油田企业基层办公室精细化管理的思考与探究

2023-11-11孙伟杰

活力 2023年15期

孙伟杰

（大庆油田电力运维分公司综合办公室，大庆 163000）

引言

油田企业属于我国的主要能源企业，对于我国的发展而言意义重大。在油田企业发展的过程中，其发展质量往往与基层办公室的精细化管理质量有着十分密切的关系。因此，对于油田企业来说，还需要对精细化管理这一概念引起足够的重视，并把这一理念充分融入企业基层办公室的管理之中，积极探索精细化管理工作的重心。

一、精细化管理概念

精细化管理最初是由科学管理之父弗雷德里克·温斯洛·泰勒（Frederick Winslow Taylor）提出的。对于我国而言，精细化管理则是在经济发展新常态这一背景下，企业发展的一个必然趋势。这一管理理念是对传统管理理念的一种补充和升级，可以有效改善传统理念中的不足，并把其引向一种更为深入的思想和模式，以帮助企业获得更为优质的管理方式。对于油田企业来说，进行精细化管理是对基层办公室工作的一个必然要求。油田企业基层办公室所面临的工作量较大，而且工作内容大多较为琐碎，如果在工作中采取较为传统的管理模式，其工作效率会有所下降。精细化管理能够帮助基层办公室人员对办公室工作进行分析，及时找准工作中的关键问题，充分发挥出精细化管理的实际效果。与此同时，精细化管理这一理念的引入，能够使油田企业基层办公室的工作效率得到提升，使其工作的步骤与流程得到进一步优化，优势十分显著。

（一）油田企业基层办公室业务的特点

油田企业基层办公室在开展工作的过程中，往往涵盖了信访、公关、后勤、行政等多项内容。在开展此类工作的过程中，其特点大致可以概括为重要性特点、综合性特点、保密性特点、服务性特点。首先，无论是在一般企业中还是在事业单位中，办公室都是不可或缺的。而在油田企业基层办公室中，往往会涉及党和国家的各项发展政策，同时也从一定程度上体现了企业领导的意图，其重要性是不容忽视的。与此同时，油田企业基层办公室对于企业整体的发展和运行而言，也有着一定的指导作用，并且可以对企业内各部门的工作进行统筹和协调，确保企业的正常运行。这在一定程度上体现出油田企业基层办公室业务的重要性特点。其次，办公室本身属于综合办事机构，在日常工作的过程中，不仅包含了撰写文稿、参与政务等职责，也包含了会议记录、档案管理等各项工作内容。作为企业日常工作开展过程中的中枢部门，办公室需要对企业内部各个部门的日常工作进行统筹与督查，及时传达上层的各项部署和决策，协调好各方面的关系。除此之外，油田企业基层办公室作为企业对外联系的窗口，要与各上级单位与从属单位等保持密切联系，确保整个企业的稳定运转。这在一定程度上体现出油田企业基层办公室业务的综合性特点。再次，办公室本身就是企业开展各项重要工作的场所，属于企业内部的信息枢纽，在日常工作的过程中也会涉及一些机要文件和涉密资料等。因此，对于油田企业基层办公室而言，其保密性特点也是十分重要的。最后，油田企业基层办公室也具有服务性特点。可以说，这一特点算是基层办公室业务特点中最为基础的特点之一。做好后勤保障工作、为企业日常工作的开展提供优质的服务是油田企业基层办公室日常工作中的重点内容。具体来说，办公室的服务内容主要包含了三个方面，即为本级领导与机关服务，为上下级领导和领导机关服务，为上下级单位与企业员工服务。

（二）油田企业基层办公室管理的作用

1.策划作用

油田企业基层办公室人员和基层员工有着密切接触，因此对于企业当中的各项信息和资料的掌握也更加全面，从而可以为企业领导层制定各项决策提供更多宝贵的意见。当然，所谓的策划作用，不是指基层办公室人员可以直接对企业中各项工作的开展进行决策，而是指基层办公室人员在各项决策中所具有的辅助作用。在领导层开展决策的时候，基层办公室人员能够为其提供更多的信息和参考，使领导层做出的决定与企业的实际发展更加贴合，最终的决策更加科学合理。

2.协调作用

油田企业基层办公室管理工作的开展还具有一定的协调作用。在油田企业发展的过程中，无论是部门与部门之间还是人与人之间，都是需要协调发展的。只有避免各类冲突与矛盾的发生，才能够使企业朝着自身的战略发展目标不断前进。在这一过程中，油田企业基层办公室可以充分发挥出自身的协调性作用，利用各种手段来调节各个部门和各类人员之间的关系，为企业的稳定发展提供保障。

3.整理与管理作用

在油田企业实际运行的过程中，基层办公室还具有一定的整理与管理作用，可以为企业各项工作的开展提供一定的基础与保障。比如，在企业发展的过程中，往往需要使用与保存各类档案资料，这就需要基层办公室对其进行保存与整理，并做好详细的分类。当企业内部人员需要查找档案时，可以对其提供帮助。除此之外，企业在召开各项会议时，不仅需要基层办公室人员参与其中，同时也需要他们能够依据会议的实际需求来设置会议的流程，服务和管理参加会议的人员，保证会议的顺利进行。

二、油田企业基层办公室管理现状

油田企业基层办公室管理现状主要可以从三个方面进行分析。

第一，从人员的角度进行分析。在油田企业基层办公室中，人一直处于最为核心的位置，而人员本身的能力及其工作时的状态，都会对工作的质量产生较为直接的影响。从现阶段实际情况来看，一些油田企业基层办公室人员本身的能力还有所欠缺，在工作的过程中安于现状。另外，由于基层办公室的人员构成比较复杂，容易出现人员素质不均衡的情况。例如，新入职的员工能力不足，老员工在办事的过程中常常依据经验而不遵守规定，新老员工缺乏有效的交流与沟通，等等。

第二，从信息化与环境的角度进行分析。油田企业基层办公室在开展工作的过程中，其硬件设备及工作环境等，都会对工作效率产生一定的影响。在一个良好的环境中工作，基层办公室人员的身心会处于更为积极的状态下，工作效率往往会更高。但如果基层办公室人员没有积极性，在工作中就难以更好地执行工作。而随着我国信息技术的快速发展，一些油田企业没有意识到信息技术的重要性，依旧采取传统的办公方式，在一定程度上限制了自身的发展。

第三，从管理的角度进行分析。企业制定的管理目标及各项制度等，都可能对基层办公室管理工作的开展产生一定的影响。在传统的管理模式下，基层办公室的责任划分常常较为模糊，而企业本身的管理目标往往也不够清晰，在制定各项制度时不够完善，导致内部工作人员的任务分工不够明确，责任划分不够清晰。要想切实提升基层办公室的管理效果，油田企业就必须及时改变现有的传统管理模式，朝着精细化管理的方向不断前进。

三、油田企业基层办公室精细化管理策略

（一）明确岗位职责

油田企业基层办公室精细化管理的过程中，需要对岗位职责进行明确。首先，企业需要对基层办公室管理工作的责任进行明确的划分，确保发生问题后能够在第一时间找到相应的负责人员，使问题得到快速的解决。在油田企业快速发展的过程中，基层办公室的工作内容更为复杂，因此只有对工作人员的责任进行明确，才可以切实提升他们的工作质量。其次，企业需要依据企业的实际经营特点，对现有的基层办公室进行划分。从宏观角度来看，企业需要更为科学地规划办公室的各项工作职责，需要把责任和监督管理落实到每一个工作人员的身上。最后，企业还需要加强对基层办公室各个工作环节的把控。

（二）细化管理目标及管理内容

油田企业基层办公室在开展工作的过程中，包含公文管理、档案管理、会议记录、印章管理等诸多工作内容。在进行精细化管理的过程中，基层办公室人员需要对上述每一项工作开展精细化管理。比如：在公文管理工作中，需要做好登记与签收，以及立卷归档等工作；在档案管理工作中，需要做好档案资料的收集、归档，以及过期档案的销毁工作；在会议管理工作中，需要对会议的目标及参会人员进行明确，并做好会议记录及会议总结；在日常办公用品管理过程中，需要规范各类物品的使用，避免浪费；在车辆管理工作中，需要严格依据企业内部的用车规定来进行审批。总而言之，油田企业基层办公室精细化管理工作的开展，涉及企业日常管理的方方面面，其中的任何一个细节都不能放过。

（三）强化协同意识，完善企业文化

油田企业基层办公室在日常管理的过程中，需要进一步强化协同意识，完善企业文化。首先，基层办公室只有做好各部门的协调与配合，才能够实现精细化管理。基于此，基层办公室人员需要具备比较高的协同意识，能够在工作的过程中注重投入和产出的关系，严格控制好企业的各项成本。同时，企业也需要把精细化管理的理念融入各项管理工作之中，并对不同的管理内容进行细分，确保各个工作环节之间的衔接性。其次，对于油田企业而言，企业文化建设工作的开展是十分重要的。良好的企业文化，能够增强员工的归属感。基于此，基层办公室在进行精细化管理的过程中，需要积极融入文化建设，增强基层员工的凝聚力。在日常工作中，基层办公室也可以积极开展一些文化宣传活动，营造良好的企业氛围。

（四）更新管理理念

为了进一步提高工作效率，油田企业基层办公室人员还需要具备精细化管理意识及创新意识，带动基层员工更新自身的理念，使大家能够明白创新的重要意义。油田企业基层办公室开展精细化管理，不仅仅需要管理层的参与，还需要基层员工的配合。因此，基层办公室人员需要不断加强自我管理，把精细化管理视为一项长期工作，为油田企业的整体发展提供支持。在更新管理理念的过程中，基层办公室还需要科学地规划工作任务，并把精细化管理模式引入基层办公室的日常管理中，切实提高自身的工作质量。

（五）引入信息化管理系统

油田企业基层办公室要想早日实现精细化管理的目标，就必须依据时代的发展特点，引入信息化管理系统，使自身的工作效率得到提升。首先，基层办公室人员和领导层人员通过召开例会的方式来传达工作计划。在这一过程中可以利用信息技术，对会议的内容进行录音，并把音频转换为文字，发送到每一个员工的邮箱之中，使办公室精细化管理的实效性得到提升。其次，基层办公室在进行精细化管理的过程中，也可以充分利用各类现代化的自动办公系统来增强对各个细节的管控程度。

（六）考核精细化管理

对于油田企业的整体发展而言，基层办公室的作用是不容忽视的。而基层办公室在开展精细化管理的过程中，其考评机制的建立又是十分关键的。科学与完善的考评机制，能够使精细化的管理效果早日达到预期。在精细化管理考评机制的建立过程中，需要对员工日常的工作态度及岗位成就等进行综合考量，避免以偏概全的情况发生。与此同时，还需要建立起相应的绩效考核机制。比如，一些日常工作认真且表现十分良好的员工，可以在发放基本工资的前提下再发放一些奖金，以此全面促进油田企业基层办公室精细化管理的效果。

（七）提高基层办公室人员的综合素质

在基层办公室精细化管理的过程中，如果基层办公室人员本身的素质较低，且专业能力不足，那么往往就会对工作的质量产生较为直接的影响。因此，对于油田企业来说，还需要加强基层办公室人员的素质培训工作，促进基层办公室精细化管理制度的落实。首先，企业可以定期开展相关的职业技能培训等，在提升基层办公室人员精细化管理理念的同时，也帮助他们更好地在工作中运用这一理念，主动落实相关的精细化要求。其次，针对基层办公室精细化管理过程中的各类问题，企业也需要定期开展相关的研讨会议，加强基层办公室人员之间的交流，并对问题进行共同商讨，进一步促进企业基层办公室精细化管理的水平。最后，油田企业需要注意人才的培养工作，可以在进行人才选拔时，选择新型的办公室管理人员。在对办公室管理人员进行考察时，要重点考察其责任心与管理水平。