数字化时代国有企业档案管理工作的创新路径

周芳祁 中国石油天然气股份有限公司吉林油田分公司新木采油厂

一、国有企业档案管理工作的重要性

随着信息时代的到来和数字化技术的快速发展，国有企业所拥有的大量档案信息成为宝贵的资产和资源。档案记录了企业的历史、经营管理和决策过程等情况，是各类重要文件的汇总，是企业知识和经验的重要载体。

（一）信息安全保障

国有企业档案包含着大量的重要信息，包括企业的发展历程、经营情况及人事档案等。在数字化时代，档案管理需要重点关注信息安全。国有企业应建立健全的信息安全管理体系，包括制定信息安全政策和规范，加强网络和数据安全防护，确保档案信息不会被非法获取、篡改或泄露[1]。采用加密技术、访问控制机制和安全审计等手段，可以有效防止信息泄露和被滥用的风险。

（二）决策支持

国有企业档案是企业历史的记录和见证，对档案进行研究和分析，可以为企业的决策提供可靠的依据和参考。档案中记录的经验和教训，可以帮助企业避免重复错误，促进其科学决策和战略规划。数字化的档案管理系统可以提供快速和准确的档案检索功能，方便决策者获取所需信息。此外，结合数据分析和挖掘技术，可以从档案中挖掘出有价值的信息，为决策提供更有力的支持。

（三）法律合规要求

国有企业档案管理需要符合相关法律法规和政策要求，如《中华人民共和国档案法》等。合规的档案管理可以保障企业在法律纠纷中的证据权利，防止因档案不完备或违法处理而引发法律风险[2]。数字化档案管理系统可以提供电子签名、安全存储和审计追溯等功能，有助于保障档案数据的合规性和信任度。

（四）优化业务流程

良好的档案管理可以提高企业的业务流程效率。数字化技术和信息系统的应用，可以实现档案的电子化、自动化管理，减少人工操作和存储空间，节约成本，并加快档案检索与共享的速度，提高工作效率。国有企业可以借助云计算和大数据技术，对档案数据进行智能化分析和应用，优化企业的运营和决策流程。

（五）保护企业文化

国有企业作为国家经济发展的重要组成部分，其档案也承载着企业文化的沉淀和传承。良好的档案管理可以保护和传承国有企业的文化遗产，记录和展示企业的精神风貌、技术创新和社会责任，塑造企业形象和品牌价值。良好的档案管理可以保留和传承企业的历史记忆，记录和展示企业在经济、环境等领域的贡献和责任。国有企业可以通过档案管理展示企业的社会形象，增强公众对企业的认同和信任，方便其他企业和公众参观和研究。

（六）有助于知识管理和组织学习

国有企业档案是企业知识的载体，包含了企业的经验、技术和专业知识。通过档案管理，国有企业可以实现知识的积累、沉淀和共享，促进组织学习和创新能力的提升。数字化的档案管理系统可以提供知识管理工具和平台，方便员工快速获取和共享知识资源，推动企业提升绩效和增强竞争优势。

二、数字化时代国有企业档案管理现状

目前，国有企业档案管理面临多重挑战和问题，需要进行全面的分析，以指导档案管理工作的改进。

（一）档案电子化进展缓慢

首先，一些企业对数字化技术了解不足，缺乏推动档案电子化的意识和能力。其次，由于传统的纸质档案管理观念根深蒂固，企业转变为电子化档案管理需要进行大量的投入和改革，包括设备采购、系统建设和人员培训等，这需要企业具备较强的财务和技术支持能力[3]。最后，一些企业认为纸质档案的传统形式更有保障，对档案电子化并不看重，缺乏推动档案电子化的动力和紧迫性。

（二）档案管理意识薄弱

一是一些企业将档案管理工作视为琐事，认为这种工作并不能带来直接的经济效益，因此对档案管理的重要性认识不足。二是由于企业发展过程中存在一定的历史问题和“信息孤岛”现象，部分企业对档案管理工作缺乏整体规划和统一领导，导致档案管理工作零散化和分散化。三是一些企业缺乏档案管理人员和经费投入，无法制定有效的档案管理制度和规范。

（三）档案保护和安全性不足

国有企业档案存在保护和安全性不足的问题，主要是因为部分企业在档案整理、归档和保管工作中存在一定的管理漏洞和不规范操作，导致档案遭受损坏、丢失或被盗的风险增加。同时由于对信息安全和数据保护的重视程度不足，一些企业在网络安全设施建设、权限控制和应急预案等方面存在短板，容易造成档案信息泄露和被篡改的风险。

（四）档案利用和应用不充分

首先，一些企业对档案的利用和应用意识不强，缺乏对档案资源的深入挖掘和研究。其次，由于企业内部信息交流和共享机制不完善，部分档案信息无法及时传递和共享，限制了档案价值的发挥。最后，一些企业缺乏对档案利用技术和方法的了解，未能充分发挥档案在企业决策支持、创新研究和知识传承等方面的作用。

（五）缺乏专业的档案管理人才

调查发现，档案管理专业在高校的普及程度较低，导致档案管理人才供给不足。一些企业对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理人员的专业素质要求不高，缺乏引进和培养专业人才的机制和措施。此外，档案管理人员参加培训与学习的机会有限，难以跟上档案管理领域的最新发展和技术变革要求，影响了档案管理的水平和质量。

（六）档案管理成本高昂

首先，纸质档案管理转变为电子化档案管理需要进行大量的投入，包括设备采购、系统建设和人员培训等，这对一些财务状况一般的国有企业来说是一笔巨大的费用。其次，纸质档案的存储和保管成本较高，包括场地租赁、文件柜和保险等费用。这对于一些规模庞大、历史悠久的国有企业来说也是一个长期的负担。最后，档案管理人员的薪资和培训成本也需要考虑，这增加了企业的档案管理费用。

三、创新国有企业档案管理工作的路径

在数字化时代，信息技术的飞速发展给各行各业都带来了巨大的变革和机遇。在此背景下，国有企业作为我国经济发展的重要组成部分，其档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。如何在数字化环境下创新档案管理工作路径，使其既能满足企业日益增长的数据存储需求，又能保证信息安全和高效利用，成为国有企业亟待解决的问题。

（一）建立数字档案管理系统

随着信息技术的迅猛发展，建立数字档案管理系统已经成为国有企业档案管理的重要任务。传统的纸质档案管理存在许多问题，如占用大量空间、检索困难、易损坏等。因此，国有企业应利用现代信息技术，对纸质档案进行数字化处理，建立完善的数字档案管理系统。采用数字化手段对纸质档案进行扫描、分类和整理，利用数据库技术和信息检索工具实现档案的存储、查询和共享[4]。数字档案管理系统可以提高档案管理的效率，减少空间占用和资源浪费，同时确保档案信息的安全性和可靠性。具体可采取以下措施来进行完善。

建设数字化基础设施，完善网络、服务器、存储等硬件设备，优化数字化工作环境，包括建设高速稳定的网络系统、增加服务器容量以满足数字档案的存储需求、优化存储设备以提高档案检索效率。

推进办公系统、OA 系统等管理软件的数字化，实现数字化办公。可以引入电子档案管理系统，实现文件的电子化流转、查阅和管理，提高工作效率和档案管理的准确性。

引入电子签名、数字证书等识别技术，使电子档案具有法律效力。引入电子签名技术，可确保电子档案的真实性、完整性和不可抵赖性，使其在法律上具备与纸质档案相同的效力。

制定数字化文件标准，规范数字档案的创设、格式与命名等。制定统一的数字化文件标准，包括文件的格式、命名规则、存储方式等，提高数字档案的可读性、可检索性和可持续性。

（二）推行电子存档

传统的纸质档案存在保管、防火和光化等问题，推行电子存档成为数字化时代档案管理的重要手段。电子存档是将纸质档案转换为电子文件并进行长期保存和快速检索的过程。利用专业的扫描设备和图像处理软件，可以将纸质档案转换为电子文件并进行归档。

扫描纸质档案，进行数字化转化。对已有的纸质档案进行扫描、图像处理等技术操作，将其转化为数字档案，以便于后续的管理和检索。

建立档案数据库，进行分类、标引和编目。将数字档案按照一定的分类标准进行归档，对每个档案进行标引和编目，以便于后续的检索和利用。

实施数据备份和安全保护措施。建立档案数据的备份系统，确保数字档案的安全性和可恢复性。同时，加强对数字档案的访问控制和权限管理，防止非法获取或篡改。

（三）加强数据安全保护

数字化时代，档案管理面临着数据泄露、篡改和损坏的风险。国有企业应加强实施数据安全保护措施，重视档案信息的安全性和机密性。首先，建立健全的安全审计机制，定期对档案管理系统进行安全性评估和漏洞修复。其次，采用先进的加密技术，对档案信息进行加密保护，防止非法访问和篡改。最后，建立严格的权限管理体系，确保只有经过授权的人员才能访问和操作档案信息。

（四）优化信息检索与共享机制

数字化档案管理不仅是将纸质档案转化为电子形式，更重要的是实现档案信息的共享和利用。因此，国有企业需要建设档案信息共享与利用平台，打破各部门、各单位之间的“信息孤岛”，实现信息资源的共享和协同。

在共享平台的架构与设计方面，需要考虑到不同部门和单位的需求差异，并提供灵活的权限管理机制和数据交换接口，确保合法、安全、高效的信息共享。

档案信息资源的整合与开放是共享平台的核心任务之一。整合各部门和单位的档案信息资源，可消除重复录入和存储，避免信息冗余和浪费。同时，还要制定开放政策和流程，以便于合法、有限度地向内外部用户开放档案信息资源。提供多样化的档案检索与利用功能也是共享平台的重要功能，国有企业可以通过建设强大的检索引擎和智能推荐系统，采用全文检索、关键词检索、时间范围检索等多种检索方法，满足用户的不同需求[5]。此外，还要推动行业间的协作和经验共享，形成行业内档案信息的互联互通，提高档案管理的效率和质量。

（五）加强人才培养与管理

数字化时代要求档案管理人员具备一定的信息技术和管理能力。国有企业应加强对档案管理人员的培训，提高其信息技术水平和专业素养。企业应开展数字化档案的培训和宣传工作，加强对员工的数字化档案管理培训，提高他们的数字化档案管理水平。同时，建立科学合理的人才培养和管理机制，吸引和留住优秀的档案管理人才，推动档案管理工作的可持续发展。加强与高校、研究机构和行业协会的合作，开展档案管理领域的研究和交流，促进创新能力的提升和经验的分享。

四、结语

在数字化时代，国有企业档案管理需要创新思维和技术手段的支持。国有企业通过建立数字档案管理系统、推行电子存档、加强数据安全保护、优化信息检索与共享机制以及加强人才培养与管理等创新路径，能够提高档案管理的效率、安全性和可持续发展水平。这些创新路径的实施需要国有企业各个部门的支持和重视，同时也需要行业协会、专家学者和企业之间建立合作与共享机制。通过创新路径的探究和实践，国有企业档案管理工作将会更好地适应数字化时代的挑战与发展需求。