论档案利用体系现代化的内涵与工作原则

何辉平

摘 要：档案利用体系现代化的内涵包括九大方面：档案利用服务提供者的“现代化”、档案利用服务理念先进、档案利用服務制度和规则完善、档案利用服务范围广、档案利用手段和服务方式便捷、档案利用服务水平高、档案利用服务能力强、档案开放力度大共享程度高以及档案资源开发力度大。档案利用体系现代化必须坚持依法依规用档、深化改革创新、安全底线、服务于中国式现代化四大工作原则。本文通过探讨档案利用体系现代化的内涵和工作原则，希望可以为中国特色档案事业现代化理论体系的构建贡献微薄力量。

关键词：档案利用体系；现代化；内涵；工作原则

档案利用体系现代化是档案事业现代化的重要组成部分。利用体系是档案事业四大体系之一，与资源体系、安全体系和治理体系并列，彰显了其不可或缺的重要地位。

一、档案利用体系现代化的内涵

档案利用体系指的是在档案利用工作中所涉及的各方面、各环节、各层级的关系总和，包括档案利用服务的提供者、档案利用服务理念、档案利用服务制度和规则、档案利用服务范围、档案利用手段和服务方式、档案利用服务水平、档案利用服务能力、档案开放力度、档案共享程度和档案资源开发力度等各种关系。笔者将从九个方面分析档案利用体系现代化的内涵。

1.档案利用服务提供者的“现代化”

档案利用服务提供者即档案馆从事档案利用服务的工作人员。“人”如何实现“现代化”？笔者认为，档案利用服务提供者自身的业务素质过硬，业务能力精湛，与时俱进，紧跟时代和社会发展的步伐，能满足时代和社会的需要，及时吸收并掌握新知识、新技术和新技能，做到与时代和社会同步，这就是“现代化”。

为了实现档案利用服务提供者的“现代化”，必须着力加强档案利用服务队伍建设，可通过开办档案利用服务人员职业能力提升研修班、学习沙龙以及组织档案工作者到国内外学习调研并借鉴行业的最新工作经验，不断提高档案利用服务人员的工作水平。

2.档案利用服务理念先进

理念和思想是指导实践的，先进的理念和思想可以提升工作格局的高度。“以人民为中心”的档案服务理念既先进又接地气。“以人民为中心”，即档案利用服务提供者的所思、所想、所行需照顾到人民群众的需要，践行全心全意为人民服务的宗旨，真正做到以民为本。要主动想群众之所想、急群众之所急、解群众之所难，及时解决人民群众急难愁盼问题。这样的档案服务理念深入人心之后，档案利用服务水平会产生质的飞跃。“以人民为中心”的档案服务理念有哪些具体表现呢？例如，各级各类档案馆向社会公众延长开放时间，乃至全年向公众开放，简化档案利用手续，尽量让利用者“只跑一次”等。

作为一项服务事业，还应该建立“需求导向型”的档案利用服务理念。在合法合规的前提下，档案利用服务提供者应努力满足利用者对档案的使用需求。

3.档案利用服务制度和规则完善

各级各类档案馆应当不断完善档案利用服务制度和规则，积极为档案的利用创造条件，努力简化手续，为利用者提供便利。档案利用服务工作的规章制度必须与时俱进，不断修订、完善并发布，以便更好地适应实际工作的需要。

4.档案利用服务范围广

档案利用服务范围广包含两层意思：一是服务对象范围广，二是提供利用的档案范围广。服务对象范围广，指的是档案利用服务的受益群体数量大，涵盖不同职业、不同年龄、不同政治面貌的各类人群；提供利用的档案范围广，指的是可供利用的档案门类多且广泛。

5.档案利用手段和服务方式便捷

档案利用手段和档案利用服务方式是不同的概念，档案利用手段类似于档案利用形式。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条，档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。因此，档案利用有查阅、复制和摘录三种形式。档案利用服务方式可粗略分为线上、线下两种。线上服务方式可以继续细分为多种不同的线上服务方式，如通过邮箱、系统或平台，线下服务方式一般就是指到馆（现场）接受服务。要做到档案利用手段和服务方式便捷，就要求档案利用服务提供者在保障信息安全的前提下，尽可能精简利用者的申请手续，使利用者尽量少跑路就是最大的便捷。如果确需到馆才能利用档案，则尽量做到使利用者只跑一次。例如，推进互联网和移动端实现档案查询、档案目录和全文在线查阅以及提交档案利用申请并获得档案远程利用服务的功能等，有条件的档案馆可以将档案查询利用服务融入区域内“一网通办”服务体系，推动档案查询利用服务延伸到村、社区基层一线，促进档案服务均等化。档案利用手段和服务方式便捷是大势所趋，也是档案利用体系现代化必然包含的内容。在此基础上，各级各类档案馆还应当不断创新服务方式。

6.档案利用服务水平高

在先进的档案利用服务理念指导下，依靠“现代化”的档案利用服务提供者，通过持续优化档案利用环境，强化服务功能等措施，可实现档案利用服务水平的大幅度提升。档案利用服务水平高的具体表现：第一，对于利用者的需求，能精准、快速地查找到所需档案材料，查对了、找准了且没有遗漏；第二，提高利用服务效率，尽可能地减少利用者的等待时间，使利用者能在最短的时间内收到所需的档案复制件或数据信息；第三，从服务对象满意度的角度讲，服务对象满意度高，没有收到投诉等不良意见反馈，也是档案利用服务水平高的重要表现。

7.档案利用服务能力强

（1）档案资政服务能力强。能及时精准地为各级党委和政府决策提供参考，为国家机关制定法律法规、政策和开展有关问题研究提供支持和便利。

（2）档案公共服务能力强。能为各类活动、建设项目、突发事件的应对等提供档案数据信息的调度和支撑。

（3）档案助推科研能力强。能为科技攻关、产品研制提供积极支持。

（4）档案助力经济发展。例如，通过开发档案文化创意产品获取经济效益，并为经济政策和相关措施的制定和出台提供历史资料以做参考。

（5）档案服务文化教育能力强。包括档案服务于教学科研、人才培养和宣传教育等方面，如档案服务于学校的校史、院史和系史研究；支撑校史校情教育；以档案为依托，举办校史、校园文化讲座和分享交流活动，搭建校史文化传播平台；挖掘利用馆藏红色档案资源，服务学校党团教育活动；充分发挥档案中红色基因的育人价值，有机融入课堂教学和专业课程实践；举办档案展览，丰富校园文化育人空间；撰写档案故事推文，利用某信公众号等新媒体开展宣传教育等。在教育系统里面，档案利用工作主要是服务于立德树人的根本任务，服务于学校的中心工作，服务于广大师生员工。此外，也鼓励各级各类档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，传承中华优秀传统文化。

（6）档案服务地方发展。例如，以档案和校史为纽带，助力地方历史文化展陈馆、名人故居纪念馆和研学基地建设等。

8.档案开放力度大共享程度高

各层级、各门类的档案馆在确保档案涉及的各方人员、机构、团体乃至社会、国家的利益和安全不受侵犯的前提下，尽可能地实现更多的档案开放。为了实现档案开放和共享，必须建立和完善档案的开放和审核机制，实现档案开放审核工作法治化、规范化、常态化。档案开放的一个重要方面是档案解密，对于符合解密条件的涉密档案，要及时依法依规解密。对于已开放的档案，要及时和定期通过网站或其他方式向利用者公布开放的档案目录。

9.档案资源开发力度大

为了充分实现档案对国家和社会的价值，需要不断“开源”，即开发和挖掘档案资源。通过加大档案资源的开发力度，进入利用环节的档案会越来越多，从而更好地助推档案利用服务工作。此外，加大档案资源的开发，深入挖掘馆藏资源，也意味着可以拓宽档案资源利用的方式和用途。例如，努力统筹馆（室）藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕重要的时间节点、重大纪念活动，通过陈列展览、新媒体传播、编研出版、影视制作和公益讲座等方式，不断推出具有广泛影响力的档案文化精品，这是对档案资源的一种较为高级的利用。如果想再进一步，可以通过加强档案文化创意产品开发，探索产业化路径，助力经济发展，实现档案资源的高级利用。档案利用体系现代化，必然要加大档案资源开发力度，从而最大限度地实现档案的价值。

二、档案利用体系现代化的工作原则

上文对档案利用体系现代化的内涵展开剖析明确了努力的目标，档案利用体系现代化必须在正确的工作原则指引下开展，从而推动整个档案事业走向依法治理、走向开放、走向现代化。笔者将根据自己的理解把档案利用体系现代化的工作原则概括为四点。

1.档案利用体系现代化必须坚持依法依规用档

坚持在法治轨道上推进档案利用工作，不断提高档案利用工作法治化、规范化和科学化水平。档案利用工作的最高指南是2021年1月1日起正式实施的《中华人民共和国档案法》和2017年3月1日后重新修正的《中华人民共和国档案法实施办法》。在上述法律和行政法规的指引下，各地各单位可结合当地的实际情况制定地方性档案利用实施细则等。

2.档案利用体系现代化必须坚持深化改革创新

建设社会主义现代化强国除了需要奠定坚实的物质、技术基础之外，还要全面推进经济、政治、文化、社会、生态文明以及其他各方面建设。这就要求档案行业也要加强自身建设，实现高质量发展。为了实现档案利用体系的现代化和档案利用工作的高质量发展，必然要求档案相关部门不断深化改革和创新，才能适应新时代的发展步伐。在档案利用体系现代化的实现过程中，必须适应新时代发展步伐，突出创新引领，以改革精神推动档案利用实践、理论和制度全面创新，推动档案利用工作与新技术深度融合，为档案利用事业发展提供持久动力。

3.档案利用体系现代化必须坚持安全底线

中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中写道：“贯彻总体国家安全观，统筹发展和安全，坚持底线思维，强化风险防控，加强应急管理，压实安全责任，确保档案安全。”档案利用体系现代化的安全问题很重要的一点是在档案利用工作中确保档案信息的安全。不该提供利用的档案不予利用，对于可以提供利用的档案，须引导利用往安全可控的方向发展。具体原则包括：（1）利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定；（2）未经允许不得泄露档案材料中的个人隐私信息；（3）负责所借阅档案材料的完整、安全、保密；（4）不向他人提供查阅的档案信息；（5）不在档案上添加任何标记；（6）未经同意不摄制、复印档案材料，确因工作需要摘录档案信息的，经档案利用服务部门审核同意，方可摘录许可范围内的信息；（7）凡经档案利用服务部门审核同意复制档案的，在完成档案利用后，须对持有的档案复制件自行销毁；（8）未经同意不公开、公布档案信息、不在出版物中引用档案信息。在实际操作中，档案利用服务部门除了对利用者展开必要的口头提醒和教育之外，可以让利用者签订《档案利用保证书》，以约束利用者的行为。

与到馆利用档案相比，档案远程利用的安全问题应得到更多的重视。为了确保档案远程利用工作做到安全无虞，可以从以下方面努力：提高档案利用服务工作者的综合素质，加强档案远程利用所依托的软硬件建设，完善档案远程利用制度和技术，及时消除网络层面的威胁，补充和完善信息安全保障体系，从人防、物防、技防上全力构筑安全屏障，建设完备的“容灾”系统等。

4.档案利用体系现代化必须坚持服务于中国式现代化

档案利用体系现代化必须服务于中国式现代化这一中心任务，很重要的一点就是通过档案利用体系的现代化，促进发挥档案在中国式现代化各项事业中应有的作用。

三、结束语

档案利用体系现代化是中国特色档案事业现代化的重要内容，而中国特色档案事业现代化又是中国式现代化的重要组成部分。在明确了档案利用体系现代化的内涵和工作原则之后，档案利用体系现代化就有了努力的方向、目标和实现路径。笔者希望通过档案利用体系现代化的实现，开创与习近平新时代中国特色社会主义事业相适应的档案利用工作新局面，为建设档案强国奠定坚实的基础。

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（作者单位：中山大学档案馆）