会展企业成本管控问题及优化对策

李娟

(四川旷古信息工程有限公司 四川成都 610011)

会展行业是市场经济发展的一部分，该行业以其特有的溢出效应服务各行业，不管是辐射还是虹吸，都能给本地产业经济带来不错的效益。中国会展行业发展较晚，但受到产业集群和市场需求等因素的影响，国内会展行业发展迅速。具体体现在我国行业门类完整，展览数量、规模都呈现出快速发展趋势，很多城市定位打造会展城市。近期，在我国高质量发展要求的背景下，会展行业发展为多元化态势，不过速度持续放缓，从而导致会展行业出现了供过于求的情况，增大了会展企业竞争压力。而会展企业发展过程中，最关键的就是成本管控问题，因此，下文将采用作业成本方法、引进专人、优化采购等方法，对企业成本管控做出研究和论述。

1 会展行业企业经营特征

1.1 周期显著

会展行业经营旺季为三月至七月、八月末至十一月末两个时间段。会展行业发展处在旺季时，企业业务通常为扎堆筹备，即共同承办若干个展会筹办工作，在筹备过程中，业务成本增加，所以必须结合承办展会的筹备特征，如组展租金、建立支出先行、会议食宿先行等，加强成本预算，防止现金流量不充分等导致的财务风险；展会行业步入淡季，会展企业业务少，但固定成本支出和一般业务支出等不可避免，为此必须加强业务、资金预算管控，给业务旺季留下充足的启动资金。

1.2 增幅效果佳

据我国航展官网信息发布，2016年航展直接、间接经济效益总计在50亿元以上，预估航展项目对广东珠海市经济效益比是1:25，展会项目对本地GDP增幅效果甚佳。长时间发展以来，会展行业内部有关展会增益效果为1:9，即如果开办会展能够给企业带来的收益是1，那么推动本地别的行业发展能够取得的收益是9。会展行业是一张城市名片，伴随会展行业对城市发展的增益提高，由沿海至内陆，各大主要城市群相继将城市定位为会展城市。

2 会展企业成本管控简析

2.1 基本含义

成本管控是指现代企业需要面对的成本控制管理课题，是涵盖成本决策、预测、成本计划、成本核算、成本分析等多方面管理活动的统称。成本管理流程涵盖了事前加强成本预测和成本规划、拟定成本控制措施；事中严格监督各部门执行情况、成本管控、计划实施情况及反馈和修改方案；事后全方面核算、分析成本管控措施，详细记录参加方案的各方考核结果。

2.2 基本原则

会展企业进行成本管控工作，应严格遵守如下基本原则：(1)尽快熟悉会展企业经营对策、主要业务。将经营对策作为基础，紧贴主要业务，把成本管控结合到企业日常业务流程当中。(2)全员参与，将考核和奖励挂钩，积极调动相关部门工作人员的积极性，科学拟定奖励对策与考核制度。(3)始终坚持标准、成本和效益，严格按照标准执行任务，正确评估收益和支出，保证较高的经济收益。

3 会展企业成本管控的问题

以A会展企业为例，该企业集商务、宴会、度假等于一身，注册资本四百万元，随着企业持续发展，其资产规模不断增大，已经达到了8631.74万元。企业根据职能部门划分成四个部门，即会展、酒店、市场营销及行政后勤。但在会展企业发展过程中，成本管控存在诸多问题，具体情况如下：

3.1 成本管控过程中核算结果缺乏精度

A会展企业把会展业务有关成本费用化，而别的会展企业上市企业的做法是把其经营活动导致的成本在展览和会议等项目完结以后计入营业成本，现下A会展企业营业成本项目仅涵盖酒店部餐饮成本，该做法导致企业毛利率较高，作为提供会议和展览服务为核心的企业，该核算方式缺乏精度，同时各部门业绩考量尚没有思考到管理费用，仅计算营业费用，很难精准考量实际业绩。

3.2 人力成本管控方式单一化

A会展企业营业收益、人资费用、员工变动关系如表1所示。由表1可知，和2021年比较，会展企业2022年营业收入不断提高，从2000多万提高到了3000多万元，增幅为61%左右；人资费用整体额度也从1331万元增加到了1893万元，增幅为42%；根据费用总额而言，会展企业做了很好的人力成本管控，但经详细调查，2021年末核算阶段，企业在职工作人员有300余人，2022年末在职人员仅有200余人，这一年企业做了人员调整与裁员，不过只是采取裁员，没有奖罚机制，此外，企业专业会展人员不足，一线工作人员综合素质有待提升，只依靠内部人员临时调动满足业务人员需求，不加薪资，扣除本来的福利，导致服务质量下降，客户满意度下滑。

表1 A会展企业营业收入、人资费用、员工数情况

3.3 管理费用尚未整合到成本分析范围内

会展企业现阶段分析方式是对酒店餐饮毛利率、会展和客房分部的出租率分析，分部业绩中仅列营业费。同时，对会展业务未能进行对应分析，缺乏盈利来源分析，很难按照业务划分作业增值性，如应按酒店顾客类型、房型类别等展开盈利能力分析，针对性进行企业成本管控。比如：酒店餐饮部食材等成本为固定费用，折旧等费用为管理费用，很难精准考量业务盈亏情况。

3.4 采购价格和批量缺乏合理性

经过比较企业和省内同期均价了解到，多种物品价格较高。一些典型的食料价格在同期省内均价对比如表2所示。通过研究可以发现，采购价格为酒店部采购成本管控的核心内容，而2022年企业采购的食材等成本在餐饮部的整体成本和费用中的占比是55%，采购食材等成本在企业所有成本和费用总额中的占比近16%。会展企业采购时，按照采购计划，先思考固定合作公司，实际中一般是承担采购的人员进行沟通，财务部长裁定，导致供应商选择不客观，采购制度执行不到位。此外，由于减少成本而进行大量采购，导致食材浪费，甚至由于临时需求量提高库存不足，致使菜品缺乏，削弱了顾客满意度。房务部一般需要的采购物品是床上用品、物品等，这些是一次性消耗品，存在资源浪费的问题。

表2 2022年食材采购价格和省内均价比较

3.5 供应商选择方式缺乏客观性

会展企业对供应商的管理停滞于第一阶段，询价以后通过经验与管理工作人员的意愿选取供应商，未能量化具体指标全方位评价供应商。此外，会展企业未能关注到供应商档案管理问题，只是通过近段时间的交易情况或以往合作的印象判断和供应商合适与否，很难构建长期合作关系。同时，会展企业是以价格为核心进行判断的，没有仔细调查供应商实际经营情况，无法准确预测供应商的可靠性，为工作人员钻制度空子提供了机会，很容易做出损害会展企业利益的行为。除此以外，供应商供货有滥竽充数等现象，相同价格下的产品质量不佳，有服务质量问题，长此以往，会增加企业成本支出，不利于对企业成本的管控。

3.6 营销成本较高

营销成本投入是提升会展企业销售收入的方法之一，经过宣传才可以增加会展企业的市场份额，从而得到较高的业绩。广告宣传费用投入比例可参考2022年上市企业的数据，和销售成本率不同，此次把广告宣传费用和营业收益进行对比，更加关注广告投放效果。由表3可以了解到，其他几家会展企业的广告宣传费用和营业收益占比相差并不大，但是A会展企业广告投入占比相对来说更高一点，不过通过了解发现，A会展企业广告宣传费用大部分用在会展部业务宣传上，尚未带来较高的会展部收入。根据企业营业、会展部、广告宣传这三方面的关系看来，会展企业的销售策略效果并不令人满意。

表3 A会展企业广告宣传费和其他企业对比

4 会展企业成本管控的策略

4.1 使用作业成本方式增强成本核算

会展企业间接成本高，直接成本较低。后者是营业成本代表的餐饮部需要的食材等；前者是指营业、管理费用包含的其他支出。经过分类顾客，分析顾客盈利性，针对性发展客户，对盈利不佳的降低业务量，积极拓展盈利能力较强的客户群体，从而提高利润。此次使用作业成本法对企业一部分业务进行盈利能力分析，从而提升成本管控力度，增强竞争优势。

4.1.1 划分作业中心

会展业务场地和人员配置占比大，所以其盈利能力和质量要全面分析与考察。会展中心业务流程就是场地设计，按照客户期间设计图纸；工程制作，通过企业内部进行，一些进行外包；搭建场地，按需求组织施工人员开展施工工作；现场服务，组织企业专人维护现场设施设备，提供服务；项目质量和执行保障，管理工作者对开展中的一些项目进行科学调配，确保项目正常推进。餐饮部分，其业务流程即为迎接、指引，点单、下单，出菜、上菜，用餐巡视，结账、送客，清理。房务部分，前台迎客，预定与办理入住，打扫卫生，结账办理等。

4.1.2 作业动因

会展企业的盈利核心就是会展、房务业务，通过其部分业绩数据可以了解到，房务带来的营业收入为整体收入的25%，不过占分部业绩营业收入扣掉营业成本及其费用后的利润的41%，但缺少客户群体归类分析。就房务部业务而言，按照不同客户群体盈利性分析，房务业务流程就是迎客、办理入住、打扫清洁、查房清洁、结账。将成本费用安排到各作业环节，然后分配到房务产品服务成本合理分配人资、折旧、维修、能源消耗、洗涤等费用。按照不一样的客户类型，同时由其分配有关成本费用，即企业依据客户类别划分，对不同的客户类型产生的成本加以科学分配。

4.2 引进专人提升会展企业服务水平

随着会展经济持续发展，我国会展业对层次较高的人才的需求愈发紧迫，虽然会展数量不断增加，但尚未构成真正的品牌，其核心就是缺少策划人才。会展策划人才不足阻碍了会展业务发展、会展服务质量的提升。在我国会展人才不足的状况下，A会展企业同样如是，会展部人员有50余名，尚不具备会展策划师资格的人才。为提高企业竞争优势，推动会展企业可持续发展，需要适当从我国先进的国际会展中心邀请专业的会展策划人员加以指导，或者从学校引入专业会展人才。在专业人员领导下，有关会展工作才能有序进行，从而防止由于临时调动非专业人员造成服务质量下滑，导致降低工作效率。

4.3 合理优化采购方式

首先，优化方式。企业经过订立长期供货协议、招标采购、集中购买等减少采购成本。订立长期供货协议，适于信誉佳、实力强的供货商，使用这种方式是展览与财务部相融合调查供货商，并预测企业需要服务的市场价格，拟定科学的采购价格，确保可以快速谈好长期供货的协议；其次，企业财务工作者需要积极参加采购活动，按照采购需要与市场预测精准制定采购预算，引导展览部严格管控采购成本支出。财务人员需要和展览部沟通，掌握采购明细，结合展览部对市场的预测，制定科学的采购成本预算。采购成本预算拟定结束，同时通过审批下达预算指标以后，财务工作者严格监督展览部依据预算计划实施，在成本预算内执行采购工作，严格管理和控制成本；最后，需要将采购成本预算实施情况当成考核标准，对展览部加以预算考核，并与部门绩效相挂钩，借此增强展览部对成本的关注度，在实际工作过程中严格规范行为，预防发生浪费现象。

4.4 健全绩效管理与监督机制

绩效管理能够管控企业成本，将人力成本管控作为例子，企业能够使用各种不同的绩效管理工具管控会展企业的人力成本。会展企业选取的工具，如KPI关键绩效指标，其为由上往下的指标体系，会展企业应首先明确总体的KPI指标，接着明确部门与个人的KPI指标，指标体系逐层分解，换句话说，也是把企业战略逐渐落实在工作人员身上，会展企业在使用关键绩效指标的过程中，需要注意到财务类指标，因为这种类型的指标能够隐晦指向人力成本控制绩效目标，有效缓解工作人员对财务指标的不良情绪。此外，企业还要持续建立监督机制，拓展监督范围，规定监督工作者参加跟踪经济业务，监督记录每一个经营环节的成本数据信息，精准记录并及时反馈给企业财务部，通过财务部分析核算，监督工作人员可以对成本管控结果加以监督评价，有效夯实绩效考核基础。

4.5 健全供应商选择机制

会展企业选取供应商的过程中，不仅需要思考到现阶段货物的具体报价，也要在供应商按质量和按期供应货物的情况下，根据供应商实际经营情况等参考因素合理选取供应商。

4.5.1 明晰供应商选取量化指标

需要对供应商选取明晰管理评价指标，对供应商选取参考各种因素，使用打分方式。打分的项目，如产品质量、企业经营能力、交流能力、合作力度、管理水平等，各项目最低分数是零分，最高分数是10分。项目得分需由承担采购的所有人员与财务部部长进行评价，接着严格根据事前明确的权重，正确计算出供应商各方面得分，继而认真比较，选取最合适的供应商。

4.5.2 构建与供应商相关的档案

会展企业按照合作的供应商历史信息，如价格、质量等历史信息，构建相应的供应商档案。适时比较新采购物品和历史记录信息，全方位分析产生波动的根本原因，继而填补缺漏，从而实现有效管控。此外，采购工作人员需要了解物品市场均价，明晰目标采购价格，及时调整价格，并严格控制减少会展企业采购成本，为会展企业做好成本管控工作奠定扎实的基础。

4.6 构成促销联盟提高竞争力

会展企业面临激烈的市场竞争，并且酒店部也面临着相同地区很多的竞争对手，客源并非无限。在服务环境及质量大致相同的情况下，客户会青睐性价比更高的展会。因而，会展企业要想做好成本管控工作，就需要和竞争对手及其相关企业构成促销联盟，借此让联盟企业共同发展，给客户带来更好的服务体验和感受。可以从长时间发展的角度思考问题，开展销售阶段的成本管控，合理投入宣传费用，按照不同展会面向群体针对性吸引顾客。如推广联盟通用会员卡，可以在联盟内无论哪一个单位消费与充值，这样的方法不管是对有名的还是无名的企业，均是很好的宣传方法，能够让联盟以内的所有单位的品牌均获得有效推广，从而实现企业、联盟企业、消费者三方共赢。

5 结语

综上所述，会展企业在越来越激烈的市场竞争中要想占据一席之地，需要结合企业本身的发展情况、发展水平，关注到企业成本管控，了解到成本管控的重要性，科学拟定科学有效的成本核算方式，引进专业人员开展工作，合理优化采购方法，提高会展企业成本管控水平。在经济全球化的今天，推动会展行业发展会伴随我国综合国力的提高而持续发展。