事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨

文/沛县人力资源和社会保障局 王静静

进入新时代，我国政府在全新的国家治理体系下实施了机构改革，优化了事业单位组织，提高了事业单位的公共服务能力。当前，在落实两个“现代化”的过程中，此类单位应结合高质量发展主题，持续开展规范化的人事档案管理工作，为其实践赋能。从近年来的实践经验看，部分事业单位人事档案规范化管理实践中仍存在一些问题，主要表现为重视度不够、管理模式更新慢、管理人才综合素质不全等方面，因此在当前阶段应加强对档案管理规范化水平提升途径的研讨，有效解决此类问题。

一、事业单位人事档案概述

事业单位人事档案主要包括：履历材料、学籍材料、组织关系材料、工资材料、奖励材料、处分材料、任免材料、考核材料等。事业单位在开展人事档案管理工作时，建立了内容相对完整、流程较为标准的管理制度，是涉及材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计诸环节的管理制度[1]。自我国颁布新修订的《中华人民共和国档案法》以来，全面推动“互联网+”人事档案改革等措施，事业单位已实现了初步的信息化管理目标，突出了文件资料、档案材料、存储信息的数据化特征，并且在原来的结构数据基础上，增加了图像、影像等半结构与非结构数据，进一步完善了人事档案管理工作，为事业单位实施高质量人事档案管理奠定了基础。目前，事业单位人事档案信息化管理中，已建立了以数据化管理理念、数字化管理设备、智能化管理方法为要素的三位一体管理体系，有利于事业单位规范人事档案管理工作。

二、事业单位规范人事档案管理的重要性分析

（一）提高事业单位工作效率与质量。事业单位人事档案管理工作属于人力资源配置范畴，人事档案的重要性不言而喻。具体而言，我国政府始终坚持与时俱进的理念，在不同的发展时期会根据实际的中国特色社会主义建设需求，创建适用的用人制度[2]。例如，新时代实施政府机构改革后，用人制度发生了变化，部分单位的合并使岗位人员的流动性相对增加。此时，如果存在人事档案管理不规范的问题，必然会引起混乱，造成人力资源配置不合理的现象，进而造成人力资源成本上升且效率下降的问题。因而，规范人事档案管理，有利于树立一种客观标准，使人事档案中的所有构成要素、材料、信息等，统一到数据共性特征下，尽可能缩短查询时间，减少管理成本，提高人事档案利用率。尤其在步入中国式现代化改革阶段后，对复合型人才的需求有所增长，既要考虑到新人才的招引，又要做好对原有人才的培训、考核、任用、管理等，在这种情况下，通过规范化管理可以保障人事档案管理质量，进而使管理者提高决策质量，全面强化事业单位的管理质量及服务质量。

（二）精准反映事业单位的发展情况。事业单位改革后，类型有所增多，但是无论属于哪一类事业单位，均可以通过规范化的人事档案管理成果，精准反映事业单位的发展情况。例如，新时期事业单位的人员流动已经成为常态，从A部门调入B部门，或从C单位并入D单位后，对于相关人员的调动需要以人事档案为依据[3]。当人事档案管理规范化水平较高时，可以通过人事档案信息管理系统，在第一时间快速完成相关人员流动信息的采集、存储、提取、分析、生成分析报告，并满足不同单位、不同部门对相关报告的查询、传输、下载、转移等。简而言之，我国事业单位人员数量规模与人员岗位变动均记录在人事档案之中，提高其规范化水平可更好地辅助事业单位向新的方向转型发展。

三、事业单位人事档案规范化管理中存在的问题

由于人事档案管理规范化水平提升后，可以为事业单位管理工作提质增效，精准反映事业单位发展现状并为其后续发展提供依据，因而，近年来诸多事业单位均提升了规范化管理工作水平。然而，部分事业单位虽然明确了人事档案规范化管理的主要方向，但是在实际管理过程中，受到客观因素与主观因素的双重影响，实际的管理进展相对缓慢，并没有达到预期的管理目标。从笔者近几年的自主学习、同行研讨以及管理经验来看，此类单位实际开展规范化管理时的问题仍集中在重视程度不够、管理模式落后、管理人才素质偏低方面，因而下面仅对这三项问题做出具体讨论。

（一）规范化管理重视程度不够。新时代中国特色社会主义改革进程中，十分强调思路决定出路的基本原则。部分事业单位对人事档案管理本身的重视程度不够，容易阻碍规范化管理目标的实现。例如，当前事业单位分为不同类型，部分事业单位需要从事一些可盈利的项目，然而此类单位长期以非营利的公共服务业务为主，缺乏与之对应的系统化管理制度与机制。在这种情况下，容易导致两种情况：1.人事档案管理工作被边缘化与碎片化；2.人事档案规范化管理难于落实，进一步降低规范化水平。最终，会导致单位在人力资源配置方面的不足。另外，部分事业单位从2018 年开始持续实施了“互联网+”改革，不仅应用了人事档案信息化管理系统，而且使用的软件系统更新速度较快。实际上，此类单位并没有从根本上更换软件系统，只是在原来的信息管理系统中进行了局部更新升级，依然未解决系统化管理方面的短板，规范化管理水平提升困难较大。

（二）规范化管理模式尚未建立。目前，多数事业单位在人事档案管理规范化水平提升过程中，均强调了技术赋能路径下配置数字化技术要素方法，而且通过配置技术要素后产生了明显的提质增效效果。然而，应用一段时间后，这些单位普遍会发生配置技术要素适用性变弱的现象。通过进一步分析发现，导致这种现象的原因如下：1.根本原因是只进行增量管理，未实现质的改善。2.主要原因是没有清晰地区分信息化管理与数据化管理两种不同的管理方式，将前者混同于后者后，难于理清思路，从而阻碍了对新型管理模式的探索与创新。3.次要原因是当前应用的管理模式中，以人的管理为主，在人事档案的收集、整理、存档、保管、调阅、查询等方面，虽然充分展示了人性化的一面，却因为人性化与数字化管理之间的矛盾，阻挡了建立以数字技术为核心的规范化管理模式建设。

（三）人事档案管理人才素质有待提升。近年来，事业单位在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导下，通过内部学习机制已实现了“旧貌换新颜”的目标，丢掉了旧的知识体系，形成了新的知识结构。但是，理论方面的完善，并不能代替专业技能方面的素养。随着人事档案信息化管理工作的深入，以及向数据化管理方向的转型，规范化水平会获得相应提升，此时必然要求人事档案管理人员掌握制作要素清单、设置技术质量控制指标、建立SQL数据库、开展数据分析等能力。事实上，当前的人事档案管理人员，多为旧知识体系下的人才，对大数据、云计算、人工智能等技术的理解有所不足，而且没有掌握相关的专业技能，包括操作能力、编程能力、搭建系统能力、运维管理能力、故障修复能力、安全管理能力等。因而，在当前阶段事业单位的人事档案管理人员，始终面临着实时更新专业技能，提升综合素质的问题。

四、事业单位人事档案管理规范化水平提升途径

（一）树立规范化管理意识，优化人事档案管理机制。建议事业单位从新修订的档案法出发，依据档案法治建设规范化水平，明确定位人事档案规范化管理目标，再通过提升规范化水平的需求，树立规范化管理意识，完成对现有人事档案管理机制的优化与完善。具体如下：1.事业单位应通过内部多元宣传的方式，先组建人事档案规范化管理小组，然后对所有公务人员进行问卷调查，完成摸底后从规范化管理意识培养角度出发，一方面，选择传统办板报、写横幅、挂通知等方式对规范化管理进行全面宣传[4]。另一方面，借助事业单位公众号，激励全员参与人事档案规范化管理主题下的创新活动，包括写文案、录视频等，扩大相关规范化管理的影响，使全体公务人员树立起规范化管理意识，为事业单位规范化的人事档案管理工作提供思想资源。2.事业单位应在培养规范化管理意识的基础上，进一步按“制度引领，各项机制并行运作”的一体化实践模式，优化权责发生机制、监督机制、协同机制。例如，事业单位确定规范化管理目标后，需要根据人事档案管理人员所在岗位，逐层分解规范化管理目标。在此基础上，根据权责发生机制，针对岗位职能可行使的权力范围，匹配设置相应的责任。为了起到约束作用，可以适当延长追究制下的追责时间，利用离岗不离责的方式，确保人事档案管理人员能够认真履行各自的职责。

以监督机制为例，在新时期应打破原来定期监督的既定框架，建立全过程监督机制，确保在人事档案规范化管理过程中，能够对管理中的人、事、物等进行全方位监督。例如，在人事档案的收集、整理、存档、调阅、查询等实践过程中，一方面可以通过安装摄像头的方式，对全过程进行记录与监督，另一方面可以利用当前应用较多的物联网技术，选择电子标签进行数字化监督，确保事前预防性监督、事中有效性监督、事后追踪性监督的有效落地。

以协同机制为例，可以把人事档案作为协同合作的枢轴，各单位之间从业务出发开展协同合作，单位内部诸部门之间按实际情况开展协同合作。为了扩大协同效应，应选择在信息管理平台开通数据共享版块的办法，从而让不同部门、不同单位之间能通过共享版块中上传的交流信息，快速完成相关人事档案的管理工作。

（二）转变人事档案管理思路，创建规范化管理模式。事业单位的人事档案规范化管理，旨在为其人力资源优化配置提供科学依据，实践中侧重于技术赋能[5]。建议在事业单位将原来的增量化管理，转变化高质量管理，并在转变人事档案管理思路的条件下，创建基于数据化特征的规范化管理模式，使其落实到“线上+线下”混合管理方式中。具体如下：1.事业单位应严格区分信息化管理、数据化管理，然后在确认从前一个管理阶段向后一个管理阶段升级的途径下，创建规范化管理模式。2.实施过程中，建议事业单位根据人事档案管理制度中的明文规定，对新规范化管理模式下的操作标准、操作原则、专业规定等内容进行细化处理，为其提供有效的制度保障。3.事业单位在管理模式、制度保障的前提下，应充分考虑基于数据化特征的规范化人事档案管理特点，进一步搭建人事档案管理系统，完成各分支模块的设置，为其实践提供硬件与软件基础。例如，部分事业单位在原来的OA系统基础上建立了SQL数据库系统，不仅能够将收集到的新数据存入实时数据库，而且可以把过期的数据转入历史数据库，并借助SQL 数据库管理中心，完成对相关数据的全过程、标准化、规范化管理。

（三）结合人力资源管理方法，提升人事档案管理人才素质。建议在当前阶段，应从人事档案管理人员实时更新专业技能的需求出发，选择现代人力资源管理中的专项培训方法，有效解决此类问题，并从整体上提升档案管理人员的综合素质[6]。具体如下：1.事业单位应与咨询机构合作，共同编制专项技能拓展培训专题，再结合实际案例对相关技术的内涵、原理、应用范围、使用功能、运用效果等进行细致分析与操作演示。然后，利用仿真软件实现对人事档案人员相关技术的拓展培训。2.提升人事档案规范化水平的关键在于人才的综合素质，因而在专业技能培训的基础上，应增加针对线上社交技巧、专业术语的培训，减少对“行话”“非规范术语”的使用，提高实践主体之间的信息交流与沟通效率。

五、结语

总而言之，事业单位人事档案管理直接影响着相关人事安排与公共服务效率及水平，在新时期中国式现代化改革过程中事业单位应进一步提升人事档案管理规范化水平。结合上述分析可以看出，事业单位人事档案管理内容丰富、特征鲜明，可以对事业单位的工作起到积极的推动作用。建议在探索规范化水平提升途径的过程中，一方面积极树立规范化管理意识，借助制度路径为其实践提供行之有效的管理机制，另一方面应遵循思路决定出路的基本原则，转变原有的人事档案管理思路，在技术赋能路径下创建线上加线下混合管理模式。尤其应突出人才这个核心要素，采用专项培训方式完成对人事档案管理人才综合素质的全面培养，从而在“制度赋路，技术赋能，人才赋智”的综合路径下，全面提高事业单位的全要素生产率。