大数据背景下档案信息化管理的问题与对策研究

2023-11-11牛福厚

活力 2023年15期

牛福厚

（博兴县政务服务中心，滨州 256500）

引言

随着我国经济的高质量发展，档案管理的信息化程度也在不断提高，这与人们日益增加的对工作效率和工作精确度的需求相适应。因此，相关企业和事业单位应充分结合大数据技术，通过信息化建设对现行的档案管理方式进行进一步的创新升级，推动档案信息化管理的持续、平稳运行。

一、大数据背景下档案信息化管理存在的问题

（一）对档案信息化建设的认识不足

在大数据背景下，传统、老旧的人工操作方式已经无法适应现代信息量的增长速度，档案数据的来源更为多样化，也更为宽泛。然而，部分企业和事业单位的相关人员觉得档案信息化管理并不在主要业务范围内，因此不重视档案信息化管理，仅注重收集、梳理、保存档案资料，档案管理工作既单调又乏味，对相关的配置设施，如预算、人员、技术等方面的投入也较少，这制约了档案管理信息化建设的历程。同时，伴随我国档案管理的日益规范化，各单位档案管理部门的职责也更重，需要将原来的纸质档案和电子文档存档工作做好。但是，由于档案管理工作繁杂，在需要其他部门配合时往往无法获得满意的结果，档案管理工作的成效不佳。

（二）档案信息化管理不规范

由于缺少现代技术手段，传统的档案管理极易产生管理断层，而信息技术的运用可以实现资源的互通有无，推进传统档案管理各层级的无缝连接。但是，在实际推进过程中，部分单位的档案管理部门缺乏专业科学的、有针对性的、与实际工作需要相符的管理规则和章程，责任也没有落实到具体的工作岗位和实际人员，导致档案信息化的工作无法平稳、顺畅地进行。虽然《中华人民共和国档案法》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规已先后颁布，但具体实施的细节还需要进行进一步的优化。

（三）档案信息化管理平台建设不完善

借助信息化技术在大数据背景下的发展，建立档案信息化管理平台，完成档案数据的采集、录入、存储、查找工作，进一步赋能数据资源利用价值。但是，目前我国的档案信息化管理平台还没有形成完善的体系，如何不断提升档案管理平台的扩展性和兼容性，实现数据库的快速划分类别与存储、安全、快捷的完成资源的互通有无，以及海量数据的备份存储与还原等，皆需要在档案信息化管理平台建立中被着重研讨、处理。

（四）档案管理的安全性有待加强

在信息技术高效发展的今天，数据为很多行业的正常运行都提供了支持，为档案的信息化管理也提供了便利，海量信息随之产生，但同时带来了许多的隐患，其中最要紧的就是安全隐患。档案信息化管理是指通过对海量信息的综合规划，抽取其社会、资源的价值，一旦受到安全威胁，出现信息泄漏，将会带来非常严重的问题。因此，在大数据背景下，对机密文件、科研成果等的安全性的要求更为严格。然而，目前我国部分单位的档案管理部门对档案信息的安全保护意识还不够，工作人员的安全意识、档案管理存在的安全隐患作为制约档案管理信息化建设的关键因素不被重视，认为只要有系统安全防护就可以万事大吉，因此备份保护数据、多级预防措施、内外网的相互隔离等安全保障机制还需进一步完善。

（五）部分档案管理人员的信息化水平不高

传统的档案管理对工作人员最大的要求就是稳重、有耐性，能认真做好相关的工作，通常不要求具备较高的知识水平和文化水平。然而，借助于信息技术的进步，技术支持现已成为档案信息化的基础，传统的档案信息处理方式不能满足技术支持的需要，对档案管理工作人员的能力需求同样在不断地增加。为了更好地运用信息平台对档案进行高质量的管理，需要具备先进的信息技术、计算机设备和相关的信息软件应用能力。但是，受预算投入的限制，加上缺乏对档案管理人才的引进与培训，部分单位的档案管理人员学历不高，年龄偏大，信息管理水平低，无法深入挖掘数据，限制了档案信息化管理的发展。

二、大数据背景下档案信息化管理的优势

（一）档案信息共享

传统的档案管理模式实现信息共享较难，大数据背景使各单位的档案管理方式更加便捷，档案管理工作人员能够使用信息技术实现对各种档案信息的采集、归纳、录入、存储，给予各单位、各部门更便捷的工作条件，提质提效，节约了资源。另外，由于受到各种自然和非自然因素的影响，采用传统的档案管理模式容易造成档案的损坏或不完整，甚至危及档案的安全，使用信息技术进行档案管理降低了对文件存储环境的要求，同时还可以迅速地将文档进行备份保存，安全性也更有保障。

（二）提供海量数据

传统的档案管理工作常常面临着信息不多、信息采集困难等问题，而在大数据背景下，信息的全面化、针对化和开放化等特点使得档案信息来源丰富、海量，种类繁多，档案管理工作已不仅仅局限于对档案资源的采集与管理，而是基于大量信息的基础，发掘其可读性与潜力。与传统的管理方式相比，在大数据背景下的档案管理水平更高，存储和维持保护所需的费用更少。

（三）实现档案信息的有效查询

信息化技术也为新时代档案管理方式的改革升级创造了优越的条件，传统的档案管理工作主要是将纸质文档作为基础，通过人工来实现对信息的查询与收集，不但耗费时间，而且精确度也难以保障。基于数字化背景下生成的电子文档虽然没有实物形态，但其更注重档案信息的价值、档案的长期保存。在查询档案时，不仅可以迅速查找到重要信息，还可以为使用者提供检索、利用信息的功能，生动实现了档案的实用性能，同时又降低了搜索时所耗费的人力、时间，大大提升了各单位的工作效率。

（四）扩展档案管理系统

在大数据背景下，云计算技术应运而生，为了适应海量、种类繁多的档案信息管理需要，就必须对档案管理系统扩展。因此，档案信息化管理系统必须基于云计算来扩展，以实现对数据信息的存储、查找等。这不但可以大大减少档案管理维持保护所需的费用，同时也有助于提升档案的信息化管理能力，并根据使用者的需要设计、研发出具有针对性的办公板块，进而提升档案管理系统的应用价值，并能合理有效地处理档案管理工作中碰到的“疑难杂症”。

三、大数据背景下档案信息化管理的对策研究

（一）建立数字化档案信息资源库

伴随着信息技术的不断发展，档案管理的工作方式产生了巨大的转变，不仅实现了档案信息的精准化、可视化、动态化，以往的纸质文档也完成了数字化存档。因此，在这一背景下，各单位必须清楚地认识到在大数据时代，存在的数字信息覆盖率大、类型多样、价值度高等问题，强化自身档案信息的数字化建设是既迫切又必要的。在实际工作中，除了普通档案，还应该对文本化档案、录音录像档案等进行“可视化”信息收集，如锦旗、奖章、字画、纪念品等特别的实物档案，以更完全、更清楚地体现档案的特点。

在大数据时代，信息的来源和广度得以增加，使得信息体量增长飞快，各单位要提高信息的收集能力，拓宽信息的收集范围，除了要关注结果性数据，还应把信息系统的硬件配置、操作者资料等也列入收集范畴，实现对其方式和价值的鉴别。各单位在广泛收集档案的基础上，应建设相应的档案管理内容规范，及时掌握档案信息在大数据环境下进一步开发使用的情况，并准确指导档案信息的使用。

（二）提高备份意识

近年来，在大数据背景下，利用大数据技术对大量的档案信息进行专业的管理引起了社会各界的关注。目前，在我国许多区域都创办了大数据科技园，这些园区的创办对于实现庞大数据的量化管理来说是极为有益的，但是如果出现了大量的数据遗失，那么就会造成很严重的损失。因此，做好备份工作非常重要。现在的网络安全问题已经成了社会各界都非常关注的一个重要的问题，信息化管理的档案在出现网络安全问题时极容易造成大量的信息遗失，所以提高备份意识、备份档案信息是非常重要的。

（三）健全档案管理制度

2020 年修订的《中华人民共和国档案法》新增了档案信息化建设与监督检查两个章节，其中第五章“档案信息化建设”提出了我国档案信息化建设的基本思路，并回答了档案信息化建设主体、档案信息化建设的重点和法律效力等问题。规范管理对于档案信息化建设是极为重要的，但是绝不能过度管控，因此在档案管理的整体制度的设计上要更重视档案信息化发展的需求，使之能更好地适应各企业和事业单位信息服务的多元化需求，提升档案管理水平。

在大数据背景下，以档案管理的顶层设计为根本，参照相关部门颁布的法律法规，对各种网络、设施、管理权限等，创建基于各企业和事业单位档案特点的风险预防机制，创造优良的管理防护环境，提升档案管理人员的安全意识。

企业和事业单位应健全业绩考评制度，改变以往的粗疏的考评模式，向精细化考评模式过渡，利用大数据理念细化各工作流程的职责，采取目标评估的方法，把自变量与因变量结合起来，对档案管理行为进行制度的管束和量化的考评，确保人事档案管理制度平稳有序运行。

（四）搭建信息化平台

在大数据时代，档案信息的种类、数量极多，且相对分散。因此，建立一个以数字档案资源为依托的一体化信息服务平台，可以为使用者带来高效的信息查询服务和全方位的管理服务，以满足不同类型的档案信息组织方式。数字化平台是电子信息和传统纸质信息之间的纽带，可实现差异化的信息查询、检索、订阅等功能，还可以构建双向反馈体系，实现管理者和使用者在信息服务平台上的沟通和交流，及时地反映出平台工作中出现的问题及使用者的使用体验和好感度，从而为信息服务平台档案服务的优化升级提供有效的参考资料。

（五）强化档案信息的安全防护

在大数据时代，档案信息化管理存在着多种安全隐患，易受攻击。因此，应该做到以下几点，保护网络安全。

1.基础网络安全防护

定期进行防火墙的更新，以保证网络合作信任，防止陌生人访问；设置网关隔离网络，在受信任的网络中存储比较有价值的电子文档，禁止非法访问；采用物理隔离技术，可以完全抵抗外界的攻击，与高密级和低使用率的档案较为适配。

2.网络环境安全防护

对电脑终端站和反病毒软件进行定期更新，可以防范电脑受到木马和病毒的攻击，保证系统的机密性。但要注意的是，随着网络环境的日益繁杂和档案服务的多样化，传统的杀毒软件不能完全适应现代信息安全的要求。除此之外，还可使用可信用计算技术落实落细白明单，实现安全的内生与协同，而且更方便监督和管理全局，实时察觉非法接入和非法外联行为。

3.信息管理平台防护

引入有一定技术实力的厂商搭建服务器，并对服务器和补丁进行不定时的维护与升级；利用网络审计、异常检测、应用层协议完全解析等检测技术，根据电子档案的特点，实时分析、检测和过滤网站服务器上的数据包，从而有效地阻止恶意访问Web 服务器，保证Web 应用程序的安全。

（六）增强对档案管理人员的培训

企业或事业单位档案管理部门的负责人对档案管理工作拥有绝对的决策权，其能力与水平直接影响到工作的效果。在信息化高度发展的今天，以往员工中的大部分都对数字化档案信息的管理十分生疏，已经无法胜任当前的工作。因此，注重对档案管理工作人员的职业技能和敬业精神的培育，加强档案管理队伍的建设是十分必要的。以理论知识为实践的基本依据和先决条件，可以聘用档案管理专家、教授等，通过制订专业的、有针对性的培训计划，指导档案管理工作人员进行全方位的培训，还可以派遣骨干人员去一些大公司中观察和学习行业领先的档案管理技能，在选聘新人时也应增设门槛，入职后要进行培训。总之，必须以多元的培训手段提升档案管理人员的综合素养，保证其工作的顺畅性，使其带着更饱满的工作热情工作。