建筑工程档案管理存在的问题及处理措施探析

王体伟

汉中市南郑区建设工程服务和质量监督中心 陕西 汉中 723100

1 建筑工程做好档案管理工作的重要性

建筑工程档案管理工作指的是，建筑企业内部的档案部门针对工程项目进行的涉及全部相关文件的整理归纳与签字盖章等归档处理工作，不仅涉及建筑工程竣工后的验收文件与竣工图，还涉及准备阶段与建筑过程的施工文件，具体来讲，就是将整个工程项目从报批到竣工这一整个过程以书面的形式记录下来。项目施工进程具有周期长、流程复杂、涉及范围广泛等特点，若在这一过程中没有做好详尽的记录工作，后续工作的开展就会变得杂乱无章，建筑工程的质量水平也就无法得到保证。建筑施工过程中会产生大量的资料信息，这些资料信息能够直观地反映出项目工程的施工质量是否过关、施工流程是否合规、施工进度是否符合预期、经济效益是否符合预期，对建筑企业来说，做好针对这些资料信息的收集整理与管理工作，能够有效提高项目工程的质量与企业内部管理水平。

2 建筑工程档案管理工作的实际作用

2.1 在验收角度

当前阶段，我国对建筑工程质量验收有着明确的标准，其中分部分项工程技术资料合格便是验收的重要标准之一，若是档案资料的真实性与完整性不足，就会导致工程验收无法通过。

2.2 在监督角度

建筑工程往往具有周期较长、流程复杂等特点，而且每道施工工序环环相扣，只有前一道工序合格才能开展下一道工序，这就要求整个施工过程与验收过程的每一个环节都要有对应的记录档案，以此保证建筑施工过程的科学性与合理性[1]。

3 建筑工程档案管理工作中存在的问题

3.1 部分工作人员档案意识薄弱

建筑工程档案资料往往具有内容复杂、总量较大的特点，部分建筑企业内不负责档案管理工作的工作人员档案意识较为薄弱，缺乏足够的专业知识储备与管理能力，没有尽快将档案整理好并发现其中的问题所在，而是仅仅关注重要环节相关档案，这就容易导致很多档案资料上的内容被“忽视”了，这种情况不仅会导致建筑工程档案资料利用率不足，还会为工程档案资料的完整性带来负面影响，无法为后续监督工作与审查工作提供充足的参考依据，影响后续工作的正常开展。

3.2 对档案管理工作重视程度不足

部分建筑企业内部高层对档案管理工作的重要性与实际意义认知不足，没有在企业内部构建健全的档案资料管理制度体系，这就导致企业内部的管理人员与工作人员对档案资料管理工作重视程度不足，将更多的精力都放在了其他工作中；也有部分建筑企业管理者认为档案管理工作这种无法直接带来经济收益的工作是“可有可无”的，应当将更多的精力放在能为企业带来更多经济效益的工作上，这种情况就会导致其企业内部开展的档案资料管理工作流于表面，无法真正发挥其实际作用与职能；部分建筑企业管理者虽然明白档案管理工作的重要性与实际意义，但是其本身缺乏相应的专业知识储备或实际工作能力，无法构建科学合理的档案管理制度体系[2]。

3.3 档案管理质量水平仍有提高空间

部分建筑企业负责档案管理工作的工作人员并不是管理专业出身，其本身不具备足够的专业知识储备与实际管理能力，对档案管理工作的认知程度有待提高，其开展的档案管理工作往往只是整理整理文件，做做记录这种浮于表面的档案管理工作。也有部分企业内部负责档案管理工作的工作人员都是刚从高校毕业不久的年轻人，这些年轻人并没有到过生产第一线，因此对工程档案资料的认识不够全面，没有在大量的档案资料中发现问题并探寻解决问题方法的能力，只能够按照企业内部相关制度体系开展工作。

3.4 档案管理效率仍有提升空间

部分建筑企业在开展档案管理相关工作时将档案资料的数量作为衡量其工作质量的重要指标，但是对档案资料的审核工作相对宽松，没有保证档案资料内容本身的专业性与真实性，这就导致档案资料的归档工作任务量较大，收录的档案资料中夹杂着大量没有实际意义或不准确的资料，长此以往，会影响建筑企业后续的档案资料调用，进而影响档案管理工作的整体质量。而且当前大多数建筑企业是依靠纸质档案资料开展相关管理工作的，在整理、审核、保存、查阅等阶段都需要浪费大量的时间，且纸质档案资料的管理成本与保管难度都较高。

4 完善建筑工程档案管理工作的措施建议

4.1 完善相关制度体系

完备的制度政策是相关工作人员科学开展档案管理工作的重要依据，也是保证档案管理工作能够高效开展的重要前提[3]。因此，建筑企业内部负责档案管理工作的人员需要以发展的眼光看待问题，学习社会上的先进相关知识、吸收其他企业的相关工作经验，完善自身管理理念与管理能力，深化对档案管理工作的认识与理解，对企业现有的档案管理制度开展改进工作，规范企业内部档案管理工作的流程，为具体工作人员指明工作方向，明晰每一位相关工作人员的具体职责，避免出现因工作失误而互相推诿责任的情况产生。建筑企业管理者需要完善绩效考核制度，将档案管理具体工作人员的工作态度、工作质量与其薪资待遇挂钩，以此促进其完善自身专业知识储备与实际工作能力，强化其工作积极性与自主能动意识。

4.2 优化档案管理人员配置

建筑工程档案管理工作与建筑企业内其他工作不同，具有一定的特殊性，而且建筑企业的施工项目往往不止一个，分散在城市各地，项目也都具有流程复杂、涉及面较广等特征，所要记录的数据与其他信息较多，这就对负责档案记录与管理工作的工作人员提出了更高的要求。因此建筑企业需要重视档案管理工作人员的选拔与任免工作，可以在企业内部工作人员中选拔，以此保证每一位档案管理工作人员都有过项目施工经验，确保其了解施工项目的具体情况与容易出现问题的地方，以此提高企业内部档案管理工作的质量与水平。建筑企业也可以优化招聘模式，具体来讲就是改变传统招聘模式中仅重视求职人员学历与工作履历的情况，将更多的注意力放在求职人员的专业知识储备、道德修养水平、对待工作的态度与实际工作能力上，针对优秀人才可以适当放宽条件，以此提高档案管理队伍的活力。

4.3 提高档案管理人员综合素养

建筑企业需要重视培养档案管理人员的综合素养，可以通过定期开展教育培训工作，或邀请行业内优秀人才来到公司开讲座等形式培养档案管理人员的综合素养，扩展其专业知识储备，强化其档案管理意识与实际工作能力，以此强化企业内部档案管理工作的质量水平。建筑企业也可以定期邀请各个项目的档案管理工作人员回到公司总部开展沟通交流会，引导档案管理人员分享自己的工作心得体会与总结的工作经验，以此促进企业内部不同的档案管理工作人员互相吸取经验互相学习，扩展其视野，完善其管理理念与管理能力，进而促进企业内部档案管理水平的整体提升[4]。

4.4 重视信息技术的合理运用

当前正处于信息时代，信息技术与互联网设备设施已经普遍应用于各行各业。建筑企业也应当结合实际情况与发展需求将信息技术合理应用于档案管理工作中，以此提高企业内部档案管理工作的效率与质量。企业内部档案管理人员可以依托信息技术搭建电子数据库与智能管理平台，将建筑工程档案以电子形式存放在电子数据库中，这样不仅能够节约纸质档案资料的制作与管理成本，还能让档案管理工作有更强的便利性，能够在一定程度上提高档案管理工作的效率。档案管理人员也可以将大数据技术融入智能管理平台中，让其具有分析数据提供处理建议和自动审查数据的能力，以此提高档案管理工作的科学性、精确性与完整性，降低出现工作失误的可能性。

建筑企业内部档案管理人员需要以发展的眼光看待问题，通过参加教育培训活动与自主学习不断提高自身合理运用信息技术开展相关工作的能力，在开展工作时依托电子数据库与智能管理平台开展档案资料的管理与调取工作，以此在减少工作量的同时提高工作效率。但是为确保档案资料的安全性，不应当完全放弃纸质档案资料这一工作形式。

4.5 完善档案资料产生流程

建筑企业需要督促档案管理人员完善档案资料产生流程，把握好每一个工作环节，以此提高企业档案资料管理工作的质量水平。档案管理工作人员需要在档案建立的过程中确保资料内容格式的同一性，同时将项目工程具体特点体现在项目竣工档案资料中，这样的工作模式不仅能够简化建筑工程档案资料整理和编辑难度、简化其流程，还能够保证档案资料符合当地档案管理部门和行政管理部门的相关规定。档案管理人员需要督促施工现场的领导与具体施工人员按照企业规定合理开展施工作业，避免出现建筑材料“先用后试”的情况产生，以此保证建筑工程的质量与流程的合理性。企业需要设置好档案管理人员的工作职能，要求其参与到档案资料产生并记录的这一流程中，以此确保档案资料的准确性与完整性。

4.6 引入精细化管理制度

建筑企业可以结合档案管理工作实际开展情况与发展需求，合理将精细化管理制度引入到档案管理工作中，具体来讲就是细分档案管理人员的职责，推动管理制度实现创新发展，充分发挥档案管理工作的职能与价值。建筑企业指派档案管理人员组成管理小组，为管理小组的每一位成员设置好具体的工作内容与职责，并定期对其开展考核工作，在日常工作流程中要体现出对每一位档案管理人员的信任与支持，以此激活其对企业的认同感与归属感，强化自身的责任意识与自主能动意识，有助于提高企业内部档案管理工作质量水平。

4.7 完善档案管理工作流程

建筑企业需要完善内部档案管理工作流程，做好统筹管理，因此需要重视开展监督管理工作。企业可以设置专门的监督小组，不定期对档案资料内容开展审查工作，确保档案资料内容的正确性、精确性与完整性，避免出现错误与遗漏。档案管理人员要及时将建筑项目产生的档案资料交由上级部门审查，得到上级部门领导的签字确认后进行二次审核，之后再进行归纳整理，以此避免出现失误。档案管理人员若发现档案资料中存在问题，需要明确标注并上报给负责领导，将相关档案资料加以复审，以此保证档案工作的质量水平[5]。

5 结束语

综上所述，建筑工程档案管理工作作为建筑企业内部管理工作的重要组成部分，能够发挥不可替代的实际作用，这就需要建筑企业内部相关管理者与工作人员不断提高管理理念与管理能力，强化自身管理意识与综合素养，优化企业内部档案管理制度体系，确保档案资料内容的完整性与精确性，针对档案管理流程中出现的问题要予以重视和及时的解决，以此提高档案管理工作的质量水平，提高建筑企业内部管理能力，助推企业在激烈的市场竞争中实现健康可持续发展。