物联网环境下的人事档案智能化管理

陈静 中国人民解放军32738 部队

《中华人民共和国档案法（2021 修订版）》《全国档案信息化建设实施纲要》《“十四五”全国档案事业发展规划》等政策文件中，均对未来国内档案管理工作的开展提出新指向，即要积极朝着数字化、信息化、智能化的方向发展，提高档案管理工作的整体水平，促档案管理工作提质增效[1]。从长远考虑，档案管理工作朝着智能化的方向发展，有助于提高整体工作效率及档案管理精度，提高档案的后期利用率，让档案管理工作不再刻板与低效，赋予这项工作更多的可能性。

人事档案是人事管理制度中不可分割的重要组成部分，它是人事管理的依据，是证明档案所有者身份和资历的重要凭证，其与每个人的工作、社会劳动保障、组织关系等均紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据[2]。一家单位只有做好内部人事档案管理，才能更好地落实高质量的人力资源管理工作。为了尽快推动人事档案管理工作提质增效，单位要坚定不移地利用物联网技术，加快人事档案管理的智能化发展步伐。这是因为物联网具备一定的智能化操作属性，可以将繁重的档案管理流程“一步化”，甚至可以在一定程度上，将物联网技术视为获取档案管理权限的“钥匙”，推动人事档案管理实现智能化、安全化发展。

一、物联网环境下人事档案智能化管理的现实意义

（一）提高人事档案管理工作的准确性和效率

以往人事档案采用人工管理模式，但人事档案管理任务重，且一些单位内部人事档案管理岗位人手不足，导致具体工作中容易出现各种各样的问题，如人事档案管理效率降低、准确率下降等，直接影响到人事档案的后期利用。在物联网技术的加持下，人事档案可实现智能化管理，一定程度上缓解了管理者的工作压力，同时提高了人事档案管理精度[3]。

（二）加速档案部门实现全方位的现代化管理

随着时代发展，越来越多的单位开始重视建设属于自身的现代化管理文化，如构建精细化管理体系、建立信息化管理机制等。现代化管理在一定程度上依赖于信息技术，包括物联网带来的智能化管理变革。在人事档案管理领域，依托物联网技术实现智能化管理，有助于档案部门加快实现全方位现代化管理的脚步，现实意义重大[4]。

（三）提高人事档案的智能化服务水平

在物联网技术的加持下，人事档案管理工作能够实现一定程度上的智能化，例如以物联网技术为依托，结合信息化手段，使人事档案能够实现数据分析、远程修订、信息共享等功能，有助于人事档案管理工作提质增效。

二、物联网环境下人事档案实现智能化管理目标的要求

（一）确保未来人事档案管理工作具备自动化属性

在物联网技术的加持下，人事档案可以由纸质向电子化过渡，如通过一张射频自动识别技术（RFID）磁卡，调取人事档案信息化平台中的目标档案并进行展示。这一系列操作，对于调取档案者而言，是在读取RFID 磁卡后，由系统进行的自动化操作。只有实现各种档案利用的自动化操作，才能在真正意义上使人事档案管理工作朝着智能化的方向迈进[5]。

（二）确保未来人事档案管理工作具备智能化属性

此处提及的智能化，是指在未经人工干预的前提下，人事档案能够根据事前设定的管理路径自动进行后续工作。利用这样的方式，能够在最大程度上减轻工作人员的负担。未来甚至可以在系统内设定一些批量操作命令，并设置相对应的快捷操作指令；执行快捷操作指令，能够启动对应的批量操作命令，提高人事档案管理行为的智能性。例如通过快捷操作指令，操作人员可以一键调取在特定时间和特定部门、与某一工作有关联的所有员工的人事档案，随后利用人工智能和大数据技术，对相关档案信息进行筛选与鉴别，满足一些特定场景下的人事管理需求。甚至可以通过编辑RFID 磁卡，将一些岗位的胜任力要素以量化模型的方式进行展现，并通过智能算法与人工智能，调取人事档案数据库中符合条件的人员，便于后续人事任免工作的高质量开展等。

三、物联网环境下人事档案智能化管理的关键技术与实现路径

（一）物联网环境下人事档案智能化管理的关键技术

第一，RFID 技术。这是一种非接触式的自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。RFID 由“标签”和“阅读器”组成，标签由芯片和天线组成，可发送信号并传递物品信息；阅读器则可接收标签发送的信号，解码后传输到计算机等设备做进一步处理[6]。

第二，无线传输技术。不同单位可以根据自己的人事档案物联网系统运作需求，采用合适的无线传输技术，例如蓝牙无线传输技术、Zigbee 技术、Wi-Fi 无线传输技术等。在管理人员通过RFID 磁卡在阅读器上读取数据后，这些数据通过发射端的无线传输技术传送至工作站（PC），随后再由工作站解析这些数字信号，并根据解析结果，调取人事档案信息化平台中的相关数据，以此实现电子档案的转移、调取与利用[7]。

第三，档案保密技术。通过粘贴于实体档案上的RFID 标签，调用档案中存储的基本信息、领用归还记录等，实现档案的一键追踪，提高篡改档案、滥用档案的违法成本，实现一定的保密功效。此技术还具有层级式管理功能，即档案利用人员只能审阅权限内的内容，无法复制和修改档案内容，且档案阅读只能在特定的工作站中完成，全程开启的摄像头会识别档案利用人员的“拍摄”等违规操作，保障档案的安全性。在操作RFID 磁卡调取实体或电子档案资料时，可以设置一些密码输入指令，包括生物识别指令，且这些安全指令可视单位自身情况进行设置。

（二）物联网环境下人事档案智能化管理的实现路径

第一，搭建人事档案信息化平台。如今，一些单位的人事档案仍旧储存于纸质媒介（一代管理模式），但也有越来越多的档案由手写纸质媒介向打印纸质媒介过渡（二代管理模式）。随着转码技术逐渐成熟，人事档案可以通过专用设备实现电子化（三代管理模式）。建议用人单位保管好这些电子人事档案，将未转化的纸质档案尽快向电子档案过渡，并在此基础之上搭建人事档案信息化平台，为后续物联网环境下调取、转移、修订人事档案信息创造条件[8]。

第二，明确物联网系统的结构与工作流程。人事档案物联网管理系统的工作流程主要有三步：一是读取信息；二是传输数据；三是显示数据。档案管理人员通过RFID 磁卡在阅读器上获取数据，随后将解码的数据进行传输，最后显示结果，实现人事档案的针对性调取和快捷利用[9]。

第三，建立物联网系统并调试。组建一支专门的调试队伍，负责具体的人事档案物联网系统搭建与后续调试工作。对于调试期间出现的任何问题，要及时上报并妥善解决，直至系统运行顺畅，能够满足预期要求，再予以正式推广。

第四，推广培训。为了确保人事档案物联网系统的规范应用，单位内部要加强对人事档案管理人员的培训，提高其应用物联网系统、调取数据库中目标人事档案资料的能力，确保档案工作规范化开展。

第五，后期维护。建立二级维护机制，一级维护主要由人事档案管理人员负责，主要任务是在工作期间，识别系统的运行故障，以及对各类硬件设备进行简单的日常除尘、线路检查等工作；一旦发现问题，及时上报给二级维护人员，即负责系统后期运维工作的软件工程师，由其负责软件和硬件的维护维修工作。

四、物联网环境下人事档案的智能化应用场景展望

（一）快速信息检索和应用

在物联网和信息化技术的加持下，人事档案信息能够实现高效检索。例如利用专门的RFID 磁卡，可以调取到对应的人事档案信息，其可以是某部门的人事档案信息，也可以是某工作小组的人事档案信息等，还可以调取到权限以内的涉密档案信息。以RFID 为核心的物联网系统，就像人事档案的管理权限钥匙，可以进行权限许可内的工作。这样既满足了人事档案高效利用的需求，如针对性地快速检索信息，同时也满足了人事档案的管理安全性需求[10]。

（二）实时监控档案使用的规范性

物联网系统可以记录各种物联网操作，操作信息将被存储并及时共享给监管者，有助于监管者在后台及时查看人事档案的调取操作并进行审核，避免人事档案随意调取、违规调取的情况发生，保证人事档案的安全性。

（三）与人事部门行政管理工作互通互联

未来在物联网技术的加持下，人事档案的利用效率和精度将不断提高，这有助于管理者更好地通过人事档案进行人事培训、人事任免、职业规划等决策。而实现上述人资管理目标，需要人事档案信息化平台自身具备良好的数据挖掘和分析能力，能够处理大数据内容，为人事管理决策者的工作提供便利[11]。

（四）移动化办公和实物归档

利用简化的RFID 阅读器，将其与智能硬件如手机互联，通过读取RFID 获取权限，可以在手机等智能终端上进行移动化办公，更好地进行人事档案管理工作。RFID 技术还可以作为实体物件的电子身份证，更好地进行归档。例如，一些无法电子化存储的人事档案材料，可以将其整理妥当后，在封装的档案袋背面粘贴RFID身份卡片；当有调档、归档需求时，可以更方便地知晓其档案所有人，提高档案管理效率[12]。

五、确保人事档案实现智能化管理目标的保障工作

加强对物联网硬件工作安全性的管理，同时要积极构建防火墙和内网，避免人事档案调取过程中出现网络拦截问题。还要建立网络监管机制，在管理人员使用RFID 磁卡调取人事档案信息时，系统后台同步审理工作请求，明确管理人员的管理权限，并向其开放权限内的人事档案利用功能，如档案修改、档案转移、档案批量操作等。设置RFID 磁卡与后台审核“双门槛”，可保障人事档案的智能化管理操作更加安全。

除此以外，要加强对档案管理人员的技术培训，提升其操作物联网系统、深入开展人事档案智能化管理工作的业务能力。还要不断加大档案智能化管理领域的人才引进力度，并取得领导层对于该项工作的支持，从而提高人事档案智能化管理工作的改革站位，确保人事档案管理工作能够更快、更好地与物联网技术相结合，让人事档案管理工作提质增效。

六、结语

人事档案在物联网的加持下得以实现智能化管理目标，如管理效率与管理精度大幅提高，相关部门可以更好地与人事部门联动开展人力资源管理工作，更好地进行数据挖掘和分析等。RFID 作为人事档案智能化管理的核心技术，单位可以依托RFID 建立成熟的物联网系统，使信息传递更加方便快捷，有助于纸质人事档案与电子人事档案更好地衔接，发挥人事档案管理的重要价值。