高校后勤综合类合同归口管理探索与实践——以清华大学后勤管理处为例

韦 京 张帆行 邹彦宁

高校后勤综合类合同归口管理探索与实践——以清华大学后勤管理处为例

韦 京 张帆行 邹彦宁

[清华大学]

清华大学后勤管理处基于合同管理实践经验，依据“归口管理、防范风险、兼顾效率”原则，建立了一套高校后勤综合类合同归口管理体制和工作机制。通过明确合同归口管理主体，将合同归口管理工作分解成合同的审核、合同的签署、合同的履行与合同的存档四个环节，制定相关合同归口管理制度并建设信息化系统，有助于实现合同管理工作的风险可控、规范高效，降低学校合同经济风险和法律风险，保障学校合法权益和声誉，具有一定的推广应用价值。

合同；归口管理；制度；信息化

合同是高校参加市场经济活动的主要载体。其中，后勤综合类合同所涉及的工程、货物、服务直接关乎校内民生，因此，加强与完善后勤综合类合同管理工作，是全面推进依法治校、建设现代学校制度的需要，对于防范学校的法律风险具有重要意义。[1][2][3]

清华大学后勤服务保障工作的主体承担部门包括后勤管理处、学生社区管理服务中心、饮食服务中心、修缮校园管理中心、接待服务中心等校内二级单位。2017年以前，各二级单位拥有合同自主管理权，具有直接对外签订合同的资格，该管理模式流程少、效率高，但二级单位数量多，都有对外签订合同的权力，难免存在以下问题：合同管理水平参差不齐且缺乏监管；合同文本不规范；审核程序不统一，部分合同把控不严；倒签、被动补签合同多；合同归档管理不完善。这些问题无疑增加了学校的合同经济风险、履行风险、违约风险和争议风险。二级单位应对法律风险的能力不足，可能导致学校被动承担连带责任，增加学校利益和声誉受损的风险。

2017年起，根据学校的要求，后勤管理处增加了学校后勤综合类合同的归口管理职责，依据“归口管理、防范风险、兼顾效率”的原则，建立了一套合同归口管理工作机制并组织实施，封堵管理问题漏洞、化解法律风险和提升管理效率，守护学校核心合法权益和学校声誉。本文基于清华大学后勤管理处合同归口管理实践进行经验总结，具有一定的借鉴意义。

一、归口管理机制建构

（一）归口管理主体

学校后勤系统有签署合同需求并实际承担合同履行义务的二级单位，称为合同承办单位。后勤管理处为后勤机关，是后勤系统对上对下的联络纽带，也是对内对外的沟通桥梁，具体承担着后勤系统组织协调、监督检查等管理工作，适合作为学校后勤综合类合同的归口管理主体部门。合同管辖范围主要包括后勤管理单位业务范围内涉及的装维修工程、货物采购、物业服务等。

（二）合同的审核

合同审核是合同签署前的重要环节，也是防范法律风险的第一道防线，具有举足轻重的作用。合同的审核实行跨部门联审制。合同承办单位完成本单位内部合同审核程序后，报后勤管理处审查，后勤管理处原则上应于3个工作日内反馈审查意见。主要审查内容如下。

1. 前置审批手续

合同所涉事项如需履行前置审批手续的，需提交相关证明材料。如根据学校采购与招标相关规定，需履行采购与招标程序的，应履行相应手续；根据国家及学校有关规定，应办理校内、校外事项审批手续的，须履行相应程序。

2. 关联关系

关联关系情况实行承办单位项目负责人本人声明承诺制。如项目负责人与合同相对方存在关联关系的，由后勤管理处采取组建独立于双方的评审组进行评审，将关联交易信息在学校网站公示的方式，进行关联交易评价。

3. 合同相对方资格

合同相对方是否具有合法有效的资质证照，如企业法人营业执照、授权文件、相应的资质证明文件等。

4. 合同文本

合同文本是否合法合规、形式完整、内容清晰、权责明确，是否不违反法律法规或学校相关规定、不存在可能对学校利益产生不利影响的情形。原则上应优先使用国家、行业或学校相关的合同示范文本。

5. 倒签

合同实际履行或实际签订时间应不早于向后勤管理处提交审查的时间。原则上除出现突发事件、事故和紧急情况等无法立即签署合同的情形外，不允许倒签合同。

6. 会签

后勤管理处认为必要的，可以提请校内相关职能部门会签。

（三）合同的签署

合同签署所涉的签字与用印须跨部门完成。经后勤管理处审核通过的合同，由合同承办单位项目负责人作为学校授权代表在合同文本上签字，提交后勤管理处备案。由后勤管理处按照当年备案合同自然顺序依次编号，并加盖学校合同专用章。在签署多页合同时应加盖骑缝章。

（四）合同的履行

合同承办单位对其承办的合同承担履行责任。在合同生效后，承办单位自身应依法依约全面履行合同，并及时督促合同相对方严格按照合同约定履行各项义务。后勤管理处有权对合同履行过程进行监督。合同承办单位应指派专人负责跟踪合同履行的进度与结果，必要时向后勤管理处汇报。

合同相对方不履行合同或丧失履行合同能力的，合同承办单位应及时解除合同。对于因欺诈、胁迫等原因订立的合同，存在显失公平、重大误解的合同以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致学校利益受损的合同，合同承办单位应及时主动采取应对措施，并积极变更或解除合同，及时签署书面补充协议变更原合同条款，或签署合同解除协议。

合同履行过程中发生较大争议的，合同承办单位应积极处理并及时向后勤管理处汇报。后勤管理处将协助合同承办单位处理合同争议。争议处理过程中，经协商达成一致的，承办单位应及时签订书面合同，固定证据，厘清各方当事人责任；无法协商解决或经协商不能达成一致的，合同承办单位应及时向学校法治与法务办公室报告，必要时提起诉讼或仲裁。

（五）合同的存档

合同文本及相关文件资料是学校对外活动的重要法律依据和凭证，合同承办单位和后勤管理处均应妥善保管合同档案。在合同发生争议或纠纷时，能及时提供原始证据，依据相关资料进行分析并做出应对决策，以降低学校承担不利后果的风险。

合同承办单位应自合同订立之日起建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料，存档期限不少于五年。合同相关文件资料包括但不限于合同正本、批准文件、会议记录、授权文件、信件、履行材料等。

后勤管理处应对合同备案相关文件进行存档，统一合同编号并建立合同台账，妥善保管合同原件等资料，存档期限不少于五年。

二、归口管理制度建设

通过建构合同归口管理模式、分解归口管理工作、制定相关管理制度，能有效实现合同风险防控的目标。健全合同管理制度体系，加强内部控制和全过程监督，维护学校合法权益是合同归口管理的主要任务。后勤管理处于2017年制定了有关合同归口管理办法，加强统筹衔接，有序组织实施，顺利过渡确保平稳转段。以制度的形式扎实推动建立常态化、标准化的合同归口管理工作机制，明确合同承办单位、归口管理部门的不同分工、协同配合及责任承担，使合同归口管理工作得以落地实施、有效运行。后勤管理处在组织实施合同归口管理工作过程中，根据学校法治与法务办公室和合同承办单位的意见与建议，不断优化完善合同归口管理办法，于2020年完成制度修订工作。通过制定归口管理制度，有助于加强对合同承办单位合同审核、签署、履行及存档的监督管理，进一步规范学校后勤综合类合同归口管理工作，有利于降低合同风险，切实有效维护好、保障好学校合法权益。

三、信息化系统建设

通过建设合同归口管理信息化系统，使归口办理流程可视化、信息化、便利化，合同管理工作的组织和执行更加高效。[4][5]后勤管理处根据合同归口管理任务节点，明确后勤综合类合同归口管理信息化系统流程（图1）。经过一年的积极筹备，信息化系统于2020年初正式上线，当时正值新型冠状病毒感染疫情初期。后勤管理处主动识变应变，利用合同归口管理系统的信息化优势作为基础、条件和能力，主动把握战“疫”主动权，明确“疫情防控不放松、合同办理不停步”的目标。在教职工居家办公期间基本不见面的情况下，合同事项申请、审批等关键环节并未因疫情受到影响，还能减少教职工送审纸质合同的次数。通过建设归口管理信息化系统，优化了合同办理流程，真正实现了合同在线申报、审核留痕、实时提醒、云端存档、电子台账等功能。后勤管理处反馈审查意见时效基本由原来的2～3个工作日缩减至1个工作日，与建立合同归口管理模式之前的效率持平，合同承办单位线下“只跑一次”即可完成盖章备案手续，极大地提高了合同管理工作效率和服务满意度。近三年实践充分证明，建设合同归口管理信息化系统是正确的、科学的、有效的。

图1 后勤综合类合同归口管理信息化系统流程图

四、效果评价

后勤管理处于2017年起开始统筹推进学校后勤综合类合同归口管理工作，年均审查合同623份（返回修改率约30%），合同金额2.54亿元，各年度合同备案情况统计见图2。合同管理信息化系统于2020年正式上线，年均通过线上审查的合同数量占比99%，合同办结效率基本缩减至1个工作日。截至目前，拦截违反法律法规的合同1份，拦截违反学校相关规定的合同18份，无合同诉讼或仲裁的情形发生。

图2 后勤综合类合同备案情况统计

后勤管理处依据“归口管理、防范风险、兼顾效率”的原则，通过建构合同归口管理体制和工作机制，把握住了防范和控制合同风险的主动权；通过建设合同归口管理信息化系统，实现了合同办理效率提升的目标。合同归口管理工作是一场后勤管理处与合同承办单位的协作配合战，旨在共同兜住学校经济风险和法律风险底线，最大程度地减少合同潜在风险对学校权益和声誉带来的影响。学校是最终的受益者，不仅实现了合同目标，也实现了合同事务管理的风险可控、规范高效。

[1]李强.基于内部控制视角的高校合同管理研究[J].会计师,2022(15):80-83.

[2]王彬.内控视角下规范高校合同管理探究[J].会计师,2021(12):76-77.

[3]王琰,孔雯,王瑞琼.政府会计制度背景下高校经济合同管理探析[J].财经界,2021(01):81-83.

[4]范佳宁.基于内控理论的H高校经济合同管理问题研究[D].河北大学,2018.

[5]徐颖,黄素芳,章晨等.高校合同管理信息化建设探索与实践[J].科学新闻,2020,No.564(03): 139-144.

（责任编辑：胡新龙）