把握提高企业秘书公文写作素养的关键点

2023-12-10南京宝地梅山产城发展有限公司矿业分公司顾美兰

办公室业务 2023年20期

文/南京宝地梅山产城发展有限公司矿业分公司顾美兰

办公室是公司管理的关键决策部门，在公司发展期间发挥着重要作用。公司发展与办公室业务质量息息相关。秘书作为企业办公室业务顺利开展的核心职位，需要协助管理者对公司日常事务进行处理。文书工作属于最常见的业务之一，所以，对于一个公司秘书来说，怎样有效地提高写作素养，是非常有实际意义的。

一、企业秘书的作用

通常情况下，企业秘书的设立是为了给各部门提供联系。企业秘书是联系不同部门的中枢，主要任务就是上传下达命令，并且协调沟通。

（一）为领导工作分配做铺垫。当企业管理人员做出一个重要决定的时候，往往需要经历一个很长的过程，包括资料收集、整理以及调查等。在此过程中，公司秘书要完成的工作主要包括搜集以及组织各类有价值的资料，从而为管理人员决策提供辅助。与此同时，在领导开会前，秘书也要做好充分的准备工作，并且负责会议期间的各项工作事宜，为后续工作的开展做好专业化安排[1]。在没有得到领导的同意前，所有的文档都要保密，做好细节管理。与此同时，要与上级进行及时交流，对上级的工作目标进行精确地把握，进一步确定领导下一阶段要做的具体工作，了解其要采取的措施和方法，从而更好地完成领导分配的工作。

（二）实现决策者任务的精细化。在有关领导做出最终决定后，公司秘书必须马上制定具体化以及精细化决策文件，然后用官方文件的形式发布出来，使各部门都能够了解领导决策。接下来，秘书要做好反馈管理工作，为领导尽可能多地收集反馈性建议。此外，秘书是领导干部的好帮手，必须要做好后勤保障工作，真正为企业服务。对于企业秘书来说，严格按照要求办事是最基本的准则，与此同时，还应该协调好各种关系，为领导工作打下良好的基础。

二、企业秘书公文写作要素

公文写作是一项生命力非常强的系统工程，它涉及大量因素，对公文写作活动产生直接或者间接性影响[2]。首先，对于写作主体而言，每一种类型的主体都要对自己在写作过程中所承担的责任及角色有明确的认识，特别是进行写作活动的文秘人员，应该对所有的要素进行通盘考虑，进行全面规划，对每一项内容与要求进行精确分析，同时还要对各因素之间的有机联系和相互影响进行充分考量，做到心中有数，高质量地完成公文的写作活动，并生成一个高质量的文本。其次，对于接受者而言，要清楚地认识到自己在文件撰写过程中扮演的角色，而不是完全地被动，充分地利用自己的主观能动性。最后，对公文写作以及管理的指导作用而言，要求实现发文机关、收文机关与收发完毕后系统的密切联系，做到相辅相成，这样才可以保证系统的高水平，增强系统的高效性[3]。总之，公文写作时可以通过这些因素的分析以及模型对比，做到全面以及准确地理解。在公文写作过程中必须综合考虑，才能有效地使用这些要素，保证文章是“精品”。

三、企业秘书公文写作能力的认知偏差

（一）过分注重格式。从目前企业秘书公文写作的实际情况来看，许多文秘人员过于重视公文格式，有些秘书更是把文件的格式当作是一种基础的写作技巧。要特别注意并掌握一些写作格式，在文件写作过程中要注意对文件格式的要求。而在文件写作方面，“格式化”则是最基础的一种技能。若为了提高公司的秘书素养，以文件格式作为写作的第一要务，势必会造成“文件内容”方面的疏漏，忽视写作训练[4]。

（二）偏重于理论教学，忽视写作训练。参加培训班可以让文秘的眼界更加宽广。在公文写作时，可以更加清楚、明确地掌握各种文件的基本要求。在实际工作中，通过不断练习，逐渐摸索出一套行之有效的公文写作技巧。但偏重于理论教学，忽略写作训练，是难以提高秘书公文写作水平的。

（三）模仿单位发文惯例。在公文写作时，以公文写作惯例为依据进行模仿，可以更快地熟悉本单位公文运行情况，而且对于了解工作模式也有推动作用。所以说，秘书应该将其作为有效手段，提升自身的写作能力[5]。然而，从现实的角度来看，许多基层文件有显著的滞后性。例如，许多企业秘书他们在向上级部门转发“通知”的时候还是会用到类似“关于转发……的通知”这样的字眼。这与公文标题的要求相悖，违反了准确简要地概括公文内容的标准和要求。

四、提高企业秘书公文写作素养的关键点

（一）围绕公文主旨进行草稿拟写。企业公文要具备一定的规范性和完整性。因此，为了防止发生错误，确保公文的准确，企业秘书一定要事先写好公文的主题，优化思维，在正式写作时，必须综合考量，保证公文的质量[6]。此外，完成公文撰写后，秘书还应该做好检查以及修订工作，对比草稿将公文的主要内容进行整理，并进行适当的删减和补充，优化语言，让别人一眼就能看懂，从而快速获得重要信息。经过草稿的拟定，能更好地改进公文写作过程，并对企业秘书的写作思维进行优化，提高工作效率，可以在不知不觉中促进其公文写作素养的不断提升。

（二）确保信息源的准确无误。在新时代背景下，企业秘书应该以文件的写作需要为基础，收集各类有价值的数据，确保信息的充分和真实，这样才能提高文件的精确度，更加有效地将各类信息传递出去[7]。要做到这一点，企业秘书就必须要有开阔的眼界，要擅长从多方面收集信息，广泛涉猎，储存丰富知识，增强写作的全面性。首先，秘书需多看书，特别是看与公司经营有关的书和信息，把它们变成高质量的材料，在撰写文件时使用。其次，企业秘书要擅长在工作中收集数据，比如将每次会议的重点记录下来，进一步认清不同业务的特点，然后做好归类工作，将这些数据运用到实际的公文撰写中。除此之外，企业秘书还应该密切注意与该领域有关的新闻或者法律法规等，并从中提炼出重要材料，然后归纳整理出相应文件。秘书还应该根据这些材料对过去的材料进行更新，确保其时效性和精确度，再将其应用到公文的写作中。通过对数据的广泛收集，能够丰富文秘的知识储备，使其能够更好地按照需要写好公文。

（三）体现公文的思想性。一份公文应该有清晰的观点及思想，不仅要以一种客观的态度发出指示，让人明白自己应该做什么，还要表现出人文内容，方便别人从公文中提取思想要点。以此为依据，对工作理念进行优化，进而在改善自己缺点的同时，提高工作的品质[8]。首先，在撰写文件时，企业秘书要仔细思索，对文件进行初步的定位与重点提炼，增强主旨的思想性。其次，要仔细斟酌，在类似的文件中发掘其中的优点，并对其中的优点进行剖析，从中挑选出精彩的句子，以供借鉴。最后，在同类公文的基础上，挖掘精华内容，提炼与整合，这样才能够使公文内容有新的思想。与此同时，在公文写作期间，秘书要从自身经验出发，回顾日常生活实践，不断扩展思路，创新思想，在增强创新能力的前提下，更好地为公文写作提供参考。在经过长时间的综合思考后，公文品质将会得到持续性提高，真正地展示出企业秘书的公文撰写能力。

（四）注重公文写作的反复修改。俗话说，一篇好文章要经过多次修订，这句话同样适用于公文写作。在日常的公文写作中，许多秘书经常能够快速使用模仿功能。但我们必须要知道，这是经过了长年累月的积淀，并在不断修改中产生的能力。这样的写作效率充分显示了办公秘书的快速打底稿的本领，但也应当注意到，在目前的公文写作中，部分秘书忽略了“修改”这一环节，这也就造成了部分企业秘书没有养成将文稿进行反复修改后再公布的良好习惯。在草稿形成之后，首先要对内容进行核实，看它与国家的法律法规和有关部门的规定是否一致，并结合内容进行详细检查，增强修改过程的规范性与针对性。

（五）强化公文创新能力。为了提升企业公文的质量，秘书应该加强理论知识学习，掌握必备的写作素材，掌握写作技巧，将公文写作与实际生活紧密联系到一起。基于此，秘书写作中应该将实际生活作为写作背景，始终坚持客观性原则，拥有清醒的头脑，顺利完成公文写作任务。此外，企业秘书应该站在读者角度，正确分析读者的接受能力，在明确读者素养的基础上，增强思考问题的针对性与全面性，更加准确地传递信息。在这种情况下，企业秘书一定要有很好的观察力，深入第一线了解各种业务，根据业务特征来分析公文中的用语，保证能够更有效地传达各种指示。除此之外，企业秘书还要做好日常的考察工作，也就是要对各个部门所负责的业务多加注意，多了解基础的信息，在起草文件的时候，要按照具体的情况给出指示，还要主动进行创造性工作，最后撰写出具有鲜明个性的文件。比如，出差经费汇报期间，企业秘书要深入基层，获得第一手资料，并将一些重要事项记录下来，然后根据真实数据信息合理拟写公文，使相关内容能够更全面地展现出来。深入一线进行交流和考察，能够在一定程度上丰富秘书经验，让他们获得更多信息，积极探索出更完善的结论，并创新运用，写出高质量的公文。

（六）积极参加培训活动。在实际工作中，企业文秘要，多“充电”，提高自己的整体素质，使之与工作要求相匹配。首先，企业秘书要积极参与各种形式的公文写作训练活动，通过培训学习，充实自己的理论知识，并熟悉文件的最新规定，从而对自己的工作进行反思，针对不足进行优化整合，在不断改革实践的过程中弥补缺漏，增强写作素养，为企业公文写作打下良好的基础。其次，注重自我学习与自我管理，调动学习热情，并积极主动地参与到新知识的学习中，更好地掌握文件写作知识和技巧，并在工作人员的指导下，和其他秘书一起讨论，就自己准备撰写的非机密文件分享心得和经验，在相互学习中不断地积累经验。此外，还可以在现场练习，围绕同一个话题来拟写一份公文，之后再进行交流和深入地讨论，及时地掌握自己的缺点和别人的优点，进而使自己的公文写作思路更加清晰。除此之外，企业秘书应事先对公文写作内容、目的与相关知识进行提前了解，之后再以此为依据展开写作。当然，在长时间的公文写作过程中，每位企业秘书都会逐渐总结出自己的书写方式。基于此，秘书可以在学习和培训的过程中及时改进不足，大胆创新创造，真正实现公文写作素养的提升。