医学高校应做好抗疫档案收集工作

刘转转 尚工琳 陈沛娜

近年来，医学高校及附属医院的师生、医护人员利用自己的专业优势积极投入疫情防控工作，为有效防控疫情、战胜疫情发挥了重要作用、作出了重要贡献。在疫情防控过程中形成的各种档案是医学高校抗疫工作的真实记录，也是医学高校档案资源的重要组成部分，对医学高校科学发展具有重要的资政价值。因此，医学高校档案部门要进一步增强大局意识、服务意识，坚持创新、主动作为，高质量做好疫情防控档案的收集工作。

一、建立疫情防控档案收集制度。一是明确归档范围。收集重点可大致分为以下几类：（1）政策指导性文件，包括上级部门和学校自身形成的文件。党中央及各级党委的通知规定是学校制定抗疫政策最基本的参考依据，这也是最基本的抗疫档案材料。学校根据上级文件结合本校实际制定的抗疫措施，是指导全校开展疫情防控活动的具体指导方案。这类档案具有很强的连续性、规范性、指导性，是构成抗疫档案最基础的部分。（2）学校师生参与疫情一线救治的档案。从组建医疗队伍到任务完成回归本地期间全程的文件和实物材料，包括个人请战书、全程照片、交通票据、签名防护服、日记、工作证、出入证等。（3）学生参与疫情防控流调及志愿服务档案。学校学生按照属地的统一安排和部署，以志愿者身份参与疫情防控工作所形成的文件和实物材料，包括志愿者学生名单、工作计划、工作照片等。（4）校友参与疫情防控档案。众多优秀校友在全国各地的工作岗位上参与疫情防控所形成的文件和实物材料。这类档案的收集要采取更加主动的方式，体现母校对他们的关心。除此之外，各级新闻媒体对本校师生、医护人员感人事迹的报道，上级部门、社会各界对学校集体及个人的表彰决定、感谢信件、奖状奖杯等也要收集。这部分档案体现了医学高校的专业精神和特色，也是校园文化的重要组成部分，对全校师生具有很好的教育和激励功能。二是强化部门协作。医学高校档案部门一般工作人员较少，疫情防控档案门类众多，需要各部门分工合作、共同收集。档案部门要发挥好统一协调能力，第一时间与学校疫情防控指挥部取得联系，并根据指挥部的分工及部门设置进行对接，确定指挥部各部门兼职档案员，明确归档范围及归档时间。要加强与学校各部门的沟通与合作，尽可能全面地收集抗击疫情的全过程档案。三是建立兼职档案员队伍。学校每个部门及附属医院都要确定至少一名兼职档案员，负责本部门的疫情防控档案的收集及初步整理工作。要明确部门兼职档案员职责，并进行定期培训。提高兼职档案员的业务能力，是做好档案收集工作的基础和起点，也是档案收集质量和数量的最基本保障。

二、确定疫情防控档案收集原则。一是全面性原则。疫情防控收集的档案越完整、全面，越能真实再现疫情防控全过程，给学校留下宝贵的精神财富。内容要全面，除常规的档案文件外，还要重点收集全校师生及工作人员参与抗疫的全过程档案；渠道要全面，除上级单位及学校产生的官方档案外，还要注重个人渠道和媒体报道档案的收集；载体要全面，除了纸质载体外，还要注重照片、视频、实物等其他形式载体，这样更能直观、立体、详细地记录疫情防控的全过程。二是真实性原则。档案是在历史活动中形成的真实历史记录。疫情防控是关乎人民群众生命安全的重大公共安全事件，态度必须要认真且严谨，档案收集过程一定要保证来源可靠、内容真实，否则将会带来恶劣的社会影响。档案管理人员要做好前端控制工作，从源头上把关，确保档案的真实性。对收集后的档案及时进行真伪的鉴定工作，确保收集进馆的档案真实可靠。三是及时性原则。由于医學高校的疫情防控部门一般都是临时成立的，工作地点不固定，工作人员一般也都是兼职，这就容易导致档案材料存放于工作人员所在部门或者个人手中，如果不及时收集，很容易造成档案存放混乱或遗失，造成档案收集的不完整。再有，疫情防控是一项持续性工作，产生的档案数量大、种类多、载体多样，不能像其他档案一样一年一归档，应及时归档，保证档案材料的真实和完整。

三、创新疫情防控档案收集的方式方法。一是激发兼职档案员的主观能动性。众人拾柴火焰高，仅凭档案馆工作人员的力量是远远不够的，由于医学高校二级单位众多，档案馆无法凭自己的力量全面掌握全校的抗疫情况。兼职档案员要了解自己所在部门的抗疫过程，能更好地完成抗疫档案的收集工作。对兼职档案员的工作，要给予理解、帮助，要予以肯定、鼓励，千方百计地调动好他们的积极性。二是变被动收集为主动收集。要改变以往的坐等上门的被动收集方式，定期和疫情防控办公室联系，跟踪工作进展，及时收集档案。要主动联系抗疫一线的医护人员及其家属，做好口述档案及实物档案的收集。三是借助各种媒体力量征集。要充分利用学校的官方网站 、微信、抖音、微博等网络媒体进行抗疫档案的征集。面向社会各界，通过新闻媒体征集反映学校师生在疫情防控过程中的各种档案，并接受档案的捐赠。

四、做好抗疫档案资源开发利用工作。“存”和“用”是档案收集的目的，做好档案资源的开发利用，才能让疫情防控档案真正“活”起来，起到教育当代、资政未来的作用。一是创办疫情防控名人档案展。医学高校的档案馆不仅是档案安全保管、利用服务中心，还肩负着向全校师生提供文化服务的职责。举办抗疫名人展，有助于提高全校师生的爱国热情，推动新时代的校园文化建设，形成全社会尊医重卫的浓厚氛围。二是将抗疫事迹融入学校思政课程。学校师生参与的抗疫斗争蕴含着丰富的教学资源，是思政课程珍贵的教学内容。将抗疫故事与思政课程相结合，是紧扣主题的教学策略，能够有效提升思政课程的内涵和深度，推动思政课程的内容创新。此外，还可以邀请抗疫英雄走进校园、走进教室，让学生现场聆听英雄事迹，感受英雄的家国情怀。

注：该选题列入河北省档案局科技项目计划（2021-R-07）基金项目。

（作者单位：河北医科大学  ）