浅析办公室工作在企业管理中如何把握好“四度”

闫晶莹

在社会发展体系创新变革的背景下，社会活动与办公室已经形成紧密关联。但我国对办公室的研究相对较晚，其研究成果存在明显局限性。办公室工作伴随着领导群体的产生而衍生，所以办公室工作主要服务于领导者。办公室工作和领导者具有明显的从属关系，办公室工作并不能按照自己的想法设计工作。办公室是单位上下承接、左右协调以及内外联系的中心枢纽，是内外联系、文化宣传以及信息处理的前沿性阵地，同时也是公文处理、事务处理的重要处理器，对单位各项工作运转的效率和领导决策的科学性具有决定性影响，所以在企业管理中应合理把握“四度”，围绕“四度”创新管理措施，提升办公室工作的效率。

一、办公室工作的特点

办公室工作涉猎广泛，其包含信访接待和公文写作等诸多内容，因此办公室工作对企事业单位的经营发展具有重要影响，办公室工作主要围绕着领导者意见开展一系列辅助性工作，所以办公室工作具有上传下达的特点。

（一）双重性特点

办公室主要服务于领导者，所以办公室工作主要围绕着领导决策开展一系列工作，从人际交往视角来看，办公室工作不仅具有代表组织社交的特点，同时还有个体交往的特点，而且人们在人际交往中习惯将办公室视为领导的影子，因此办公室工作主要致力于问题的处理。

（二）复杂性特点

办公室工作主要服务于领导者，不同领导受主观观点的影响导致相同事务处理意见存在明显差异，造成办公室工作出现复杂多变的现象；办公室工作不仅要服务于个别领导，同时又要拥护集体领导，既要遵从领导意见，又要遵循基本规则，所以办公室的人际关系具有复杂多变的特点。

（三）积极性特点

积极性主要体现在端正的工作态度方面。在组织结构创新变革的背景下，办公室从业人员普遍存在着领导说做什么就做什么的现象，这种工作态度很容易导致办公室从业人员在遇到紧急事况时出现推诿现象。“我要做”的工作态度是优秀办公室从业人员的内在表现，所以办公室从业人员应持续为领导做好准备，并在执行事务时将领导的事务当作自己的事务。

（四）预见性特点

预见性主要体现在办公室从业人员对事务发展提前预测方面，因此预见性具有不稳定、不确定的特点。预见的内容可能成为现实，也可能一直处于理想状态，同时从办公室工作的性质方面来看，预见性是办公室从业人员做好本职工作的重要保障。

（五）服从性特点

在社会活动中，人与人之间的交流具有明显主观性，人们习惯跟随主观意志与人交往。但是办公室的人际交往并不能按照自己的主观意愿进行，而是受服务对象和工作职责支配，导致办公室人际关系的主观性存在明显限制，从而体现出人际交往中的服从性。

二、企业管理中合理把握办公室工作“四度”的策略

（一）合理把握公文写作的深度

公文写作是办公室工作的基本职能。在互联网时代背景下，文字的复制粘贴已经成为公文写作的重要内容，因此文章整理、编排的技巧便成了衡量公文写作的重要内容。例如，各企业习惯应用活动推广产品和宣传企业文化，其活动开展需要完整的活动方案做支撑，在完整活动方案的指导下保障活动设计的科学性。办公室需要围绕着某一主题研究和思考，确保活动方案满足主题活动的要求和企业实际情况，充分体现活动方案的可行性和实效性。

具有深度的公文写作应当在规范写作的基础上提升公文的精准度，并且在字里行间体现公文的严肃性和可执行性，所以办公室从业人员应当在公文创作中秉持“咬文嚼字”和“字斟句酌”的态度。例如，中央一号文件的编写曾对“家庭联产承包责任制”中“家庭”二字展开激烈探讨，后来“家庭”二字又在去留中摆动，因此公文写作的精准度对公文质量具有重要影响。

在互联网时代快速发展的背景下，应用表格化管理模式处理日常事务能够明显提升办公室工作效率，办公室从业人员可以依据事务的轻重缓急程度列举表格，确保办公室工作在高速运转的情况下避免偏差。信息反馈是领导者掌握信息流并依据全面信息进行决策指导的重要环节，同时也是领导者和办公室从业人员密切沟通的重要媒介，所以办公室从业人员应秉持实事求是的态度保障事务分析的全面性和客观性，避免事务判断出现片面局限的现象；同时在信息的督促和检查中应当着重关注决策的执行情况和上下部门落实情况。

（二）合理把握参谋献策的高度

参谋献策是办公室辅助领导决策应尽的责任，同时参谋献策对决策领导具有重要指导意义，所以在参谋献策中应合理把握参谋的视角，围绕着中心工作保障参谋献策的全局性，确保中心工作与企业经营目标共振。首先，办公室从业人员在参谋献策中应体现“参之有道”的效果，切勿盲目评判客观事务，而是应该围绕着理论内容客观性评价工作事务；其次，在参谋献策中应遵循“谋之有方”的原则，在客观事务分析中应精准把握处理问题的关键，并围绕着关键节点提出可行性的方案，为领导者提供决策依据；最后，参谋献策应体现“言之及时”的效果，这一准则对办公室从业人员的专业能力和综合素养具有较高要求，办公室从业人员应具有较强的预见能力，结合工作经验把握客观事务发展的规律，围绕着工作事务的发展规律判断发展后果，从而在参谋献策中提出针对性的指导意见。

总的来说，参谋献策应深入探究问题的本质，分别从宏观和微观角度找寻导致问题发生的关键因素，并综合单位内部影响问题的症结和国内外发展形势提出针对性策略，为领导者创新管理方法提供有力依据。因此，办公室从业人员应转变工作态度，从全面角度和客观角度分析问题，在参谋献策中保障对症下药的效果，通过参谋方向的合理调整顺利实现企业经营目标。

（三）合理把握协调调度的广度

办公室是上下级沟通和员工沟通的重要枢纽，千丝万缕的工作内容涉及多个方面，所以办公室内部协调的功能对两级沟通具有重要影响。办公室在两级协调中应合理把握协调调度的广度，应从以下三个方面着重关注协调的广度。首先，着重关注上下级协调调度的职能作用，充分发挥上下级协调调度功能作用，确保上传下达的紧密配合。当上级的命令、决策和指示等下达后，办公室应形成紧密配合，认真贯彻和执行上级命令，当办公室存在理解模糊和不清晰的内容时，上级领导应秉持足够的责任心详细解说，同时当领导和办公室存在不同意见时，应通过上下级密切沟通的方式协调，确保上传下达的可持续性。当办公室某项工作处于领先状态时，办公室应该积极总结经验和调研工作成果，并通过成果共享的方式提升单位整体工作效率，通过以点带面的方式统一单位整体步频，同时采用这样的方法也可以为领导者收集更多信息，在问题的原因分析中总结工作经验。其次，办公室协调调度还应该着重关注横向关系的协调，其中包含部门之间的沟通，就目前企业组织架构来看，通过扁平式管理的方式能够明显提升工作效率，但是各业务之间本身存在明显的联系，所以办公室应该加强各业务部门之间的紧密交流，在各部门协调中审阅和修改文件规定，避免各部门工作出现重复或超负荷的现象。最后，办公室协调调度应重点关注内部关系协调，其中包含正副职领导的功能作用和办公室成员的关系。企业因经营业务的不同导致办公室处于事务繁杂的状态，对相同事务会产生不同声音，所以在协调广度中应重点关注上下级协调以及成员关系的协调性，通过成员的紧密配合提升工作效率；在成员关系处理中应该从不同角度引导成员，避免成员之间产生不必要的矛盾。内部成员应建立紧密的沟通，通过沟通协调的方式达成统一意见，特别是在需要各部门协调合作的时候，办公室应充分发挥协调调度的作用。办公室应对紧急事务、琐事等充分发挥协调作用，主动承担协调责任，因此办公室应当统筹多项内容充分发挥组织成员的积极性，为提升组织工作效率和实现企业营业目标奠定坚实的基础。

（四）合理把握服务保障的宽度

从办公室工作的特点能够明显发现，办公室具有明显服务特征，所以企业管理首先应做好办公室服务工作，办公室面对的是各领导班子和组织成员，所以应结合不同群体采取不同服务内容，同时还应该从群众角度创新服务方式，从而打造出适应更多群体的服务。其次办公室服务应保障高效迅速的效果，繁杂琐碎的事务是办公室工作的特点，而且这类事务对时效性要求较高，所以办公室工作应该针对繁杂琐碎的事务进行细化处理，为提升办公室工作质量和效率奠定重要的基础。同时，办公室从业人员应具备较强的敏感性和警觉性，在日常工作处理中应该合理划分事务和人员的重要程度，切实为领导分忧。所以办公室工作人员在工作中应重点关注自己的言行举止，保持良好的工作作风。最后，工作中遇见难题和被误解是办公室的常事，办公室从业人员应学会自我调整心态，秉持“吃亏是福”的做人做事心态调整自己的工作作风，在办公室工作中应当学会忍受委屈和耐得住寂寞，经得住诱惑和守得住办公室秘密，为提升办公室工作服务质量奠定坚实的基础。

三、结 语

综上所述，办公室工作服务质量对各部门具有重要的指导影响，所以在企业管理中应当树立办公室事务无大小的观念，秉持高标准和高质量的思想创造科学的主观世界，在坚定的理想信念支撑下实现内强素质和外塑形象的服務效果，应用潜心干事的精神状态提升办公室工作服务质量。