。 但是档案随年度不断增多，有必要按年度进行时间段管理。［2］同时，档案种类增多，分类方法需要调整。因此，新《规则》的档号包含全宗号、类别号、案卷号（组号、册号）、件号（页号）共四个部分，并做出如下调整：①将件号、页号（张号）合并为件号（页号）；②将案卷目录号改为目录号，并将项目号划分至类别号；③将类别号扩充，新增了一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构或问题代码。［3］如此，可将档案管理所涉及的诸多要素纳入档号，更加贴合实际。

另一方面，新的档号结构，兼顾卷、件两种整理方式，满足档案管理对象多样化需求。原《规则》从档案种类和单位属性出发，拟定了三种档号结构：①全宗号-案卷目录号-案卷号-件号（页号、张号），主要适用于党政机关的文书档案；②全宗号-类别号-案卷号-件号（页号、张号），主要适用于企业形成的业务档案；③类别号-项目号-案卷号-件号（页号、张号），主要适用于专业主管部门形成的专门档案。［4］但是随着档案门类扩充，特别是当一个大型单位既有文书档案，又有科技档案、实物档案，甚至出现网页档案、音视频档案、电子邮件、业务数据等新兴档案门类时，原《规则》单一的档号结构就不适合日渐多元化的档案门类了。新《规则》根据整理方式的不同，将原有的三种档号结构调整为两种：①按卷整理的档号结构，即全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号，其中类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码；②按件整理的档号结构，即全宗号-类别号-件号，其中类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构或问题代码。可见，新《规则》通过扩充类别号，将原《规则》的三种档号结构囊括在内，适合不同门类、不同业务活动、不同整理方式的档案。

1.2 适应不同的档案管理环境

首先，类别层级可扩展。新《规则》在类别号中，增加了二三级类别号，以便扩展档案分类层次体系。只要二三级类别号科学、简洁、不重复，各单位可自行编制二三级甚至四级类别号，以适应立档单位档案工作环境。其次，档号组成元素可选。原《规则》虽有三种档号结构可选，但是其元素组成相对固定，比如，三种结构均包含案卷号，但并非所有档案都以卷的形式整理归档。而新《规则》对类别号进行扩充，并设置元素可选，使得档号编制更加具有灵活性，适应不同单位的不同整理方式（如表1 所示）。最后，元素代码位数可选。原《规则》规定案卷目录号和案卷号只能以三位阿拉伯数字标识，且同一目录内的案卷数量原则上不能超过一千。相比之下，新《规则》取消了案卷目录号和案卷号的位数限制，各单位可按案卷目录的实际数量确定位数。

表1 新《规则》档号结构元素选用对照表

1.3 增添了可供参考的示例

原《规则》虽规定可用汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字标识类别号，但并未明确代码的标注方式，这使档案人员在编制档号时无从参考。新《规则》增加了档号编制示例，比如一级类别号（档案门类代码）可为文书WS、科技KJ、人事RS等。通过示例，使代码标注方式更加直观，便于档案人员理解和操作。

2 新《规则》存在的问题

2.1 概念表述不清

第一，类别号的定义不够严谨。新《规则》的类别号指：“按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码”，并不包含全宗。但是综合档案馆的分类方案，一般先根据进馆档案的来源划分全宗，然后层层划分到卷或件。这显然是一个贯穿全宗、从上到下、层层划分的分类方案，具有系统性与完整性。因此，全宗也是一个类别，是综合档案馆档案的一个分类层次。新《规则》将全宗独立于类别之外，并不合理。

第二，目录号表述不够清晰。新《规则》的目录号指全宗内案卷所属目录的代码，与原《规则》中案卷目录号的定义相同。如果不与原《规则》对照，那么对于一个非档案专业人员或者刚刚进入档案行业的新人，可能望文生义，不如案卷目录号涵义直观。

2.2 分隔符号设置复杂

新《规则》将档号组成元素之间的分隔符号设置为“-”和“·”。其中，“·”用于分隔和连接类别号内的同级元素；全宗号、类别号、卷号、件号等上下级元素之间，用“-”分隔和连接。实际上，区别使用分隔符号，反而增加了档号复杂程度。

首先，分隔符号无本质区别。“-”或“·”均用于分隔和连接各组成元素，并无本质区别，也不影响各元素排列顺序。来回切换分隔符号，既繁琐又不够整齐美观。只要分隔符号不影响具体的检索效果，就无需强调使用规定的分隔符号。

其次，分隔对象无本质区别。分隔符号用于分隔和连接档号的各个组成元素，但元素之间无本质区别。类别，是依据分类标准进行划分的结果，分类标准不同，产生的类别也不同。因此，从分类角度讲，全宗号、年度等各元素均为类别号。新《规则》仅用“·”区分类别号，易误导档案人员，特别是在档案人员手工整理纸质档案，需要在卷皮上大量手写档号时，可能会将各元素均视为类别，从而弄混分隔符号，写错档号［5］。

最后，修改分隔符号增加人工负担。原《规则》允许“-”和“·”混用，甚至省略。如果坚持采纳新《规则》，那么原档号就需要修改。虽然电子文件和电子档案的档号可以通过系统功能批量修改，但是大量已经赋予档号的实体档案，就需要手动修改纸质档案卷盒上面的档号，或者在新卷皮上重填新的档号，这样会增大修改难度，加重工作人员负担。另外“·”的Unicode编码是00B7（16 进制），仅限于中文输入法环境，而英文ASCII编码表中没有“·”。所以工作人员在手工输入大量的中英文字符混合档号时，需来回切换输入法，增加工作负担。

2.3 全宗号不宜必选

一方面，并非所有单位均有全宗号。综合档案馆首次接收立档单位的档案时，将其视作一个全宗，并赋予其全宗号。但在我国，只有一小部分机关、企事业单位的档案，能够进入综合档案馆。［6］大部分企事业单位的档案自行保存，无需向综合档案馆移交，因此没有全宗号。但新《规则》并没有指明本规则的适用范围，反而将全宗号设为必选，使得众多企事业单位无法落实，与实际不符。另一方面，并非所有单位均有必要设立全宗号。全宗号在于指明档案来源，维护档案的原始整理秩序，避免混淆。但当一个单位既不向档案馆或上级单位移交档案，也不接收下级单位档案，而是只保管本单位档案时，则仅有一个全宗，无需单设全宗号。新《规则》将全宗号设为必选，反而增加了这些单位的工作负担。

2.4 全宗号不宜首选

首先，全宗属性代码体现全宗可分。新《规则》的全宗号由一位汉语拼音字母和三位阿拉伯数字组成（如表2 所示）。其中首位字母表示全宗属性，如某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗为X013，X代表新民主主义革命历史档案。由此可见，档案分类是先按历史时期划分全宗类别、后按形成单位来源划分全宗。因此在全宗之前，应当还有表明全宗属性（如时期、地区等）的分类层次。每次划分档案，只能采取一个标准。但是同时采用属性和来源两个标准划分全宗，不符合分类原则。

表2 《档号编制规则》全宗号示例汇总表

其次，并非所有档案从全宗开始划分。全宗是综合档案馆档案实体分类的第一个层次，因此在档号上居于首位。但当立档单位数量庞大且性质差异较大时，需在全宗之前进行分类。比如历史档案涉及无数机构组织，有无数全宗与之对应。如果仅从来源划分，不便于检索和管理。因此，历史档案并非直接从全宗开始划分，而是在全宗之前，按历史时期分为明清档案、民国档案、革命历史档案。

最后，从档案事业未来发展看，全宗号不宜首选。当前档号编制是从本馆馆藏资源角度出发，指明一份档案在本馆馆藏体系中的位置。但未来的数字档案馆建设，必然带来数字档案资源的集成化建设，并基于云模式搭建档案资源共享平台。此时档案的全宗标识需指明档案在全国数字档案馆资源体系中的位置。因此，应当将综合档案馆标识代码纳入档号，并置于全宗号之前，形成更加系统完整的全国档案分类聚合层次（如图1 所示）。

图1 全国档案分类聚合层次示意图

3 新《规则》存在问题背后的思考

3.1 顶层设计不足

第一，《档号编制规则》的分类方案缺乏灵活性。档号反映档案实体分类的整理结果，但由于档案分类方法具有多样性，所以档号编制方法难以统一。档案实体分类采用体系分类法，形成一个层次分明、等级有序的体系，且每一层次体现不同分类标准，如来源、时间等。各单位实际状况不同，分类方案也有所不同。现行的多种档案分类方案已涵盖各行各业，且在档案大类划分与分类号上存在差异。作为指导作用的《档号编制规则》也应当具有包容性。

第二，《档号编制规则》的可操作性不足。新版本虽然在档号结构、元素选取上有所进步，但仍过于严格，如全宗号必选、强制区分分隔符号、元素位数限制等。另外，《档号编制规则》要兼顾不同管理环境，约定适用范围。同时，《规则》需指明适用的机构层级，如某企业单位、某档案馆或全国档案馆系统。新《规则》未限定适用范围，则应当兼顾不同单位、不同分类方案中的档号编写规则。最后，新《规则》需在代码组合方法、新旧档号衔接方面细化指导意见，使档号编制工作有章可循。

3.2 《规则》背后所暴露的档案分类思维局限性

第一，档号结构反映了档案分类的线性思维局限。分类只是档案实体整理的一种方法。档号作为档案分类层次顺序的固化产物，代表一条概念内涵逐步缩小的逻辑链条。由于每一次分类只能选择一个标准，因此前后相连仅有一条分类逻辑。电子文件与电子档案的路径名称一定程度上反映了本单位的档案分类方案，如“D：单位名称文书档案行政管理办公室2020永久关于召开第三次全体员工会议的通知.PDF”。档号的线性逻辑，类似于文件存储路径，需依次点开各层文件夹，才能找到原文信息。由于分类方案固定，所以检索路径单一。实际上档案有不同的分类方案，档号结构也可前后调换，如年度-保管期限-机构（问题），或保管期限-年度-问题（机构）等。

第二，档案分类代码应当具有灵活性与完整性。《档号编制规则》用字母或数字标注类名，不够直观；且档案分类层次普遍较多，导致档号冗长，不利于记忆。实际上，个别分类层次无需体现在档号中，如会计档案的保管期限。另外，档号仅反映档案分类的逻辑概念体系，并不反映其物理位置。实际工作中，档案还需拥有库房内的地址号，便于索引存取。

综上所述，档号具有的局限性本质上是对档案分类的认识不足造成的。在档案信息资源组织方法中，分类依然是一种主要的方法，但可以用其他方法来弥补档案分类的不足，摆脱档号的局限性。

4 档号编制改进建议

4.1 发展性原则

档号编制需遵循发展性原则，对于不符合时代发展要求的内容，应当予以修订。比如案卷目录号已无必要。《归档文件整理规则（DA/T 22-2015）》规定：“档号的结构宜为全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。”不含案卷目录号。另外，电子文件和电子档案通过层次分明的文件夹体系实现存储，最底层文件夹内为原文信息。由于文件夹内没有条目限制，因此在原文信息文件夹之上，无需新建多余的案卷级文件夹。而且，即使不通过案卷目录号，也可通过文件夹体系，检索所需电子文件和电子档案。

同时，随着技术的发展，档案检索已脱离了分类方案线性整理的束缚，可以降低整理成本。如果将详细著录档案的元数据信息存储于计算机内，就可实现多维检索，直接找到目标档案。这也符合档案轻整理、重标注的发展方向，例如2000 年的改卷为件。笔者在西安某研究院调研时，其档案管理系统接收的电子档案是按归档时间顺序直接给予流水号，减少了复杂的档案分类归档判断过程，但通过完备的元数据信息，同样实现便捷检索。该系统内并无档号，仅在按上级单位要求移交档案时，抽取规定字段组成档号，档号是后组式的。未来，线性档案分类整理依然存在，但要更注重档案著录，即使档案处于混乱无序的状态，也能通过完备的元数据著录项检索所需档案。

4.2 包容性原则

档案工作的实际状况复杂，难以用一个规则去约束所有的档案保管机构。因此，《档号编制规则》应当在档号编制对象、编制规则、适用范围、编制方法等方面，增强包容性。

其一，档号编制对象应具有包容性。档号不仅针对实体档案，也应针对电子档案。虽然现在实体档案与电子档案处于并存状态，但档案管理将逐步过渡到单套制，这是数字时代档案管理的必然趋势。因此，在档号编制方面，应尽量以电子文件和电子档案为主，推动实体档案管理向电子文件与电子档案管理过渡。

其二，与档案相关的标准文件应及时更新。虽然新《规则》已出台，但是其他相关标准文件依然参照原《规则》。比如《归档文件整理规则（DA/T 22-2015）》中，全宗号仍按原《规则》编制，并将0作为全宗属性代码，与新《规则》不符。因此，在撰写新《规则》时，应梳理与档号相关的现行标准文件，及时修订。

其三，应明确《规则》的适用范围，尽量兼顾不同档案机构、不同档案种类。如果《规则》适用于各级各类综合档案馆，则需将各馆藏档案纳入国家档案全宗建设，建立从上到下的全宗管理体系，并在档号中加入档案馆代号，揭示本馆馆藏在全国档案馆馆藏档案中的位置。如果《规则》适用于全国各行各业的所有档案保管机构，则需分别针对各行各业作出特殊规定，避免一个编制模板束缚所有行业档案档号编制工作的开展。此外，对于不同种类档案，应允许选用、增加、排列档号组成元素，如全宗号可选或空白。

其四，档号编制方法应具有包容性。如果档案标识、物理位置不重复且唯一，则各单位可参考拟定本单位的档号编制规则。［7］而且，部分单位已有档号结构，如需修改则费时费力。如果各单位需修正档号，建议先将档案全部数字化，再将数据挂接到档案管理系统中进行修正。各单位可在系统中完善著录项，添加新旧档号字段，通过字段抽取与匹配组合，赋值给新档号字段，从而修正档号。建议档号编制方法完善关于新旧档号衔接和修改问题的解决办法，为各单位在新旧档号的取舍与权衡问题上，提供参考和指导。这样既能允许各单位档号编制方法的存在，又能以解决性措施来减轻各单位在新旧档号转换上的心理压力，引导新旧档号过渡，体现档号编制方法对于各单位实际的包容性。

综上所述，档号编制的规范化是一个渐进性工程，会逐步从多样化、差异化，过渡到专业化。在此过程中，《档号编制规则》可提出参考性建议，并结合各单位实际情况动态修订，不断推进全国档号编制的规范化、专业化、标准化。

4.3 完整性原则

档号代表着档案的唯一性。确定一份档案在整个分类体系中的唯一位置，一般有两种方法。一种是实体排架位置，即按照进馆顺序，在库房及其密集架上，依次排列各个全宗档案。尽管各全宗档案在逻辑上属于并列关系，互不包含，也不交叉重叠，但在档案排架时有先后之分，从而确定了每一份档案的位置，形成档案实体位置索引。另一种是分类体系位置，即建立一个层层划分、等级秩序明确的逻辑分类体系，确定每一份档案在整个分类体系中的位置，并将其位置固定下来，形成逻辑分类索引。因此，档号应当兼顾档案逻辑分类位置索引与档案物理位置索引，才能更加科学完整［8］。但是，新《规则》的档号仅体现了分类概念上的唯一性，没有关注档案的物理位置。在这方面，长安大学档案馆提供的“一卷双号”办法具有参考价值［9］。“一卷双号”，指同一份案卷既有档号揭示其分类属性，又有保管卷号揭示其物理存放位置。

4.4 参考性原则

档号编制涉及档案分类及其代码标识，具有专业性和复杂性。由于各档案保管单位面临的实际状况不一，因此分类方案和相应的代码编制也难以抉择。但是新《规则》仅提供示例，并未提供全宗属性代码推荐表和档案门类代码推荐表，编制工作依然存在一定难度。

一方面，应当提供档案全宗属性代码推荐表。新《规则》仅提供全宗号示例，但对全宗号首字母及其全宗属性涵义并未进行对照性解释。全宗属性，也是一种全宗的划分标准，由此形成各种属性相近的全宗群或全宗集合。因此，应列出几种全宗属性以供选择，并显示对照关系，便于理解和操作（如表3 所示）。除表中所列属性外，还可根据行政区划的拼音字母进行编制。同时需注意，用一位字母标识全宗属性容易重复。因此，也可用全宗属性的汉字名称，直接作为代码，直观且易于理解。

表3 全宗属性代码推荐表

另一方面，应当提供一、二级门类代码推荐表。档号反映了一个单位和组织的档案分类体系。由于档案分类复杂，因此档号结构不宜统一规定。工业企业、党政机关、高校院所［10］等各机关单位，其一级类目设置具有共性，提取并总结其共性以供各机关单位参考，可使《档号编制规则》更具普适性。但是，新《规则》提供的13 类一级门类代码，其类目关系较为混乱，也无类目划分依据，缺乏操作性和指导性。因此，应当罗列档案门类代码及其划分依据。同时，通过类目与代码间的对应关系，降低专业难度和复杂性，使档号编制更加直观（如表4 所示）。

表4 档案一级二级门类代码推荐表

在一级类目设置上，采用活动性质、载体形态、平台渠道等多种分类标准，主要基于以下几点考虑：第一，电子档案种类复杂，属性较多，更适用多元分类法，即采用多个分类标准进行一级类目划分；第二，采用多种分类标准能够减少档案类目层次，节省分类检索时间；第三，将载体形态纳入档案一级类目，符合用户分类习惯，增强直观性；第四，在数字档案馆系统中，分类导航可利用网络资源的超文本特性，显示档案类目的交叉关系，不必受实体档案分类非此即彼的约束（如图2所示）。［11］

图2 数字档案馆系统类目交叉关系示例

另外，部分一级类目内容相近，但类名不同，比如职工档案、人事档案、学生档案等。因此，将其置于同框，便于各单位按实际取舍，避免重复设类。在代码推荐上，采用汉语、拼音首字母缩写、阿拉伯数字多种方式，增强可选性和参考性。其他档案，如照片档案、实物档案等，由于篇幅所限，不便赘述。各单位可参考表中已有分类标准和代码，自行设类并编号。