X物流公司内控制度优化建议

文/王璐

1.引言

近年来，伴随着我国科技经济的不断发展，各个行业迎来了高速腾飞的黄金发展时代，其中物流运输物流行业也不例外。越来越多的物流公司正在扩大其基础设施，因此投资每年都在增加。然而，由于物流本身具有复杂性特点，加上准备时间长，期间可能存在着诸多专业问题以及其他各种风险，因此失败的情况屡见不鲜。这些物流的失败结果不仅没能达到企业预期制定的计划目标，还造成投资以及资源的浪费，甚至给社会带来了不良影响。目前，大多数企业通过引进先进技术和创新技术，管理理念和管理模式也在发生变化，随着物流运输业在市场上竞争力的提高，企业内部控制的优化和创新需要适应当前物流运输的发展要求，更好地为物流运输服务，最大限度地提高企业的经济效益。在对X公司物流运输进行一番深入分析之后，探索具体的物流内控及对内控制度进行优化的改进方案。该研究不仅将促进内控理论和风险管理理论在实际工作中的应用，并且在日后的实践中也会为同类物流在内控制度物流运输等方面起到应有的借鉴作用。基于以上原因，本文将借助X公司对物流运输活动的每个流程环节进行深入细致的分析，旨在找出内部控制上存在的问题并提出针对性的优化方案，设立一套符合企业管理情况的内部控制制度体系。

2.X物流运输物流有限公司内部控制制度分析

2.1内部控制环境分析。X物流是一家专业性的货运服务中心，承接运城市至全国各大中城市货物运输，及周边地区和省内短驳。拥有车型4.2-18米，可承载3-200吨各类货物，以“安全、快捷、诚信”为服务宗旨，坚持以客户为中心，为客户提供准确、可靠、安全、及时的服务。物流运输公司的大多数高级管理人员都是专业的物流运输者，但在内部控制和风险管理方面经验不足，同时由于对内部控制的认知过少，高级管理层对内部控制制度的实施和规范也存在一定的担忧，实施过程中可能会影响某些人的个人利益，使高级管理层保持一种死板陈旧的内部控制管理理念，选择对内控制度的建立与完善敷衍了事、流于形式。此外，管理层对于内部控制管理理解过于简单，对内控制度的物流运输也没有很深入的了解，而企业内部的员工对此更是知之甚少。上述原因导致物流运输公司控制环境混乱，拉低了企业内部控制的管理水平。

2.2内部控制制度分析。（1）分析岗位分工与授权内控制度有效性。即使X公司规定了物流运输的一般程序，但遇到人员数量不足或者监督不力的特殊情况出现时应该如何处理并未做出详细规定，这是一个很大却又很容易被忽视的漏洞；更重要的是，制度中只提到流程的程序，并没有涉及明确的岗位分工和授权审批制度，也没有提到经办人的职责分离制度，以此很有必要在相互节制方面加强关键职位的授权和分工。（2）分析资金安全管理中的大额现金收支。翻阅去年X公司的现金账簿和原始收据，发现X公司在去年的第一阶段处于大额取款、大额现金支付（一次性支付1万以上）的情况，详见表1。经分析上述表格数据发现：8-10月三个月之间涉及大额现金收入总交易笔数达到22笔，平均每月超过7笔，单笔平均金额达到15.68万元；大额现金支出总交易笔数达到18笔，平均每月达到6笔，单笔平均金额达到8.17万元。而经调查同行业平均每月大额现金收入交易笔数为6笔，单笔平均金额不超过14万元；大额现金支出交易笔数为6笔，单笔平均金额不超过8万元。对比可见，X物流运输物流有限公司的大额现金收支活动高于同行业平均水平。通过特殊渠道得知，X公司的大额现金收入通常是从银行存款中提取现金备用，每一笔的额度都超过了4.8万元，而支付工资和报销各项日常费用导致了大额的现金支出。但比对原始凭证发现，整个提现过程只看到了银行转账单和现金转账支票，没有任何能够体现进行了批准程序的实践证明。以上种种迹象表明，在X公司的物流活动中比较频繁地发生大额现金收支交易事项，却并没有任何关于大额现金收支控制的制度体现，企业的内控制度体系有所缺陷，需要健全及细化。

表1 公司大额现金收支情况表

2.3对内控制度贯彻力度分析。X物流运输物流有限公司成立一年多以来，无论是资金管理、质量安全管理还是财务预算管理方面都建立了相应的控制管理制度，但在X公司的实际内部控制活动中，由于X公司存在人员素质参差不齐和监督检查不力等问题，使得管理制度执行力与管理目标差距巨大。从实践来看，X公司制定的一系列管理制度往往并不能真正执行到位。此外，在财务内部控制管理过程中，企业大多采取的是传统意义上的管理方式，例如人工管理很难进行评价和记录，而且浪费资源，提高企业物流运输成本。除此之外，在企业实际的内部管理中并没发现存在针对性的绩效考核活动，规定的绩效考核制度并没有得到执行，公司利益受到损失，同时还使企业财务陷于极大的风险之中。

3.优化和改进X物流运输物流有限公司内控制度建议

3.1改善内部控制环境。为了实现改善企业的内部控制环境的目标，只有通过树立起全体员工的内部控制意识才能达到。因此，提高企业人员的整体素质是物流企业内部控制最基本的方法，比如要加强对内部控制制度的宣传和指导，定期外聘内部控制方面的专家对员工进行风险和司法教育，让职工树立起内部风险控制意识；尤其是管理层，更要充分了解内部控制理论和风险管理理论，企业应该定期对管理层进行相关方面的培训，不能只有物流方面的专业能力，在思想上更要重视内部控制制度的物流运输。

3.2强化内部控制制度建设。（1）建立明确的岗位分工与授权机制。首先，合理制定制度可以有效规范行为，确保业务中所有不一致的立场不混淆，明确各部门的责任和权力。其次,根据特点，指派具有相关技能的工作人员执行操作。每个流程的操作者应具有良好的职业道德和专业素质，物流的主要操作者必须经过工作认证持证上岗。最后,明确经办者的责任范围和工作要求。与相关的业务建立严格的审批制度，明确各项控制措施，审批人应当具有与相关业务审批制度的规定，在不得超出其规定权限的范围内进行审批。经办者有权拒绝办理在授权范围以外进行审批的操作，并应及时准确地向上级报告情况。（2）加强物流预算及价款支付控制。①要加强对物流造价的预算控制。在内部建立预算环节控制制度，事先做好市场调查，编制造价预算表，一切按计划进行，避免出现数量上的缺失、重复和不准确等。②要加强物流价款的支付控制。制定物流价款支付进度的控制制度,特别是对大金额的交易，应对价款支付的条件、方式以及会计核算程序作出强制要求,会计师、财务人员应当对合同约定的支付方式、支付申请和审批意见等进行审查，审查合格后应当审查价格支付程序，保障会计信息的准确性和及时性。

3.3加强内部控制制度的落实。（1）细化和明确风险管理责任。对于物流运输企业来说，必须强化相关工作人员的责任分工，细化责任内容，尤其是管理层和负责财务工作的人员，充分提升他们的工作效率和作用，保证无论在哪一环节出现问题，都能各尽其责。要定期检查相关制度的落实情况，摸排调查各个部门员工是否按规定办事，防止“制度只是一纸空话”而导致的工作效率低下，甚至出现物流运输企业的重大财务问题。还应建立起负责风险管理的独立部门，同时应严格按照企业内部控制的有关制度规定，实行现代化企业管理，引入信息化数据化的监控监督管理系统，不要一味依靠人力管理，以此确保企业重视风险管理工作，实施内部环境控制和风险控制。（2）提升内部人员综合素质。内控制度的落实不到位，主要是因为X的内部控制结构中没有相关专业人员作保障，因此必须想办法引进相关经验丰富的专业人员，以确保内部控制物流运输方面人力资源数量和质量都要充足。一方面为了充分调动员工的积极性，明确和落实各项奖惩措施，树立良好的内部控制管理意识。另一方面，要提高内控管理人员的专业素质，明确内控人员的相关职能，加强专业培训，提高相关技能。财务人员尤其是审计人员必须对提高会计信息的敏感性和专业胜任能力，学习与物流相关的专业知识，规范企业财务管理活动。这不仅需要大批专业人才，而且须有一套健全的考核制度。建立并落实人才分层制度，确保财务人员的工作能力，推动企业的经济效益和提升自身的市场竞争力。C

引用出处

[1]吴秀洁.企业内部控制环境对会计信息质量地影响[J].商业会计,2018,（24）,109～130.

[2]田梅.解析企业内部控制制度的执行[J].会计研究,2020,（5）,85～86.