突发重大公共卫生事件期间定点医院临时访客管理系统的研发与应用

赵卫康，温利军（通信作者），万振

天津市海河医院 （天津 300350）

突发重大公共卫生事件期间，按照医院感染防控等级要求，定点医院应严格实施闭环管理与分区管理，主要作用为隔绝各个区域工作人员，切断传播途径，减少医院感染的发生[1]，当出现医院感染情况后，可设置明确的排查规则，实现快速排查，提升排查效率[2-3]。

院区外对院区内的后勤保障补给非常重要。基础设施突发故障紧急维修维护、新增设备设施安装调试、紧急现场会议等均需各类人员临时紧急进入院内[5-6]。临时访客不属于常规工作人员，无法按照既定的主体入院流程进行甄别，且人员类型不一，流调标准也不相同，这为定点医院安全把控带来巨大挑战。

天津市海河医院为天津市公共卫生应急救治定点医院，突发重大公共卫生事件期间，对临时访客有非常严格的审批要求。基于此，本研究以上线运行多年且功能拓展较为丰富的协同办公（office automation，OA）系统为依托，研发轻量化的专用临时访客入院管理系统，以精准审核临时访客，降低院内感染发生风险。同时，以信息化推动管理流程再造，提升行政管理部门的工作效率，优化审批流程[4]。

1 突发重大公共卫生事件期间定点医院临时访客管理相关情况

1.1 原临时访客审批流程

突发重大公共卫生事件期间，定点医院须实施闭环管理，但难以避免临时访客入院，因此，需加强对此类人员的入院管理。原临时访客审批流程如下：提前提交流行病学调查表（以下简称流调表），待流调表审核通过后，先由被访问科室提交纸质入院申请表至感染控制部门签字确认，后提交至保卫科，保卫科统计入院人员名单并转交至门岗，由门岗人工核对入院人员信息无误后放行。因临时入院人员申请时间不一，故保卫科须在前1 天下午5‥00 前汇总第2 天入院申请通过人员纸质名单，后转交至门岗，门岗根据名单核实人员身份后确定是否放行。可见，原审批流程主要通过纸质材料传递信息及电话联系实现[7-9]。

1.2 存在问题

原临时访客审批流程实施过程中存在以下问题：（1）因涉及审批部门较多，被访问科室、感染控制部门和保卫科之间未形成高效的联合审批流程，经常出现提交流调表后需被访科室反复询问感染控制部门是否通过，导致入院申请表提交滞后；（2）流程中只有流调表通过微信小程序实现了无纸化，入院申请表仍采用纸质表单流转，增加了保卫科统计工作的难度及工作量；（3）临时访客无法及时掌握入院审批进度，更无法了解当前审批的卡点，需反复询问被访科室或由被访科室主动告知审批结果，导致其被动等待，无法有效安排后续工作，同时，当审批中遇到问题无法入院时，被访科室需反复联系保卫科、感染控制部门协调，临时访客在门岗处形成聚集等候，不利于疫情防控；（4）只能通过查阅纸质记录的方式统计临时访客的数量与类型或查阅某位访客的进入信息，该方式较为烦琐，且手工操作存在记录错误的风险；（5）受经办人员更换、信息填写错误等的影响，纸质申请表流转过程中无法实现多个审批节点的高效联动，对侧枝流程和逆流程欠缺考虑，整体审批流程不顺畅，时常出现意外情况，严重降低了访客入院效率。原审批流程的总体表现为效率低下、审核质量不高，临时访客入院效率也较低，甚至影响院外对院内的紧急补给。

2 突发重大公共卫生事件期间临时访客管理系统的设计与实现

2.1 临时访客管理系统的流程设计

基于以上需求及闭环管理期间实际存在的问题，经与多部门协商后制定临时访客管理系统的临时访客入院审核流程（图1）。首先，为确保流调信息准确、有效，仍使用原微信小程序提交流调表，该方式可满足流调内容频繁变化的要求，避免反复编程调整。其次，针对临时访客入院做出如下调整：（1）系统生成统一固定的入院申请二维码，临时访客通过扫描该二维码提前完成个人信息（包括个人基本信息、来访目的、来访日期、被访科室、被访科室主管、被访科室电话等）填写并提交，此时临时访客入院申请流程启动；（2）访客内容填写完整后，首先流转至被访科室主管，由其完成身份信息、入院原因初审；（3）被访科室完成初审后，流转至医院流调管理部门（如预防科）完成流调信息审核，由其确认访客是否已完成流调，如未完成流调则由系统通知访客完成流调表填写，如已完成流调且内容及附件佐证合格，则通过审核；（4）流调管理部门审核通过后，流转至保卫科，保卫科审核通过后，生成临时访客列表便于保卫科批量核对；（5）在被访科室、流调管理部门和保卫科全部完成审核后，访客再次扫描入院申请二维码，此时手机生成入院通行二维码，该入院码支持保存至手机；（6）访客可随时通过扫描入院申请二维码查看入院审批进度，包括已完成审核部门、正在审核部门等，可随时联系相关部门督促审批；（7）访客持入院通行二维码来院，保卫科门岗扫码核对信息，放行，完成入院（保卫科门岗每次上岗前需使用工号登录手机扫码端，以确定现场放行人员）；（8）保卫科门岗每天下午5：00 对当日临时访客的入、出情况进行系统汇总，对于当日未离院的访客，拨打访客登记的联系方式，督促尽快离院；（9）每个申请及审批流程节点均可通过手机移动端实现，访客发起申请后，相关人员的手机端均会主动提示，便于第一时间接收信息并处理；（10）保卫科定期对临时访客的入、出情况进行汇总分析；（11）访客类型不同则审批流程不一，在遵循基础审批规则的前提下，根据不同的访客人员类型，可在OA 系统灵活设计与修改审批节点及流向，以及单审、双审、打回、提醒等审核规则，以应对不同的审批需求。

图1 临时访客入院审核流程

2.2 临时访客管理系统的技术实现

综合考虑多节点审批流、移动审批、自动消息提醒、智能统计分析、全流程追溯、部门及人员字典调用，以及开发的便捷性、网络安全和数据安全等因素[10-12]，决定在医院OA 系统的基础上，设计并实现轻量化临时访客管理系统。实现该系统主要涉及以下技术。（1）如图2 所示，制作入院申请二维码，此码为Web 网页指向链接，扫描后打开申请页面，访客完成个人信息、被访科室及来访原因等基本信息填写并提交申请，此时提交的申请信息写入OA 数据库，同步触发OA 的消息推送功能，向OA 预设节点审核人员推送消息[13]。该技术为整个技术方案中最关键的部分，在现有成熟OA 系统的基础上，增加网页嵌入功能，既满足扫码及信息灵活录入，又实现了新Web 页面与OA 系统的联动，并通过OA 系统现有的功能推送手机端消息，无须重新整体编程或引入新的系统模块，大大减少了工作量，且用户适应度较高。在信息填写界面，设置必填字段规则，对于身份证号、电话号码等设置长度、特殊数值判断等规则限制，对于最核心的被访科室及负责人等则采用申请页面直接调取OA 数据库的方式，以确保下一节点信息发送的准确性，保证审批流程顺畅。（2）基于OA 系统现有的流程编辑器，灵活完成审批规则的设置，进而完成审核流程流转，通过代码指向OA 系统人员、科室、角色等数据表，实现流程中被访科室、流调管理部门、保卫科3 个审核节点的流转，从信息传递层面实现了信息流的灵活编辑、自动传输，见图3。（3）生成访客入院通行二维码，访客信息审核通过后，生成21 位随机字符串，并通过代码将访客信息转换为二维码提供至访客手机，见图4。（4）访客按流程完成入院申请后，按预约日期持入院码到院，保卫科门岗扫码核对人员信息，此时程序访问数据库进行入院码真实性和实效性判断，如验证通过，访客正常入院，系统记录执行人和入院时间。（5）离院时，访客到达门岗后扫描提供的离院二维码，此时系统记录离院时间，同时本次入院码失效，数据库将该二维码设置为无效标识，见图5。此时，临时访客入、出院流程完成整体闭环，在数据库中，对申请、审批、入院、离院步骤，以及每个节点的执行人、执行时间均形成详细的数据表记录，形成完整的数据记录与闭环。

图2 入院登记二维码及临时访客扫码填写基本信息

图3 OA 系统流程编辑器灵活设置审批流程

图4 访客申请通过后生成入院二维码

图5 访客离院流程及二维码

3 临时访客管理系统的实际应用

基于我院OA 系统研发的临时访客管理系统上线后，实现了临时访客电子化申请、事先流调、多部门协同联审、来（离）院流程闭环管理、数据结构化可分析、可追溯、实时监管，亦搭建了智能化管理的基础平台。通过进入门岗、楼宇等关键点位时的访客二维码扫描操作，系统实现了临时访客院内流动的轨迹追踪，为医院控制院内感染预防管理及人员安全保卫管理提供了便利。该系统在我院上线后，共计实现360 余人次在闭环管理期间的临时来访申请，访客申请系统使用覆盖率达到100%，访客入院的平均办理时间由之前的3 min/人次降至0.5 min/人次，审批全流程各节点平均遗漏率由之前的2%降为0。

如图6 所示，可通过OA 系统根据时段、入院人员、单位、车辆、院内点位名称、相关审批部门及人员、停留时间、来院事宜、联系方式、放行人员等多个条件对临时访客的审批、入院、离院全流程节点记录及统计报表进行查询。除实现对临时访客的全流程管理外，这些数据亦可用于对医院决策的支持。例如可根据设备处来访维修人员的数量、频次及维修内容，估算院内设备维修对外部技术力量的需求度，进而可辅助分析外部公司的工程师是否有必要进行驻场服务等；还可根据实际申请的频率决定是否给予办理长期通行凭证等[14-15]。

图6 OA 访客审批及入（离）院记录统计报表

4 临时访客管理系统的功能延伸

根据国家卫健委发布的《全国医疗机构及其工作人员廉洁从业行动计划（2021—2024 年）》（国卫医函〔2021〕169 号）[16]要求，严禁未经事先备案的医药代表进入医疗机构开展相关业务活动。针对重大公共卫生事件期间研发的临时访客管理系统，与院长办公室、行风管理部门、医务管理部门、综合服务部门等多部门沟通后，将系统功能延伸至医药代表等特定人员来访登记申请的信息化管理。通过对现有程序功能的整合和升级，临时访客管理系统升级为特定人员来访审核登记系统，通过信息化手段规范管理医药代表在医疗机构内的活动，便于医院收集、汇总相关人员信息，实现多个审核部门的联合审批及基于通行码的全流程追溯，并由系统生成数据报表，有效提升行风管理等部门的工作效率。

2021 年9 月22 日，国家卫健委、中央政法委、中央网信办、最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部、国家中医药局等8 部门联合出台《关于推进医院安全秩序管理工作的指导意见》（国卫医发〔2021〕28 号）[4]，就推进医院安全秩序管理工作提出了指导意见，充分体现了当前阶段国内医院安全秩序管理工作的重要性、必要性和急迫性。而本研究临时访客管理系统亦协助医院保卫部门完成对院区外来人员的整体监管。

5 小结

信息化是现代化医院管理方式的发展趋势。信息化管理部门应灵活掌握系统功能及应用场景，提高系统整体利用率，并提升系统功能的精确性和全面性，从而为医院发展提供合理、有效、及时的技术支持。

重大公共卫生事件对定点医院人员管控和医院感染防控提出了严格要求，促进了信息化技术的应用及管理方式、流程的改善。本研究根据实际应用场景不断优化，打造了信息化技术辅助医院感染防控、院区安全、人员安全的诸多新管理模式，且经新冠病毒感染疫情防控期间实际应用证实科学、合理、实用、规则灵活可调。在未来常态化新冠病毒感染疫情防控形势下，这些历经严格考验的信息化成果可为公共卫生应急救治定点医院及普通综合医院提供科学、有效的管理方式[17-18]。