高校档案工作高质量创新发展的转型思考

■刘淑妮

习近平总书记在党的二十大报告中指出，教育、科技、人才是全面建设社会主义现代化国家的基础性、战略性支撑。记录好、留存好、保管好、利用好高校档案资源，是构建国家整体性、基础性、战略性档案资源的重要组成部分。按照中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，面对新形势、新任务和新挑战，高校档案馆如何立足工作场景和自身的档案特点，抓住机遇直面挑战，提升高校档案治理能力，对于充分发挥好高校档案服务国家教育战略、立德树人等核心功能具有深远意义。 基于此，着眼于高校档案管理“四大体系”建设，从“收管存用”基本职能出发，精心拟制调研问卷（共计50 道题，选择+简答，涉及档案工作的方方面面），通过网络在线向全国C9、211 及高职类不同层次和水平的学校发出，共收回有效问卷54 份，对简答题并辅以电话二次访谈的方式，能够较为深入、真实、系统地厘清我国高校档案工作目前的管理现状、总体水平及制约其发展的关键因素，下面将多维度进行客观分析，以求探索新时代高校场景下档案工作转型发展的新路径，以期为营造良好的高校档案治理生态建言献策。

一、高校档案工作调研总体现状

目前，高校档案工作整体处于平稳发展、总体向好的态势。上级主管部门的联合执法检查、兄弟高校间的友好交流互鉴，很好地促进了高校档案工作整体水平的提升，尤其对一些高职类院校，明确和健全了档案分管领导及档案组织机构的建立，极大促进了档案馆（室）软硬件、基础设施的建设，有的学校甚至实现了档案工作从无到有的突破与进步。高校档案工作整体把牢了“坚持党对档案工作的领导，党管档案”的政治方向，基本确立了“档案集中统一管理、档案部门归口负责、全校各方面共同参与”的工作协同机制，但执行情况不一，如部门立卷制度，20%高校反馈优秀，72%良好，8%较差。并且随着信息网络技术的不断冲击与影响，高校档案人创新的理念、思维、工作方式等，还没完全跟上时代发展变化的步伐，能够适应新时代的复合型档案人才甚为缺乏。如今，传统纸质档案数字化已经进入常规、成熟的运行轨道，而对于电子文件的归档探索整体较为落后；馆藏资源结构不够多样化，满足于日常性档案收集的现象较为普遍，从而疏于特色档案的收集；“档案管理系统”建设更新较慢，不能很好地满足声像、人事、学生等各类电子文件的集成管理需求；档案主动服务意识不够，服务方式和内容较单一，与信息技术的融合应用性较差；《中华人民共和国档案法》的贯彻实施力度、落地成效还不显著，内部制度体系建设较为滞后，依法治档能力亟待提升。

二、高校档案管理存在的突出问题分析

（一）体制机制不健全，档案意识有待于进一步提升

调研反馈，高校档案工作主动融入学校的中心工作、大局的服务意识还较低，缺乏话语权，没有形成自上而下高度重视档案工作的良好氛围。一些高校档案工作因不受重视，人、财、物的配备与支撑不能满足现实工作需要和时代要求，人员普遍短缺，经费投入有限，档案馆室建设缺乏整体性、系统性、长远性的规划，纸质档案实体库房面积捉襟见肘，电子档案库房建设更是遥不可期，库房设备设施不能完全满足国家标准“十防”要求等。另外，档案工作缺乏顶层设计、总体战略规划部署，与学校其他业务工作同规划、同部署的协同性还不高，档案“信息孤岛”现象普遍存在，各业务系统电子文件在线归档机制不畅通。档案工作的激励机制、考核机制、学习机制等不是很健全，从而导致档案工作大网络的活力并没有完全激发出来，档案人员的职业认同感、使命感、责任感意识有待于进一步深化和增强。

（二）档案人员素养不能很好地满足新时代档案工作需求，档案队伍建设亟待提升

总体而言，档案馆人员学历水平整体较高：部分C9 高校有博士的引入，绝大多数高校硕士已占据主体，本科成为最低门槛。然而调研反馈，各校都不同程度存在缺编情况，尤以高职和三本院校比较突出。各部门兼职档案员变动比较频繁，不利于档案业务的开展。且随着档案工作数字化转型的逐渐深入，人员专业结构不合理、知识结构单一、档案信息化等高层次人才缺失成为典型问题。另外，档案工作人员仍存在思想僵化、固守经验主义现象，对档案工作目前所面临的严峻挑战和百年未有之机遇认识不深刻，缺乏自主深入系统学习的意识，日常接受高端培训学习的机会也比较少，单位人才培养机制也不健全，故而守正创新意识差，不能较好地满足新时代档案工作业务需求，一定程度上制约了高校档案事业的高质量创新发展。

（三）重要特色档案资源建设重视程度不够，实践管理水平不高

对于习近平总书记对档案工作的重要批示中所强调的红色档案、重大活动、突发事件、重大工程、重大科研项目、名人档案等重视程度和归集力度还不够，由于人力有限，此类档案的归集机制普遍不健全，前端介入、全程管理的主动服务思维意识不够，一般也无专人进行收集，而是分解在各类业务档案人员手里，常态化广泛收集机制并未建立，更多是集中性、阶段性、突击式收集，此类档案业务监督培训指导相对缺失，导致此类档案资源建设相对薄弱。另外对其管理仍处于初探期，即使已建立专题管理的高校，更多的是专题目录管理，极少数建立了专题数据库管理，经验总结、理论升华做的还不够，规范化、科学化、现代化管理的水平有待在实践中进一步提升。

（四）档案信息化、智慧化水平不高，影响制约了档案的服务水平和效能

“存量数字化、增量电子化”是体现档案信息化水平的主要因素。调研反馈，目前高校数字化率的分布情况（图1）：30%～70%居多，因受限于经费，整体偏低，多数是优先考虑查阅量较大的学籍档案，应急性强。在“增量电子化”开展方面，高校电子文件归档的主要内容及方式如图2 所示。因为电子签名和电子签章在高校仍处于探索使用之中，并未广泛性开展，真正实现原生电子文件归档的高校寥寥无几，行进在“示范性数字档案馆”探索的几所高校实现了OA、学籍系统、新闻网页等信息采集，有的给业务系统数据做了离线镜像备份。对于邮件、微信、微博、社交媒体的在线归档普遍未开展。因电子文件归档实践相对滞后，故绝大多数高校并未依据国家相关法规建立适应自身的《电子文件归档管理办法》，未建立清晰的整理规范及移交接收操作流程。在智慧化服务方面，照片、录音、录像档案基本未开展数据化，数据挖掘、知识推送、人工智能等技术并未在高校内真正得以应用。这些都严重制约了高校档案工作的服务质量和效能，影响高校档案现代化的进程。

图1 高校档案数字化率分布

图2 高校电子文件归档的主要内容及方式

（五）档案文化意识淡薄，开发和传播形式单一，文化育人功能发挥不充分

档案文化建设是提升档案部门社会地位的“软实力”。调研反馈，高校整体档案文化意识还不是很高，“重整理、轻开发”仍然存在，尤其在寻求档案工作和学校中心、重点工作结合点方面能力欠缺。档案校史编研力量薄弱，研究力量主要依赖于繁忙的档案业务人员以及少量的校史研究人员，善于借力、合作开发的意识和能力也明显不足。缺乏大众传播意识和网络移动意识，开发和传播形式较显单一，仅从每年“6·9”国际档案日的宣传形式来看，举办展览仍是主流，对于新型的诸如微博、微视频、微电影、广播电视片、大讲堂、网络专题片等探索创新利用意识和能力还不够，应用较少，很难满足和适应新时代受众的心理需求和多元口味。另外，在红色档案资源的梳理、摸底和规范化管理方面做的还不到位，档案资源的整合和开发能力也不足，文化精品产出较少，档案文化铸魂培根育人功能发挥不充分。

三、高校档案工作创新发展的实现路径探讨

（一）顺应新时代，树立档案工作新思维

思维决定认知，认知决定行为，行为决定结果。处于变革转型攻坚期的高校档案工作，在深度聚焦“四个好”“两个服务”目标要求时，应开阔和转变思维。

1.创新思维

如今档案工作的内外环境、工作对象、技术方法和社会需求都迅速在迭代变化，显然原有的档案管理理论、制度及工作机制已不合时宜，档案人需要在勤勉的理论学习和扎实的业务实践中不断探索能够适应新时代档案工作的新理论、新思维和新方法，从而不断开拓高校档案业务管理的新疆域、新境界和新地位。

2.前端介入和先行思维

摒弃档案工作是“末端”的传统思维，建立先行介入、前端控制的思维，使档案工作先于一步，提前谋划和思考，走在前面，抢占先机，在主动作为中赢得领导、师生、校友和社会对档案工作的重视和尊敬。如收集业务指导的主动前端介入，践行“文档一体化”思维；战略性考量做好档案信息安全的异质异地备份；围绕中心和大局，主动开展各类档案汇编，为领导决策、文化建设、学校事业发展提供有力的参考等。

3.“互联网+”档案思维

互联网正在引领和创新各行各业发展“新常态”，档案人要顺势而为，建立“互联网+档案”战略思维，善于利用网络开展在线收集、简化整理、线上业务指导和培训；利用新网络媒体宣传好档案工作、档案人和档案背后的故事；善用网络实现档案资源的整合、集成、共享和发布，让“一站式”档案服务更为深入；善于利用人工智能、数据挖掘、主动推动等信息技术推动档案的知识服务，从而让信息技术和网络为档案工作插上“飞翔”的翅膀。

4.合作、协同、联动思维

在破解档案工作中的各种难题时，档案部门要善于借势借力，以此扩大档案馆的力量、技术和智慧，在深化协作中提升档案服务效能，扩大档案社会影响力，达到共赢。在加强档案部门自身本领和能力的同时，积极打造档案基础业务“大协同”的工作矩阵：以全局思维、“以人民为中心”思维构建档案资源体系，通过系统搭建整体平台推进档案信息化建设进程，以跨馆、跨专业、跨区域等不同形式的项目合作促进档案资料的丰富、档案编研和科技创新，委托第三方档案专业服务机构来推动档案数字化、数据化、智慧化服务，与宣传部门、博物部门、校史中心、校友部等合作推动档案的开发与利用等。在主动中寻求支持者、援助者、后援者，不断扩大和渗透档案意识到学校、社会的各个方面和各个角落[1]。

（二）以档案治理现代化，引领和推动高校档案事业高质量发展

档案治理体系是推动档案工作走向依法治档的重要保障和必然要求，也是创新档案工作的现实需要，是“四个体系”之纲，高校档案馆应以大学治理为着力点和契合点，建立多元主体协同的档案治理理念，让高校档案治理走向法制化、网络化、智能化和精细化[2]。

1.健全档案管理、信息化体制机制

首先要坚持党对档案工作的领导，加强党建引领，促进党建和业务融和，强化和落实校党委和各基层党委的领导和主体档案工作责任制，构建档案工作协同治理大网络，将档案工作纳入学校和各基层单位的规划、计划及经费预算里，优化档案工作考核评价机制，建立定期或及时研究解决档案工作重点问题的常态化机制[2]。另外，新形势下档案工作更需胸怀“国之大者”，统筹谋划，做好顶层设计，上下贯通，并要跳出档案看档案，跳出学校审视档案工作，将档案工作置身于国家、社会和学校发展全局的角度去思考、部署和谋划。高校档案部门要加强与信息技术部门、保密部门、各业务部门间的工作协同，应积极主动为档案信息化建设不断向上发声、造势、找盟友，健全档案信息化管理制度，完善档案信息化的基础设施和条件，建立部门协同、区域协同、行业协同的多元主体共治的档案治理思维[3]。

2.完善档案法规制度体系

2008 年颁布实施的《高等学校档案管理办法》，是专门针对高校档案事业发展出台的指导性法规，随着时代的发展，一些条款已不合适宜，期待教育部和国家档案局能联合出台新规，相信此规指日可待。此外，对照国家层出不穷的普适性的各项法规、规章、行政性规范等，高校应立足业务实践，配套做好高校档案管理制度的“立改废”，尤其要加强电子文件、档案开放、新型社交档案、科研档案等方面的制度供给，保障制度体系完备、运行有效、内容科学，并充分利用“6·9”国际档案日等重要时间节点，利用各种宣传渠道和平台，积极做好以《档案法》为基础的各项法规的普法解读，建立依法治档的思维。

3.实施分级分层次的监督指导

业务指导监督是保障档案治理的“硬手段”，档案馆可针对各归档部门的业务内容、不同需求及轻重缓急等，实施分级分层次的分类治理和精准治理，尤其加强对永久性保存的红色档案、伟大复兴奋斗历史的新征程档案、机构发生变动、撤销、合并、资产转移等情形档案、重大活动和突发事件、重大建设工程、重大科研项目、校区域性特色档案等重点档案的监督管理，在谋全局时力求“抓重点解痛点，破难点疏堵点”。

4.运用现代化手段，探索档案治理智模式

随着区块链、人工智能、互联网等信息技术在档案工作中的纵深发展，努力将档案工作融入各项业务全流程，做好跟踪管理，利用科技手段逐步探索档案业务在线监督指导，利用数字监督倒逼档案业务流程的规范化，不断推动高校档案服务网络化、现代化和精细化，注重师生校友包括大众用户档案体验感的提升[1]。未来前端控制和在线监督指导必将成为高校档案馆的一项重要业务职能。

5.加强档案专业人才的治理，提升档案智力支撑

深化人才培养机制建设，在“党建+业务”的融合互促中，着力培养政治素养高、知识丰富、专业结构合理的创新型人才。定期举办和组织各种不同主题的档案学术交流活动、档案技能大赛、档案优秀成果、科技项目申报、学术成果评选等活动，一方面激发档案人才建立终身学习、持续追求自我提升的内驱力，另一方面为档案工作者不断创造锤炼、提升和展示的平台，加强对国家“三支人才”和省级档案专家智库人才的培养输出，不断激发档案人的自我认同感、使命感和责任感。

（三）强基固本，夯实档案资源体系建设

档案资源体系建设是档案工作的战略基础和核心。信息时代大背景下，档案资源建设的内涵不断被丰富和延展，《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案资源体系建设提出了新要求。

1.扩大立档单位范围，完善归档内容

在人力等各方面条件允许的情况下，树立“大档案观”和“大视角”，对全校立档单位尽可能做到“全覆盖”，所收集内容要全面反映各机构职能的面貌，尤其要关注机构职能发生变化、合并、撤销、新成立机构等情形下档案的监督管理，以及本单位所参与的合作性、与学校发展密切相关的其他档案材料，做好及时跟进，形成“前端控制，中端引导，后端严控”的全过程闭环管理。

2.加快档案资源的数字转型

逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，扎实稳步推进“存量数字化”，过渡期可要求归档单位将纸质和数字化的电子版一并进行归档移交。同时大力推进“增量电子化”，日常电子文件收集要注意载体和形式的多样性：照片、音视频、社交媒体、网页、邮件、业务系统数据等，对于新型的电子文件要勇于开展探索研究，加快提升档案数字资源占比。有条件的高校，积极申报省级或国家级数字档案馆，以数字档案建设为契机，尤其在信息化建设经费保障、顶层设计、规划引领等方面更要加强，以前端控制和全生命周期管理理论为指导，完善电子文件在线归档体制机制，强化业务系统全流程一体化数据归档的要求，逐步推进OA、学籍、采招、外事、科研等主要业务全流程线上管理，让业务系统对接逐渐成为电子文件归档的主导方式之一。

3.优化馆藏资源结构

尤其加强对更能反映学校改革发展和精神风貌的档案如重大活动、突发事件、脱贫攻坚、重大工程、重大科研项目、口述档案、名人档案、学生档案、党史教育等重点收集，结合实际建立相应专题目录或专题数据库管理。加大档案征集力度，健全档案价值鉴定和评估机制，逐步打造具有自身学校特色的馆藏资源体系，为深化档案资源的开发奠定基础。

4.加强档案资源质量管控

按照国家要求，全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，优化档案工作流程。强化业务监督指导常态化，以线上+线下、常规性和专题性、集中性和针对性、口头和书面等相结合的多元收集和指导方式，不断深化档案业务人员和归档部门间的了解、共情和协作，规范建档，提升高校资源建设的质量。深化档案馆内部全宗指南、大事记、检索工具、服务指南等的编制，提升内容管理水平。

5.拓展征集方式，保管好利用好红色档案

向内加强对馆藏红色档案资源的梳理，在加大红色档案资源的多元开发中进一步丰富资源；向外多举措加大档案征集力度，加强高校馆际协同、跨行业馆际、跨系统同系列红色档案资源的共享融合与集成，建立红色档案专题目录和数据库，强化对其进行规范化、系统化和标准化管理[4]。

（四）数字赋能，让档案信息服务更便捷、更高效、更智能、更开放

实施“大服务”战略，稳步做好“存量数字化，增量电子化”，协力推动数字档案馆建设，同时要深化网络利用服务，以现代信息技术为手段和依托，引领档案工作服务走向数字化、智慧化、网络化，大力提升利用者的满足感、获得感和幸福感。

1.建立健全档案开放工作制度和机制

档案馆应树立开放包容思维，健全档案开放审核机制，明确开放的条件、方式、范围和程序等，并积极将人工智能、知识图谱等技术融入档案的开放鉴定中，回应师生校友和社会大众关切，分期分批稳步推进档案的目录和全文开放审核，并通过网站或其他方式予以公布，使档案服务更加开放。

2.打造数字服务场景

利用信息识别技术，加强馆藏文书、科技、照片、音视频、实物等逐步数据化，让档案全文变为可识别的数据信息，在实现原始的多源异构档案信息整合的同时，积极探索数据挖掘、语义关联、知识图谱、用户画像等技术在深层次加工和服务方面的应用，对档案中的显性和隐性知识进行深度挖掘和组织，实现全文检索、主题编研、知识重组，构建既相互独立又相互关联的档案知识网络库[5]，以实现 “查一知多”的智慧化、集成化、知识化、个性化的服务，并可在服务中适当融入智能触发、感应和响应功能[2]。高校应紧跟时代之势，做好知识服务转型。

3.坚持“以师生校友、学校发展为中心”的服务理念

档案服务效能要好，除了借助信息手段之外，档案人练好“内功”亦同等重要。秉承服务学校“中心工作和大局”的方针，档案利用人员要尽可能对馆藏做到了然于胸，能精准把握用户的需求和信息之间的关联，练就应对各种各类查档服务的能力，不断优化服务机制，严格推行首问负责制和限时办结制。对于情况复杂紧急或系统性强的紧急查档，建立协同查档机制，急师生校友所急，切实将“我为师生校友办实事”落到实处[5]。

4.建立查档利用登记及追踪服务制度

对于典型性档案应用案例，主动全过程跟踪，建立“典型案例库”，为档案职能的充分发挥积聚宣传的生动素材。针对不同用户群体利用档案的数据分析情况，预见性地、用心地、主动地开展档案汇编工作，不断拓宽档案服务范围。

5.不断创新和优化服务方式

在窗口、邮箱、电话查档的同时，积极开展公众号预约、远程查档、馆际间协同查档等线上服务模式，创新档案服务形式，推进便捷、智能的“一站式”“互联网+”档案服务。简化档案利用流程，实现档案服务“一次办、简化办、马上办”，在主动服务中最大化激发档案对学校发展的“综合贡献力”[6]。

（五）以“大安全观”，全方位筑牢档案安全防线

档案安全是档案工作的生命线，应时刻绷紧档案安全之弦，不可有须臾之放松。

1.坚持底线思维

坚决贯彻好国家整体安全观，树立“安全第一”的思想，增强忧患意识，做到居安思危，严格落实档案安全工作责任制，健全档案安全相关管理制度，扎实做好档案安全风险隐患排查整治和评估，提升档案安全突发事件应急处置能力，健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系[4]。

2.加强档案馆库的建设与管理

馆库面积紧张是高校普遍面临的共性问题，有条件的可以按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》去申请馆舍，保障一定时期内档案工作的需要。加强档案安全设施的建设，完善档案库房内控制度，健全档案库房的日常管理和档案流动过程中安全监督管理，加强档案数字化服务外包的实时监管，着力实现档案安全管理精细化。

3.确保实体档案的安全管理

对出现破损、褪色、字迹扩散、霉变等实体档案要及时进行抢救性修复和保护，对需要倒带的胶片、磁带要定期进行倒带，以防粘连，对老旧的音视频及时进行数据化。积极利用国家档案保护与开发政策，争取档案最大化保护、开发、传承。

4.确保档案数据信息的绝对安全

大力提升档案信息化基础设施设备安全水平，健全档案网络、档案数字资源和档案信息系统的安全保密防护体系，实现系统和信息的可管可控。条件允许之下，可积极尝试区块链、人脸识别、指纹识别、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等先进信息技术的应用。

5.扎实做好档案数字资源的备份

完善备份机制，实现馆藏档案数字资源的完整备份，重要电子档案要做好完整、离线、多套、异地、异质的备份要求，积极探索加密存储、云存储、蓝光存储、数字缩微、数字胶片等数据备份的新途径，亦可在高校馆际间结盟，数据备份兄弟馆，并加强资源备份的全过程安全管控，有条件的高校可建设电子档案库房，以切实保障档案数字资源长期安全。

（六）强化编研和宣传的手段和形式，让档案“活起来”

习近平总书记对档案工作的重要批示和国家档案局关于《2022 年全国档案宣传工作要点》，都指明了档案开发及宣传的重要性。它是提升档案核心竞争力、塑造档案文化形象、扩大档案工作影响力的有效途径和手段，也是档案工作永恒的主题。

1.知家底，精心策划选题

档案馆是取之不竭的思想库，开发前首先对馆藏了然于胸，特别是本校品牌档案、红色档案、人物档案等要重点梳理，做到知根知底，如数家珍。然后“必须观大局、识大局”，紧密围绕学校中心、大局和各方面的实际需求，用敏锐的发现的眼光，秉承档案人的大局意识、文化意识，精心提前策划选题，可以是系统谋划的主题系列，可以是短平快迎合重要事件和节点的活动，也可以是主动推介送上领导案头的各类档案资政参考等。

2.因时制宜，积极创新档案开发的形式

开发形式一定程度上决定着传播力、影响力和实际效力，因此结合档案的形式特点及师生校友、社会大众的实际需求，选择“合事宜、合时宜”的档案开发形式，使传统媒体和新媒体融合并进，努力产出更多“立得住”多视角、多元化的文化精品，并注意同一开发产品衍生不同形式进行拓展、延伸传播，切实用好新媒体平台和可视化载体，营造档案宣传的强大氛围，同时形成“精心开发-文化产品-多元传播-丰富资源”的良性大循环。

3.秉承“大宣教”理念，善于合作开发

从内容挖掘上不拘泥于自身的馆藏，树立资源共享协同的意识，如可联合图书馆、博物馆、校外档案机构甚至社会机构等合作开发，资源互补和集成，形成更丰富、更广泛的资源合力。同理，在开发制作和宣传力量上，秉承“大宣传”理念，对内可以培养和组建馆内自身的制作宣传团队，对外善于和校内外专业机构合作：如联合校内博物馆、宣传、出版、信息部门合作开发宣传，亦可对外寻求电台、电视台、各大主流媒体的合作，实现内外联动，优势互补。

4.善于讲故事

结合主题以喜闻乐见的方式，利用档案引出故事，利用好高校外语学院和国际交流处的平台和资源，生动讲好新时代学校改革发展的故事，讲好红色故事，讲好中国故事，进而从故事中提炼思想和智慧，实现档案的再塑、增值和升华，更好地发挥档案在服务学校治理、传承红色基因、文明交流互鉴、文化育人等方面的独特作用。