信息化背景下煤炭企业招标采购管理工作探析

王辉

［摘 要］招标采购管理工作是现代煤炭企业生产经营中的关键环节。文章认为，煤炭企业做好招标采购管理工作，对维护市场各方主体利益，推进企业健康发展具有重要意义。在当前阶段，煤炭企业招标采购管理工作仍旧存在一些亟待解决的问题，其中招标采购文件编制问题、招标采购流程管理问题以及招标采购管理信息化建设问题等尤为突出。为此，煤炭企業需要抓住信息技术发展给招标采购管理工作带来的机遇，探索招标采购管理工作的优化策略，在依托技术赋能的基础上解决企业招标采购管理工作中的痛点问题，提升企业招标采购管理工作水平。

［关键词］煤炭企业；招标采购；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.045

［中图分类号］F274；F426［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）18-0138-03

0     引 言

煤炭企业在我国经济发展中发挥着不可替代的作用。企业招标采购管理工作水平的提升是增强煤炭企业成本控制能力与精细化管理能力的有效路径。而开展信息化建设工作有利于促进煤炭企业招标采购管理工作的优化。由此可见，煤炭企业在优化招标采购管理工作过程中要借助信息化手段。

1     煤炭企业做好招标采购管理工作的意义

1.1   有利于维护各方利益，优化竞争环境

煤炭行业是经济发展和国计民生的重要行业，且大部分煤炭企业都属于国有企业。根据我国相关规定，煤炭企业必须采取招标采购的形式来实现资金节约，保证国有建设的正常运作。借助信息化手段，做好招标采购管理工作，能够从源头上杜绝采购中出现腐败问题，从而保护国家的利益。煤炭企业招标采购所使用的资金主要来源于社会大众，只有合理地进行招标采购，保证资金支出用于国家建设，才能做到取之于民、用之于民，维护社会大众的利益。另外，加强招标采购管理能够保障招标活动中各方当事人的合法权益，避免其他单位和个人利用不法手段对招标的过程和结果进行干预［1］。另外，煤炭企业做好招标采购管理工作能够让参与招标的单位凭借自身的实力获得供应商资格，为市场创造公平竞争的环境，从而保证煤炭行业健康持续发展。

1.2   有利于优化企业资源配置，提升经济效益

煤炭企业强化招标采购管理，能够利用信息技术及时获得国家政策支持方面的信息，了解相关法律规定及参与竞标单位的运营情况，准确把握其经济实力，从而选择最有优势的企业进行合作，这样能够有效优化企业资源配置，降低采购成本。经济效益是煤炭企业发展最为看重的关键点，在如今激烈的市场竞争中，以有限的资金发挥最大的价值，是招标采购管理工作的重心［2］。煤炭企业做好招标采购管理，能够更好地对参与竞标的企业在煤炭资源质量、销售价格及其所能提供的服务等方面进行综合性的评价和对比，从而了解竞标企业的综合实力，选择对自身发展最为有利的合作对象，进而大幅度降低企业的发展成本，提升经济效益。

2     煤炭企业招标采购管理工作的现状

2.1   招标采购文件编制不合理

当前，煤炭企业招标采购管理中普遍存在的问题就是文件编制不合理。首先，招标采购文件中对于招标采购的需求描述不够清晰，缺乏具有可行性的招标采购计划。部分招标采购规定的项目时间比较紧张，导致招标前期工作做得不够充分，无法翔实地描述采购需求，未能针对具体的招标采购项目作出更为细致的分析，使得招标工作受到很大程度的限制。其次，未能针对参与竞标企业的实力评估制定规范性文件，对参与竞标的单位评价不够全面，并且缺乏可靠的技术手段，导致煤炭企业未能充分了解竞标企业的相关信息，过于重视合作企业的报价，忽视了其本身的实力，造成后续合作过程中容易出现煤炭资源供应不足、服务工作产生分歧等问题。

2.2   管理流程不科学，管理标准不统一

目前，煤炭企业未能针对招标采购管理工作制定合理的制度，导致管理工作流程不规范，管理标准不统一。一是煤炭企业对供应商的考察失真，并且因为其考察流程与招标采购管理条线不符，导致其对供应商的评价不准确，缺乏科学的定级方案。二是未能制定统一的采购方式标准，在实际的招标采购管理中无法以标准化的入围规则对参与竞标的企业进行限制，进一步增加了考察竞标企业的难度。煤炭企业必须尽快优化管理流程，制定统一的标准，这样才能从根本上解决这一问题。

2.3   招标采购管理信息化程度低

通过对煤炭企业招标采购管理系统进行分析，可以得知其管理系统存在以下3个方面的不足：一是煤炭企业在建设招标采购管理系统时，未能实现信息管理的集中化，导致采购业务比较分散，难以实现统一性管理；二是煤炭企业现已建设的管理系统在业务信息覆盖方面还不够完善，缺乏联合采购、缴纳保证金等重要的管理功能，无法满足招标采购工作的需求；三是管理系统运行速度较慢，使用体验感比较差，严重影响了管理工作的效率。这3个方面的问题说明了当前煤炭企业招标采购管理信息化程度还比较低，无法灵活地应对招标采购管理工作中的各类问题。

3     信息化背景下煤炭企业招标采购管理工作的优化策略

3.1   严格遵循招标采购管理信息化建设原则

一是必须遵循科学实用的原则，以信息技术为出发点，在招标采购管理系统的建设中必须满足工作开展的需求。二是必须遵循安全性原则。管理系统中最可能发生的安全问题主要有两点：一方面是信息系统本身建设和维护工作不到位，导致系统内部故障而造成信息损坏和丢失；另一方面则是信息系统受到外部侵害，如计算机病毒或网络黑客攻击等。要保证管理系统的安全性，就必须利用信息技术不断地进行维护和优化，保证系统正常运行，同时利用网络防火墙、防病毒软件等，避免系统受到外部攻击。三是必须遵循经济性原则。信息化技术运用于煤炭企业招标采购管理工作中，最主要的作用就是降低管理成本，提高企业的经济效益。因此，管理系统建设应当在保证招标采购正常进行的前提下尽可能减少资金支出。四是必须遵循标准化原则。管理系统的建设应当以我国煤炭行业公认的准则为依据，采用符合标准的管理技术，以此降低管理的复杂度，实现招标采购管理的简易化、标准化。五是必须遵循可拓展性原则。随着煤炭企业的发展，招标采购管理工作必须进行优化，信息化发展进程也要跟上实际工作的需求，为管理工作提供更加可靠的信息技术支持［3］。

3.2   编制合理的招标采购文件

为了改变招标采购缺乏计划性这一现状，煤炭企业必须尽快编制符合招标要求的规范性文件，从而提高对竞标企业的资格预审效率和评价准确性。煤炭企业应当根据自身招标采购工作的实际需求，在开展工作前进行合理的部署，从技术层面出发，统筹招标采购中的各项数据，并利用计算机网络技术综合分析参与竞标企业的实际运营情况，从而编制出更具有操作性的管理方案［4］。在信息技术的推动下，煤炭企业要做好前期准备，保证编制出的招标采购文件具有全面性、合理性。在发布招标文件之前，煤炭企业要召集管理部门、技术部门，并联合法务、财务部门的工作人员进行专项讨论，以保证出台的招标采购文件能够符合企业发展的要求，确立好评价竞标企业的标准，确保招标采购能够在公平、公正的环境中开展。

3.3   实现管理流程信息化

要实现招标采购方案管理的信息化，首先，煤炭企业无论是采取独立审批采购方案，还是运用合并审批采购方案，都应当统计和确认各类管理信息。利用信息技术，将采购过程中参与的人员、采购的时间，以及招标前的方案策划、入围的竞标企业和招标文件等内容录入企业管理系统，明确各个环节的详细信息，由相关负责人编制合理的采购方案并发起审批，在企业高层管理者审批之后，再交由对应的部门准备招标材料，当确立了可行的招标方案之后，就可以开展招标采购工作。其次，要煤炭企业应当在信息平台发布招标采购的相关信息，而参与竞标的企业通过平台获取相关信息后，对自身存在的疑问进行反馈，煤炭企业则需要进行答疑并进一步明确招标采购的细节。当确定中标企业之后，煤炭企业要在信息平台及时公示，让中标企业可以及时为之后的合作作准备，而那些未中标的企业则通过平台渠道申请退回保证金。

3.4   加强招标采购管理系统的建设

煤炭企业在建设招标采购管理系统时，应当注重以下几个方面。一是要提升管理系统的集中性。对招标采购各个环节所需要的信息进行集中管理，使管理人员能够运用信息系统对招标采购各个阶段进行统一化管理，降低管理的难度，提高管理的效率。二是要完善管理系统的功能，拓宽覆盖面。首先，进一步完善管理系统中现有的交易功能，提高商品信息的透明度，简化煤炭企业与竞标企业之间的交易路径，为双方交易提供更为便捷的渠道。其次，优化企业招标采购信息传播功能。企业要通过系统平台实现招标采购信息资源共享，使有意向的竞标企业能够获得详细的信息，并及时传达招标采购过程中各个企业的相关数据，保证沟通交流的高效性。再次，增设保证金缴纳和申請退还功能。其他企业在参与竞标之前，需要缴纳一定数额的保证金，若最终该企业未能中标，煤炭企业需要退回保证金。增设保证金缴纳和申请退还功能，能够保障资金安全、高效流动，从而提高煤炭企业招标采购的效率。最后，增设协同管理功能。煤炭企业招标采购管理工作需要与其他部门协同合作，只有得到其他部门的支持，才能够保证招标采购工作顺利开展。增设协同管理功能可以加强招标采购部门与其他部门之间的联系，煤炭企业管理者能够及时查阅审核招标采购信息，各级部门工作人员可以根据管理平台上发布的相关信息进行密切的配合，使整个煤炭企业在各个部门及全体工作人员的协助之下顺利开展招标采购工作，提高效率，为后续企业运作节约时间和资金，大幅提升企业的经营效益［5］。三是应当尽快解决管理系统软硬件设施落后的问题，进一步加大资金投入力度，购置更为先进的系统和设备，并加强与专业系统研发企业的合作，开发更适合本企业招标采购管理工作的系统，提高管理系统的运行速度，为相关人员开展工作提供便利，最终提升招标采购管理工作的效率。

3.5   提升管理人员综合素质

管理人员是开展招标采购管理工作的主体，其综合素质水平直接关系到管理工作是否到位，也决定了招标采购工作是否能够顺利进行。因此，煤炭企业应当重视管理人员综合素质的提升。一方面，企业应当进一步巩固和提升管理人员的专业技能，使其保持业务敏感性，能够以自身的知识和工作经验对招标采购管理工作中遇到的问题进行快速反应，从而及时制订合理的解决方案，保证招标采购工作正常开展［6］。另一方面，企业要加强对管理人员的信息技术培训。煤炭企业应当设置专门的信息化培训课程，让管理人员能够系统地学习与招标采购管理工作相关的信息技术，掌握信息系统的操作技能，从而借助信息化管理系统提高管理效率。除此之外，还可以邀请专业技术人员参与到管理工作中来，为招标采购管理人员提供专业的指导意见，帮助其更好地利用信息技术，加强与其他部门工作人员的沟通交流，加快招标采购信息的处理速度，更好地控制成本，从而以更强的管理能力给煤炭企业带来更大的经济效益。

4     结束语

招标采购管理工作对于煤炭企业健康发展发挥着不容忽视的作用。在信息化环境下，招标采购管理信息化建设对解决煤炭企业招标采购管理问题，以及提升企业招标采购管理工作效率与水平至关重要。为此，煤炭企业需要在招标采购管理中强化信息化建设意识，探索信息化建设路径，利用信息技术优化招标采购管理工作。此外，煤炭企业在优化招标采购管理工作的过程中，需要严格遵循招标采购管理信息化建设原则，编制合理的招标采购文件，实现管理流程信息化，加强招标采购管理系统的建设，提升管理人员综合素质，进而提高招标采购管理工作效率。

主要参考文献

［1］宋欣.信息化建设项目招标中的公平竞争环境营造［J］.中国招标，2022（12）：142-144.

［2］曹春雷.信息化技术在工程招标投标中的应用和发展［J］.信息记录材料，2022（11）：104-107.

［3］黎妍.智能化时代的招标采购和物流管理中存在的问题与对策分析［J］.中国物流与采购，2022（9）：65-66.

［4］屠宝玉.从“互联网+”视角浅谈招标采购信息化建设［J］.农场经济管理，2020（7）：52-53.

［5］万晓曦.企业招标采购管理信息化的探索［J］.中国建设信息化，2018（18）：16-20.

［6］贺杰.中国平煤神马集团招标采购监管信息化建设探讨［J］.现代商贸工业，2017（15）：56-57.