浅析档案统计在档案管理中的作用

许长春

摘 要：档案统计工作的开展，能够统计整个单位档案数量、种类等多方面，获取相关档案数据并对其科学分析，以整理和归纳等方式，直观呈现出档案总体情况，发现档案相关工作规律，进而提高档案管理的质量和效率。文章分析了当前档案统计在档案管理中的作用，结合目前档案管理中档案统计工作现状，探究了发挥档案统计在档案管理中重要作用的措施，希望能够对相关工作提供一定帮助。

关键词：档案管理；档案统计；重要作用

引言

社会的发展和进步，使得不同类型单位规模不断扩大，随之而来的则是档案内容的不断丰富。省体育训练中心档案规模不断扩大，促使档案管理质量和效率的提升。在科学技术的不断发展完善下，档案管理信息化逐渐发展，虽然为档案管理提供了新的方法，但同时也加大了档案管理的难度，而做好档案统计工作，能够有效化繁为简，使相关人员直观了解档案情况，进而提高档案管理的整体水平，发挥档案统计工作的作用。

一、档案统计在档案管理中的作用

1.提升档案管理认知

思想认识影响行为动作，在档案管理工作中，档案统计工作影响着工作人员的整体认知，要想提高其对档案管理的认识，使其意识到档案统计的重要性至关重要。相关法律法规明确指出，档案是文字、图表等相关历史信息的重要记录，于国家建设和社会发展均具有重要价值。所以，只有充分意识到档案的重要性，充分利用档案数据信息，优化档案统计，才能使其持续发挥历史价值，发挥其保存管理的意义。

2.全面反映档案情况

档案统计能够辅助档案管理工作，全面反映档案各方面情况，包括档案种类、数量、实时更新变动情况等。通过科学的档案统计，可以更好地了解档案当前的管理情况，并分析其中存在的问题等，代替以往仅依靠客观印象或个人经验，分析评估档案的各种情况，保证对档案开展科学、有效的规划管理，使得档案管理工作在更具科学依据的条件下高质量开展。

3.优化档案管理流程

档案统计能够有效帮助工作人员在档案管理过程中及时发现问题和隐患，找出管理漏洞，并以此为依据，多次利用档案等。通过档案统计，既能够找到档案安全风险或重复存储等不良问题，又能够及时找到高价值的档案材料，优化档案流转管理，促进档案资源的交流共享，不断以此为基础，优化档案管理流程，使得档案管理质量和效率不断提高。

4.完善档案管理决策

在档案管理过程中，档案管理决策是重要基础，是对档案进一步优化管理的前提，其高效开展与档案统计有着密切联系。通过档案统计分析，能够有效判断不同档案之间的共同点和差异性，科学分级管理档案，从安全保护、利用情况和更新程度等方面展开分类分级，并制定有效可行的档案分类依据。不仅如此，档案统计还能够有效反映出档案管理過程中存在的安全隐患问题，找到管理盲点对其优化管理，辅助领导针对档案管理作出科学决策。

5.促进档案管理数字化

信息化时代，各种先进技术飞速发展，其中数字化技术发展迅速，数字化档案逐渐成为档案管理的重要趋势之一。通过档案统计工作，能够有效反映档案管理情况，分析档案存储信息，如档案的种类、数量和存储介质等，为之后的数字化档案管理建设奠定基础。同时，档案统计相关数据信息，还可有效存储至档案管理信息系统当中，促进数字化档案资源的管理、整合和分析，提高档案管理质量和利用效率，促进档案管理数字化推进。

二、档案管理中档案统计工作现状

1.观念有待更新

目前，单位档案管理中，档案统计工作观念较为落后是存在的根本性问题，导致档案统计往往出现资料不准确、不全面，无法充分反映档案信息的问题。在档案统计中，数据信息是根本，只有保证数据的准确性，才能确保后续管理工作高效开展，但由于缺少对档案统计工作的正确认识，不能充分意识到档案统计工作的重要作用，部分单位工作人员仅仅将档案统计工作流于表面，不认真对待数据统计分析等工作，导致档案管理中出现相关数据信息不够准确、不全面的问题，进而影响档案管理工作的顺利开展。

2.统计手段落后

当前，单位内部的档案统计工作，部分仍采用人工方式统计，不仅需要较多的人力、物力，还无法达到理想统计效果。尤其在现行的统计报表填报规范下，其范围更广、涉及指标更多，其中包括海量数据信息，数据对应关系又相对复杂，对于档案统计而言，需要处理大量报表，若是仍采用传统手工方式，不仅无法保障效率，还可能出现漏算、错算等问题，影响档案统计工作的时效性和精确度。同时，在落后的统计手段下，也无法深度分析和加工档案相关数据信息，无法提高统计工作质量。

3.分类分析不明确

在档案统计工作中，档案分类分析是其中的重要环节之一，尤其对分析档案资料的利用率有着十分重要的作用。但就目前单位实际档案统计工作开展情况来看，仍然缺少对档案的学术研究、查考等方面利用率的分析，分类分析仍然不够明确。在对资料统计分析的过程中，针对同一档案卷，其卷和件的保存时间相对较长，包括按照时间分类或案件类型分类开展档案统计，有档案保存时间相当之长的，也有档案直接丢失不健全的，导致档案统计工作分类分析不到位，档案管理较为混乱。

4.人员素质有待提升

目前，在单位的档案统计工作中，人员能力素质偏低是存在的普遍性问题。在档案统计和档案管理中，主要呈现为档案统计人员不固定，档案统计人员专业能力素质较低，甚至部分单位的档案统计为其他岗位的临时工作人员或兼职工作人员，缺少专业知识技能，对档案统计工作的质量和效率造成严重影响，影响相关工作开展的系统性和规范性。另外，还有的档案统计人员缺少责任意识，对档案统计工作认识不到位，不能充分发挥档案统计工作的优势作用，在工作开展的过程中，仍然沿用任务、数字等形式开展相关工作，不能对其中的数据展开详细分析，进而导致档案管理工作受到影响，不能发挥档案统计工作的重要作用。

三、发挥档案统计在档案管理中重要作用的措施

1.完善档案统计工作制度

为了使档案统计在档案管理中的优势作用充分发挥，完善档案统计工作制度是根本，能够有效为科学、有序地开展档案统计工作提供依据，为其提供规范明确的制度支持，约束工作人员档案统计工作行为，提高其对档案统计规范性的重视度，以制度规范操作行为，不断提高档案统计工作质量和效率。首先，在完善档案统计制度的过程中，应当健全单位的原始数据记录制度。对于档案管理和档案统计工作而言，原始数据记录具有重要的作用和意义，对原始数据记录制度加以完善，有利于统计档案在各操作流程中的利用情况，并记录在册或成表形式，以通过完善的数据信息保障档案统计工作高效开展。其次，应当完善档案统计人员分配制度，根据档案统计的实际工作需要，明确工作人员需求，以此为基础，做好人员的合理分配，避免出现岗位人员分配不合理、人员冗余或需求不匹配的问题，为档案统计工作的开展提供必要的人员支持。在此基础上，为优化人员管理，还应当完善档案统计责任制度和奖惩制度，增强工作人员责任意识，确保其在工作岗位上规范有序地完成统计工作。对于工作过程中出现违反规定的行为或由于个人原因造成单位严重损失的行为，予以相应的惩罚，以激励制度提高员工工作积极性等，不断提高档案统计工作质量。另外，还应完善档案统计监管制度，通过严格的监管制度落实，实时监督统计工作开展情况和人员操作行为，定期检查单位的档案统计工作情况，确保档案统计工作高质高效地完成。

2.合理规划档案统计内容

在档案统计内容中，主要包括对档案基本情况的统计，包括档案的进出变动、保管和使用、鉴定等基础性管理工作。同时，也包括对档案的分类统计工作，统计各类档案的数量及其使用情况、开发情况等，以科学的档案统计，整理出准确有效的档案信息。在此基础上，还应当合理规划档案的综合性统计，针对体育训练中心现存的档案数量情况，各类型档案种类、数量以及档案保存情况等展开综合性统计。以档案统计管理过程中基础的查阅人员、查阅时间等数据信息统计为例，其作为档案统计工作重点，档案统计人员应当充分保证其安全性和严密性，做好相关人员的登记记录，并严格根据档案的查阅时间、原因和归还日期等，做好档案内容归档，对于其中的重点档案更是要做好标注。此外，应当规范档案统计工作内容，如在档案管理工作开展中，应当确保档案统计人员严格按照相关制度规定，全面准确填写姓名、用途以及时间等相关信息，若是需要将档案借出，则更需要填写详细的档案用途，做好标注工作等，充分发挥其在档案管理中的跟踪监督作用。不仅如此，在档案统计规划管理中，还应当进一步结合单位的实际档案管理情况和档案管理需求等，科学规划档案统计工作内容，尽量在保证档案统计工作质量的基础上，简化统计内容，优化统计管理流程，以此提高档案统计质量和效率，促进档案管理整体优化。

3.优化档案统计分析工作

在档案统计工作中，统计分析是重要环节之一，分析结果直接关乎档案统计质量，影响档案管理工作开展效果。所以，在档案统计工作开展过程中，为发挥其作用，应当加强优化分析工作。首先，应当提高档案分析的真实性，明确制定分析方案，并根据分析结果，制定有针对性的发展状况图，以便于档案管理人员及时了解档案管理工作开展情况，为后续工作决策奠定基础。其次，应当提高档案分析的全面性，对目前档案管理工作中统计分析存在的不足展开分析，并有针对性的改进和完善，以此不断提高档案分析的整体质量和效率。在此基础上，还应当合理利用统计分析成果，以档案统计分析结果预测档案管理相关工作的可行性以及相关举措的适用性等，制定出更加完善的档案管理方案，提高分析结果的利用效率，进而提升档案管理整体水平。

4.强化统计台账和统计报表指标项目接轨

为进一步发挥档案统计在档案管理中的作用，优化档案统计工作，还需注重统计台账和统计报表指标项目间的对应性和衔接性。这就意味着相关单位档案部门应当根据档案报表标准指标体系，结合自身情况，建立科学、合理的统计台账，保证档案原始记录的全面性和准确性。在档案管理中，档案登记信息是档案统计报表制作完善的重要依据，而档案统计报表则是等级管理信息的重要汇总途径，能够整理、记录和编制各类档案信息等。所以，单位应当加强统计台账的健全和完善，并实行相应的约束策略，保证统计台账工作的完善性，确保档案管理中档案登记和建立的准确性和时效性，促进档案统计台账和档案统计报表项目的衔接配合，提高档案统计工作质量。

5.创新档案统计工作方法

当前，在开展档案统计工作的过程大多是采用计算机等设备设施，收集和存储档案信息的原始数据，并按照原本的设定情况，将数据信息转化为所需的不同形式，如图示、表格等多种类型，以供档案管理工作使用。这种信息化、现代化的统计技术手段，有利于提高档案统计的整体质量和效率，但由于该过程的便捷效果，往往使工作人员对档案信息自身的价值有所忽略，使档案统计无法充分发挥其价值。因此，在档案统计工作开展过程中，还应当结合自身实际条件，创新档案统计工作方案，准确判断档案信息价值，创新档案统计方法，如利用大数据技术，建立档案统计数据库，对单位档案开展集成化统计管理等，或者在统计过程中，可根据单位需求以直观的图表统计方式，将档案信息加以呈现，使得档案管理人员可以以此为参考，能够高效对比数据。此外，单位还应当充分合理利用现代科技技术，紧跟时代的脚步，运用电脑程序软件代替传统的纸质档案记录形式，不断创新和规范档案统计工作方法，为档案管理工作提供有力的数据信息支撑。

6.提升档案统计人员素质

档案统计工作本身精密性较高，操作性较强，并且其中包括诸多的档案信息和相关重要信息，对于工作人员的专业能力素质提出较高的要求。为了确保档案统计工作高质量开展，使其在档案管理中充分发挥优势作用，就必须不断提升档案统计人员的综合素质，发挥其主体作用。对此，单位应当结合工作开展情况，根据档案统计工作需要及工作人员基本情况、岗位职责等，对统计人员开展知识能力培训工作，如丰富其统计、数字编码等方面的知识，提高其系统操作技能等，确保档案统计人员在明确自身职责承担工作责任的同时，不断提高专业能力素质。其次，还需强化人员考核和选用，尽量招聘专业人才，考核人才的综合能力素质，尤其考核其职业道德和专业技能等，并在岗前培训过程中，增强其责任意识和法律意识。另外，强化档案统计队伍建设应当是单位的长期工作要点，注意人才选拔，强化校企合作等，不断向单位内部输送更多的专业档案统計人才，以此不断提高档案统计质量，提高档案管理整体水平。

四、结论

综上所述，档案统计是档案管理中的重要环节之一，其在档案管理中发挥重要作用，能够有效规范创新档案管理过程，为其提供重要的数据信息参考依据。由于当前单位内部档案统计工作开展仍存在观念认识不当、分类分析不合理以及人员素质较低等问题，为了充分发挥档案统计在档案管理中的作用，突出其工作优势，还应当进一步完善档案统计工作制度、合理规划档案统计内容、优化档案统计分析工作、创新档案统计工作方法以及提升档案统计人员素质等，进一步提高档案统计水平，促进档案管理优化。

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（作者单位：山东省体育训练中心）