高校办公室档案管理工作效率的提升措施

文/宝鸡文理学院档案馆 朱伟

高校办公室档案是高校日常管理中产生的重要资料，包括各种文件、文书档案、会议记录等。这些档案不仅具有重要的历史价值和研究价值，而且还可以为高校的决策提供重要的参考。高校办公室档案管理的主要目的是确保档案信息的真实性、完整性和可用性，确保档案管理的规范化、科学化和信息化。高校办公室档案管理是一项重要工作，需要具备一定的管理能力和专业知识，才能保障档案信息的真实性、完整性和可用性。

高校办公室档案管理是否有序、完整，直接影响高校档案管理工作的开展。随着高校教学、科研工作的日渐繁重，必须加强办公室档案管理，助力学校各项工作的顺利完成。

一、办公室档案管理工作的重要性

（一）辅助相关工作顺利开展。在高校教育事业发展过程中，档案作为记录性资料，对高校各项工作的开展具有重要作用。严格意义上讲，学校属于事业单位，所以对档案有保密性要求，其中部分重要文件会直接影响到学校各项业务的正常开展。这就需要办公室档案管理工作发挥作用，确保工作人员正确认识到档案管理工作的重要性，加强档案管理，更好地推动学校的正常运行。比如学校的人事档案，由于档案内容涉及学校内部职工个人信息、岗位现状等情况，加强管理才能为学校后期人事聘用提供可靠的资料支持。

（二）完善档案资料管理工作。在办公室档案管理工作中，办公室档案资料属于指导性、指令性文件，学校各部门在开展各项工作过程中可以根据档案资料调整工作方式、革新思路，在办公室档案管理的作用下，可以进一步提高学校相关工作的有序性，及时发现问题，采用有效的解决措施。

高校办公室档案资料管理需要有明确的规范和标准。例如，档案资料的归档、整理、使用、保存等环节都需要有明确的规定和流程，以确保资料的准确和完整。此外，高校办公室还应该定期检查和更新文件材料的收集、整理、归档等环节，以保持档案资料的及时、准确和完整。高校办公室应该采用信息化管理手段来提高档案信息的管理效率和精度[1]。例如，可以使用计算机软件来辅助档案资料的收集、整理、归档等环节，从而提高信息管理的效率和精度。此外，高校办公室还应该建立档案信息系统，便于师生查询和使用档案信息。同时，还需要定期检查和更新文件材料的收集、整理、归档等环节，以保持信息系统的实时更新和准确。高校办公室需要为师生提供高效、便捷的服务。包括收集、整理、归档、查询等环节都需要有便捷的服务流程和工具，以提高档案信息服务的质量和效率。此外，提高办公室档案管理水平，落实各类档案管理工作，能够为学校各岗位人员查阅资料提供帮助，满足各类工作需求。

（三）保证档案资料安全性。完善办公室档案管理工作，可以开展更具层次性、针对性的档案管理工作。同时，在办公室档案管理过程中，可以将学校的重要资料、数据集中化管理，不仅保证各类资料的完整性，还可以确保各类重要数据的安全性，做好保密工作，进而更好地服务学校各部门开展工作，做好办公室档案管理工作，可以促使学校整体工作效率得以提升，对推进学校发展具有重要作用。

二、目前高校办公室档案管理工作存在的问题

目前，高校党政办公室缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理工作受到影响，整体水平不高，不利于学校各项工作的顺利开展。

（一）档案管理意识不足。从办公室档案管理人员队伍结构看，大部分档案管理人员是以兼职身份存在，这类人员缺乏对办公室管理档案工作的正确认识[2]。此外，由于是非专业人员，缺乏对学校办公室档案管理标准与规范的深入了解，以至于管理时难以分辨、判断各类因素，甚至还有些人员并未认识到档案管理工作的重要性，片面地认为只是一些基础性整理工作，直接影响了学校办公室档案管理工作效率的提升。

（二）管理手段模式陈旧。高校办公室档案管理工作涉及大量内容，并且工作程序性复杂，需要管理人员把控好各个环节，细心、耐心地落实各项工作内容，并且随着信息技术的不断发展，将其应用到档案管理工作中可以提高工作效率。但从宝鸡文理学院党政办公室的实际情况看，办公室管理人员管理意识薄弱，再加上学校在档案管理工作上的资金投入非常有限，导致目前办公室档案管理工作仍旧沿用以往的书面管理，与OA办公系统难以真正融合，没有与档案馆的信息化档案系统有效衔接，这明显不符合现代化办公的需求。学校日渐增多的档案内容和资料文件必须引入更加高效、准确的管理方式，不然极容易出现档案遗漏、档案编辑错误等情况，不利于日后各项工作的正常开展。

（三）专业管理人员匮乏。宝鸡文理学院档案馆目前还未形成完善、独立的人力资源体系，导致档案管理人员主要以兼职人员为主，缺乏专业的档案管理人才，加之档案管理人员岗位变动频繁，在很大程度上影响了办公室档案管理工作的有序展开。由于缺乏专业人才，导致档案管理工作缺乏系统性规划，容易出现管理专业性不足，甚至档案资源缺失等情况，与学校发展不相适应[3]。此外，学校不重视档案管理工作，导致现代化管理手段、先进管理设备的引进不足，不利于高校其他工作的顺利开展。

三、有效提升高校办公室档案管理工作效率的对策

新时代，高校教育事业不断发展，档案资料越来越多，办公室档案管理工作必须迎合新时代的发展需求，不断优化改善、改进现有模式，切实提高高校档案服务质量，使高校获得可持续发展的推动力。对此，高校应当积极构建现代化办公室档案管理模式，促使档案管理发挥其独特的价值。为提高办公室档案管理工作效率，需要明确其基本要素：首先，应保证办公室相关资料保存完整。在实施办公室档案信息化管理过程中，能够弥补以往纸质管理工作方式的不足，用电子文档的方式保证档案内容的完整性，进而更好地提高档案管理水平与管理质量。其次，应用信息化技术手段，简化以往档案管理的烦琐程序，进而更好地提高工作效率[4]。传统的以人工为主的办公室档案管理、分类、汇总、查找等方式，不仅浪费大量时间，也容易损坏档案资料，而引入现代化管理模式，可以借助信息化方式找出档案登记和实际不符之处，提高管理质量，同时也减少了不必要的档案管理程序，切实提高了档案管理效率。最后，引入现代化管理方式方法，能够提高办公室档案管理工作效率，进而更好地服务于高校各项工作。

（一）建立健全完善的档案管理制度体系。要着重提升管理层的管理意识，制定出符合本校实际发展需求的管理制度体系。

首先，学校可以结合内部情况与实际需求，设置独立运行的档案资料管理室，主要职责是归纳整理所有学校办公室的档案资料，做好分类与规划。其次，应当明确规定档案资料的存放、归纳工作要求，确保档案内容的安全性、完整性。管理人员应当针对学校一些重要的保密性文件制定相应的文件，为档案保密工作提供支持，并在此过程中及时更新保密期限[5]。最后，需要明确限制进出档案室的人数，无论是存档还是取档，都要保证在场人数超过两人，防止发生问题后无人证明。除此之外，学校应当在档案室楼层、档案管理室内部安装一定数量的监控设备，保证对档案资料的实时监控，确保档案管理工作的安全。

（二）借助现代化管理设备优化管理模式。为进一步提高办公室档案管理工作效率，应当积极引入现代化设备，构建电子信息化档案管理模式，从而有效提高档案管理效率，与此同时，也可以加强管理风险的控制，降低管理成本。引入现代化设备后，需要及时更新现代化管理理念，彻底打破以往的传统管理模式，与时俱进，积极创新办公室管理模式，切实提高整体工作效率。以宝鸡文理学院档案馆为例，在引进现代化办公室档案管理设备后，档案馆馆员要不断转变工作思路，致力于在管理工作中融入计算机等电子设备，从以往传统手工记录方式脱离出来，尝试通过线上进行档案存储、记录，通过与同事不断探究、学习，最终实现了线上档案搜索、整理、分类、查找等工作。有效降低了工作量，切实提高了档案管理工作整体效率[6]。除此之外，微缩技术、影像技术等也在办公室管理工作中发挥着重要作用，学校档案馆可以根据自身实际情况引进先进设备，为办公室档案管理各项工作的推进提供支持，全面优化管理模式，提高整体工作质量。

（三）加强专业人才培训。高校办公室档案管理工作质量、工作效率的提升与档案管理人员专业化水平存在直接关联，因此，学校档案馆应当加强专业人才培训，结合自身的实际情况，制定完善的人才培训体系，组建专业的团队，保证办公室档案管理工作的顺利完成。在具体实践中，首先，学校档案馆可以积极引进外来人才，切实提升整个档案管理团队的综合水平，保证他们的能力满足工作要求。其次，聘请专业档案管理老师对学校现有办公室档案管理人员进行专业化、系统化培训，结合工作实际提升档案管理工作人员的整体能力。比如宝鸡文理学院档案馆会不定期安排一些活动、竞赛等，帮助档案管理人员提高工作能力。最后，档案馆还可以实施内部轮岗交流机制，不但能够让档案管理人员更加了解各种档案管理工作的流程，还能够让其更清晰地认识到自己工作中存在的问题。通过轮岗交流，档案馆可以让不同岗位的工作人员在一起工作，了解不同岗位的工作内容和要求，同时也可以让档案馆工作人员了解其他岗位的工作流程和技巧，从而提高综合素质和管理能力。

此外，档案馆还可以制定合理的绩效考核标准和奖励制度，鼓励员工积极参与档案管理工作，提高员工的工作积极性和责任感。通过内部轮岗交流机制，档案馆可以培养员工对档案信息管理的兴趣和热情，提高他们的职业素养和专业能力，提高档案管理能力。另外，在人员培训过程中，为了更好地取得培训成效，发挥培训作用，学校档案馆可以引进第三方评估机构开展专业性考核，通过公平公正、客观地评估，促使档案管理人员全面认识自我，更加关注提升自身能力，为学校办公室档案管理工作效率的提升提供人力支持。

（四）制定完善的意见反馈机制。高校办公室档案管理工作在不断优化改进过程中，应当提高对反馈机制的重视，合理利用有效的反馈机制，促使高校办公室档案管理工作朝着正确方向的发展，在实践中不断改进、完善。对此，在开展办公室档案管理工作过程中，不仅要提高工作效率，也需要逐步强化、改善管理制度，将反馈机制落到实处，并及时检查问题并解决。反馈机制的实施需要结合办公室档案管理工作的实际情况，及时反馈问题，管理人员收集相关意见，而后针对性地整改、优化[7]。在实际落实的过程中，办公室档案管理人员应当积极参与到反馈机制的建设过程中，大力支持和配合反馈工作，在工作实践中及时反馈意见，进一步改善工作，切实提高工作效率，提升工作质量水平。

四、结语

综上所述，在高校办公室档案管理工作中，提高整体工作质量，必须树立正确思想，严格按照工作规范和要求落实各项档案管理工作。通过本文的分析和探讨不难发现，应当建立健全档案管理制度体系、完善管理制度，优化档案管理方法，同时也要借助现代化管理设备优化管理模式，为档案管理工作效率的提升创造良好条件，发挥档案管理工作价值。此外，还要加强专业人才培训，充分发挥人才作用，构建意见反馈机制，形成工作反馈效应，助力档案管理工作的顺利开展。