基于大数据时代高校学生档案数字化建设研究

康楚楚

（吉林师范大学，吉林 四平 136000）

档案不仅是一种记录人类活动的原始文件，而且是一种宝贵的信息资源，它可以为行政部门有效管理、科学决策提供参考。高校学生档案不仅记录了大学生在校期间的学习情况、能力水平、综合表现，也反映了学生的家庭情况、社会关系和个人经历。当前高校学生档案管理面临着巨大挑战，需要从信息技术、数据资源和服务方式等方面进行创新和改革，以学生档案管理的数字化建设实现高校学生档案管理工作的提质增效。

一、大数据时代下学生档案管理工作的特点

在大数据时代背景下，学生档案资源范围广泛、管理内容复杂多样、管理工作效率较高，传统的学生档案管理模式已不能满足当前的实际需求，学生档案数字化建设模式正在逐步取代传统的学生档案管理模式，高校学生档案管理工作也随之迎来了新的挑战。

（一）管理过程更加注重信息技术的应用

传统的学生档案管理模式下，高校学生档案通过人工整理和分类，不仅工作量大，而且工作效率低下。大数据时代下，高校学生材料和数据相较之前呈倍数增长，材料的种类众多，不限于纸质版，也有很多相关的声像、视频等，档案数据信息的来源也呈现多样化，传统管理过程已经不能满足当前信息技术不断发展和变化的实际需求。随着信息技术的不断普及和应用，高校通过互联网、数据库、云计算等先进技术实现信息资源保存和共享，将有助于提高工作效率和服务水平。［1］

（二）管理方式更加注重用户体验

传统的学生档案管理模式下，学生档案信息以纸质材料为主，这使得档案管理人员需要花费大量时间和精力整理材料、录入数据、归档保存。在大数据时代背景下，高校需要转变传统的档案管理观念，将学生档案管理工作融入数字化建设过程中，利用先进的信息技术实现信息化、智能化和网络化管理。

（三）学生档案管理工作更加注重个人隐私

在传统的学生档案管理模式下，高校需要对学生个人信息进行严格保密。在大数据时代背景下，高校需要充分发挥大数据优势，积极开展个人信息保护工作，在不影响学生基本生活、不泄露隐私信息、不造成社会负面影响的前提下开展学生档案管理工作。

二、大数据时代下学生档案管理工作的现状

现阶段大部分高校学生档案管理的情况有两点特征。

（一）档案管理工作人员专业能力有待提升

高校学生档案管理工作的质量往往与档案工作管理人员的业务水平密不可分，档案管理工作人员的业务能力强，就可以利用现代化管理方式对大批量的学生信息进行更详尽、更科学地归纳整理，在需要的时候可以快速高效地将其提取出来，便于查询使用。大部分高校对档案管理工作的关注度不够，专职档案员以及兼职档案员的数量不足，导致学生档案管理工作只能沿用传统的管理模式，推进数字化建设进程和管理非常困难。［2］高校档案员大多数不是档案相关专业毕业，如果培训和自主学习不够，对于档案的管理就会存在一定的问题；部分年纪较大的档案员习惯了传统的管理模式，很难认可数字化建设。

（二）学校的规章制度不够完善，评价体系不够科学

高校学生档案管理工作需要有完整严谨的规章制度和科学的评价体系作为工作的指导方向。档案管理人员可以对照着科学的评价机制来发现自身的不足，并有针对性地进行改进，以提高自己的业务能力。而大多高校对档案的重视程度远远不够，没有相对严谨、严格的规定，对于保管、管理的要求也相对较低，这种工作模式在大数据时代背景下无法适应现在学生档案信息的数量和规模等。

三、学生档案数字化建设的意义

在大数据时代背景下进行学生档案数字化建设具有重要意义，一方面可以实现高校学生档案数据资源共享与利用，为学校教育教学活动提供重要的参考依据；另一方面可以提高档案管理工作的效率和质量，为高校教育教学工作提供优质的服务。

（一）依法管理学生档案，使管理工作更加规范化

2008 年，教育部和国家档案局令第27 号《高等学校档案管理办法》对学生档案的归档范围做了明确的界定，但并未就如何进行具体管理做出详细的指导。高校在实际工作中遇到的很多问题都没有很好的应对策略，但是进行数字化建设后，如果纸质版档案丢失，则电子档案可以作为补充材料使用；如果学生档案不小心被拆开，可利用电子档案的原始数据来甄别比对，确保档案的真实性。

（二）对外服务更加公开化

自2015 年起，根据国家保密局有关规定，教育部和国家邮政局等单位商讨后正式确定，“大学生档案”不属于国家秘密载体，也不属于邮政机要通信的传递范围。但高校和社会的宣传力度还不够，导致学生档案在人们心中仍然很神秘，对于档案还存在很多疑惑。随着大数据时代的到来，传统的纸质档案管理模式已经无法满足时代的需求，档案的数字化建设已经势在必行，将来必定会对部分不涉及隐私机密的档案对外开放，例如现在很多高校的学生档案邮寄系统都可以查询毕业后的档案去向等，实现对外服务的公开化。

（三）提升工作效率，节约时间成本，实现现代化

学生档案数字化建设可以提升档案管理的工作效率。学生档案是高校教学质量的重要保障，对学生在校期间的各类型情况等进行全面记录。传统档案管理模式下，学生档案需要经过收集、整理、归档等流程才能进入档案管理系统，信息不全、利用率低的问题十分突出。数字化建设可以将学生档案按照时间顺序进行编排，并采用数字化技术进行存储，也可以实现与其他部门的直接对接，不仅有利于档案资源的有效传递、查询和利用，还可以避免学生档案信息遗失和泄露等问题。

（四）提升档案信息安全保障水平

因高校的学生档案涉及个人信息、教育经历、综合能力等多个方面，且种类繁多、数量巨大，一旦出现网络安全事故将会带来巨大损失和影响。因此，如何保证学生档案信息的安全性、完整性和保密性是目前高校学生档案管理工作需要重点关注和解决的问题。

首先是信息存储介质的安全性问题。传统纸质档案主要以纸张作为载体保存，高温、潮湿、虫蛀等因素极易造成信息丢失和损坏。其次是保密性问题。在对学生档案进行收集整理时需将个人信息和隐私保护起来，否则可能会引起他人盗用或窃取学生档案内容。再次是检索安全性问题。传统纸质档案采用人工方式进行检索，需要耗费大量人力物力才能完成检索工作。最后是存储安全性问题。在进行学生档案信息管理时需要将纸质文件转化为电子文件或存储在存储介质上以备随时调用。传统纸质文件容易被损毁或丢失，而存储在磁盘、光盘等介质上的电子文件则容易遭受病毒入侵和数据泄露等问题。

四、学生档案数字化建设滞后的原因

随着大数据时代的到来，档案管理工作也应顺应时代发展的需要，在不断完善与创新中提高学生档案管理水平。但目前部分高校对学生档案数字化建设工作不够重视，致使学生档案数字化建设工作滞后，主要原因有以下三个方面。

（一）标准上缺少政策规章的引领

高校学生档案的相关政策规定本就不甚具体，档案数字化作为档案管理的新模式，也在不断进行摸索和创新。虽然国家出台了一些有关档案数字化的政策文件，但这些文件通常是针对整个档案管理领域的，而非专门针对学生档案数字化，导致在实际工作中工作人员难以依据政策文件开展相关工作。［3］没有针对性的法规政策作为方向性的引领，高校档案馆工作人员着手进行档案数字化建设就难以得到支持，高校学生档案数字化建设的推进困难，进程也会相对滞后缓慢。

（二）建设上缺少资金投入

在校生一般在更改学籍、注销户口、毕业工作单位政审、入伍等时候才会用到档案，相对于其他类别的档案，学生档案被查询和利用的机会相对较少，其利用价值往往在毕业多年后才会有所体现。档案馆在高校中属于业务部门，一直以来没有受到足够的重视，学校领导对于档案管理工作的了解也不够，导致与其他方面相比，高校对档案馆的资金投入往往相对薄弱，人员、设备等配备不足，导致数字化建设工作没有得到足够的资金支持。可见，资金不足制约着高校档案数字化发展的进程。

（三）工作人员思想上缺少主观能动性，数字化技术有待提高

传统模式的档案管理工作已沿用多年，很多工作人员已经习惯了现有的工作模式，在心态上会安于现状，认为改革创新的工作可有可无，没有意识到其重要性和必要性，导致在推行学生档案数字化建设工作时缺乏主动性。

首先，对于一些年龄偏大的工作人员来说，数字化建设的概念和意义理解起来略有困难，对数字化建设持消极态度，认为这些工作会增加工作量和难度，不愿意积极配合和推行。其次，数字化建设需要投入大量的时间和资源进行设备更新、技术培训、档案整理等工作，一些管理人员认为这些工作会增加工作量和难度，而不愿意投入足够的时间和资源。与此同时，一些管理人员要承担其他的工作职责，工作负担较重，无法投入足够的时间和精力来学习相关知识技能、推行数字化建设。［4］

总体而言，高校学生档案管理工作人员缺乏创新意识和创新能力，缺乏对大数据时代下高校学生档案数字化建设工作的深刻认识，对于数字化真正能带来的便利还没有切实的体会。如果档案管理工作人员没有接受过相关培训，就可能缺乏相关技能，例如对管理系统的操作、新设备的使用、电子档案的甄别与质检等。与传统管理模式相比，数字化建设对于业务能力的要求存在一定的区别，例如数字化工具的使用。如果学生档案管理工作人员不重视或不会使用这些工具，就可能导致数字化建设技能不过关，所以推进数字化建设需要工作人员去主动接受、学习来提高各种数字化技术所需要具备的能力。

五、高校学生档案数字化建设的可行性途径

在大数据时代背景下，高校学生档案数字化建设势在必行。面临推进过程中的各种困难，高校可以制定针对性的政策以及规章标准，给数字化建设工作指引方向；高校应当重视档案工作，加大资金投入，积极推进数字化建设平台建设；对档案管理工作人员进行数字化培训，不断提高工作人员的专业技能和综合素质。

（一）制定规章标准，使数字化建设更加规范

2021 年新修订的《中华人民共和国档案法》根据社会环境的不断变化和发展，增加了档案信息化建设的内容。自此，档案数字资源的安全保存和有效利用有了法律保障。国家鼓励推进电子档案管理信息系统建设的力度也有所加大，强调了电子档案的法律效力，规定了电子档案的相关事项。“十四五”全国档案事业发展规划以来，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，档案工作基本实现了数字转型。故学生档案的数字化建设在推进的同时，也需要有相关的标准来约束。在实践中，有些政策规章可能还没有跟上数字化建设的发展步伐，缺乏对数字化建设的具体要求和指导。

（二）加大对档案工作数字化的投入

档案工作的数字化建设势在必行。高校需要加大关注，增加对档案工作数字化的预算，以支持数字化技术的开发、数字化设备和软件的采购、数字化培训等。［5］数字化建设需要得到技术支持，包括数字化技术设备、软件和技术人员等。高校需要对档案管理工作人员开展数字化技术、数字化档案管理、数字化档案利用等方面的培训。只有工作人员的知识和技能得到提高，才可以更高效地开展工作、进行数字化建设。［6］

（三）提升工作人员的工作积极性和专业能力

高校可通过培训、宣传等方式进行讲解，使工作人员从心态上既意识到档案管理工作本身的重要性，也意识到新的时代下学生档案管理工作的数字化建设势在必行，应当积极对待工作。数字化的实现可以大大提高档案管理工作效率。

在专业能力上，高校可以为档案管理工作人员提供相关的数字化建设培训，包括数字化技术、档案管理、数据分析等方面的知识和技能，帮助他们掌握数字化建设的相关技能。在实际工作中，高校可以通过督促帮助档案管理工作人员提高数字化建设业务能力，比如及时发现问题、给予反馈和指导、鼓励创新等。随着科技的不断发展，引入新技术可以帮助档案管理工作人员提高数字化建设业务能力，比如引入数字化扫描仪、数字化存储设备等，提高档案管理的效率和质量。高校通过表彰、奖励等方式，以激励档案管理工作人员不断提高自己的数字化建设水平。

五、结语

在大数据时代背景下，高校学生档案数字化建设工作的开展能够为高校学生的教育、培养和管理提供帮助，对实现档案资源的共享与整合、促进学校的发展和社会的稳定具有重要意义。因此，高校要从思想认识、制度建设和技术保障等方面加强对学生档案数字化建设工作的重视，采取科学合理的措施提升数字技术应用水平，并构建完善的数据安全保障体系，从而为学生档案数字化建设工作的顺利开展提供保障。